AMV - Carta circular 108 de 2020

Carta Circular No. 108 de 2020

Para: Representantes legales de las entidades autorreguladas en Valores de AMV , personas naturales vinculadas al esquema de autorregulación en valores.

Fecha: 11 de septiembre de 2020

Asunto: Modificación a la Carta Circular Única de Autorregulación en

Valores

Con el objetivo armonizar las normas de funcionamiento del Comité de Control Interno y Compliance con las de otros comités de industria y fortalecer sus normas de gobierno corpo rativo, el Presidente de AMV, e n ejercicio de las funciones establecidas en el Reglamento de AMV1, imparte la siguiente instrucción:

Primero: Modificar el Capítulo 1 del Título 2 de la Parte 1 para adicionar normas de funcionamiento y gobierno corporativo del Comité de Control Interno y

Compliance. El nuevo texto es el siguiente:

TÍTULO 2 - GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN

Capítulo 1Comité de Control Interno y Compliance

Con el fin de fortalecer las actividades preventivas y educativas del mercado de valores, el Autorregulador del Mercado de Valores ha considerado oportuno conformar un Comité de Control Interno y Compliance. Esta decisión ha sido adoptada como respuesta a sugerencias de participantes de la industria, con ocasión del trabajo que en materia de Control Interno ha venido desarrollando AMV.

El propósito fundamental de dicho Comité es contar con un espacio para que la industria pueda adelantar un proceso de discusión y evaluación acerca de los mecanismos de control establecidos en relación con la actividad de intermediación de valores. Igualmente, dicho cuerpo es un escenario para la formulación de recomendaciones

para que la industria pueda adelantar un proceso de discusión y evaluación acerca de los mecanismos de control establecidos en relación con la actividad de intermediación de valores. Igualmente, dicho cuerpo es un escenario para la formulación de recomendaciones que permitan fortalecer las políticas e instrumentos de verificación y seguimiento de las operaciones celebradas en el mercado de valores.

1 Reglamento de AMV. Artículo 12. Funciones del Presidente . “En adición a las funciones establecidas en los Estatutos, corresponde al Presidente, directamente, o a través de las Vicepresidencias de AMV: (…) t. Emitir cartas circulares; (…)”.Página 2 de 5

Este Comité funcionará con base en las siguientes reglas:

1. Funciones: a) Discutir y evaluar estándares de control relacionados con la intermediación de valores y divisas; b) Formular recomendaciones para fortalecer políticas de verificación y seguimiento de operaciones celebradas en el mercado de valores y divisas; c) Presentar al Consejo Directivo informes especial es o recomendaciones que estime pertinente en relación con el tema de su competencia; d) Proponer al Consejo Directivo modificaciones a los reglamentos de AMV por intermedio del Presidente de AMV; e) Evaluar y realizar, cuando se considere oportuno, comentarios a los proyectos de regulación del Ministerio de Hacienda, la Superintendencia Financiera de Colombia o cualquier otra entidad estatal; f) Adoptar su plan de trabajo anual, en el que se indicarán los objetivos y resultados esperados, así como el cronograma anu al de reuniones ordinarias, y la metodología que se utilizará para evaluar el estado de la regulación, identificar aspectos en que se considere necesario realizar

resultados esperados, así como el cronograma anu al de reuniones ordinarias, y la metodología que se utilizará para evaluar el estado de la regulación, identificar aspectos en que se considere necesario realizar modificaciones regulatorias y formular las propuestas respectivas ante el Consejo Directivo. Dicho plan deberá ser informado al Consejo Directivo. g) Presentar un informe de gestión al Consejo Directivo de forma semestral relacionando, entre otros aspectos relevantes, los temas objeto de evaluación o estudio, el resultado del análisis, los proyectos de regulación, los temas de mayor relevancia a ser estudiados en un futuro y las actividades adelantadas para dar cumplimiento a sus funciones; h) Realizar estudios especiales y presentar sus recomendaciones al Consejo Directivo; i) Las demás que establezca el Consejo Directivo de AMV. j) Darse su propio reglamento.

2. Integrantes El Comité de Control Interno y Compliance estará conformado por nueve (9) miembros, uno de los cuales será un funcionario de AMV designado por el Presidente de AMV. Los ocho (8) restantes, junto con un mínimo de dos (2) suplentes, serán elegidos por el Consejo Directivo para periodos de dos (2) años y podrán ser reelegidos. En el proceso de postulación y elección de miembros del Comité se buscará contar con personas responsables de las áreas de control interno y/o compliance de los intermediarios de valores, o personas vinculadas a los intermediarios con especial interés y conocimientos en la materia.

Igualmente, se buscará en lo posible que al finalizar un periodo no exista un relevo de la totalidad de los miembros del Comité.Página 3 de 5

Los miembros suplentes del Comité remplazarán a los miembros

Igualmente, se buscará en lo posible que al finalizar un periodo no exista un relevo de la totalidad de los miembros del Comité.Página 3 de 5

Los miembros suplentes del Comité remplazarán a los miembros principales únicamente en caso de faltas absolutas de éstos.

Con el fin de conformar el Comité de Control Interno, las personas naturales vinculadas interesadas en participar deben enviar sus postulaciones cuando así lo solicite AMV mediante convocatoria pública, adjuntando los documentos requeridos en dicha convocatoria, junto con su hoja de vida. El Comité de Gobierno Corporativo y Nominaciones del Consejo Directivo de AMV evaluará las postulaciones, velando por una amplia representación de cada uno de los sectores de la industria. El Consejo Directivo podrá remover y reemplazar a un integrante del Comité de Control Interno y Comp liance cuando no cumpla con sus funciones. Cuando se presente una falta absoluta de un miembro del Comité de Control Interno y Compliance, el Consejo Directivo elegirá como reemplazo a uno de los miembros suplentes, quien actuará hasta que se termine el periodo correspondiente.

Los miembros del Comité de Control Interno y Compliance actúan en representación del mercado y de la industria en general. No son representantes institucionales o gremiales.

3. Requisitos Los miembros del Comité de Control Interno y C ompliance deberán

cumplir los siguientes requisitos: a. Ser persona natural vinculada a un miembro; b. Ser mayor de veinticinco (25) años; c. Tener experiencia mínima de tres (3) años en temas de control interno asociados con la actividad de intermediación del mercado de valores y/o compliance, riesgos o temas afines.

b. Ser mayor de veinticinco (25) años; c. Tener experiencia mínima de tres (3) años en temas de control interno asociados con la actividad de intermediación del mercado de valores y/o compliance, riesgos o temas afines. d. No haber sido sancionado, dentro de los dos (2) años inmediatamente anteriores a la elección o durante el ejercicio de su cargo, con multa o suspensión impuesta por la Superintendencia Financiera de Colombia, un organismo de autorregulación, un administrador de mercado y/o una bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities. e. No haber sido sancionado con pena de expulsión o su equivalente impuesta por un organismo de autorregulación o un administrador de mercado, una bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities.

4. Facultades:

El Comité de Control Interno y Compliance podrá:

a) Solicitar al Presidente de AMV la realización de los estudios especiales que sean necesarios para el desarrollo de sus funciones, para lo cual sePágina 4 de 5

deberá tener en cuenta la importancia del tema, el presupuesto de AMV, así como la forma en que tal solicitud pueda afectar el estudio de otros asuntos por parte de la misma. El Presidente de AMV estudiará la viabilidad de tal solicitud y decidirá la forma en que ésta puede ser atendida de conformidad con tales criterios; b) Discutir mecanismos para evitar la ocurrencia de infracciones y malas prácticas de Mercado; c) Conformar subcomités de trabajo para realizar estudios o evaluaciones específicas, cuando se considere necesario; d) Invitar a funcionarios de AMV y a terceros a sus reuniones;

prácticas de Mercado; c) Conformar subcomités de trabajo para realizar estudios o evaluaciones específicas, cuando se considere necesario; d) Invitar a funcionarios de AMV y a terceros a sus reuniones; e) Designar a uno o varios de sus integrantes para que asista, previa invitación, a las reuniones de alguno de los dos comités de miembros, en los cuales se discutan temas relacionados con aquellos a cargo del Comité; y f) Realizar las demás actividades necesarias para cumplir sus funciones

5. Presidente Las reuniones estarán moderadas por un Presidente, el cual será elegido por los miembros del Comité.

6. Secretaría del Comité De las reuniones del Comité se levantarán actas que serán firmadas por su Presidente y su Secretario. Actuará como secretario del Comité el miembro que sea elegido para el efecto entre los integrantes del Comité o el funcionario de AMV que designe el Comité.

7. Reuniones El Comité de Control Interno y Compliance se reunirá de forma ordinaria por lo menos seis veces al año, de las cuales por lo menos una reunión deberá llevarse a cabo en cada semestre calendario, el día y la hora acordados por sus integrantes en el cronograma de reuniones correspondiente. La convocatoria a las reuniones se hará con no menos de cinco (5) días calendario de anticipación a la fecha de la reunión.

Igualmente, el Comité se reunirá de forma extraordinaria cuando sea convocados por el Consejo Directivo, el Presidente de AMV, o cuando lo soliciten no menos de tres (3) de sus miembros, a través de correo electrónico dirigido al secretario del Comité. También se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocatoria,

lo soliciten no menos de tres (3) de sus miembros, a través de correo electrónico dirigido al secretario del Comité. También se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocatoria, cuando se hallaren presentes la totalidad de sus miembros.

Las reuniones del Comité podrán ser no presenciales. Para tal efecto, se considerará que habrá reunión cuando por cualquier medio todos los miembros del Comité puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. Igualmente, podrán celebrarse reuniones en losPágina 5 de 5

términos y condiciones que para el efecto señala el artículo 20 de la Ley 222 de 1995.

8. Confidencialidad Las discusiones, opiniones o información que aporten los miembros del Comité en el desarrollo de sus funciones serán de carácter confidencial.

Los miembros, funcionarios de AMV y los invitados a las reuniones no podrán compartir tales discusiones, opiniones o información con terceros.

9. Gobierno Corporativo El Comité de Control Interno y Compliance adoptará las normas de Gobierno Corporativo que expida AMV y que le sean aplicables a los comités de miembros.

10. Quorum y mayorías El quorum en las reuniones del Comité lo constituirá la asistencia de por lo menos la mitad más uno de sus integrantes. Las decisiones se tomarán por mayoría simple, la cual equivaldrá a la mitad más uno de los votos de los integrantes que se encuentren presentes en la respectiva sesión.

Cada uno de los integrantes del Comité tendrá un (1) voto.

11. Imposibilidad de reelección

por mayoría simple, la cual equivaldrá a la mitad más uno de los votos de los integrantes que se encuentren presentes en la respectiva sesión. Cada uno de los integrantes del Comité tendrá un (1) voto.

11. Imposibilidad de reelección Cuando un integrante se ausente por más de cuatro (4) veces a las reuniones del Comité, incluidas las reuniones extraordinarias que hayan sido convocadas con no menos de tres (3) días de antelación, no será tenido en cuenta para la reelección.

Las modificaciones introducidas rigen a partir de la fecha de su expedición , con excepción de las normas relacionadas con el número de miembros del Comité y su periodo de elección, que entrarán a regir a partir del primero de enero de 2021.

El nuevo texto de la Carta Circular Única de Autorregulación en Valores lo podrá consultar en: www.amvcolombia.org.co > Normativa y buenas prácticas > Normativa del mercado de valores y divisas > Cartas Circulares > Mercado de valores.

Cordialmente,

(Original firmado por) Michel Janna Gandur Presidente