AGR - UNGRD. Circular Externa 04 de 2016 (Gestion fiscal frente al manejo de Bienes)

K AUDITORIA

PARA: DE: ASUNTO: -1,JNGRD ';)i ¡:;' U•fi::::;fi:.:_,,:,;;:fififi:::,fi s .. ,...,.,,_, Na,,;Kln.•ldc Gcfi!oÓ<• ckl ""''llº ÓC' D,:,5.,fi,,.,.., CIRCULAR EXTERNA No. 04 (05 de Septiembre de 2016)

GOBERNADORES Y ALCALDES

CONTRALORES DEPARTAMENTALES, DISTRITALES Y

MUNICIPALES

UNIDAD NACIONAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO DE

DESASTRES-UNGRD

AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA -AGR

RECOMENDACIONES PARA LA ADECUADA GESTIÓN

FISCAL FRENTE AL MANEJO DE LOS BIENES

(MAQUINARIA, VEHÍCULOS, MOTOBOMBAS Y OTROS)

TRANSFERIDOS PARA EL FORTALECIMIENTO DE LAS

ENTIDADES TERRITORIALES EN LA GESTIÓN DEL RIESGO Con la expedición de la Ley 1523 de 2012, por la cual se adoptó en Colombia la política pública de gestión del riesgo de desastres y se fortaleció el sistema nacional de gestión del riesgo de desastres, así como los mecanismos de financiación e instrumentos de planificación y desarrollo, el país se encuentra mejor preparado para responder ante cualquier eventualidad originada en eventos naturales o humanos no intencionales. De conformidad con el Marco de Sendai adoptado en Japón como parte del Sistema Internacional de las Naciones Unidas para la Reducción del Riesgo de Desastres 2015-2030 y del Acuerdo de París sobre Cambio Climático 2015, Colombia asume nuevos retos que implican mayores responsabilidades y

Sistema Internacional de las Naciones Unidas para la Reducción del Riesgo de Desastres 2015-2030 y del Acuerdo de París sobre Cambio Climático 2015, Colombia asume nuevos retos que implican mayores responsabilidades y compromisos que ponen sobre la agenda nacional acciones concretas de cooperación entre gobiernos, ciudades, empresas, inversores y ciudadanos para la implementación rápida y efectiva sobre el cambio climático y la gestión del riesgo. En este escenario de implementación de la política para institucionalización, gobernanza, gobernabilidad y fortalecimiento del Sistema Nacional, la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, en su calidad de coordinadora del Sistema, ha estructurado y desarrollado programas de asistencia técnica para la gestión del conocimiento, fortaleciendo entre sus líneas de acción la entrega de bienes muebles, maquinaria, transferencias de recursos financieros, que han ;ritido consolidar la reducción y respuesta de las entidades territorialesfi . \JI =-=- -=-- fififi- -- - ------ ----K AUDITORÍA La Auditoría General de la República como órgano de vigilancia de los organismos .. de control fiscal por mandato constitucional del artículo 274, tiene como misión coadyuvar a la transformación, depuración y modernización de las contralorías, mediante la promoción de los principios, finalidades y cometidos de la función administrativa consagrados en la Constitución Política, el fomento de la cultura del autocontrol y el estímulo de la participación ciudadana en la lucha para erradicar la corrupción, según el artículo 3° del Decreto Ley 272 de 2000. Por su parte, el artículo 113 constitucional faculta a los órganos del Estado a colaborar armónicamente para la realización de sus fines, sin perjuicio de las

corrupción, según el artículo 3° del Decreto Ley 272 de 2000. Por su parte, el artículo 113 constitucional faculta a los órganos del Estado a colaborar armónicamente para la realización de sus fines, sin perjuicio de las funciones separadas que cada uno de ellos tenga, en concordancia con el artículo 209 superior que dispone que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla teniendo como fundamento los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, principios que las entidades del Estado no sólo deben respetar sino auspiciar y, a quienes les compete vigilar su cumplimiento. Es por ello, que la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres y la Auditoría General de la República, se unen para hacer un especial llamado a los Gobernadores y Alcaldes, que como responsables de la administración local, desplieguen todas las directrices necesarias, conducentes a una excelente gestión fiscal que garantice el buen uso, cuidado, conservación y aseguramiento, de los bienes y recursos asignados. Es deber de la administración el cuidado y conservación de los mismos, asumiendo los deberes que la gestión fiscal impone, teniendo en cuenta las consecuencias que, desde la responsabilidad fiscal y disciplinaria, se prevé para los funcionarios públicos por pérdida, deterioro o daño de los bienes a su cargo. Todas las entidades públicas, en desarrollo de su gestión fiscal, tienen la obligación legal de implementar mecanismos idóneos que permitan cumplir con la función de vigilancia y control de los fondos y bienes públicos asignados, sin perjuicio de la competencia del órgano de control fiscal, a fin de prever el daño o

obligación legal de implementar mecanismos idóneos que permitan cumplir con la función de vigilancia y control de los fondos y bienes públicos asignados, sin perjuicio de la competencia del órgano de control fiscal, a fin de prever el daño o pérdida patrimonial, por acción u omisión de los gestores fiscales. En ese orden de ideas, resulta prioritario el establecimiento de controles internos necesarios que impidan o por lo menos minimicen los riesgos sobre sus activos.

1. La adminístración de riesgos de la gestión en el manejo de bienes El manejo de bienes se configura como una de las modalidades de la gestión fiscal y en aras de prevenir el deterioro, daño o pérdida de los bienes públicos bajo custodia o administración, tal y como se deriva del artículo 3 de la Ley 610 di ____ ____,J;00, los sujetos de control fiscal que detenten esa función debentener en cuenfi- \ \""- ________,___,,fi------- fi -K AUDITORIA que les asiste: Planear, organizar, dirigir, supervisar, ejecutar y controlar la recepción y mantenimientos de los bienes que recibe la entidad. Así mismo, asegurar su normal funcionamiento, establecer procesos de organización, clasificación y localización de los bienes; tomar las medidas de seguridad necesarias para la conservación de los mismos, y en caso de pérdida, adoptar las medidas correspondientes orientadas a su recuperación.

2. Deberes especiales de aseguramiento y mantenimiento y culpa grave por omisión Son deberes y obligaciones que detentan el ejercicio de la gestión fiscal, las siguientes: • El asegurar los bienes mediante pólizas de seguro. Su desconocimiento y/o incumplimiento implica una presunción de culpa grave en la existencia de

por omisión Son deberes y obligaciones que detentan el ejercicio de la gestión fiscal, las siguientes: • El asegurar los bienes mediante pólizas de seguro. Su desconocimiento y/o incumplimiento implica una presunción de culpa grave en la existencia de responsabilidad fiscal, conforme los artículos 107 de la Ley 42 de 1993 y el 118 literal d) de la Ley 1474 de 2011. • Implementar para el ejercicio de la gestión fiscal, mecanismos idóneos que permitan cumplir con la función de vigilancia y control sobre los bienes, a fin de prever el daño o pérdida patrimonial, por acción u omisión. • Contar con un sistema de controles internos que impidan, o por lo menos minimicen los riesgos sobre los activos, mediante un sistema de control de inventarios, a través de mecanismos tendientes a la protección, conservación recuperación. • Implementar un sistema de actualización de información que comprenda de manera detallada los activos del patrimonio de la entidad. • Optar por constituir incidente de reparación de perjuicios en los procesos penales, en caso de pérdida de un bien. • Finalmente, se establece el deber que le asiste al funcionario que ejerce gestión fiscal de rendir cuentas frente a la oportuna utilización de los bienes bajo su custodia y administración. .. Cabe recordar que, los Gobernadores y Alcaldes, así como los funcionarios que tienen la condición de gestores fiscales, asumen la obligación legal de establecer los mecanismos idóneos que permitan cumplir con el conjunto de medidas para la salvaguarda del patrimonio público, dichas funciones son objeto de vigilancia pofi parte del órgano de control fiscal, en este caso las Contralorías Departamentales

los mecanismos idóneos que permitan cumplir con el conjunto de medidas para la salvaguarda del patrimonio público, dichas funciones son objeto de vigilancia pofi parte del órgano de control fiscal, en este caso las Contralorías Departamentales ----fi,r_.ef tritales y Municipales. ______ _____ __ VK AUDITORIA Asegurar los controles y procedimientos internos que sean conducentes para la .. preservación y eventual recuperación de sus fondos o bienes, como por la omisión de los preceptos legales que para ese fin se han instituido. Por lo anterior, y la trascendencia que comporta éste tema para la Nación, la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres en asocio con la Auditoría General de la República r afirman su compromiso con el país en torno a 1 rotección y aseguramiento de I s recursos públicos.

fi/ CARLOS VÁN MÁRQUEZ PÉREZ

Director General Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres CAR fi !!1:1 Ar<fE

Auditor General iiafifit: fi Revisó: Maria José HernándezAbogada Oficina Jurídica AGfifi _,J} / \ Aprobó: Roberto E.nrique Arrazola Merlano - Director Oficina j,;';;dtdi ¡:; / · -t\lf' - - -- ------------- ---- --