AMV - Carta circular 105 de 2020

Carta Circular No. 105 de 2020

Para: Representantes Legales , personas naturales vinculadas a l as entidades autorreguladas en valores y voluntarios en divisas, personas vinculadas a procesos disciplinarios y apoderados en estas actuaciones.

Fecha:

08 de mayo de 2020

Asunto: Reanudación de términos actuaciones disciplinarias ante AMV

El pasado 29 de abril el Autorregulador del Mercado de Valores (en adelante “AMV” o la “Corporación”) a tendiendo la situación de salubridad pública generada por la enfermedad denominada COVID-19, así como la emergencia sanitaria declarada mediante Decreto 385 de 2020, expidió la Carta Circular 104 a través de la cual resolvió mantener la suspensión de los términos procesales de sus actuaciones disciplinarias , dispuesta inicialmente hasta el 8 abril de 20201, hasta el día 8 de mayo del mismo año, inclusive.

De conformidad con lo anterior, con el fin de reanudar los términos procesales de las actuaciones disciplinarias , teniendo en cuenta el contexto actual, se ha estimado oportuno implementar algunas medidas que faciliten la continuidad del servicio y el ejercicio de la función de disciplina, priorizando el uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones TIC, en especial en lo que tiene que ver con los canales de consulta de expedientes y de remisión de actuaciones y memoriales a AMV , en cada una de las etapas del proceso disciplinario.

Para tal propósito se ha t enido en cuenta que el artículo 92 del Reglamento de AMV2 establece la posibilidad de que los investigados o sus apoderados remitan a esta Corporación a través de correo electrónico los documentos que deben

disciplinario.

Para tal propósito se ha t enido en cuenta que el artículo 92 del Reglamento de AMV2 establece la posibilidad de que los investigados o sus apoderados remitan a esta Corporación a través de correo electrónico los documentos que deben hacer parte de la actuación , tales como, la respuesta a Solicitudes Formales de Explicaciones (SFE) y Pliegos de Cargos , las solicitudes de prórroga, las pruebas documentales que se preten dan hacer valer en el proceso, los recursos que se interpongan contra las decisiones proferidas por las salas de decisión del Tribunal Disciplinario, entre otros, siempre y cuando, los documentos sean recibidos dentro de los términos señalados en el Reglamento y aplicables a cada caso.

1 Carta Circular 102 de 2020, prorrogada a través de la Carta Circular 103 y 104 del mismo año. 2 Artículo 92. “Documentos remitidos por medio electrónico. Se aceptarán los documentos enviados por el investigado por correo electrónico que hayan sido recibidos dentro de los términos señalados en este Reglamento, por el Presidente de AMV o el Secretario del Tribunal Disciplinario, según corresponda, siempre y cuando el documento físico sea enviado por correo certificado a más tardar el día hábil siguiente a la fecha del envío del correo electrónico respectivo”.De igual manera se ha tenido en cuenta que el Decreto 636 de 2020 en su artículo 33, permite la circulación de las personas cuando tal movilización se relacione con, entre otras, las actividades financieras. De conformidad con lo anterior, el Presidente de AMV en ejercicio de las facultades establecidas en el Reglamento4,y con el fin contribuir a la protección de la salud de sus funcionarios, miembros, personas naturales vinculadas y demás

De conformidad con lo anterior, el Presidente de AMV en ejercicio de las facultades establecidas en el Reglamento4,y con el fin contribuir a la protección de la salud de sus funcionarios, miembros, personas naturales vinculadas y demás terceros, y garantiz ar al correcto cumplimiento de las reglas procesales, ha decidido impartir las siguientes instrucciones:

Primero: Reanudar los términos procesales de todas las actuaciones disciplinarias que cursan en etapa de investigación ante la Corporación y en etapa de decisión en el Tribunal Disciplinario, a partir del lunes 11 de mayo de 2020.

Segundo: Para facilitar el cumplimiento de las etapas y reglas propias del proceso disciplinario en el contexto actual , se tendrán en cuenta las siguientes

instrucciones:

1. Atendiendo lo dispuesto en el artículo 67 del Reglamento de AM V 5 , en concordancia con lo indicado en el artículo 96 ibidem6 se seguirá el siguiente procedimiento para atender las solicitudes de copias o consulta de los

expedientes:

1.1. Solicitud de copias. AMV y su Tribunal Disciplinario atenderán las solicitudes de copias de piezas procesales de los expedientes , a través de los correos electrónicos que se han dispuesto para tal propósito.

Así, tratándose de procesos que se encuentran en etapa de investigación las solicitudes deberán ser remitidas a la dirección electrónica disciplina@amvcolombia.org.co

En el caso de los expedientes de procesos que se encuentran en etapa de decisión el correo electrónico deberá ser remitido a la dirección electrónica tribunal@amvcolombia.org.co

3 Numerales 3 y 30.

En el caso de los expedientes de procesos que se encuentran en etapa de decisión el correo electrónico deberá ser remitido a la dirección electrónica tribunal@amvcolombia.org.co

3 Numerales 3 y 30. 4 Reglamento de AMV. Artículo 12. Funciones del Presidente . “En adición a las funciones establecidas en los Estatutos, corresponde al Presidente, directamente, o a través de las Vicepresidencias de AMV: (…)a. Dirigir a AMV en el cumplimiento de sus funciones normativa, de supervisión, disciplinaria y de certific ación sin perjuicio de las competencias propias del Consejo Directivo y del Tribunal Disciplinario; t. Emitir cartas circulares; u. Ejercer las demás facultades que le confiera el Consejo Directivo o que se establezcan en los Estatutos o Reglamentos; (…)” 5 Artículo 67. Expediente. “De cada investigación disciplinaria se abrirá un expediente en el cual se archivarán en cuadernos separados las actuaciones disciplinarias, las pruebas y las actuaciones de otra naturaleza, cuando las haya. De cada expediente habrá una copia física o en medio magnético o digital, con el fin de que pueda ser consultado por el investigado directamente o por intermedio de apoderado, debidamente acreditado ante el AMV. El expediente original estará bajo la custodia de AMV y podrá ser consultado por sus funcionarios, el investigado o su apoderado únicamente cuando sea estrictamente necesario para evaluar un documento original, efecto para el cual podrá definirse previamente un horario de atención general y de público conocimiento en las instalaciones del Autorregulador, el cual será publicado en la página web de AMV. (…)

original, efecto para el cual podrá definirse previamente un horario de atención general y de público conocimiento en las instalaciones del Autorregulador, el cual será publicado en la página web de AMV. (…) 6 Artículo 96. Reserva. “Los procesos disciplinarios y los expedientes correspondientes estarán sometidos a reserva. Los mismos no podrán ser consultados por ninguna persona o autoridad salvo en los casos en que la normatividad expresamente disponga lo contrario”. (…)Cuando resulte posible, las copias se remitirán por el mismo medio. En caso de que no resulte posible tal modalidad de remisión de la información, las copias serán enviadas a la dirección física que haya indicado el investigado o su apoderado para tal propósito.

2. En los procesos en curso, en los que el investigado y/o su apoderado requieran consultar el expediente , para evaluar un documento original en las instalaciones de AMV, se debe concertar una cita con los funcionarios de AMV, la cual se solicitará a través de los mismos correos indicados en precedencia.

Recibido el correo electrónico a través del cual se requiera la cita, se procederá a acordar la hora y fecha en que se llevará a cabo la consulta del expediente en las oficinas de AMV , siempre que sea posible de ac uerdo con las disposiciones vigentes para el efecto . Junto con esta confirmación se informará al sujeto procesal sobre los protocolos de bioseguridad y las medidas de sanidad que deberá cumplir para tal propósito.

De la diligencia, deberá elaborarse un ac ta que contenga la información de la persona que acudió a la cita y por quien fue atendido, así como de la información que fue entregada.

Tercero: La radicación de solicitudes , actuaciones procesales y demás

De la diligencia, deberá elaborarse un ac ta que contenga la información de la persona que acudió a la cita y por quien fue atendido, así como de la información que fue entregada.

Tercero: La radicación de solicitudes , actuaciones procesales y demás documentos por parte de los investigados o sus apoderados se podrá seguir realizando a través del área de correspondencia del Edificio Liberty. En este sentido, se entienden debidamente radicados en AMV aquellas solicitudes y documentos que las personas investigados entreguen directamente en el sitio de

recepción de correspondencia del Edificio Liberty ubicado en la dirección Calle 72 No 10-07 piso 1.

De igual forma, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 92 del Reglamento de AMV7, es válida la radicación que se realice en virtud de la remisión de memoriales a través de correo electrónico.

Durante la vigencia de la emergencia sanitaria decretada por el Gobierno Nacional, en los casos en los que la radicación de las actuaciones proc esales se realice por correo electrónico, no será necesario dar cumplimiento al envío el día siguiente hábil por correo certificado, exigido por el Reglamento de AMV.

Así las cosas, el documento respectivo se entenderá presentado válidamente el día en que sea efectivamente recibido el correo electrónico correspondiente, en la dirección electrónica destinada por AMV para tal propósito , dependiendo de la etapa procesal en que se encuentre el proceso disciplinario. Lo anterior, se

7 Artículo 92. Documentos remitidos por medio electrónico. “ Se aceptarán los documentos enviados por el investigado por correo electrónico que hayan sido recibidos dentro de los términos señalados en este Reglamento, por el Presidente de AMV o el Secretario del Tribunal Disciplinario, según corresponda, siempre y

investigado por correo electrónico que hayan sido recibidos dentro de los términos señalados en este Reglamento, por el Presidente de AMV o el Secretario del Tribunal Disciplinario, según corresponda, siempre y cuando el documento físico sea enviado por correo certificado a más tardar el día hábil siguiente a la fecha del envío del correo electrónico respectivo”.entiende sin pe rjuicio del cumplimiento de los términos procesales aplicables en cada caso para efectos de la presentación de cada una de las actuaciones.

Si el proceso disciplinario se encuentra en la etapa de investigación, deberá remitirse a la dirección electrónica disciplina@amvcolombia.org.co.

Si el proceso disciplinario se encuentra en la etapa de decisión, deberá remitirse a la dirección electrónica tribunal@amvcolombia.org.co.

Cuarto. Se recuerda a los investigados y apoderados que es su responsabilidad mantener actualizada su dirección de notificaciones (física y/o electrónica), razón por la cual, en caso de que se presente cualquier cambio en la dirección que han registrado para tales efectos, deben comunicar tal situación oportunamente a AMV en el caso de procesos en etapa de investigación , o a la Secretaría del Tribunal Disciplinario, en el caso de procesos en etapa de decisión. Para tal fin podrán usar cualquiera de los canales referidos en el numeral anterior.

Finalmente se precisa las líneas telefónicas dispuestas a través de las extensiones de los funcionarios de AMV, continuarán funcionando con total normalidad.

La presente carta circular rige a partir del lunes 11 de mayo de 2020.

Cordialmente,

Michel Janna Gandur Presidente