AMV - Carta circular 100 de 2020

FT_REG_004 VERSIÓN 1.1

Para: Entidades y Personas Naturales Vinculadas (PNV) que hacen parte del esquema de Autorregulación en Valores y/o de Autorregulación Voluntaria en Divisas del mercado colombiano.

Fecha: 12 de marzo de 2020

Asunto: Instrucciones y recomendaciones relativas a mecanismos de contingencia por riesgo asociado a Covid-19

Vigencia: De conformidad con lo establecido en las Cartas Circulares 120 y 121 de 2022 de AMV, a partir del primero (1°) de enero de 2023 quedó derogada la Carta Circular 100 de 2020 de AMV.

Introducción

En ejercicio de las funciones establecidas en el Reglamento de AMV, el Presidente emite la presente Carta Circular con el propósito de brindar algunas instrucciones y recomendaciones en relación con los procedimientos de contingencia que implementen los miembros autorregulados con ocasión del escenario de contingencia que representa el COVID-19 (o coronavirus) en Colombia.

En ese sentido, es necesario que los miembros autorregulados revisen sus planes de contingencia para validar que contemplen escenarios de salud pública como el actual, que representa desafíos de operación que pueden estar por fuera de los considerados tradicionalmente.

Sitios de operación remotos y teletrabajo

En desarrollo de dicho ejercicio, es importante señalar que las normas de los mercados de valores y divisas no prevén ninguna restricción en torno a la posibilidad de que las actividades propias de las mesas de negociación puedan llevarse a cabo en sitios no habituales tales como un centro alterno de operaciones u otros sitios remotos como el domicilio del operador, siempre que se

posibilidad de que las actividades propias de las mesas de negociación puedan llevarse a cabo en sitios no habituales tales como un centro alterno de operaciones u otros sitios remotos como el domicilio del operador, siempre que se mantengan estándares de operación adecuados y se mitigue n los riesgos asociados.

En este sentido y con el fin de velar por el buen funcionamiento del mercado, AMV recomienda a los miembros autorregulados en valores y divisas verificar que sus planes de contingencia incorporen las siguientes consideraciones:

• adoptar mecanismos que permitan la adecuada trazabilidad de las operaciones y comunicaciones realizadas en desarrollo de las actividades de intermediación.

Carta Circular No. 100 de 2020FT_REG_004 VERSIÓN 1.1

• reforzar las directrices y políticas tendientes a instruir a los funcionarios de mesa que no deben permitir el acceso a clientes o terceros al lugar habilitado para operar.

• identificar las personas naturales vinculadas (PNV) que por razón o con ocasión de sus funciones puedan requerir condiciones especiales de operación o monitoreo, e implementar las mismas. Por ejemplo, éste puede ser el caso de personas que tengan partes relacionadas vinculadas a otros intermediarios o que tengan contacto con ellas en los lugares remotos de operación y participen en los mercados de valores y/o divisas.

• aplicar principios, políticas y procedimientos para la detección, prevención, manejo de conflictos de interés en la realización de operaciones de intermediación, así como los mecanismos para que las áreas, funciones y sistemas de toma de decisiones susceptibles de entrar en conflicto de interés, estén separadas decisoria, física y operativamente.

• implementar estrategias de comunicación y capacitación tendientes a

áreas, funciones y sistemas de toma de decisiones susceptibles de entrar en conflicto de interés, estén separadas decisoria, física y operativamente.

• implementar estrategias de comunicación y capacitación tendientes a fortalecer las directrices, políticas y normas relacionadas con las accion es u omisiones que, con ocasión de la actividad de intermediación de valores, atenten contra la integridad del mercado.

De igual forma, es necesario que, durante el tiempo que estén vigentes los planes de contingencia que impliquen operaciones remotas, las entidades adopten las siguientes medidas:

• asegurar que, desde una posible locación remota de operación, se mantengan vigentes canales de comunicación adecuados entre sus PNV y sus partes interesadas (clientes, contrapartes, autoridades, organismos de autorregulación). Por ejemplo, se podrían adoptar enrutadores de llamadas por medio de líneas grabadas, que garanticen el contacto y trazabilidad de operaciones.

• reforzar los criterios de monitoreo y control aplicados a las actividades de la mesa de negociación, durante el tiempo que esta funcione por fuera del espacio físico habitual con el fin de prevenir conductas que impliquen abusos de mercado. Esto incluye, por ejemplo, el aumento de la frecuencia y/o disminución de montos mínimos de referencia de las operaciones objeto de análisis y monitoreo por parte de las áreas de control interno y compliance.

• mantener un registro de los lugares y fechas de operación de sus PNV fuera de las oficinas del intermediario, la cual deberá estar a disposición de AMV en caso de ser requerida.

Con el objetivo de facilitar los mecanismos que contribuyan a un normal

• mantener un registro de los lugares y fechas de operación de sus PNV fuera de las oficinas del intermediario, la cual deberá estar a disposición de AMV en caso de ser requerida.

Con el objetivo de facilitar los mecanismos que contribuyan a un normal funcionamiento del mercado bajo las condiciones extremas y atípicas deFT_REG_004 VERSIÓN 1.1 operación, en caso de que el plan de contingencia a implementar por el intermediario impli que la posibilidad de que sus operadores accedan a los sistemas de negociación fuera de las oficinas del intermediario, AMV permitirá el ingreso y uso de dispositivos móviles o mecanismos que sirvan para el envío o recepción de mensajes de voz y/o datos, s iempre y cuando se asegure la completa trazabilidad de las operaciones y actividades relacionadas a la intermediación1. Esta medida aplicará en el marco de la posible aplicación de la operación remota de la mesa de negociación en la coyuntura actual, y se retirará una vez superada la contingencia.

Proceso de certificación

En relación con la prestación de servicios de certificación, se les recuerda que los exámenes de certificación ofrecidos por AMV pueden ser reprogramados, sin costo alguno, hasta tres días antes de su fecha de presentación por medio de la mesa de ayuda, teléfono 6024580 opción 3 o al correo electrónico certificacionamv@amvcolombia.org.co. Asimismo, a través de dichos medios se continuarán atendiendo las inquietudes respecto al proceso de certificación.

Dependiendo de la evolución y la severidad de la situación relacionada con el COVID-19, AMV podrá adoptar disposiciones especiales relacionadas con las certificaciones de profesionales, en coordinación con las autoridades correspondientes.

Interacción con AMV

Dependiendo de la evolución y la severidad de la situación relacionada con el COVID-19, AMV podrá adoptar disposiciones especiales relacionadas con las certificaciones de profesionales, en coordinación con las autoridades correspondientes.

Interacción con AMV

AMV tomará las medidas adicionales que considere convenientes para asegurar la continuidad de la prestación de sus servicios y funciones misionales de una manera oportuna y adecuada. En esta línea, AMV está a disposición de las entidades y profesionales para atender sus consultas o inquietudes particulares a través de sus canales habituales.

Esta Corporación reitera su compromiso de trabajar junto con los miembros autorregulados y las autoridades competentes para respaldar la continuidad de la operación, la liquidez y el acceso de los inversionistas y clientes a los mercados de valores y divisas, preservando la integridad y transparencia de estos, durante el periodo de contingencia.

Cordialmente,

(Original firmado por) Michel Janna Gandur Presidente

1 Esto implica que se levanta temporalmente la prohibición del ingreso y uso de tales dispositivos a los sitios habilitados para operar establecida en el 46.3 del Reglamento de AMV, siempre y cuando se asegure la trazabilidad de las actividades de intermediación.