AGR - Resolución Orgánica 01 de 2019 (Se constituyen dos cajas menores)

AUDITORÍA GENERAL :DE LA REPÚBLICA - COLOMfi!A

RESOLUCIÓN ORGANICA No. 001 DE 2019

(Enero 18 de 2019) "Por la cual se constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República" EL AUDITOR GENERAL DE LA REPÚBLICA (E.) 4\ En ejercicio de sus atribuciones legales, especialmente las contenidas en el Decreto,r,[éy 272 de 2000, el Estatuto Orgánico del Presupuesto, el Decreto 1068 de 20;t5';y, 4Yf!ii-" CONSIDERANDO <',,fim0, Que la Auditoría General de la República es el órgano instituido p¡¡IiÍ ejercer la vigilancia y el control de la gestión fiscal de la Contraloría General de la ,;,Répública y las Contralorías Territoriales, por lo que el Decreto 272 de 2000, artículofi:. sef1fi1ii qµ,1¡ le corresponde a aquella coadyuvar a la transformación, depuración y"m,9fiJ\/f;/J!:i,,fiCió1i1"tle tqfi'forganos instituidos para el control de la gestión fiscal, dotado de autonomía'"] administrativa, contractual y presupuesta!. 1 _Ífi 1 J-fi-, 1lf º{'.\t Que de Conformidad con lo estableciq.W fi,r el art¡pu ... ei<l¡lecreto No.1068 de mayo 26 2015, el jefe de cada uno de los órgar,íos'iiqUj!fConfe, , el P,esupuesto General de la Nación, como es el caso de la Auditoría General dfi,dfi. • yblica, debe"constituir las cajas menores para

2015, el jefe de cada uno de los órgar,íos'iiqUj!fConfe, , el P,esupuesto General de la Nación, como es el caso de la Auditoría General dfi,dfi. • yblica, debe"constituir las cajas menores para cada vigencia fiscal, mediante resolució,, ''"'' Úal se indique la cuantía, el responsable, la finalidad, la clase de gastos que se p,µ1¡ • .,i/'f de igual manera se debe indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubr1i'.fire,fi • 1\1'.lJr,s/ -4!,;,)li" Que el artículo 2.8.5.3 del Decfi!:)f6 en comento, dispuso, que el Representante Legal de acuerdo con los requerimientos de ¡¡¡,j!htidad, deberá establecer el número de cajas menores y autorizar su creación, con base,,en1""1as reglas establecidas en esa norma, con la correspondiente justificación técnica y j!Co'f\ómica. r';Yhf'ii Que de acuerdo 1,firl,fiI artículo 2.8.5.4 del Decreto No.1068 de mayo 26 de 2015, a la Auditoria General de la)¡¡{épublica le corresponde la siguiente clasificación para determinar la cuantía de las Cajas M!:!.fi!Ores, la cual es específicamente para atender los gastos urgentes que demanda la Entidad yfififié de acuerdo con el presupuesto vigente, se encuentra dentro del límite señalado. Presupuesto para la vigencia 2019 Equivalente en SMLMV (39.090 - 80.184) Cuantía Máxima de cada una de las Cajas Menores $35.447.739.246 40 $33.124.640.oo

Presupuesto para la vigencia 2019 Equivalente en SMLMV (39.090 - 80.184) Cuantía Máxima de cada una de las Cajas Menores $35.447.739.246 40 $33.124.640.oo Que La Auditoría General de la República desarrolla sus funciones a través de un nivel central y un nivel desconcentrado. El primero tiene su sede en la ciudad de Bogotá, D.G., y el segundo está conformado por diez (10) gerencias seccionales, con sedes en las ciudades de Medellín, Bogotá, Cali, Bucaramanga, Barranquilla, Neiva, Armenia, Cúcuta, Villavicencio y Montería. Que para atender los gastos urgentes, en adquisición de bienes y servicios, así como lo relacionado con pasajes y viáticos en el Nivel central, es necesario constituir dos (02) cajas Cra. 57( No. 64A-29, barrloMode!oNorte • Bogotá IlC-(olombia //¡;,,1/nnd,o pJJ/lll, /)JtÍJJó, Mlll PBli: [57-11318 6800-3816710• Linea gralulta018000120105 fi u--11 partidpadon@aud!t-0ria.gov,oo -S,@audltoriagen faudñmiageneral www.audítor!a.gov.co RF .233.P19.F9 Versión 4.2 19/11/2015AUDITORÍA GENERAL DE. LA REf-'ÚBUCA = COLOMBIA Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.001 de enero 18 de 2019 "Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República" Hoja No. 2 de 5

Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.001 de enero 18 de 2019 "Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República" Hoja No. 2 de 5 menores, por los siguientes valores determinados con base en el análisis de la ejecución de gastos por cajas menores en la vigencia anterior y la proyección de gastos mensuales que se consideran con carácter de urgentes y que garantizan el normal funcionamiento de la entidad, para ser sufragados a través de estas cajas menores:

1. Una (1) caja menor para atender gastos de viáticos y pasajes, por un valor de VEINTISEIS MILLONES DE PESOS ($26.000.000.00) M/CTE, con cargo al presupuesto gastos de funcionamiento, gastos generales, adquisición de bienes y servicios.

2. Una (1) caja menor para adquisición de bienes y servicios para el Nivel Central, por valor de OCHO MILLONES DE PESOS ($8.000.000.00) M/CTE, con cargo al presupuesto de gástos de funcionamiento, gastos generales, adquisición de bienes y servicios _ Ji1!1,- Que existe apropiación presupuesta! asignada mediante la Ley 1940 del 26 de dic1 bre de '''-;\l! 2018, "Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Ci;i¡tital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del 1° de enero al 31 de diciembre de 401fi", y el Decreto de Liquidación No. del 2467 del 28 diciembre de 2018, por el cual se liqfüi:la el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal del 2019, se detalla las apropjadones y se clasifica y

de Liquidación No. del 2467 del 28 diciembre de 2018, por el cual se liqfüi:la el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal del 2019, se detalla las apropjadones y se clasifica y define los gastos" ,fi:fi!,lii 'l';,1 RESUELVE ARTÍCULO 1°. Constituir para la vigem;!fi f¡scal 201 fijv _.fi

1. Para gastos de viáticos y pasaJlfi.fi/fpor _ vale t\F .¡¡¡t' - ,. ($26.000.000.00) M/CTE, con catgo¡f;.al/pre generales, adquisición de bienes y serÍÍifi(,1ls', fi\",

¡l;¡s menores, así: {t'ikli 1sl1s MILLONES DE PESOS s de funcionamiento, gastos de viaje al interior.

CÓDIGO RO VALOR ,-;1w.1;i"i'.t:VJF-w"'"'1A-02-02-02-010 VIATICOS DE L OS'EN'@éMISIÓN AL INTERIOR DEL PAÍS 20.000.000.00

SERVICIOS DE ,- JA ENTO; SERVICIOS DE SUMINISTRO DE COMIDAS Y

A-02-02-02-006 BEBIDAS; SERVICIOS DE TRANSPORTE 6.000.000.00

,lf,li''

2. Para adquisición de fiehes y servicios en el Nivel Central, por valor de OCHO MILLONES DE PESOS ($8.000.p00.00) M/CTE., con cargo al presupuesto de gastos de funcionamiento, gastos generfiJfifi/'adquisición de bienes y servicios, distribuidos así: 1/@;/+I' fr ''H"

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gastos generfiJfifi/'adquisición de bienes y servicios, distribuidos así: 1/@;/+I' fr ''H" Có¡;:>JfiO All·&1..fi1 -fimi;¡¡ll!! A-02102-01-002

A-02-02-01-003

A-02-02-01-004

A-02-02-02-006

A-02-02-02-008

RUBRO VALOR

PRODUCTOS ALIMENTICIOS, BEBIDAS y TABACO; TEXTILES,

PRENDAS DE VESTIR Y PRODUCTOS DE CUERO 200.000.00

OTROS BIENES TRANSPORTABLES (EXCEPTO PRODUCTOS METÁLICOS, 1.000.000.00 MAQUINARIA Y EQUIPO)

PRODUCTOS METÁLICOS Y PAQUETES DE SOFTWARE 2.000.000.00

SERVICIOS DE ALOJAMIENTO; SERVICIOS DE SUMINISTRO DE COMIDAS

Y BEBIDAS; SERVICIOS DE TRANSPORTE; Y SERVICIOS DE DISTRIBUCIÓN 2.800.000.00

DE ELECTRICIDAD, GAS Y AGUA SERVICIOS PRESTADOS A LAS EMPRESAS Y SERVICIOS DE PRODUCCIÓN 2.000.000.00 fi 2 . Cra. 57( No. 64A-29, barr!oModelo Norte4 Bogotá 0.C.-Co!ombia /¡1(ntlnndn IJDI!!!:. (ct/JJJ. 111111 PBX:[57-1]l186800-l816710• lí,,,.gratulta018000U0205 fifi 111 ■ partia)adon@auditotia.gov.co W@auditoTiagen fauditorlageneral www.audlttlrfa.gcv.ro RF.233.P19.F9 Versión 4.2

19/11/2015AUDITORÍA GENEfl:AL DE LA REPÜBUCA - COLOMEHA

www.audlttlrfa.gcv.ro RF.233.P19.F9 Versión 4.2 19/11/2015AUDITORÍA GENEfl:AL DE LA REPÜBUCA - COLOMEHA Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.001 de enero 18 de 2019 "Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República" Hoja No. 3 de 5 ARTÍCULO 2°. Responsables. La caja menor correspondiente al numeral 1 del artículo anterior, estará a cargo y bajo la responsabilidad del Director de Recursos Financieros y la correspondiente al numeral 2, a cargo y bajo la responsabilidad del Directora de Recursos Físicos. PARÁGRAFO 1°. Los responsables de las cajas menores constituidas por la presente resolución, estarán afianzados mediante la póliza vigente para el año 2019 contratadas por la Auditoría General de la República y expedida por la compañía de seguros, por el importe total de la respectiva caja menor y se harán responsables por el incumplimiento en la legalizali;ión oportuna y por el manejo de éste dinero. ii'!, .. %:¡¡;Jíi PARÁGRAFO 2°. El Director de Recursos Financieros y la Directora de Recurs'éis'• Físicos, mediante memorando interno, designarán la persona que apoyará el manejo logís,,tfliio y operativo de la correspondiente caja menor, quien también estará debidamente afianzago'/i•sin perjuicio de la responsabilidad que por el manejo de la misma les corresponda a los dirfififos responsables. ARTÍCULO 3°. Destinación. El dinero que se entregue para la 9óílstitución de las cajas

la responsabilidad que por el manejo de la misma les corresponda a los dirfififos responsables. ARTÍCULO 3°. Destinación. El dinero que se entregue para la 9óílstitución de las cajas menores debe ser utilizado para sufragar los gastos con cuya finalifi¡aa se constituyeron, en los términos del artículo 2.8.5.5 del Decreto 1068 de 2015. PARÁGRAFO 1°. Los dineros entregados para '!ifili9ps,,,tít de los cinco (5) días siguientes a la realización aeI gastó. f, • ' .. viaje se legalizarán dentro , , • },{_·. ,;;'. :>;;- PARAGRAFO 2°. Podran destmarst:íi!WíEíyursos d ... , ruenores, para los gastos de alimentación que sean indispensables'ifi,cá;h ocasi(m ·.··· .. •·.. unioges'1'de trabajo requeridas para la atención exclusiva de la Dirección SÚpfitior,tge pagfi" órganfi, Direcciones Generales de los Ministerios y Gerencias, Presidencias '111('.W•Dir¡i!!qciónes de' los Establecimientos Públicos Nacionales, siempre que el titular del de • darrespondiente deba asistir y autorice el gasto por escrito. •• l f ':c+' '"·:1hi¡¡2p_¡¡¡1n¡,_•1¡¡Ju1 ARTÍCULO 4°. Otras disposicio,pJS: ••r;ilcumplifi;fi¡fi·a lo establecido en el Capítulo 7, Título 5 del Decreto 1068 de mayo 2J3 ae 2015 sobre la constitución y funcionamiento de las cajas menores, se establece: i'ITw· ¡,¡, -!frv-·fi

del Decreto 1068 de mayo 2J3 ae 2015 sobre la constitución y funcionamiento de las cajas menores, se establece: i'ITw· ¡,¡, -!frv-·fi "ARTICULO 2.8.q,,,B)!i'prohíbicíones. No se podrán realizar con fondos de cajas menores las siguientes opefia/iiónes: ,-ttt1}lw:F

1. Frncélónar compras de un mismo elemento o servicio.

2. Reálizar desembolso con destino a gastos de órganos diferentes de su propia <¡!•·?7f

,,1,l,,rganización.

3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.

4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la entidad.

7. Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en secciona/es o regionales del respectivo órgano, correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan.

fi 3 Cra. 57( No. MA-29, barr!oMode!o Norte• Bogotá D.C.-Co[ornbia 11,·n1lm1do p,t¡//JJ, fJJdo&, .'I PBll:[57-1)3186800-J816710• líneagratuita018\lOO 120205

fi 111 1111' participat!on@auditoria.gov.c-0 "l@<mdltoriagen fauditoriageneral www.audlt-0rfa.gov.co RF.233.P19.F9 Versión 4.2 19/11/2015\ fi!:!Dfit!2.13Ifi Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.001 de enero 18 de 2019 "Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República" Hoja No. 4 de 5

8. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

PARÁGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia una Caja Menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad. " "ARTÍCULO 2.8.5.9. Manejo de dinero. El manejo del dinero de Caja Menor se hará a través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo hasta 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes," (CUATRO MILLONES CIENTO CUARENTA MIL QUINIENTOS OCHENTA .• fE!SOS ff;"' '.,§ ($4.140.580.00) M/CTE. ¡t'lk'!l1,· ·:ffeif "ARTÍCULO 2.8.5.10. Registro de Creación en el SIIF. Una vez suscríta_ ¡¡;¡ftésolución de constitución de la caja menor, prevía expedición del certificado_,,. dtl"' disponibilidad

·:ffeif "ARTÍCULO 2.8.5.10. Registro de Creación en el SIIF. Una vez suscríta_ ¡¡;¡ftésolución de constitución de la caja menor, prevía expedición del certificado_,,. dtl"' disponibilidad presupuesta/, el órgano ejecutor procederá al registro de creación de,falfiCaja Menor en el SIIF Nación, así como el registro de la gestión financiera que se réa1ice a través de las ,;4],;t_ mismas." .,Y;i' «fü, -ii¡(j"'"' "ARTÍCULO 2.8.5.11. Del primer giro. Se efectuará con baset'5!if los siguientes requisitos: ' "· .

1. Que exista resolución de constitucióH°exr;¡e<;f/p ad con el presente título.

2. Que el funcionario encargad4. de su admih • .. ya constituido o ampliado la fianza de manejo y esté debídamfiptJlaprobad fiqpó,¡fiJ monto total del valor de la Caja Menor.,, J@JI tílr! fi: ·,_qi !li!V ttl\;;. .,A .·_·,;l,,11_¡!_ fi t- :tsi; __ -,?º fi; _ _./_ "ARTICULO 2.8.5.12. Registro de Opfr,aéig', . Todas(las operaciones que se realicen a través de la caja menor, deben se,r;ir,egl§f[§lclás por el responsable de la caja menor en el

SIIF Nación. Esto incluye los pro0$fbfi(tefíÍ'bí@n¡;¡dos con la apertura, ejecución, reembolso y de legalización para el cierre fi(;1/:1 ,fi{1ÍfJ'.'fhenb/i,1¡¡"W1íli. zniwn> rr,1y,ár Con el fin de garantizar .,¡qCie las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportun(ff,fitY adecuados y que los saldos correspondan, las oficinas de control interno, deberán e[f'Jdúar arqueos periódicos y sorpresivos independientemente de la verificación por p{:lr/};' de las dependencias financieras de los diferentes órganos y de las oficinas de au.<;fifl5}ía. En todas las revisiones se debe tener en cuenta que la información oficial es la g¡//J•se encuentra registrada en el SIIF Nación." -,- ill¡¡i!F "ARTÍ{Jef;fio 2.8.5.13. Legalización. En la legalización de los gastos para efectos del reemÍJblso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que se haya registrado una solicitud de reembolso en el SIIF Nación.

2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía. fi 4 , Cra57C No. 64A-29, barrloMotlelo Norte• Bogotá O.C-Colombia -11:l PBX: [57·11318 6800-3816710• línea gratutta018000 120205 fi partícípac!on@auditorla.gov.ro W@auditorlagen faudltoriageneral

-11:l PBX: [57·11318 6800-3816710• línea gratutta018000 120205 fi partícípac!on@auditorla.gov.ro W@auditorlagen faudltoriageneral www.audltoria.gov.w RF.233.P19.F9 Versión 4.2 1911112015\ fifiDefiJo2.13Ie: Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.001 de enero 18 de 2019 "Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República" Hoja No. 5 de 5

3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor según el caso.

5. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 O del Estatuto Orgánico del Presupuesto.

La legalización definitiva de las Cajas Menores, constituidas durante la vigencia fis9al¡,¡ se hará antes del 26 de diciembre, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobr,ac11te y el respectivo cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización opq1¡fíjria y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acctqríes legales a que hubiese lugar." :,,Ji0°" \f)JH ,. ,. tih.11 "ARTICULO 2.8.5. 14. Reembolso. Los reembolsos se haran en ia."ctiantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubqj/ipresupuestal, en forma

,. ,. tih.11 "ARTICULO 2.8.5. 14. Reembolso. Los reembolsos se haran en ia."ctiantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubqj/ipresupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta porri¡9iénto (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupfi({sfales afectados. "''·. ·',;/\,._., ·. _ 5ii'.Iil-"1i ·i"ÍJt±Jrr,,, En el reembolso se deberán reportar jqfi:sm€/8J>/ {;i'!Peallzfiélos en todos los rubros presupuesta/es a fin de efectuar un 9orte de numera ••• chas." ¿¡f'c::(, /,i "ARTICULO 2.8.5. 15. Cambio d1&responsa Caja Menor, deberá hacerse unaj[fi ill lizació(J realizados con corte a la fecha." f'' cambie el responsable de la embolso total de los gastos "ARTÍCULO 2.8.5.16 . Cancelación fi una Caja Menor, su titular la legª'li" fondos que recibió. En este ca •• • JY •••• Menor. Cuando se decida la cancelación de !,fo17ma definitiva, reintegrando el saldo de los 'é'salcta@ila cuenta corriente." "ARTICULO 2.8.5. 17. Vigjl ncía. Corresponde a la Contraloría General de la República ejercer la vigilancia y eJ;t;,ontrol posterior en los términos establecidos en el artículo 268 de la Constitución Políticfü,, /f li"l;1-'

ejercer la vigilancia y eJ;t;,ontrol posterior en los términos establecidos en el artículo 268 de la Constitución Políticfü,, /f li"l;1-' ,ill,Jt Los responsaql{!.s • de las cajas menores deberán adoptar los controles internos que garanticen .,e¡ihiadecuado uso manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciop(fs y verificaciones que compete adelantar a las oficinas de auditoría o control interno)t¡,\;1 if" lj¡_-;({j[;f' ·fü1t;fi' "ARTÍCULO 2.8.5. 18. Responsabilidad. Los funcionarios a quienes se les entregue recursos del tesoro público, para constituir cajas menores se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero." fi 5 Cra. 57(No. 64A-29, firrloMode!o Norte• Bogotá D.-C.-(o!ornbfa V¿mln,tdo lll!!!!!:. tmfhd, -1 PBX:f57-1l l186800lB16710• líneagratul!a018-000120205 fi mr·■ paitidpat:lon@auditoria.gov.to \f'@auditoriagen faudttoriageneral www.audltoria.gov.co RF_233,p1 g.Fg Versión 4.2 19/11/2015\ fifiDRtt2.l:!1fi Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No.001 de enero 18 de 2019 "Por la cual se Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República" ARTÍCULO 5°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República" ARTÍCULO 5°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D. C., a los 18 días del mes de Enero d.e 2019 El Auditor General de la República (E.),

Proyectó: Felipe Hincapié R, Profesional Univers

Revisó: Bernardo Henriquez Claros, Director F

Carlos Osear Vergara Rodrigtlez, Direc Jaime Escobar Vélez. Secretario Gene Hoja No. 6 de 5 fi 6 s Cras )!(No. 64A-29, barrloModefo Norte• Bogotá D.L-Colombia l4·m-lnnd1' p,a!!!f,_ fbdiJ&, fij PBX:[57-1I31868(1()- 3816710• Líneagra!tJlta018(1()0120205 fifi 11 114 p:artidpadon@aUffltori<1.gov.co W'@auditorlagen fauOrtorlageneral www.aud1tfirla.gov.<0 RF.233.P19.F9 Versión 4.2 19/1 1/201 5