AMV - Carta circular 116 de 2021

FT_REG_004 VERSIÓN 1.1

Carta Circular No. 116 de 2021

Para: Representantes Legales de las entidades autorreguladas en Valores de AMV, personas naturales vinculadas al esquema de autorregulación en valores

Fecha: 21 de diciembre de 2021

Asunto: Instrucciones para la implementación de la normatividad para el desarrollo de la actividad de asesoría

A través del artículo 14° del Decreto 661 de 2018 y la Circular Externa 019 de 2021 de la Superintendencia Financiera de Colombia (en adelante la “SFC”) se estableció el régimen de transición para la entrada en vigor de las normas sobre la actividad de asesoría dispuestas en esos cuerpos normativos.

En tal sentido se dispuso que las entidades autorizadas para el desarrollo de la actividad de asesoría deben ajustarse a las instrucciones relacionadas con esta actividad a más tardar el 7 de octubre de 2022 y que correspondería a los organismos de autorregulación adelantar las actividades de supervisión necesarias respecto del proceso de ajuste e implementación correspondiente.

De conformidad con lo anterior, e l Presidente de AMV, en ejercicio de sus funciones1, imparte las siguientes instrucciones relacionadas con los procesos de ajuste e implementación de las disposiciones relativas al desarrollo de la actividad de asesoría en el mercado de valores por parte de los miembros autorregulados.

1. Implementación de la normatividad para el desarrollo de la actividad de asesoría

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 36.7 del Reglamento de AMV, las políticas y procedimientos de los miembros autorregulados d eben estar

1. Implementación de la normatividad para el desarrollo de la actividad de asesoría

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 36.7 del Reglamento de AMV, las políticas y procedimientos de los miembros autorregulados d eben estar debidamente documentadas y ser aprobadas por la Junta Directiva . Asimismo, corresponderá a cada miembro velar por su adecuada implementación y cumplimiento.

1 Reglamento de AMV, artículo 12 - Funciones del Presidente: “ En adición a las funciones establecidas en los Estatutos, corresponde al Presidente, directamente, o a través de las Vicepresidencias de AMV: (…) t. Emitir cartas circulares”.FT_REG_004 VERSIÓN 1.1

En desarrollo del deber precitado, las Juntas Directivas deberán designar a un comité responsable de llevar a cabo la implementación de las disposiciones previstas en el Decreto 2555 de 2010 y en la Circular Básica Jurídica relacionadas con la actividad de asesoría.

2. Definición de un plan de trabajo para la implementación de la normatividad para el desarrollo de la actividad de asesoría.

El comité designado por la Junta Directiva deberá definir un plan de trabajo detallado que establezca las fases en las que se implementará la normatividad para el desarrollo de la actividad de asesoría. Dicho plan de trabajo deberá incluir, como mínimo, lo siguiente:

a) Evaluación de la normatividad de la actividad de asesoría, con el objetivo de identificar los impactos de cara a las actividades desarrolladas por la entidad, incluida la definición acerca de si ejercerá la actividad de asesoría como servicio principal.

b) Identificación de cada una de las actividades que se desarrollarán para

de identificar los impactos de cara a las actividades desarrolladas por la entidad, incluida la definición acerca de si ejercerá la actividad de asesoría como servicio principal.

b) Identificación de cada una de las actividades que se desarrollarán para efectos de implementar la normatividad, y el cronograma previsto para el desarrollo de cada actividad.

c) Procesos de revisión de las políticas vigentes, con el objetivo de identificar los proce dimientos impactados, identificando en cada caso los responsables de la revisión y elaboración de las propuestas de ajustes que se presentarán a consideración de la junta directiva.

d) Actividades y cronograma previsto para el ajuste de las políticas y procedimientos impactados, incluidos los procesos para garantizar que los profesionales que tengan vigente la certificación en las modalidades que permiten brindar asesoría, apliquen y culminen los esquemas de renovación de la capacidad técnica y/o profesional en lo relacionado con el desarrollo de la actividad de asesoría, antes del 7 de octubre de 2022.

e) Diseño e implementación de los procedimientos de monitoreo y control que se aplicarán a partir del 7 de octubre de 2022 con el propósito de controlar el adecuado cumplimiento de las normas y procedimient os asociadas al desarrollo de la actividad de asesoría.

f) Identificación del impacto en el Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO) y determinación de los ajustes requeridos.

g) Evaluación y determinación de los ajustes requeridos en el Sistema de Atención al Consumidor Financiero e identificación del ajuste e implementación de las herramientas electrónicas para el cumplimiento de

Operativo (SARO) y determinación de los ajustes requeridos.

g) Evaluación y determinación de los ajustes requeridos en el Sistema de Atención al Consumidor Financiero e identificación del ajuste e implementación de las herramientas electrónicas para el cumplimiento de la normatividad vigente en la actividad de asesoría.FT_REG_004 VERSIÓN 1.1

El comité designado deberá presentar el plan de trabajo a la Junta Directiva. Dicho órgano deberá aprobarlo a más tardar en febrero de 2022.

3. Informes periódicos a la Junta Directiva

Una vez aprobado el plan de trabajo por parte de la Junta Directiva, el comité designado deberá presentar un informe mensual ante dicho órgano de dirección, en el que dé cuenta del avance de las actividades establecidas en el plan de trabajo, así como de posibles retrasos o incumplimientos al cronograma aprobado junto con las medidas correctivas que sean necesarias.

Adicionalmente, a más tardar el 15 de septiembre de 2022, el comité designado deberá presentar un informe sobre el estado del cumplimiento del deber de actualización de las certificaciones de las personas sujetas a él. En la misma sesión se deberán definir las medidas que se aplicarán respecto de quienes no cumplan oportunamente con tal proceso de actualización.

4. Reportes a AMV

Los miembros autorregulados deberán enviar a AMV, a través de un representante legal:

a) Un reporte del cumplimiento de las instrucciones establecidas en los numerales 1 y 2 de la presente Carta Circular, incluyendo el plan de trabajo aprobado por la Junta Directiva a más tardar el 28 de febrero de 2022.

a) Un reporte del cumplimiento de las instrucciones establecidas en los numerales 1 y 2 de la presente Carta Circular, incluyendo el plan de trabajo aprobado por la Junta Directiva a más tardar el 28 de febrero de 2022.

b) Reporte de cumplimiento de las actividades previstas en el plan de trabajo aprobado por la Junta Directiva una vez se hayan concluido y en cualquier caso antes del 7 de octubre de 2022.

c) Comunicar cualquier retraso material en el plan de trabajo, junto con las medidas correctivas presentadas y aprobadas por la Junta Directiva.

Los reportes a los que hace referencia este numeral, deberán remitirse al correo electrónico supervision@amvcolombia.org.co

5. Disposiciones finales

Los miembros autorregulados deberán cumplir con el ajuste e implementación de la normatividad para el desarrollo de la actividad de asesoría, teniendo en cuenta el periodo de transición establecido en la Circular Externa 019 de 2021 de la Superintendencia Financiera de Colombia, garantizando que no se afect e su operación ni el cumplimiento de los deberes con sus clientes.FT_REG_004 VERSIÓN 1.1

Finalmente, los miembr os autorregulados deberán atender los requerimientos adicionales de AMV.

La presente Carta Circular rige a partir de su fecha de expedición.

(Original firmado por) Michel Janna Presidente