AGR - Resolución Orgánica 03 de 2019 (Se constituyen una (1) caja menor)

RESOLUCIÓN ORGANICA No. 003 DE 2019

(Febrero 12 de 2019) "Por la cual se constituye una (01) caja menor para la Auditoría General de la República" EL AUDITOR GENERAL DE LA REPÚBLICA &\ En ejercicio de sus atribuciones legales, especialmente las conteí]¡c!fifi\_en el Decreto Ley 272 de 2000, el Estatuto Orgánico del Presupuesto, el Decrfiffi1P68 de 2015 y, CONSIDERANDO Que la Auditoría General de la República es el órgano instí,, ..•.. o para ejercer la vigilancia y el control de la gestión fiscal de la Contraloría GeneraL¡;afifla República y las Contralorías Territoriales, por lo que el Decreto 272 de 2000, artículo 3fifieñala que le corresponde a aquella coadyuvar a la transformación, depuración y moden'iización de los órganos instituidos para el control de la gestión fiscal, dotado de autor:iq,i¡µfa>jufi' • administrativa, contractual y presupuesta!. t",,¾I' Que de Conformidad con lo establecido. en e ,,,,,_,:·'. del Decreto No.1068 de mayo 26 resupuesto General de la Nación, ,/'ebe constituir las cajas menores para e indique la cuantía, el responsable, la de igual manera se debe indicar la unidad 2015, el jefe de cada uno de los órgar,ip como es el caso de la Auditoría G¡:/;t\jsra.l cada vigencia fiscal, mediante rifi9l, finalidad, la clase de gastos que $"ejf:>b_eg ejecutora y la cuantía de cada rubi:p 'prés

como es el caso de la Auditoría G¡:/;t\jsra.l cada vigencia fiscal, mediante rifi9l, finalidad, la clase de gastos que $"ejf:>b_eg ejecutora y la cuantía de cada rubi:p 'prés <- tti"ii'¾.-•. .,_ fitfi!tfi Que el artículo 2.8.5.3 del J3!ecrét acuerdo con los requerimientgs':'d autorizar su creación, •C • • "·h correspondiente justific¡¡¡ .:· éñto, dispuso, que el Representante Legal de , deberá establecer el número de cajas menores y s reglas establecidas en esa norma, con la Que de acuerdo COfl,_el'artículo 2.8.5.4 del Decreto No.1068 de mayo 26 de 2015, a la Auditoria General de la Repúi:íl1l::a le corresponde la siguiente clasificación para determinar la cuantía de las Cajas Menores,'.:fia cual es específicamente para atender los gastos urgentes que demanda la Entidad y '"e de acuerdo con el presupuesto vigente, se encuentra dentro del límite señalado. • ' Presupt'.!ell.. para la vigencia 2019 Equivalente en SMLMV (39.090 - 80.184) Cuantía Máxima de cada una de las Cajas Menores $35.447.739.246 40 $33.124.640.oo Que la Auditoría General de la República desarrolla sus funciones a través de un nivel central y . un nivel desconcentrado. El primero tiene su sede en la ciudad de Bogotá, D.G., y el segundo está conformado por diez (1 O) gerencias seccionales, con sedes en las ciudades de Medellín,

. un nivel desconcentrado. El primero tiene su sede en la ciudad de Bogotá, D.G., y el segundo está conformado por diez (1 O) gerencias seccionales, con sedes en las ciudades de Medellín, Bogotá, Cali, Bucaramanga, Barranquilla, Neiva, Armenia, Cúcuta, Villavicencio y Montería. Que para atender los gastos urgentes, relacionado con pasajes y viáticos en el Nivel central, es necesario constituir una (01) caja menor, por los siguientes valores determinados con base en el análisis de la ejecución de gastos por cajas menores en la vigencia anterior y la proyección

GD.233.P01.F06

Versión 3.316/11/2017Continuación de la RESOLUCIÓN ORGANICA No. 003 de 2019 "Por la cual se constituye una (01) caja menor para la Auditoria General de la República" Hoja No. 2 de gastos mensuales que se consideran con carácter de urgentes y que garantizan el normal funcionamiento de la entidad, para ser sufragados a través de esta caja menor:

1. Una (1) caja menor para atender gastos de viáticos y pasajes, por un valor de TREINTA Y TRES MILLONES DE PESOS ($33.000.000.00) M/CTE, con cargo al presupuesto gastos de inversión - Implementación Plan General de Auditorias nivel nacional.

Que existe apropiación presupuesta! asignada mediante la Ley 1940 del 26 de diciembre de 2018, "Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos ,¡;!fi Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del 1º de enero al 31 de diciembre de'2.019", y el Decreto

2018, "Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos ,¡;!fi Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del 1º de enero al 31 de diciembre de'2.019", y el Decreto de Liquidación No. del 2467 del 28 diciembre de 2018, por el cual s,efií(l¡¡¡l1da el Presupuesto Genfiral de la Nación para la vigencia fiscal del 2019, se detalla las afi¡?Joiaciones y se clasifica y define los gastos" fi RESUELVE ARTÍCULO 1°. Constituir para la vigencia fiscal 2019, ufifi "' fi 1. Para gastos de viáticos y pasajes, por valor 91';:¡:JREI ($33.000.000.00) M/CTE, con cargo al presu illefitb viaje al interior del país, en cumplimie ;;i la Auditorias.

CÓDIGO

C-2501-1000-7-0 IMPLEMENT

) caja menor, así: Y TRES MILLONES DE PESOS versión, viáticos y gastos de ntación del Plan general de VALOR 33.000.000.00 ARTÍCULO 2º. Responsafifis. nor correspondiente al numeral 1 del artículo anterior, estará a cargo y b ·o:J'a 'r 1 1dad del Director de Recursos Financieros PARÁGRAFO 1°. El rfifit, afide".:ílas caja menor constituida por la presente resolución, estará afianzada medtaftte la póliza vigente para el año 2019 contratadas por la Auditoría General de la Repübyca y expedida por la compañía de seguros, por el importe total de la respectiva caja ñtenor y se harán responsables por el incumplimiento en la legalización

General de la Repübyca y expedida por la compañía de seguros, por el importe total de la respectiva caja ñtenor y se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el m"dnejo de éste dinero. "'tfi'· PARÁGRA :'.'·,:.v2°. El Director de Recursos Financieros, mediante memorando interno, design •• • "ersona que apoyará el manejo logístico y operativo de la correspondiente caja menor, q n también estará debidamente afianzado, sin perjuicio de la responsabilidad que por el manejo de la misma les corresponda a los directos responsables. ARTÍCULO 3°. Destinación. El dinero que se entregue para la constitución de la caja menor debe ser utilizado para sufragar los gastos con cuya finalidad se constituyeron, en los términos del artículo 2.8.5.5 del Decreto 1068 de 2015. PARÁGRAFO 1º. Los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto.Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No. 003 de 2019 "Por la cual se constituye una (01) caja menor para la Auditoria General de la República" Hoja No. 3 ARTÍCULO 4°. Otras disposiciones. En cumplimiento a lo establecido en el Capítulo 7, Título 5 del Decreto 1068 de mayo 26 de 2015 sobre la constitución y funcionamiento de las cajas menores, se establece: "ARTÍCULO 2.8.5.8. Prohibiciones. No se podrán realizar con fondos de cajas menores las siguientes operaciones: 1. 2. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.

menores, se establece: "ARTÍCULO 2.8.5.8. Prohibiciones. No se podrán realizar con fondos de cajas menores las siguientes operaciones: 1. 2. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio. Realizar desembolso con destino a gastos de órganos difefintes de su propia organización. . 'h'\.

3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el ¡/¡ffi/bto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deban constar ¡;¡s;r'i¡,scrito. , 4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios pers't:/f!.iJ!es y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensi aes.

5. 6. Cambiar cheques o efectuar préstamos. Adquirir elementos cuya existencia esté compraba .n el almacén o depósito de la entidad.

7. Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que\'S trate de pagos en secciona/es o regionales del respectivo órgano, correspondielJ/;/b a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan. i,$ii" 8. Pagar gastos que no contengan /ofi,_clocu. legalización, tales como facturas, resqlrtei¡fh , la elaboración de una ¡;¡/ani/1:, de ºº1!!,Jt tos soporte exigidos para su ""istón, recibos de registradora o PARAGRAFO. Cuando por eualqu,(et);J!jfi,U • •• podrá constituir otra o reemplazar/ ·, • • ·•·· • a Menor quede inoperante, no se haya sido legalizada en su totalidad."

PARAGRAFO. Cuando por eualqu,(et);J!jfi,U • •• podrá constituir otra o reemplazar/ ·, • • ·•·· • a Menor quede inoperante, no se haya sido legalizada en su totalidad." "ARTICULO 2.8.5.10. Registro constitución de la eaja menor, pre, el órgano ejecutor procederá aliI,f;/i como el registro de la gestión 'n'aiic1 "ARTÍCULO 2.8.5.11. Del.pri fi\,¾.V

1. Que exista reib;tf!:n de co _,¡, 7 n , , SIIF. Una vez suscrita la resolueión de .,tfdi . . certificado de disponibilidad presupuesta/, .. •. • fidión de la Caja Menor en el SIIF Nación, así e:"realice a través de las mismas." fectuará con base en los siguientes requisitos: itución expedida de conformidad con el presente título. u"'-:fi ,y

2. Que el ,tii,n'cíonario encargado de su administración haya constituido o ampliado la fianza de manejo y}ésté debidamente aprobada, amparando el monto total del valor de la Caja Menor." •, . "ARTÍCUL - 1N •:8.5.12. Registro de Operaciones. Todas las operaciones que se realicen a través d;;fjfiJ;caja menor, deben ser registradas por el responsable de la caja menor en el SIIF Nación. Esto incluye los procesos relacionados con la apertura, ejecución, reembolso y de legalización para el cierre de la caja menor.

Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros

Nación. Esto incluye los procesos relacionados con la apertura, ejecución, reembolso y de legalización para el cierre de la caja menor. Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las oficinas de control interno, deberán efectuar arqueos periódicos y sorpresivos independientemente de la verificación por parte de las dependencias financieras de los diferentes órganos y de las oficinas de auditoría. En todas las revisiones se debe tener en cuenta que la información oficial es la que se encuentra registrada en el SI/F Nación."Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No. 003 de 2019 "Por la cual se constituye una (01) caja menor para la Auditoria General de la República" Hoja No. 4 "ARTÍCULO 2.8.5.13. Legalización. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que se haya registrado una solicitud de reembolso en el SIIF Nación.

2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la )fifjepcia fiscal que se está legalizando.

4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse cfituido o reembolsado la Caja Menor según el caso.

5. Que se haya expedido la resolución de recon • cuenta lo dispuesto en el artículo 11 O del Estatut0 ento del gasto, teniendo en ánico del Presupuesto.

Caja Menor según el caso.

5. Que se haya expedido la resolución de recon • cuenta lo dispuesto en el artículo 11 O del Estatut0 ento del gasto, teniendo en ánico del Presupuesto.

La legalización definitiva de las Cajas Menare nstituidas durante la vigencia fiscal, se hará antes del 26 de diciembre, fecha)l{&la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante,'C(,t3'spon á por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo d('Jf::;i}í encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones lega!fi1a qu lugar." , / t,· "ARTICULO 2.8.5.14. Reembo/sofi,Los,,/f/:Íem realizados, sin exceder el mpnto pté'r!Jst mensual o cuando se haya/.•.·.· ·.ii[:ñid., .. 11111 '-' rt: &<r primero, de algunos o todos /fi alq¡es arán en la cuantía de los gastos ectivo rubro presupuesta/, en forma etenta por ciento (70%), lo que ocurra • ros presupuesta/es afectados. '"- En el reembolso se debfifl • c::J.os gastos realizados en todos • los rubros de numeración y de fechas." presupuesta/es a fin de ;Ltuar "AfiTÍCULO 2.8.5.1_5. cfi¡tl ponsable. Cuando se cambie el responsable de la CaJfi Menor, deberfi,ljpers . l/!2!" alización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con cortet/¡J'la fecha." ..,,/!!fo fi- :1 '"'

CaJfi Menor, deberfi,ljpers . l/!2!" alización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con cortet/¡J'la fecha." ..,,/!!fo fi- :1 '"' "ARTÍCULO ;2'¾8.fi16. Cancelación de la Caja Menor. Cuando se decida la cancelación de una Caja Mencff su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos qu • • .cibió. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente." "AR 2.8.5.17. Vigilancia. Corresponde a la Contraloría General de la República ejerc ..., vigilancia y el control posterior en los términos establecidos en el artículo 268 de la Constitución Política. Los responsables de las cajas menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a las oficinas de auditoría o control interno." "ARTÍCULO 2.8.5.18. Responsabilidad. Los funcionarios a quienes se les entregue recursos del tesoro público, para constituir cajas menores se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero." 4Continuación de la RESOLUCIÓN ORGÁNICA No. 003 de 2019 "Por la cual se constituye una (01) caja menor para la Auditoría General de la República" Hoja No. 5 ARTÍCULO 5°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D. C., a los 12 días del mes de Febrero de 2019 El Auditor General de la República,

CARLOS

Au

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D. C., a los 12 días del mes de Febrero de 2019 El Auditor General de la República,

CARLOS

Au Noní,bre'Y?Apel Fecha

Proyectado por: Felipe Hincapié R., Prbfés,!Oij'al Vof.Vft 12/02/2019

Revisado por: Bernardo Henriquez, ClarC{Sfi Dire_q,tQ • i;:• 12/02/2019

Carlos Osear Vefga(aJ:(odrigÍjé'f'bi 12/02/2019 Lfis arriba firmantes declafiafigifi,,qfi:herr¡ps-féfir:!:fiei#J;documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tonto, baJOJJUe$tra responsab1hdad lo presentamos ara la firma. fi-fi"---·-"""'-""''""'"' Cimt.mi fir,::c,J JJam la pai Oa: S7CNc.,MA·.29,, b.Jtr,rlo eM.o<!fi Norte • llogotá,.!.),C fi <:c:.tcmO!a fi\X; l$1 fi1) $16 6$ 00--3$1 6710 • ·UJ}e<'. gr,1t1Mta. (31$00{) >Q.QiOS P,'ltt;i:rpacioo@audí'to/1.t,f;.:OV:CQ W@attdí«.fi.,<t,ger1 f -0.\tditerl.is.encfil www/4\udi«>ri.'\a_f!Ct'lt.:e◊ 5

GD.233.P01.F06

Versión 3.3-16111/2017