AGR - Procedimiento gestión del proceso auditor

PROCEDIMIENTO

Proceso GESTIÓN DEL PROCESO AUDITOR Procedimiento EJECUCIÓN DEL PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS -PGAAUDITORÍA REGULAR Código PA.210.P02.P Fecha 22/11/2019 Versión 6.0 Página 1 de 6 Oficinas que Participan Auditoría Delegada, Dirección de Control Fiscal, Gerencias Seccionales Definir las actividades para desarrollar Auditoría Regular en el marco de la ejecución Objetivo del Plan General de Auditorías –PGA. Constitución Política de Colombia, Ley 42 de 1993, Decreto Ley 272 del 2000, Ley 610 de 2000, Ley 1437 de 2011, Ley 1474 de 2011, Ley 1564 de 2012, Ley 1712 de Base legal 2014, Sentencia C-599 de 2011 y Resoluciones orgánicas de la AGR vigentes según normograma.

CARGO DEPENDENCIA DOCUMENTOS Y

PASO DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE RESPONSABLE REGISTROS FASE DE PLANEACIÓN Comunica al sujeto de control el inicio de la auditoría de acuerdo con la GD.233.P01.F01 programación del PGA de la vigencia, y Director de Control Dirección de Control Carta 1 adjunta el modelo de carta de Fiscal, Gerentes Fiscal, Gerencias MPA Anexo 41salvaguarda (Como mínimo con un día Seccionales Seccionales Modelo de Carta de anterioridad a la fecha de inicio de de Salvaguarda auditoría). Realiza la asignación de la auditoría al Director de Control Dirección de Control MPA Anexo 44. 2 equipo auditor de acuerdo con la Fiscal, Gerentes Fiscal, Gerencias Modelo Asignación programación del PGA. Seccionales Seccionales de auditoría.

Carga el documento de asignación en Director de Control Dirección de Control el módulo PGA a más tardar el día Módulo PGA 3 Fiscal, Gerentes Fiscal, Gerencias hábil siguiente de realizada la SIA Misional Seccionales Seccionales asignación, para activar la auditoría. Director de Control Dirección de Control Solicita autorización de comisión de Formato 4 Fiscal, Gerentes Fiscal, Gerencias servicios. TH.232.P05.FI12 Seccionales Seccionales Diligencia y firma el formato Director de Control PA.210.P01.F01 manifestando que no se encuentra Dirección de Control Fiscal, Gerentes Manifestación de 5 incurso en una causal de impedimento Fiscal, Gerencias Seccionales, Ausencia de de que trata la Ley 1437 de 2011, Seccionales Equipo Auditor Impedimentos artículo 11. Si considera estar impedido, diligencia Director de Control y remite formato de impedimento al jefe Dirección de Control PA.210.P01.F02 Fiscal, Gerentes 6 inmediato, explicando la situación y Fiscal, Gerencias Manifestación de Seccionales, anexando las pruebas que soporten Seccionales Impedimentos Equipo Auditor dicho impedimento. Si el jefe inmediato acepta el impedimento reasigna al funcionario a Auditor Delegado Auditoría Delegada otra actividad o proceso auditor. Si se para la Vigilancia de para la Vigilancia de Acto trata del Gerente Seccional o Director la Gestión Fiscal, la Gestión Fiscal Administrativo. 7 de Control Fiscal, el Auditor Delegado Director de Control Dirección de Control GD.233.P01.F03 para la Vigilancia de la Gestión Fiscal Fiscal, Gerentes Fiscal, Gerencias Correo Electrónico designará un Gerente o Director AdSeccionales Seccionales

hoc. 8 Si el jefe inmediato no acepta el Auditor Delegado Auditoría Delegada Acto

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Versión 6.0 22/11/2019 Procedimiento EJECUCIÓN DEL PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS -PGAAUDITORÍA REGULAR Código PA.210.P02.P Fecha 22/11/2019 Versión 6.0 Página 2 de 6

CARGO DEPENDENCIA DOCUMENTOS Y

PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE RESPONSABLE REGISTROS impedimento le comunica al funcionario para la Vigilancia de para la Vigilancia de Administrativo. e inicia el proceso auditor. la Gestión Fiscal, la Gestión Fiscal GD.233.P01.F03 Director de Control Dirección de Control Correo Electrónico Fiscal, Gerentes Fiscal, Gerencias Seccionales, Seccionales Equipo Auditor Director de Control Acta de Mesa de Realiza mesa de trabajo para definir Dirección de Control Fiscal, Gerentes Trabajo. 9 la distribución de los procesos a Fiscal, Gerencias Seccionales, Equipo Modelo Acta evaluar. Seccionales Auditor GD.233.P01.F05 Analiza la información de la entidad a Dirección de Control auditar y selecciona los procesos, 10 Equipo Auditor Fiscal, Gerencias subprocesos y riesgos a auditar según Seccionales lineamientos del PGA. Califica el mapa de riesgos de la Mapa de Riesgos Dirección de Control entidad a evaluar, teniendo en cuenta y Programa de 11 Equipo Auditor Fiscal, Gerencias el conocimiento de la entidad y la Auditoría. Seccionales revisión de la cuenta MPA Anexo 12 Selecciona la muestra de auditoría de Dirección de Control Plan de Trabajo. 12 manera técnica, con base en la Equipo Auditor Fiscal, Gerencias

MPA Anexo 11. información analizada anteriormente. Seccionales Elabora el programa de auditoría, que Mapa de Riesgos contiene las actividades a desarrollar, Dirección de Control y Programa de 13 las cuales deben estar alineadas con Equipo Auditor Fiscal, Gerencias Auditoría. los riesgos y los objetivos de la Seccionales MPA Anexo 12 auditoría. Dirección de Control Plan de Trabajo 14 Elabora el Plan de Trabajo. Equipo Auditor Fiscal, Gerencias Auditoría Regular. Seccionales MPA Anexo 11. Director de Control Acta de la mesa Revisa y aprueba el Plan de Trabajo al Dirección de Control Fiscal, Gerentes de trabajo – Plan 15 igual que las modificaciones al mismo Fiscal, Gerencias Seccionales, de Trabajo. en mesa de trabajo. Seccionales Equipo Auditor GD.233.P01.F05 Carga el Plan de Trabajo y las actas de mesa de trabajo que se hayan Director de Control Dirección de Control Registro en la generado en esta fase, en el Módulo Fiscal, Gerentes 16 Fiscal, Gerencias base de datos del PGA del SIA Misional, dentro de los Seccionales, Seccionales SIAMódulo PGA. tres (3) días hábiles siguientes a su Equipo Auditor elaboración. FASE DE EJECUCIÓN Dirección de Control Papeles de Ejecuta el Plan de Trabajo y las 17 Equipo Auditor Fiscal, Gerencias Trabajo, Anexo 42 pruebas de auditoría programadas. Seccionales MPA Director de Control Acta de mesa de Realiza mesas de trabajo de Dirección de Control Fiscal, Gerentes trabajo. Modelo 18 seguimiento conforme lo establecido en Fiscal, Gerencias Seccionales, Acta el Manual de Proceso Auditor. Seccionales

Equipo Auditor GD.233.P01.F05 Dirección de Control Papeles de Obtiene evidencia de auditoría y la 19 Equipo Auditor Fiscal, Gerencias Trabajo. Anexo 42 consigna en los papeles de trabajo. Seccionales MPA 20 Realiza mesa de trabajo para Dirección de Control Acta de mesa de

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CARGO DEPENDENCIA DOCUMENTOS Y

PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE RESPONSABLE REGISTROS unificación de observaciones al finalizar Director de Control Fiscal, Gerencias trabajo. Modelo la fase de ejecución. Fiscal, Gerentes Seccionales Acta Seccionales, GD.233.P01.F05 Equipo Auditor Carga en el módulo PGA del SIA Director de Control Modelo Acta Misional las actas de mesa de trabajo Dirección de Control Fiscal, Gerentes GD.233.P01.F05 21 generadas en esta fase, dentro de los Fiscal, Gerencias Seccionales, Equipo Módulo PGA tres (3) días hábiles siguientes a su Seccionales Auditor SIA Misional elaboración.

FASE DE INFORME Y CIERRE

INFORME PRELIMINAR

Elabora Informe Preliminar con su Dirección de Control Informe Preliminar 22 respectiva tabla consolidada de Equipo Auditor Fiscal, Gerencias Anexo 32, MPA observaciones de auditoría. Seccionales Director de Control Dirección de Control Acta de mesa de Realiza mesa de trabajo para la Fiscal, Gerentes 23 Fiscal, Gerencias trabajo.

validación del informe preliminar. Seccionales, Equipo Seccionales GD.233.P01.F05 Auditor Remite el informe preliminar al Auditor GD.233.P01.F01 Director de Control Dirección de Control Delegado para la Vigilancia de la Modelo_carta 24 Fiscal o Gerencias Fiscal o Gerencias Gestión Fiscal con copia al funcionario GD.233.P01.F03 Seccionales Seccionales de enlace. Correo Electrónico Auditor Delegado En caso de no seleccionar el informe para la Vigilancia de Auditoría Delegada preliminar para revisión, comunica al GD.233.P01.F03 25 la Gestión Fiscal y para la Vigilancia de Director de Control Fiscal o Gerente Correo Electrónico funcionarios de la Gestión Fiscal Seccional y continúa con el paso 28. enlace Auditor Delegado para la Vigilancia de Auditor Delegado Revisa el informe preliminar y remite GD.233.P01.F03 26 la Gestión Fiscal y para la Vigilancia de con las recomendaciones de mejora. Correo Electrónico funcionarios de la Gestión Fiscal enlace En los casos en que el Director de Control Fiscal o Gerente Seccional lo Auditor Auxiliar, Auditor Auxiliar, determine, solicita la activación del Auditor Delegado Auditor Delegado

GD.233.P01.F03

Grupo Interno de Trabajo para la para la Vigilancia de para la Vigilancia de Correo Electrónico 27 evaluación y seguimiento de los la Gestión Fiscal, la Gestión Fiscal, (Modelo Acta resultados de la labor misional. En los Director de Control Director de Control GD.233.P01.F05) casos en que el Auditor Delegado para Fiscal, Fiscal, la Vigilancia de la Gestión Fiscal lo Gerente Seccional Gerente Seccional

determine, activa el GIT. Director de Control Anexo 46 MPA Realiza los ajustes al informe preliminar Dirección de Control Fiscal, Gerentes Formato revisión 28 (si se requiere) y consolida el informe Fiscal o Gerencias Seccionales, Equipo Auditoría preliminar. Seccionales Auditor Delegada.

GD.233.P01.F01_

Director de Control Modelo_carta Dirección de Control Revisa, aprueba y comunica el informe Fiscal, GD.233.P01.F03 29 Fiscal, Gerencias preliminar al sujeto de control. Gerentes Correo Electrónico Seccionales Seccionales Registro en SIA Misional módulo

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Versión 6.0 22/11/2019 Procedimiento EJECUCIÓN DEL PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS -PGAAUDITORÍA REGULAR Código PA.210.P02.P Fecha 22/11/2019 Versión 6.0 Página 4 de 6

CARGO DEPENDENCIA DOCUMENTOS Y

PASO DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE RESPONSABLE REGISTROS PGA Director de Control Registro en la Carga el informe preliminar y las actas Fiscal, Dirección de Control base de datos del de mesa de trabajo, al Módulo PGA del 30 Gerentes Fiscal, Gerencias SIA MisionalSIA Misional, dentro de los 3 días Seccionales, Equipo Seccionales Módulo PGA. hábiles siguientes a su aprobación. Auditor ANÁLISIS A LA CONTRADICCIÓN Director de Control Dirección de Control Correo Outlook o Recibe solicitud de prórroga para 31 Fiscal o Gerente Fiscal, Gerencias comunicación ejercer el derecho de contradicción. Seccional. Seccionales externa.

Director de Control Dirección de Control GD.233.P01.F01 32 Responde a la solicitud de prórroga. Fiscal o Gerente Fiscal, Gerencias Carta Seccional. Seccionales Recibe y analiza el documento de Dirección de Control Oficio remitido por 33 contradicción del Informe Preliminar Equipo Auditor Fiscal, Gerencias Entidad Vigilada. (Ver Manual del Proceso Auditor). Seccionales Director de Control Realiza mesa de trabajo para Dirección de Control Acta de mesa de Fiscal, Gerentes 34 validación de la contradicción y Fiscal, Gerencias trabajo. Seccionales, resultados del informe final. Seccionales GD.233.P01.F05 Equipo Auditor Auditor Auxiliar, Auditor Auxiliar, En los casos en que el Director de Auditor Delegado Auditor Delegado Control Fiscal o Gerente Seccional lo GD.233.P01.F03 para la Vigilancia de para la Vigilancia de determine, solicita la activación del Correo Electrónico 35 la Gestión Fiscal, la Gestión Fiscal, Grupo Interno de Trabajo para la (Modelo Acta Director de Control Director de Control evaluación y seguimiento de los GD.233.P01.F05) Fiscal, Fiscal, resultados de la labor misional. Gerente Seccional Gerente Seccional INFORME FINAL DE AUDITORÍA Elabora el informe final con su Dirección de Control Informe de 36 correspondiente tabla consolidada de Equipo Auditor Fiscal o Gerencias auditoría. Anexo hallazgos. Seccionales 32, MPA Informe de auditoría Director de Control aprobado. Fiscal, Gerentes Dirección de Control Realiza mesa de trabajo para revisar y Registro en SIA 37 Seccionales, Equipo Fiscal, Gerencias

aprobar el informe final. módulo PGA Auditor Seccionales Acta de mesa de trabajo.GD.233.P0 1.F05 Dirección de Control Informe Final. 38 Ajusta el informe final si es del caso. Equipo Auditor Fiscal, Gerencias Anexo 32, MPA Seccionales Revisa y remite el informe final al GD.233.P01.F03. Director de Control Dirección de Control Auditor Delegado para la Vigilancia de Outlook o 39 Fiscal, Gerentes Fiscal, Gerencias la Gestión Fiscal con copia al comunicación Seccionales Seccionales funcionario de enlace. interna. Auditor Delegado En caso de no seleccionar el informe para la Vigilancia de Auditoría Delegada final para revisión, comunica al Director GD.233.P01.F03 40 la Gestión Fiscal y para la Vigilancia de de Control Fiscal o Gerente Seccional y Correo Electrónico funcionarios de la Gestión Fiscal continúa con el paso 43. enlace

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CARGO DEPENDENCIA DOCUMENTOS Y

PASO DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE RESPONSABLE REGISTROS

Auditor Delegado Auditoría Delegada para la Vigilancia de Revisa el informe final y remite con las para la Vigilancia de GD.233.P01.F03 41 la Gestión Fiscal y recomendaciones de mejora. la Gestión Fiscal, Correo Electrónico funcionarios de Auditor Auxiliar enlace.

Auditor Auxiliar, Auditor Auxiliar, Auditor Delegado Auditor Delegado En los casos en que el Auditor GD.233.P01.F03 para la Vigilancia de para la Vigilancia de Delegado para la Vigilancia de la Correo Electrónico 42 la Gestión Fiscal, la Gestión Fiscal, Gestión Fiscal lo determine, activa el (Modelo Acta Director de Control Director de Control

GIT. GD.233.P01.F05)

Fiscal, Fiscal, Gerente Seccional Gerente Seccional Realiza ajustes al informe final de ser Informe de necesario. Comunica el informe final al auditoría ajustado. sujeto de control, con copia al Director de Control Dirección de Control GD.233.P01.F01_ funcionario designado de la Auditoría 43 Fiscal o Gerente Fiscal, Gerencias Modelo_carta Delegada, para su respectivo cargue en Seccional Seccionales GD.233.P01.F03 la página web de la AGR, de acuerdo Correo Electrónico con lo establecido en la programación Página Web AGR del PGA. Remite mediante oficio el informe final de auditoría a la corporación de GD.233.P01.F01_ elección popular que corresponda, de Director de Control Dirección de Control Modelo_carta 44 conformidad con la Ley 1474 de 2011, Fiscal o Gerente Fiscal, Gerencias GD.233.P01.F03 artículo 123, dentro de los 3 días Seccional Seccionales Correo Electrónico hábiles siguientes a la comunicación del informe final al sujeto de control. Carga el informe final, actas de mesa de trabajo generadas en esta fase, la matriz de calificación de la gestión fiscal, los resultados de la evaluación de las acciones de plan de

mejoramiento auditadas y la totalidad Director de Control Registro en la de los papeles de trabajo, a más tardar Dirección de Control Fiscal o Gerente base de datos del 45 el tercer (3) día hábil siguiente de Fiscal, Gerencias Seccional, Equipo SIA Misionalcomunicado el informe final al sujeto de Seccionales Auditor Módulo PGA control. Los hallazgos configurados se deben cargar a más tardar al día hábil siguiente a la comunicación del informe final al sujeto de control, de acuerdo con lo establecido en el Manual del Proceso Auditor vigente. Remite el informe final a otras entidades, si se identifican temas de Director de Control Dirección de Control competencia de aquellas, dentro de los GD.233.P01.F01 46 Fiscal o Gerente Fiscal, Gerencias 3 días hábiles siguientes a la Modelo carta Seccional Seccionales comunicación del informe final al sujeto de control. Comunica los beneficios de control Director de Control Dirección de Control fiscal a la Auditoría Delegada para la Informe de gestión 47 Fiscal o Gerente Fiscal, Gerencias Vigilancia de la Gestión Fiscal, en el trimestral Seccional Seccionales informe de gestión trimestral dentro de

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CARGO DEPENDENCIA DOCUMENTOS Y

PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE RESPONSABLE REGISTROS los 5 días hábiles siguientes a la finalización del trimestre respectivo.

TRASLADO DE HALLAZGOS

Anexo 47 MPA Consecutivo Diligencia el formato de traslado de Dirección de Control traslado hallazgos. 48 hallazgos que corresponda y adjunta Equipo Auditor Fiscal, Gerencias Formato traslado los soportes. Seccionales de hallazgos (Anexos 34, 36 y 37 MPA). Director de Control Formato traslado Dirección de Control Revisa contenido y soportes y firma el Fiscal, Gerentes de hallazgos 49 Fiscal, Gerencias formato de traslado de hallazgos. Seccionales (Anexos 34, 36 y Seccionales 37 MPA).

GD.233.P01.F01

Memorando interno, Traslada los hallazgos a las Director de Control Dirección de Control Formato de autoridades competentes, en el plazo 50 Fiscal, Gerentes Fiscal, Gerencias Traslado de establecido en la programación del Seccionales Seccionales Hallazgos (MPA), PGA. Registro en SIA MisionalMódulo PGA CIERRE DEL EJERCICIO AUDITOR Durante todo el proceso de auditoría se construye, organiza, referencia y consolidan los documentos generados en la auditoría y carga en el módulo Papeles de trabajo PGA, de acuerdo con lo establecido en Dirección de Control (Anexo 42 MPA) 51 el MPA vigente. Carga la totalidad de Equipo Auditor Fiscal, Gerencias Registro en SIA papeles de trabajo y documentos Seccionales Misional módulo generados en la auditoría, dentro de los PGA 3 días hábiles siguientes a la fecha de terminación de la fase de informe y cierre.

EV.120.P01.F03

Durante todo el proceso verifica el Formato Control diligenciamiento del formato de control Director de Control Salidas no

Dirección de Control de salidas no conformes del proceso Fiscal, Gerentes conformes proceso 52 Fiscal, Gerencias auditor. Seccionales Auditor Seccionales Archiva en la dependencia las carpetas Equipo Auditor GD.233.P02.F01 del proceso auditor. Tabla de retención documental Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha de Aprobación Líder del Proceso Acta 05 del Comité Profesionales de la Equipo Técnico MECIInstitucional de 22/11/2019 Auditoría Delegada CALIDAD Coordinación de Control Interno

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Versión 6.0 22/11/2019