AGR - Resolución Orgánica 002 de 2016 (Constituyen de dos Cajas menores)

AUDITORÍA GENERAf:.. DE LA REPÚBLICA

RESOLUCIÓN ORGÁNICA No. 002 DE 2016

(Enero 22 de 2016) "Por la cual se constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República" EL AUplTOR GENERAL DE LA REPÚBLICA En ejercicio de sus atribuciones legales, ·especialmente las contenidas en el Decreto Ley 272 de 2000, el Estatuto Orgánico del Presupuesto, el Decreto 1068 de 2015 y, .. CONSIDERANDO Que la Auditoría General de la República es e!I órgano instituido para ejercer la vigilancia y el control de la gest:ón fiscal de la Contraloría General de la República · y las Contralorías Territoriales, por lo que el Decreto 272 de 2000, artículo 3º, señala que lé.corresporide a aquella coadyuvar a la transformación, depuración y modernización de los órganos instituidos para el control de la gestión fiscal, dotado de autonomía jurídica, administrativa, contractual y presupuesta!. ,',¡ Que de Conformidad con lo establecido en el firtícülo 2.8.5:2 delDecreto No.1068 de mayo 26 2015, el jefe de cada uno de los órganos que conforman éLpréiúpuesto General de la Nación, como es el caso de la Auditoría Generfil de la Repúl:>lica, dfifie constituir las cajas menores para cada vigencia fiscal, • mediante resolución en la cuál se indiq1.,1e la cuantía, el responsable, la finalidad, la clase de !Jastos que se pueden realizar y de'' igual manera se· debe indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presdpuestal , '.'.' '

finalidad, la clase de !Jastos que se pueden realizar y de'' igual manera se· debe indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presdpuestal , '.'.' ' Que el artículo 2.8.5.3 del Decreto en cornento;:aispuso, que el Hepresentante Legal de acuerdo con los requerimientos de la entidad, debera es,tablecer el número de caJas menores y autorizar su creación, con base en las reglas. 'e$tabltficidas en esa norma, con la correspondiente justificación técnica y económica. Que de acuerdo con el artículo 2.8.5.4 del Decreto No.1068 de mayo 26 de 2015, a la Auditoria General de la Republica le 'corresponde la sigl)iente clasificación para determinar la cuantía de las Cajas Menores, la cual es específicamente para atender los gastos urgentes que demanda la Entidad y que de acuerdo con el presupuesto viifiente, se encuentra dentro del límite señalado. Presupuesto vigente en la vigencia 2016 Equivalente en SMLIVV Cuantía Máxima de cada una de las Cajas Menores $29.371.617.519 42.601 $27.578.2')0 Que La Auditoría General de la República desarrolla sus funciones a través de un nivel central y un nivel desconcentrado. El primero tiene su sede en la ciudad de Bogotá, D.C., y el segundo está conformado por diez (1 O) gerencias seccionales, con sedes en las ciudades de Medellín, Bogotá, Cali, Bucaramanga, Barranquilla, Neiva, Armenia, Cúcuta, Villavicencio y Montería. Que para atender los gastos urge!'ltes, en adquisición de bienes y servicios y lo relacionado con

Bogotá, Cali, Bucaramanga, Barranquilla, Neiva, Armenia, Cúcuta, Villavicencio y Montería. Que para atender los gastos urge!'ltes, en adquisición de bienes y servicios y lo relacionado con pasajes y viáticos en el Nivel ce:1tral, es necesario constituir dos (02) cajas menores, por los siguientes valores determinados con base en el análisis de la ejecución de gastos por cajas menores en la vigencia anterior y la proyección de gastos mensuales que se consideran con

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Calle 54 C Np. 64ª-29 Barrio Modelo Norte. Teléfonos 318 68 00 y 3816710 E:ogotá, o.e. RF.2fi3.P19.A01 Versión 4.1 - 27/08//201 o pjAUDITORÍA GENERAL DE LA RS:P'ÚBLIC.A , Continuación ,de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.002 de enero 22 dé 2016 "Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menorefi para la Auditoría General de la República" • Hoja No. 2 de 5 carácter de urgentes y que garantizan el nbrmal funcionamiento de la entidad, para ser sufragados a través de estas cajas menores:

1. Una (1) caja menor para atender gastos de viáticos y pasajes, por un valor de VEINTJCUATRO MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS ($24.600.000.00) M/CTE, con cargo al presupufisto gastos de funcionamiento, gastos generales, adquisición de bienes y servicios.

2. Una (1) caja menor para adquisición de bienes y servicios para el Nivel Central, por valor de

cargo al presupufisto gastos de funcionamiento, gastos generales, adquisición de bienes y servicios.

2. Una (1) caja menor para adquisición de bienes y servicios para el Nivel Central, por valor de OCHO MILLONES DE PESOS ($8.000.000.00) M/CTE., con cargo al presupuesto de gastos de funcionamientc, gastos generales, adquisición de bienes y servicios.

Que existe apropiación presupuesta! asignada mediante la Ley 1769 del 24 de noviem,bre de 2015, "Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del 1° de enero al 31 de diciembre de 2016", y el Decreto de Liquidación No.2550 del 30 de diciembre de 2015, por el cual se liquida el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia f¡'scal del 1 ° de enero al 31 de diciembre de 2016, Sección 340101. RESUELVE ARTÍCULO 1°. Constituir para la vigencia fiscal 2016, dos·(o2)cajas menores, así: ' -···"'''

1. Para gastos de viáticos y pasajes, por.,valor de VEJNTICfiATfiO MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS ($24 .. 600.000.00) M/CTE, con cargO al pr;ésupuesto gastos de funcionamiento, gastos generales, adquisición de bienes y servicios¡ viáticos.y gastos de viaje al interior.

2. Para adquisición de bienes y servicios en el Nivel Central, por valor de OCHO MILLONES DE PESOS ($8.000.000.00) M/CTE., c:oh cargp al . presupuesto de gas\os de funcionamiento,

2. Para adquisición de bienes y servicios en el Nivel Central, por valor de OCHO MILLONES DE PESOS ($8.000.000.00) M/CTE., c:oh cargp al . presupuesto de gas\os de funcionamiento, gastos generales, adquisición de bienesyservicios, distribuidos así: / 1 ' '' ',

CÓDIGO RUBRO VALOR 2.0.4.4.23 OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS 3.000.000.00 2.0.4.5.12 MANTENIMIENTO 2.000.000.00 2.0.4.6.8 COMUNICACIONES Y TRANSPORTE 1.800.000.00 2.0.4.7.6 .. • .' IMPRESOS Y PUBLICACIONES 1.000.000.00 2.0.4.14'. GASTOS JUDICIALES 200.000.00 i .'\ 8.000.000.00 ARTÍCULO 2º. Responsables. La caja menor correspondiente al numeral 1 del artículo anterior, estará a cargo y bajo la responsabilidad del Director de Recursos Financieros y la correspondiente al nu'meral 2, a cargo y bajo la responsabilidad del Director de Recursos Físicos. PARÁGRAFO 1º. Los responsables de las cajas menores constituidas por la presente resolución, estarán afianzados mediante la póliza vigente para el año 2016 contratadas por la . Auditoría General de la República y expedida por la compañía de seguros, por el importe total de la respectiva caja menor y se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de éste dinero.

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la respectiva caja menor y se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de éste dinero.

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Versión 4.1 - 27/08//201 oAUDITORÍA GENERAL 0E LA REPÚBLICA Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.002 de enero 22 de 2016 "Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República" • • Hoja No. 3 de 5 PARÁGRAFO 2°. El Director de Recursos Financieros y el Director de Recursos Físicos, mediante memorando interno, designarán la persona que apoyará el manejo logístico y operativo de la correspondiente caja menor, quien también estará debidamente afianzado, sin perjuicio de la responsabilidad que por el manejo de la misma les corresponda a los difectos responsables. ARTÍCULO 3°. Destinación. El dinero que se entregue para la coristitución de las cajas menores debe ser utilizado para sufragar los gastos con cuya finalidad s.e constituyeron, en los términos del artículo 2.8.5.5 del Decreto 1068 de 2015. PARÁGRAFO 1 °. Los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y, para las comisiones al e:xteripr, ·en todo caso, antes del 29 de diciembre de cada año. • •

de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y, para las comisiones al e:xteripr, ·en todo caso, antes del 29 de diciembre de cada año. • • PARÁGRAFO 2°. Podrán destinarse recursos de las cajas menores, para . lo.s. gastos de alimentación que sean indispensables, con ocasión de reuniones de trabajo requeridas para la atención exclusiva de la Dirección Superior de cada órgano, Direccione,s< Génerales de los Ministerios y Gerencias, Presidencias o Direcciones de los Establecimientos Públicos Nacionales, siempre que el titular del despacho correspondiente deba asistir y autorice el gasto por escrito. ' • . 1'. ARTÍCULO 4°. Otras' disposiciones. En cumplimiento a lo establefido en el Capítulo 7, título 5 del Decreto 1068 de. mayo 26 de 2015 sobre la constituqi,óh y ,fúpcionamiento de las cajas menores, se establece: • • ,. "ARTÍCULO 2.8.5.8. Prohibiciones; No sepodránfbaÍi;fir;on fondos de cajas menores las siguientes operaciones: \'. '; • ·., •· '·' •• , '· •.. . ', fi,' ¡ < ". '-' 1

1. Fraccionar compras de un m"ismd t3/emfiritop servicio:

2. Realizar desembolso con destind a .. gastos de Órganos diferentes de su propia organización. . . . .. · . .. ..

3. Efectuar pagos de contratps cu,ariq.óifErconformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas qúé /o 1,eglafnenten deban constar por escrito.

organización. . . . .. · . .. ..

3. Efectuar pagos de contratps cu,ariq.óifErconformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas qúé /o 1,eglafnenten deban constar por escrito.

4. Reconocer y pagar gastos pbr concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, .cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques O efectuar préstamos.

6. Adquirir eleméntos cuya existencia efité comprobada en el almacén o depósito de la . entidad.

7. Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de p·agos en secciona/es o regionales del respectivo órgano, correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la susténtan.

8. Págar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

PARÁGRAFO. cuando por cualquier circunstancia una Caja Menor qUede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazar/a, hasta tanto la anterior haya ,sido legalizada en su totalidad." . , "ARTÍCULO 2.8.5.9. Manejo de dinero. :El manejo del dinero de :caja Menor se hará a través de una cufinta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo hasta 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes," (TRES ' "VIGILANDO PARA TODOS" • /1/>3 Calle 54 C Np. 64ª-29 Barrio Modelo Norte.

podrá manejar en efectivo hasta 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes," (TRES ' "VIGILANDO PARA TODOS" • /1/>3 Calle 54 C Np. 64ª-29 Barrio Modelo Norte. Teléfonos 3186800 y 3816710 : Bogotá, o.e. RF.233.P19.A01 Versión 4.1 - 27/08//201 OAUDITORÍA GENERAL DE LA RE.PÚBLICA Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.002 de enero 22 de 2016 "Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República" Hoja No. 4 de 5 MILLONES CUATROCIENTOS CUARENTA Y SIETE MIL DOSCIENTOS SETENTA Y CINCO PESOS (fip3.447.275.00) M/CTE. "ARTÍCULO 2.8.5.10. Registro de Creación en el SI/F. Una vez suscrita la resolución de constitución de la caja menor, previa expedición del certificado de disponibilidad presupuesta!, el órgano ejecutor procederé. al registro de creación de la Caja Menor en el SI/F Nación, así como el registro de la gestión financiera que se realice a través de las mismas." "ARTÍCULO 2.8.5.11. Del primer giro. Se efectuará con base en los siguientes requisitos:

1. Que exista resolución de constitución expedida de conformidad con el presente trtulo:

2. Que el funcionario encargado de su administración haya constituido o arr¡pfiado la fianza de manejo y esté debidamente aprobada, amparando el monto total del: valor de la

Caja Menor."

2. Que el funcionario encargado de su administración haya constituido o arr¡pfiado la fianza de manejo y esté debidamente aprobada, amparando el monto total del: valor de la Caja Menor." "ARTÍCULO 2.8.5.12. Registro de Operaciones. Todas las operaciones que se realicen a través de la caja menor, deben ser registradas por el responsable dela caja menor en el SIIF Nación. Este incluye los procesos relacionados con la apertura, ejecución, reembolso y de legalización Pé!ra el cierre de la caja menor.

Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspor{ dan, las oficinas de control interno, deberán efectuar arqueos periódicos y sort)resivos independientemente de la verificación por t,arte de las dependencias financiwas de lqs diferentes órganos y de las oficinas de auditoría. En todas las'revisiones se debetenér en cuenta la información oficial . :: .,,1 ,;' 1 ·:· '. 1' ,·,, ' ' 1 ' • es la que se encuentra registrada en el SIIF Nación/'· , ' ,' 1 " ". "" ' "ARTICULO 2.8.5.13. Legalización.,.En Ja Jegalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento, de lq9 requisitos que a continuación se indican:

1. Que se haya registrado una so/icittd a·e reembolso en el SI I F Nación. ,,. ,' '1 ', '

2. Que los documentos presentfidfi; sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

2. Que los documentos presentfidfi; sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

4. Que el gasto se haya efectuado desp1.;és de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor según el caso. ,J

5. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el aitículo 11 O del Estatuto Orgánico del Presupuesto.

La legalización definitiva de las Cajas Menores, constituidas durante la vigencia fiscal, se hará antes del 29 de diciembre, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentiidante responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su c3rgo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar."

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Versión 4.1 - 27/08//201 O 7AUC)ITORÍA GENERAL DE LA REPÚ BLICA Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.002 de enero 22 de, 2016 "Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General ele la República" Hoja No. 5 de 5

Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.002 de enero 22 de, 2016 "Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General ele la República" Hoja No. 5 de 5 "ARTÍCULO 2.8.5. 14. Reembolso. Los reembolsos se harán en la .cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuesta/, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuesta/es afectados. En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados .en todos los rubros presupuesta/es a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas. " "ARTÍCULO 2.8.5. 15. Cambio de responsable. Cuando se cambie el responsable de la Caja Menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha." "ARTÍCULO 2.8.5. 16. Cancelación de la Caja Menor. Cuando se decida la cancelación de una Caja Menor, : su titular la legalizará en forma definitiva, reintefirando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente." "ARTÍCULO 2.8.5. 17. Vigilancia. Corresponde a la Contrataría Gene(al de la República ejercer la vigilancia y el control posterior en los términos establecidos en ,el artículo 268 de la Constitución Política. Los responsables de las cajas menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso manejo ae los recursos, • independientemente de las

Constitución Política. Los responsables de las cajas menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso manejo ae los recursos, • independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a /as oficinas de auditoría o control fitema " • " • "ARTÍCULO 2.8.5. 18. Responsa,bilidad. ·L os furi9ionarios ,a quienes se /es entregue recursos del tesoro público, para constituir cajas menores se harári responsables por el incumplimiento en la legalización oportµna y por el manejo de este dinero. " ARTÍCULO 5°. La presente resolución rige 'a partir de la fecha de su expedición.

PUBLIQU ESEY CUM PLASE

Dada en Bogotá D. C., a los 22 días del mes de Enero de 2016 El Auditor General de la República, CAR Auditor General de la República Proyectó: Felipe B. Hincapié R, Profesional Universitari fi Roberto Enrique Arrazola Merlano. Director un reo ./ Diego Andrés Palacios Rubio Secretario General fi .

Revisó: Nancy Gonzalez, Directora Financiera ( . fi ' . '

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