AMV - Capítulo 5. Separación de activos

Última modificación: 2 de agosto de 2022

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Capítulo 5. Separación de activosÚltima modificación: 2 de agosto de 2022

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Tabla de contenido

Introducción: ................................................................................................................ 3

Recomendaciones ...................................................................................................... 4Última modificación: 2 de agosto de 2022

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Introducción:

Uno de los objetivos fundamentales de intervención que ejerce el Gobierno Nacional, plasmados por el legislador en la Ley 964 de 2005, consiste en la protección de los derechos de los inversionistas, el cual se constituye en el objetivo marco de las entidades miembro, toda vez que sus actividades corporativas giran en torno a la administración de recursos de terceros.

Es precisamente por la actividad de administración de recursos que el Gobierno Nacional ha definido un conjunto normativo en procura de la protección de los intereses de clientes y demás inversionistas. En concordancia con las normas vigentes, es deber de las entidades establecer mecanismos que aseguren razonablemente la protección y salvaguarda de los recursos administrados por ellas, definiendo políticas y procedimientos que ofrezcan confianza al público.

La materialización de las conductas relacionadas con la separación de los activos como la indebida utilización de los recursos de clientes (o terceros), pueden resultar en consecuencias como la imposición de sanciones por parte de autoridades. Este tipo de consecuencias puede darse por:

como la indebida utilización de los recursos de clientes (o terceros), pueden resultar en consecuencias como la imposición de sanciones por parte de autoridades. Este tipo de consecuencias puede darse por:

1. Deficiencias en los controles y monitoreo por parte de los órganos de control; ii. Fallas o ausencia de un procedimiento de conciliación de las cuentas bancarias depositarias de los recursos propios y de clientes, los saldos de cartera, los portafolios propios y de clientes, y la cuenta puente, así como de procedimientos de monitoreo al proceso por parte de la alta gerencia; iii. Ausencia o insuficiencia de políticas y controles relacionados con la salvaguarda de los recursos propios y de clientes; iv. Inadecuada segregación de funciones;
2. Debilidades en la restricción de acceso a los sistemas de información; vi. Debilidades en las atribuciones de los funcionarios; vii. Actualización de información del cliente por parte del funcionario encargado; viii. Fallas en el reporte de estados de cuenta y remisión de información a los clientes; ix. Fallas o ausencia de procedimientos para el control del flujo diario de caja, y liquidez del intermediario para atender sus compromisos de corto y mediano plazo;
3. Fallas o ausencia de procedimientos de gestión por parte de la SCB o la persona natural vinculada para recuperar oportunamente los saldos débitos cumplidos (cuentas por cobrar a clientes).

Esta sección busca contribuir en la definición y estructuración de mecanismos y herramientas que les permita a los intermediarios cumplir adecuadamente con el deber de separación de activos, así como el de asegurar razona blemente la

Esta sección busca contribuir en la definición y estructuración de mecanismos y herramientas que les permita a los intermediarios cumplir adecuadamente con el deber de separación de activos, así como el de asegurar razona blemente la salvaguarda de los recursos administrados de terceros.Última modificación: 2 de agosto de 2022

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Recomendaciones

• Se sugiere definir políticas y procedimientos por parte de la Junta Directiva y la Alta Gerencia, respecto de la administración de los recursos propios y de clientes e imp lementación de reportes dirigidos a la Alta Dirección y a la Revisoría Fiscal sobre el estado de cartera de clientes.

• Se recomienda a los intermediarios que actúen bajo el contrato de comisión implementar políticas encaminadas a generar una cultura segur a y transparente para el manejo de dineros y títulos de clientes.

• Se considera una buena práctica, imponer un mecanismo de castigo a las comisiones para aquellos funcionarios cuyos clientes presenten saldos a cargo en la medida en que los errores operativos y de cualquier otra naturaleza sean causados por la responsabilidad de los funcionarios y los mencionados saldos permanezcan pendientes durante un periodo considerable o que se trate de montos elevados.

• Se recomienda, verificar la existencia de saldos a cargo del cliente por parte del área que se asigne para ello. Igualmente, es recomendable verificar la antigüedad de dichos saldos e indagar sobre la gestión adelantada por parte del operador responsable del cliente.

• Se aconseja contar con mecan ismos eficaces para monitorear los saldos a cargo de clientes que se originen por errores de orden operativo u otras causas

del operador responsable del cliente.

• Se aconseja contar con mecan ismos eficaces para monitorear los saldos a cargo de clientes que se originen por errores de orden operativo u otras causas ajenas a la intención de financiar clientes para la compra de valores, apalancándose con los dineros de otros clientes.

• Se sugiere la elaboración de reportes en donde se indique los saldos a favor de los clientes, los saldos de los próximos rendimientos y vencimiento de los clientes.

• Se recomienda que los saldos a cargo en los portafolios o cuentas de los clientes sean informados a l os funcionarios por mecanismos eficientes como el correo electrónico, para que ellos gestionen con diligencia el recaudo oportuno de los mismos. Además, se sugiere hacer seguimiento a que los dineros que cubran dichos saldos efectivamente correspondan a di neros o depósitos del cliente correspondiente y, no a dineros de otros clientes por el traslado interno de recursos entre clientes a cargo del mismo funcionario que, eventualmente podrían no haber sido autorizados o que corresponden a prestarnos sin soporte alguno frente a la sociedad comisionista.

• Se recomienda la verificación y seguimiento de los compromisos abiertos en cabeza de los clientes, la valoración a precios de mercado de los títulos objetoÚltima modificación: 2 de agosto de 2022

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de éstos (prestar atención a las posiciones perdedoras) y la confirmación de las órdenes dadas por el cliente.

• En relación con las operaciones celebradas por cuenta de clientes o donde éstos actúen como contraparte del intermediario, se recomienda establecer,

entre otras, las siguientes acciones:

• Definir políticas relacionadas con posiciones abiertas de clientes.

• En relación con las operaciones celebradas por cuenta de clientes o donde éstos actúen como contraparte del intermediario, se recomienda establecer,

entre otras, las siguientes acciones:

• Definir políticas relacionadas con posiciones abiertas de clientes. - Hacer seguimiento de pérdidas y utilidades que se consideren materiales con respecto al perfil de riesgo de cliente, y al cierre de dichas posiciones abiertas, prestando mayor atención a l os últimos y primeros días de cada mes. - Verificar la procedencia de los dineros con que se cubren saldos a cargo de los clientes. - Verificar los estados de cuenta y la suficiencia de fondos en los mismos.

• Se sugiere prestar atención a clientes que generan operaciones cuyos resultados son siempre utilidades y verificar el destino de dichas utilidades a través de la revisión de cheques girados, títulos comprados o traslado de esas utilidades a un tercero a través de la generación de pérdidas en el est ado de cuenta.

• Se recomienda adoptar políticas para la celebración de operaciones con clientes que no tengan provisión de fondos.

Es aconsejable realizar un análisis selectivo sobre la razonabilidad financiera de los swaps celebrados y su debido registro en los correspondientes sistemas.

• Es recomendable realizar un seguimiento histórico de los títulos objeto de las operaciones seleccionadas para evaluación.

• Se sugiere realizar una conciliación diaria de las cuentas bancarias depositarias de los dineros de clientes y propios, portafolios de inversión, cartera de clientes y registros contables. Asimismo, se recomienda efectuar un seguimiento a la solución de las partidas conciliatorias, definir niveles de revisión y aprobación

(temporalidad, tipo de partida, provisión y castigo, consignaciones pendientes

y registros contables. Asimismo, se recomienda efectuar un seguimiento a la solución de las partidas conciliatorias, definir niveles de revisión y aprobación (temporalidad, tipo de partida, provisión y castigo, consignaciones pendientes por identificar) así como la utilización de cuentas referenciadas.

• Es aconsejable realizar un control diario del flujo de caja y liquidez del intermediario.

• Se recomienda definir procedimientos periódicos, mecanismos y herramientas de información a los clientes, respecto de sus movimientos en cuenta.

Por ejemplo, se sugiere efectuar la confirmación de operaciones y/o información de movimientos efectuados en tiempo real a través de correoÚltima modificación: 2 de agosto de 2022

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electrónico. Adicionalmente, se recomienda confirmar la información de movimientos y transacciones a través de dispositivos móviles (celulares, etc.), consultas de estados de cuenta en la página web de la entidad a través de controles de acceso restringido, envío mensual de estados de cuenta, etc.

• Se sugiere realizar el monitoreo en tiempo real y/o ex-post sobre las operaciones seleccionadas para evaluación.

• Es recomendable segregar las funciones de orden de pago a clientes, elaboración y giro de cheques, transferencias, pagos en efectivos, sellos restrictivos, confirmación, etc.

• Se sugiere definir una ficha de firmas bancarias para transacciones (como giro de cheques) tipo B, actualización ante los bancos sobre las novedades (retiros).

• Es recomendable efectuar una validación de la asignación de los recursos de los clientes.

• Se sugiere establecer un control diario de la liquidez de la entidad, y su capacidad para atender compromisos de corto y mediano plazo.

• Es recomendable efectuar una validación de la asignación de los recursos de los clientes.

• Se sugiere establecer un control diario de la liquidez de la entidad, y su capacidad para atender compromisos de corto y mediano plazo.

• Es aconsejable implementar campañas de capacitación a los clientes. “cliente informado es un cliente protegido”.

• Se recomienda la centralización y verificación de los soportes de las operaciones por parte del Back o Middle Office, prestando atención a que los compromisos con contrapartes se registren como tal en los sistemas de negociación o registro.

• Se recomienda realizar circularización periódica y aleatoria a los clientes sus saldos y portafolios.