AMV - Carta circular 114 de 2021

Carta Circular No. 114 de 2021

Para: Representantes legales de las entidades autorreguladas en Valores de AMV , personas naturales vinculadas al esquema de autorregulación en valores y público en general.

Fecha: 2 de septiembre de 2021

Asunto: Modificación a la Carta Circular Única Autorregulación en

Valores.

Con el objetivo de brindar mayor eficiencia a los procesos disciplinarios adelantados por AMV , desarrollar aspectos operativos de algunas reglas establecidas a través de la reforma introducida al Reglamento y contribuir a la eficiencia en la recopilación, análisis y administración de la información que realiza AMV, el Presidente de AMV en ejercicio de sus funciones 1, imparte las s iguientes instrucciones que modifican la Circular Única de Autorregulación en Valores (Carta Circular 96 de 2019).

Primero: Modificar el numeral 2.3. del Capítulo 2 del Título 4 de la Parte 1 de la Circular Única de Autorregulación en Valores, cuyo texto será el siguiente:

2.3. Decisión sobre la denuncia

Una vez presentada la denuncia, AMV evaluará la misma y decidirá si existe competencia y/o mérito para iniciar una indagación preliminar en relación con los hechos, para lo cual tendrá en cuenta el principio de oportunidad y demás principios y criterios establecidos en la Política de Supervisión y Disciplina de AMV.

En caso de que AMV decida iniciar una indagación preliminar en relación con los hechos denunciados, podrá comunicar de tal situación al denunciante cuando su identidad haya sido revelada, limitándose a informar el sentido de tal decisión. En

En caso de que AMV decida iniciar una indagación preliminar en relación con los hechos denunciados, podrá comunicar de tal situación al denunciante cuando su identidad haya sido revelada, limitándose a informar el sentido de tal decisión. En ningún caso AMV suministrará al denunciante información acerca de los hechos evidenciados, la identidad de las personas que pudieran haber participado en ellos, ni ninguna otra circunstancia propia del proceso disciplinario.

De conformidad con los criterios y principios establecidos en su Política de Supervisión y Disciplina, AMV podrá gestionar los hechos conocidos a través del canal de denuncias mediante la adopción de las herramientas preventivas allí establecidas.

1 Reglamento de AMV. Artículo 12. Funciones del Presidente . “En adición a las funciones establecidas en los Estatutos, corresponde al Presidente, directamente, o a través de las Vicepresidencias de AMV: (…) t. Emitir cartas circulares; (…)”.Página 2 de 21

De conformidad con lo previsto en el artíc ulo 37.5 del Reglamento de AMV , las personas naturales vinculadas que actúen como denunciantes de otros sujetos de autorregulación, podrán solicitar que su identidad no sea revelada.

De igual manera señala la norma que las denuncias recibidas de forma an ónima y aquellas en las que el denunciante solicite la protección de su identidad, no constituyen por sí mismas prueba de los hechos o de la responsabilidad de los sujetos de autorregulación, sin perjuicio de que a partir de ellas se pueda encauzar la actividad probatoria.

De conformidad con lo anterior, en los casos en que como consecuencia de una

sujetos de autorregulación, sin perjuicio de que a partir de ellas se pueda encauzar la actividad probatoria.

De conformidad con lo anterior, en los casos en que como consecuencia de una denuncia anónima o interpuesta por una persona que ha solicitado protección de su identidad, AMV tome la decisión de iniciar una indagación preliminar que, a su turno, concluya con la remisión del caso a la Gerencia de Disciplina para dar inicio a un proceso disciplinario, se remitirá a esa Gerencia copia de la denuncia en el caso de haber sido recibida por escrito, sin incluir los datos que permitan identificar al denunciante.

En caso de que tal tipo de denuncias hayan sido recibidas por línea telefónica o video conferencia, se remitirá a la Gerencia de Disciplina la trascripción de la comunicación omitiendo exclusivamente los datos que permitieran identificar a l denunciante.

Segundo: Modificar el numeral 3.4. del Capítulo 3 del Título 4 de la Parte 1 de la Circular Única de Autorregulación en Valores, cuyo texto será el siguiente:

3.4. Resolución de la petición

Las peticiones que tengan por objeto requerir información, examinar y requerir copias de documentos sujetos a reserva serán tramitadas por la Secretaría Jurídica de AMV y/o la Gerencia de Estrategia y Riesgos.

Las peticiones sobre certificados de sanciones interpuestas por AMV podrán se r presentadas por cualquier persona , y se expedirán con sujeción a las reglas de vigencia de publicación establecidas en el artículo 95 del Reglamento de AMV.

De acuerdo con lo dispuesto en el mismo artículo , cuando la información sobre sanciones o certificación de antecedentes disciplinarios sea requerida por

vigencia de publicación establecidas en el artículo 95 del Reglamento de AMV.

De acuerdo con lo dispuesto en el mismo artículo , cuando la información sobre sanciones o certificación de antecedentes disciplinarios sea requerida por cualquier autoridad en ejercicio de sus competencias legales, AMV revelará la información sobre todas las decisiones sancionatorias sin sujeción a ninguna restricción temporal.

De conformidad con lo previsto en el parágrafo tercero del artículo 12 de Reglamento de AMV, t ratándose de información sobre procesos disciplinarios en curso solicitada por particulares, la certificación correspondiente será emitida únicamente cuando la petición sea formulada por escrito por el investigado oPágina 3 de 21

imputado, directamente o por conducto de apoderado, o cuando cualquiera de ellos autorice la entrega de información a terceros.

La anterior se entiende sin perjuicio de las facultades asignadas al Presidente de AMV para divulgar de manera excepcional información sobre procesos en curso , cuando quiera que se pres ente cualquiera de los eventos previstos en el artículo 96 del Reglamento de AMV.

Las peticiones de consulta de interés general o particular serán tramitadas por la Gerencia de Regulación, sin embargo, cuando el objeto de las mismas esté relacionado con el proceso de certificación o la modalidad de certificación procedente, éstas serán tramitadas por la Gerencia de Certificación, según lo dispuesto en el parágrafo primero del artículo 128 del Reglamento de AMV2.

Respecto a las peticiones de consulta, AMV sólo será competente frente a las normas de autorregulación.

dispuesto en el parágrafo primero del artículo 128 del Reglamento de AMV2.

Respecto a las peticiones de consulta, AMV sólo será competente frente a las normas de autorregulación.

Tercero: Modificar los numerales 3.5. y 3.6 del Capítulo 3 del Título 1 de la Parte 2 de la Circular Única de Autorregulación en Valores, cuyos textos serán los

siguientes:

3.5. Deber de remitir información sobre vínculos de clientes

Los IMV que se encuentren autorizados para celebrar operaciones sobre valores por cuenta de terceros deberán diligenciar y remitir el siguiente cuadro a AMV, por intermedio de su representante legal y de manera trimestral, con el fin de reportar los client es que de conformidad con su perfil de riesgo tengan la posibilidad de realizar las operaciones aquí referidas, cuando presenten uno o más de los vínculos establecidos en el numeral 3° del artículo 2.36.3.3.2 del Decreto 2555 de 2010.

Nombre del Inversioni sta Número de identificaci ón del inversionist a Nombre de quien deba ser considera do un mismo tercero respecto del inversionist a Número de identificaci ón del tercero Tipo de vínculo Especificar el tipo de vínculo que genera la relación de un mismo tercero

2 Reglamento de AMV. Artículo 128. Modalidades de certificación. (…) Parágrafo primero: En caso de existir duda

Especificar el tipo de vínculo que genera la relación de un mismo tercero

2 Reglamento de AMV. Artículo 128. Modalidades de certificación. (…) Parágrafo primero: En caso de existir duda sobre la modalidad y especialidad en la que se debe certificar una persona, la persona o la entidad a la cual se encuentra vinculada podrá consultar a la Gerencia de Certificación e Información, con el fin de que indique en que modalidad y especialidad debe certificarse de conformidad con las funciones que desempeña o pretende desempeñar”.Página 4 de 21

Nombre y apellido o Razón social Nit (Sin puntos, ni comas, ni espacios y guion antes del dígito de verificació n)

Otros tipos de identificaci ón (Sin puntos, ni comas, ni espacios) Nombre y apellido o Razón social Nit (Sin puntos, ni comas, ni espacios y guion antes del dígito de verificació n)

Otros tipos de identificaci ón (Sin puntos, ni comas, ni espacios) Seleccione i, ii, o iii dependien do del criterio que determine la existencia de un vínculo como mismo tercero, de acuerdo con el numeral 3 del artículo 2.36.3.3.2 del Decreto Único. Del criterio escogido en la anterior columna,

tercero, de acuerdo con el numeral 3 del artículo 2.36.3.3.2 del Decreto Único. Del criterio escogido en la anterior columna, determine cuál es el vínculo generador de la relación de un mismo tercero, de acuerdo con el numeral 3 del artículo 2.36.3.3.2 del Decreto Único.

(Ejemplo: Para el criterio i los vínculos pueden ser: operacion es realizadas con una misma persona jurídica, con su matriz, o con sus subordinad as, o las subordinad as de la matriz o sus accionistas controlante s. Incluya todos los clientes que representan un mismo tercero, independientemente de que a la fecha tengan o no posiciones abiertas.Página 5 de 21

Esta información se debe remitir durante los primeros 10 días hábiles de los meses de enero, abril, julio y octubre, únicamente si durante el trimestre calendario anterior el IMV ejecutó operaciones repo, simultáneas o TTV por cuenta de terceros.

La info rmación reportada debe contener los datos de todos los clientes que presenten uno o más de los vínculos establecidos en el numeral 3° del artículo 2.36.3.3.2 del Decreto 2555 de 2010.

Con el fin de facilitar su almacenamiento y análisis, la información so bre vínculos de clientes se debe allegar en medio electrónico, en formato Excel, sin clave ni

2.36.3.3.2 del Decreto 2555 de 2010.

Con el fin de facilitar su almacenamiento y análisis, la información so bre vínculos de clientes se debe allegar en medio electrónico, en formato Excel, sin clave ni protección que impida ser seleccionada y/o copiada.

3.6. Otras disposiciones

En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 36.7 del Reglamento de AMV 3, los IMV deberán adoptar políticas, procedimientos y una gestión de control interno adecuada para adelantar el monitoreo sobre el cumplimiento de los límites de que trata el artículo 2.36.3.3.2 del Decreto 2555 de 2010. Para el efecto, los IMV deberán req uerir a los terceros por cuenta de quienes actúan, la información necesaria que permita identificar los vínculos a que hace el numeral 3° ibídem4.

Una vez el AMV conozca el incumplimiento de alguno de los límites establecidos en el artículo 2.36.3.3.2 de l Decreto 2555 de 2010, evaluará la procedencia de iniciar un proceso disciplinario atendiendo los criterios establecidos en la Política de Supervisión y Disciplina de AMV, disponible en el portal de internet de AMV www.amvcolombia.org.co, en la sección “Normativa y buenas prácticas”, sub sección “Buenas prácticas”, en el vínculo “Documentos de política”.

De conformidad con lo previsto en el numeral 2 del Capítulo IV del Título I de la Parte 1 de la Circular Bá sica Jurídica de la Superintendencia Financiera de

3 Reglamento de AMV. Artículo 36.7 Políticas y procedimientos. “Los miembros deberán contar con políticas y

Parte 1 de la Circular Bá sica Jurídica de la Superintendencia Financiera de

3 Reglamento de AMV. Artículo 36.7 Políticas y procedimientos. “Los miembros deberán contar con políticas y procedimientos relativos a las actividades de intermediación de valores, y que sean acordes con la normatividad vigente, (…) las Cartas Circulares qu e AMV expida para el efecto. Todas las políticas y procedimientos deben estar debidamente documentados y ser aprobados por la Junta Directiva de la entidad o quien haga sus veces. Las disposiciones contenidas en estas políticas y procedimientos son de obligatorio cumplimiento por parte de las personas naturales vinculadas, y es deber de cada miembro velar por su adecuada implementación y cumplimiento, sin perjuicio de las facultades de supervisión y disciplina que tienen AMV y la SFC. El Autorregulador del Mercado de Valores podrá pronunciarse sobre las políticas y procedimientos de los miembros”. 4 Decreto 2555 de 2010. Artículo 2.36.3.3.2. (…) “i. Operaciones realizadas con una misma persona jurídica, así como, aquellas celebradas con su matriz o con sus subordinadas, o las subordinadas de la matriz o sus accionistas controlantes, en los términos de los artículos 260 y 261 del Código de Comercio. ii. Operaciones realizadas con una misma persona natural además de las operaciones realizadas con ésta, aquellas celebradas con su cónyuge, compañero o compañera permanente, sus hijos, padres, hermanos, abuelos, nietos y con los parientes hasta el segundo grado de afinidad. Igualmente, aquellas celebradas con personas jurídicas respecto de las cuales la persona natural, su cónyuge, compañero o compañera permanente o los parientes indicados en el inciso anterior,

segundo grado de afinidad. Igualmente, aquellas celebradas con personas jurídicas respecto de las cuales la persona natural, su cónyuge, compañero o compañera permanente o los parientes indicados en el inciso anterior, tengan más del 50% del capital ya se directa o indirectamente. iii. Las celebradas con sociedades subordinadas a las personas jurídicas mencionadas en el inciso anterior”.Página 6 de 21

Colombia, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 36.6 del Reglamento de AMV5, los IMV deben contar con políticas, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación que permitan un adecuado cumplimiento de la normatividad aplicable.

Para los efectos de la remisión de información requerida en presente capítulo, se encuentra habilitado el correo electrónico monitoreo@amvcolombia.org.co

Cuarto: Adicionar el Capítulo 6 al Título 1 de la Parte 2 de la Circular Única de Autorregulación en Valores con el siguiente texto:

Capítulo 6 – Obligaciones de Reporte de los Órganos de Control de los IMV

El Sistema de Control Interno (SCI) de los intermediarios, es la primera capa de supervisión del mercado. Los órganos que hacen parte del SCI tienen asignadas, en virtud de la normatividad aplicable, funciones de seguimiento y control en torno al cumplimiento de las normas del mercado de valores.

De conformidad con lo anterior, y con el propósito de estimular y contribuir a la elevación de los estándares de l as actividades de los órganos de control interno de los miembros autorregulados, AMV apoyará algunas de sus actividades de supervisión a partir de los resultados de las evaluaciones realizadas por dichos órganos de control.

elevación de los estándares de l as actividades de los órganos de control interno de los miembros autorregulados, AMV apoyará algunas de sus actividades de supervisión a partir de los resultados de las evaluaciones realizadas por dichos órganos de control.

Para tal efecto y con el fin de garantizar la coordinación adecuada de actividades e intercambio de información entre AMV y los órganos de control de los intermediarios de valores, estos deberán remitir a AMV los reportes que se detallan a continuación.

6.1 Auditor Interno

El numeral 6 .1.4. del Capítulo IV, del Título I, de la Parte 1 de la Circular Básica Jurídica de la SFC, regula el rol de la Auditoría Interna, en el marco del funcionamiento del SCI de las entidades vigiladas por esa Superintendencia. Dicha norma establece como principales funciones y/o responsabilidades del Auditor Interno, entre otras, las siguientes:

a. Elaborar el plan anual de auditoría antes de finalizar el año anterior y darle estricto cumplimiento.

b. Realizar una evaluación detallada de la efectividad y adecuación del SCI, en las áreas y procesos de la organización que resulten relevantes.

5 Reglamento de AMV. Artículo 36.6. Cultura de cumplimiento y control interno. “Los miembros deberán contar con los recursos humanos, tecnológicos y de información necesarios para adelantar una gestión de control interno adecuada, teniendo en cuenta la naturaleza de las actividades de intermediación que adelante”.Página 7 de 21

c. Evaluar tanto las transacciones como los procedimientos de control involucrados en los diferentes procesos o actividades de la entidad, en aquellos aspectos que considere relevantes.

c. Evaluar tanto las transacciones como los procedimientos de control involucrados en los diferentes procesos o actividades de la entidad, en aquellos aspectos que considere relevantes.

d. Revisar los procedimientos adoptados por la administración para garantizar el cumplimiento con los requerimientos legales y regulatorios, códigos internos y la implementación de políticas y procedimientos.

e. Verificar la eficacia de los procedimientos adoptados por la administración para asegurar la confiabilidad y oportunidad de los reportes remitidos a la SFC y demás órganos de control.

f. Adelantar las investigaciones especiales que considere pertinentes, dentro del ámbito de su competencia, p ara lo cual debe contar con la colaboración de expertos en aquellos temas en que se requiera.

g. Presentar a la junta directiva, por lo menos al cierre de cada ejercicio, un informe acerca de los resultados de su labor, incluyendo, entre otros aspectos, las deficiencias detectadas en el SCI.

El responsable del área que al interior de cada IMV cumpla con el rol y las funciones establecidas en el numeral 6.1.4. de la referida Circular, deberá remitir a AMV la siguiente información:

a. Cuando quiera que en el desarrollo de sus funciones se adviertan situaciones materiales de incumplimientos o falencias en relación con las políticas, procedimientos y/o controles asociados a actividades autorreguladas, se deberá remitir a AMV copia de los informes que sean presentados al Comité de Au ditoría o la Junta Directiva al respecto, junto con el plan de acción que se haya definido para abordar la situación.

b. Cuando se considere pertinente adelantar investigaciones especiales en temas relacionados con el desarrollo de actividades autorreguladas, los

con el plan de acción que se haya definido para abordar la situación.

b. Cuando se considere pertinente adelantar investigaciones especiales en temas relacionados con el desarrollo de actividades autorreguladas, los resultados de tales investigaciones deben ser puestos en conocimiento de AMV una vez hayan sido conocidos por la Junta Directiva y ésta haya emitido un pronunciamiento sobre el particular6.

c. Tratándose de entidades que dentro del año calendario inmediatamente anterior hayan sido objeto de herramientas preventivas o sanciones relacionadas con el funcionamiento del SC I, deberán remitir dentro del primer mes del año siguiente el Plan Anual de Auditor ía previsto para el ejercicio correspondiente.

6 Cfr. Numeral 6.1.4.2.2.7.8 del Capitulo IV Título I Parte I de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia.Página 8 de 21

d. Disposición transitoria. Dentro de los 3 meses siguientes a la entrada en vigencia de esta norma, el responsable del área que al interior de cada IMV cumpla con el rol y las funciones establecidas en el numeral 6.1.4. de la referida Circular, deberá remiti r a AMV la descripción de la estructura del Sistema Control Interno del IMV.

Quinto: Incorporar la Parte 3 al contenido actual de la Circular Única de Autorregulación en Valores, en los siguientes términos:

PARTE 3. Proceso Disciplinario

Capítulo 1 - Representación de los Investigados e Imputados

1.1. Poderes. Los poderes especiales para representar a un investigado o imputado en un proceso disciplinario, se presumirán auténticos y no requerirán de presentación personal o reconocimiento.

1.1. Poderes. Los poderes especiales para representar a un investigado o imputado en un proceso disciplinario, se presumirán auténticos y no requerirán de presentación personal o reconocimiento.

En el poder se indicará expresamente la dirección de correo electrónico del apoderado, que deberá coincidir con la inscrita en el Registro Nacional de Abogados.

Igualmente el poder deberá señalar expresamente el alcance de las facultades conferidas al apoderado, en particular, si este puede solicitar acuerdos de terminación anticipada y/o beneficios por colaboración.

1.2. Defensores de Oficio. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 94 del Reglamento de AMV, cuando el investigado no comparezca al proceso luego de haberse surtido el trámite de notificación del auto de apertura de la investigación en el proceso general, o del pliego de cargos en el proceso abreviado, el Presidente de AMV, o el Vicepresidente de Investigación y Disciplina, o el Gerente de Disciplina , en el primer caso, o el Secretario del Tribunal Disciplinario , en el segundo, procederán a designarle un defensor de oficio, con quien se surtirá la notificación personal.

1.3. Lista de defensores de oficio. Para conformar la lista para la designación de defensores de oficio de que trata el artículo 94 del Reglamento de AMV, se tendrán en cuenta a los abogados que cumplan las siguientes condiciones:

a. Haber actuado ante AMV en calidad de apoderados en p rocesos disciplinarios. Para tal propósito se tendrán en cuenta a los apoderados de confianza, así como los defensores de oficio b. Haber aceptado la invitación formulada por AMV para hacer parte de la

disciplinarios. Para tal propósito se tendrán en cuenta a los apoderados de confianza, así como los defensores de oficio b. Haber aceptado la invitación formulada por AMV para hacer parte de la lista de defensores de oficio.

Junto con los profesionales que hayan aceptado la invitación mencionada en precedencia, podrán incluirse en la misma lista a abogados que , a pesar de cumplir la condición señalada en el literal a. anterior, se ofrezcan para tal efecto.Página 9 de 21

Lo anterior , siempre que acrediten conocimiento y experiencia en derecho disciplinario y en mercado de valores.

Para tal propósito los abogados que quieran postularse para hacer parte de la lista de defensores de oficio de AMV, deberán remitir la solicitud a la Vicepresidencia de Investigación y Disciplina o a la Gerencia de Disciplina de AMV y acreditar los siguientes requisitos:

a. Ser abogado titulado con especialización en derecho financiero, bursátil, sancionatorio, disciplinario o afines. b. Acreditar experiencia profesional en las mismas áreas de por lo menos 5 años.

En la definición del defensor a designar en un caso particular, se tendrá en cuenta el orden alfabético de sus apellidos, de modo tal que para cada proceso sea nombrado un abogado diferente que para el anterior, siguiendo el orden consecutivo.

La invitación para actuar en un caso concr eto como defensor de oficio se formulará por escrito. En caso de que el defensor elegido no acepte tal designación, se procederá a nombrar al siguiente en la lista.

En lo demás se seguirán las reglas establecidas en el artículo 94 del Reglamento de AMV.

designación, se procederá a nombrar al siguiente en la lista.

En lo demás se seguirán las reglas establecidas en el artículo 94 del Reglamento de AMV.

1.4. Honorarios de los Defensores de Oficio. De acuerdo con lo previsto en el artículo 94 del Reglamento de AMV, los honorarios de los defensores de oficio serán los definidos por el Consejo Directivo.

Capítulo 2 - Notificaciones

2.1. Reglas Generales. De conformidad con lo previsto en los artículos 37.4, 62, 74 y 93 del Reglamento AMV priorizará el uso de medios electrónicos para remitir a sus miembros y a las personas naturales vinculadas las comunicaciones y notificaciones que resul ten pertinentes en el marco del desarrollo de procesos disciplinarios.

2.2. Notificaciones a miembros de AMV. En armonía con lo previsto en el numeral anterior, y atendiendo lo dispuesto en el referido artículo 37.4, AMV ha solicitado a cada uno de sus miembros expresar su autorización en torno al uso de correos electrónicos para remitir comunicaciones, requerimi ento o notificaciones e identificar las direcciones electrónicas que deben ser usadas para el particular.

De conformidad con tal autorización, AMV y la Secretaría del Tribunal Disciplinario remitirán a la dirección electrónica identificada por cada uno de sus miembros, las comunicaciones y notificaciones que deban dirigirse a ellos en el curso de los procesos disciplinarios adelantados por esta Corporación.Página 10 de 21

Es responsabilidad de cada miembro mantener actualizada la información sobre los correos electrónicos que han definido como canal para recibir comunicaciones y notificaciones de AMV o del Tribunal Disciplinario.

Es responsabilidad de cada miembro mantener actualizada la información sobre los correos electrónicos que han definido como canal para recibir comunicaciones y notificaciones de AMV o del Tribunal Disciplinario.

Para actualizar esta información , en caso de presentarse cambios , se deben atender las siguientes instrucciones:

a. Tratándose de entidades que se encuentran vinculadas formalmente a un proceso disciplinario, por haber sido notificadas de un auto de apertura o un pliego de cargos, según corresponda, deberán informar de los cambios de la dirección electrónica a los siguientes correos electrónicos:

• Tratándose de procesos en etapa de investigación:

disciplina@amvcolombia.org.co

• Tratándose de procesos en etapa de decisión:

tribunal@amvcolombia.org.co

En estos eventos, la solicitud debe indicar de manera expresa si el cambio de dirección electrónica se debe tener en cuenta exclusi vamente para el desarrollo del proceso disciplinario en curso o para todas las actuaciones que surta AMV.

b. En el caso de entidades que no se encuentren vinculadas formalmente a un proceso disciplinario, los cambios en la dirección electrónica autorizada para remitir comunicaciones , requerimientos y notificaciones deberá n ser informados a su equipo SUPREMO y en adelante tal información será usada en el desarrollo de todas las funciones de AMV.

En cualquier caso, el cambio solo podrá ser solicitado por un representante legal de la entidad.

2.3. Notificaciones a personas naturales vinculadas. Para el cumplimiento de lo señalado en el numeral 2.1. precedente, en el caso de comunicaciones y notificaciones que deban dirigirse a personas naturales vinculadas se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones:

señalado en el numeral 2.1. precedente, en el caso de comunicaciones y notificaciones que deban dirigirse a personas naturales vinculadas se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 93 del Reglamento , AMV o la Secretaría del Tribunal Disciplinario según corresponda, tendrán en cuenta la última dirección conocida y priorizará el uso de las direcciones electrónicas registradas.

En el caso de personas naturales inscritas en el SIAMV, AMV o la Secretar ía del Tribunal Disciplinario, según corresponda, tendrán en cuenta para la r emisión de comunicaciones y notificaciones la dirección electrónica o postal que tenga registrada el sujeto de autorregulación en dicho sistema de información, salvo quePágina 11 de 21

la persona natural vinculada solicite expresamente que sea tenida en cuenta una dirección diferente.

Capítulo 3 - Consulta de expedientes y solicitud de copias

3.1. Consulta de expedientes de los procesos disciplinarios

Teniendo en consideración las reglas sobre reserva establecidas en el parágrafo segundo del artículo 60 del Reglamento de AMV, solamente tendrán acceso al expediente de los procesos disciplinarios las siguientes personas:

a. El sujeto del proceso disciplinario , a partir del momento en que sea vinculado formalmente al mismo, a través del auto de apertura o del pliego de cargos, según corresponda de acuerdo con la modalidad del proceso. b. El apoderado del investigado o imputado siempre que el poder debidamente otorgado haya sido incorporado al proceso. c. Los terceros que sean autorizados expresamente y por escrito por el investigado o imputado, o por su apoderado, bajo su directa y exclusiva responsabilidad.

otorgado haya sido incorporado al proceso. c. Los terceros que sean autorizados expresamente y por escrito por el investigado o imputado, o por su apoderado, bajo su directa y exclusiva responsabilidad. d. Los funcionarios de AMV y de la Secretar ía del Tribunal Disciplinario, así como los miembros del Tribunal que deban consultarlo para el ejercicio de sus funciones, en cada caso.

De conformidad con lo previsto en el parágrafo segundo del artículo 12 del Reglamento de AMV, en los procesos en curso en los que el investigado, imputado o su apoderado requieran consultar el expediente, AMV priorizará el uso de tecnologías de la información y de las comunicaciones para atender las solicitudes.

De no resultar posible acudir a tal tipo de mecanismos deberá concertarse una cita con los funcionarios de la Gerencia de Disciplina de AMV, tratándose de procesos en etapa de investigación, o con el secretario del Tribunal Disciplinario, si el proceso de encuentra en etapa de Decisión.

La cita podrá solicitarse de lunes a viernes, en días hábiles, en el horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. a tra vés de l as líneas telefónicas de AMV o por medio de los siguientes correos electrónicos:

Gerencia de Disciplina: disciplina@amvcolombia.org.co

Secretaría del Tribunal Disciplinario: tribunal@amvcolombia.org.co

Estas solicitudes deben formularse desde las direcciones electrónicas registradas en AMV por el solicitante. Recibido el correo electrónico a través del cual se requiera la cita, y previa verificación de