AMV - Carta circular 119 de 2022

Carta Circular No. 119 de 2022

Para: Representantes legales de las entidades autorreguladas en Valores de AMV , personas naturales vinculadas al esquema de autorregulación en valores y público en general.

Fecha: 7 de abril de 2022

Asunto: Modificación a la Carta Circular Única Autorregulación en

Valores.

Con el objetivo de actualizar sus disposiciones de acuerdo con la nueva normatividad que regula la actividad de asesoría, el Presidente de AMV en ejercicio de sus funciones1, imparte las siguientes instrucciones que modifican la Circular Única de Autorregulación en Valores (Carta Circular 96 de 2019).

Primero: Modificar el Capítulo 1 del Título 2 de la Parte 1 de la Circular Única de Autorregulación en Valores, cuyo texto será el siguiente:

Capítulo 1 – Comité de Control Interno y Compliance

Con el fin de fortalecer las actividades preventivas y educativas del mercado de valores, el Autorregulad or del Mercado de Valores ha considerado oportuno conformar un Comité de Control Interno y Compliance. Esta decisión ha sido adoptada como respuesta a sugerencias de participantes de la industria, con ocasión del trabajo que en materia de Control Interno h a venido desarrollando AMV.

El propósito fundamental de dicho Comité es contar con un espacio para que la industria pueda adelantar un proceso de discusión y evaluación acerca de los mecanismos de control establecidos en relación con las actividades autorreguladas. Igualmente, dicho cuerpo es un escenario para la formulación de recomendaciones que permitan fortalecer las políticas e instrumentos de verificación y seguimiento de las operaciones celebradas en el mercado de valores.

autorreguladas. Igualmente, dicho cuerpo es un escenario para la formulación de recomendaciones que permitan fortalecer las políticas e instrumentos de verificación y seguimiento de las operaciones celebradas en el mercado de valores.

Este Comité funcionará con base en las siguientes reglas:

1. Funciones: a) Discutir y evaluar estándares de control relacionados con las actividades autorreguladas; b) Formular recomendaciones para fortalecer políticas de verificación y seguimiento de las actividades autorreguladas;

1 Reglamento de AMV. Artículo 12. Funciones del Presidente. “En adición a las funciones establecidas en los Estatutos, corresponde al Presidente, directamente, o a través de las Vicepresidencias de AMV: (…) t. Emitir cartas circulares; (…)”.Página 2 de 34

c) Presentar al Consejo Directivo informes especiales o recomendaciones que estime pertinente en relación con el tema de su competencia; d) Proponer al Consejo Directivo modificaciones a los reglamentos de AMV por intermedio del Presidente de AMV; e) Evaluar y realizar, cuando se considere oportuno, comentarios a los proyectos de regulación del Ministerio de Hacienda, la Superintendencia Financiera de Colombia o cualquier otra entidad estatal; f) Adoptar su plan de trabajo anual, en el que se indicará n los objetivos y resultados esperados, así como el cronograma anual de reuniones ordinarias, y la metodología que se utilizará para evaluar el estado de la regulación, identificar aspectos en que se considere necesario realizar modificaciones regulatorias y formular las propuestas respectivas ante el Consejo Directivo. Dicho plan deberá ser informado al Consejo Directivo. g) Presentar un informe de gestión al Consejo Directivo de forma semestral

modificaciones regulatorias y formular las propuestas respectivas ante el Consejo Directivo. Dicho plan deberá ser informado al Consejo Directivo. g) Presentar un informe de gestión al Consejo Directivo de forma semestral relacionando, entre otros aspectos relevantes, los temas objeto de evaluación o estudio, el resultado del análisis, los proyectos de regulación, los temas de mayor relevancia a ser estudiados en un futuro y las actividades adelantadas para dar cumplimiento a sus funciones; h) Realizar estudios especiales y presentar sus r ecomendaciones al Consejo Directivo; i) Las demás que establezca el Consejo Directivo de AMV. j) Darse su propio reglamento.

2. Integrantes El Comité de Control Interno y Compliance estará conformado por nueve (9) miembros, uno de los cuales será un funcionari o de AMV designado por el Presidente de AMV. Los ocho (8) restantes, junto con un mínimo de dos (2) suplentes, serán elegidos por el Consejo Directivo para periodos de dos (2) años y podrán ser reelegidos. En el proceso de postulación y elección de miembro s del Comité se buscará contar con personas responsables de las áreas de control interno y/o compliance de los intermediarios de valores, o personas vinculadas a los intermediarios con especial interés y conocimientos en la materia. Igualmente, se buscará en lo posible que al finalizar un periodo no exista un relevo de la totalidad de los miembros del Comité.

Los miembros suplentes del Comité reemplazarán a los miembros principales únicamente en caso de faltas absolutas de éstos.

Con el fin de conformar e l Comité de Control Interno, las personas naturales vinculadas interesadas en participar deben enviar sus postulaciones cuando así lo

únicamente en caso de faltas absolutas de éstos.

Con el fin de conformar e l Comité de Control Interno, las personas naturales vinculadas interesadas en participar deben enviar sus postulaciones cuando así lo solicite AMV mediante convocatoria pública, adjuntando los documentos requeridos en dicha convocatoria, junto con su hoja de vida. El Comité de Gobierno Corporativo y Nominaciones del Consejo Directivo de AMV evaluará las postulaciones, velando por una amplia representación de cada uno de los sectores de la industria.Página 3 de 34

El Consejo Directivo podrá remover y reemplazar a un integrante del Comité de Control Interno y Compliance cuando no cumpla con sus funciones. Cuando se presente una falta absoluta de un miembro del Comité de Control Interno y Compliance, el Consejo Directivo elegirá como reemplazo a uno de los miembros suplentes, quien actuará hasta que se termine el periodo correspondiente.

Los miembros del Comité de Control Interno y Compliance actúan en representación del mercado y de la industria en general. No son representantes institucionales o gremiales.

3. Requisitos Los miembros del Comité de Control Interno y Compliance deberán cumplir los

siguientes requisitos: a. Ser persona natural vinculada a un miembro; b. Ser mayor de veinticinco (25) años; c. Tener experiencia mínima de tres (3) años en temas de control interno asociados con las actividades autorreguladas y/o compliance, riesgos o temas afines. d. No haber sido sancionado, dentro de los d os (2) años inmediatamente anteriores a la elección o durante el ejercicio de su cargo, con multa o suspensión impuesta por la Superintendencia Financiera de Colombia, un

temas afines. d. No haber sido sancionado, dentro de los d os (2) años inmediatamente anteriores a la elección o durante el ejercicio de su cargo, con multa o suspensión impuesta por la Superintendencia Financiera de Colombia, un organismo de autorregulación, un administrador de mercado y/o una bolsa de bienes y p roductos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities. e. No haber sido sancionado con pena de expulsión o su equivalente impuesta por un organismo de autorregulación o un administrador de mercado, una bolsa de bienes y productos agropecuarios, agr oindustriales o de otros commodities.

4. Facultades:

El Comité de Control Interno y Compliance podrá:

a) Solicitar al Presidente de AMV la realización de los estudios especiales que sean necesarios para el desarrollo de sus funciones, para lo cual se deberá tener en cuenta la importancia del tema, el presupuesto de AMV, así como la forma en que tal solicitud pueda afectar el estudio de otros asuntos por parte de la misma. El Presidente de AMV estudiará la viabilidad de tal solicitud y decidirá la forma en qu e ésta puede ser atendida de conformidad con tales criterios; b) Discutir mecanismos para evitar la ocurrencia de infracciones y malas prácticas de Mercado; c) Conformar subcomités de trabajo para realizar estudios o evaluaciones específicas, cuando se considere necesario; d) Invitar a funcionarios de AMV y a terceros a sus reuniones; e) Designar a uno o varios de sus integrantes para que asista, previa invitación, a las reuniones de alguno de los dos comités de miembros, enPágina 4 de 34

d) Invitar a funcionarios de AMV y a terceros a sus reuniones; e) Designar a uno o varios de sus integrantes para que asista, previa invitación, a las reuniones de alguno de los dos comités de miembros, enPágina 4 de 34

los cuales se discutan temas relaci onados con aquellos a cargo del Comité; y f) Realizar las demás actividades necesarias para cumplir sus funciones

5. Presidente Las reuniones estarán moderadas por un Presidente, el cual será elegido por los miembros del Comité.

6. Secretaría del Comité De las reuniones del Comité se levantarán actas que serán firmadas por su Presidente y su Secretario. Actuará como secretario del Comité el miembro que sea elegido para el efecto entre los integrantes del Comité o el funcionario de AMV que designe el Comité.

7. Reuniones El Comité de Control Interno y Compliance se reunirá de forma ordin aria por lo menos seis veces al año, de las cuales por lo menos una reunión deberá llevarse a cabo en cada semestre calendario, el día y la hora acordados por sus integrantes en el cronograma de reuniones correspondiente. La convocatoria a las reuniones se hará con no menos de cinco (5) días calendario de anticipación a la fecha de la reunión.

Igualmente, el Comité se reunirá de forma extraordinaria cuando sea convocados por el Consejo Directivo, el Presidente de AMV, o cuando lo soliciten no menos de tres (3) de sus miembros, a través de correo electrónico dirigido al secretario del Comité. También se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocatoria, cuando se hallaren presentes la totalidad de sus miembros.

Las reuniones del Comité podrán ser no presenciales. Para tal efecto, se

Comité. También se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocatoria, cuando se hallaren presentes la totalidad de sus miembros.

Las reuniones del Comité podrán ser no presenciales. Para tal efecto, se considerará que habrá reunión cuando por cualquier medio todos los miembros del Comité puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaci ones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. Igualmente, podrán celebrarse reuniones en los términos y condiciones que para el efecto señala el artículo 20 de la Ley 222 de 1995.

8. Confidencialidad Las discusiones, opiniones o información que aporten los miembros del Comité en el desarrollo de sus funciones serán de carácter confidencial. Los miembros, funcionarios de AMV y los invitados a las reuniones no podrán compartir tales discusiones, opiniones o información con terceros.

9. Gobierno Corporativo El Comité de Control Interno y Compliance adoptará las normas de Gobierno Corporativo que expida AMV y que le sean aplicables a los comités de miembros.Página 5 de 34

10. Quorum y mayorías El quorum en las reuniones del Comité lo constituirá la asistencia de por lo menos la mitad más uno de sus integrantes. Las decisiones se tomarán por mayoría simple, la cual equivaldrá a la mitad más uno de los votos de los integrantes que se encuentren presentes e n la respectiva sesión. Cada uno de los integrantes del Comité tendrá un (1) voto.

11. Imposibilidad de reelección Cuando un integrante se ausente por más de cuatro (4) veces a las reuniones del

encuentren presentes e n la respectiva sesión. Cada uno de los integrantes del Comité tendrá un (1) voto.

11. Imposibilidad de reelección Cuando un integrante se ausente por más de cuatro (4) veces a las reuniones del Comité, incluidas las reuniones extraordinarias que hayan sido convocadas con no menos de tres (3) días de antelación, no será tenido en cuenta para la reelección.

Segundo: Modificar los capítulos 1, 2, 3 y 4 del Título 4 de la Parte 1 de la Circular Única de Autorregulación en Valores, cuyo texto será el siguiente:

TÍTULO 4 - QUEJAS, DENUNCIAS, PETICIONES Y RECLAMOS ANTE AMV

Para la atención de quejas contra los sujetos autorregulados, así como las denuncias, peticiones y reclamos formuladas por los miembros autorregulados o por terceros, se atenderán las siguientes disposiciones, de conformidad con el artículo 33 del Reglamento de AMV2:

1. Quejas: se entienden por quejas las inconformidades o solicitudes de investigación formuladas ante AMV por usuarios, clientes potenciales, o clientes3 de los sujetos autorregulados, relacionadas con situaciones irregulares y/o posibles incumplimientos de las normas aplicables a la s actividades autorreguladas, por parte de los miembros autorregulados y/o sus personas naturales vinculadas (PNV).

2. Denuncias: se entienden por denuncias el suministro de información que realicen los sujetos de autorregulación, o cualquier tercero, de forma anónima o no, en la que se advierta a AMV sobre situaciones presuntamente irregulares,

2. Denuncias: se entienden por denuncias el suministro de información que realicen los sujetos de autorregulación, o cualquier tercero, de forma anónima o no, en la que se advierta a AMV sobre situaciones presuntamente irregulares, como operaciones celebradas por fuera de condiciones normales del mercado, abusos frente al mercado y, en general, cualquier irregularidad que pueda afectar el correcto desarrollo del mercado.

3. Peticiones: corresponden a la formulación de consultas o solicitudes de información sobre temas de competencia de AMV, que efectúen los sujetos de autorregulación, los participantes del mercado de valores, y el público en general.

2 Reglamento de AMV. Artículo 33. Quejas, peticiones y reclamos. “AMV tendrá un procedimiento de público conocimiento, establecido a través de carta circular, para la atención de las quejas, peticiones y reclamaciones de los client es de los miembros, relacionadas con la actividad de intermediación de éstos, de manera clara y expedita (…)”. 3 De conformidad con el concepto establecido en el literal d) del artículo 2° de la Ley 1328 de 2009.Página 6 de 34

4. Reclamos: hacen referencia a las inconformidades que reporten los sujetos de autorregulación sobre la gestión de AMV o la conducta de sus profesionales4.

Capítulo 1 - Quejas de consumidores financieros ante AMV

1.1. Aspectos generales

1.1.1. Entidades ante las cuales es posible presentar una queja

Cualquier usuario, cliente potencial o cliente de un miembro autorregulado, que tenga tal calidad en virtud de la suscripción de un contrato o el ofrecimiento de un servicio que tenga relación con las actividades autorreguladas , puede optar

Cualquier usuario, cliente potencial o cliente de un miembro autorregulado, que tenga tal calidad en virtud de la suscripción de un contrato o el ofrecimiento de un servicio que tenga relación con las actividades autorreguladas , puede optar por presentar su queja ante cualquiera de las siguientes instancias: i) directamente ante su intermediario; ii) ante el Defensor del Consumidor Financiero de la entidad contra la cual se formula la queja; iii) ante el Autorregulador del Mercado de Valores –AMV–; o iv) ante la Superintendencia Financiera de Colombia.

1.1.2. Hechos que puede tramitar AMV a través del procedimiento de quejas

AMV puede dar trámite a quejas cuando éstas se relacionen con la s actividades autorreguladas, según lo dispuesto en los artículos 2.40.6.1.1, 7.1.1.1.1, 7.1.1.1.2 y 7.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, o las normas que lo modifiquen, subroguen o revoquen.

1.1.3. Objetivo de la queja y decisiones o acciones que puede adelantar AMV

El trámite de la queja tiene dos propósitos particulares:

a. Garantizar que el sujeto autorregulado se pronuncie en relación con las inquietudes e inconformidades planteadas por el consumidor financiero.

b. Establecer si resulta procedente dar inicio a una indagación preliminar en los términos establecidos en el artículo 58 del Reglamento de AMV5

1.1.4. Situaciones en que AMV no podrá dar trámite

AMV no dará trámite a la queja cuando:

los términos establecidos en el artículo 58 del Reglamento de AMV5

1.1.4. Situaciones en que AMV no podrá dar trámite

AMV no dará trámite a la queja cuando:

4 Las reclamaciones relacionadas con el cumplimiento del Código de Gobierno Corporativo deberán formularse de conformidad con el procedimiento establecido en dicho documento y en el Título 6 de la Parte I de la presente Carta Circular. 5 Reglamento de AMV. Artículo 58. Diligencias previas a la solicitud formal de explicaciones. “Previo a la solicitud formal de explicaciones, el Presidente de AMV o el Vicepresidente de Cumplimiento y Disciplina o el Gerente de Investigación y Disciplina o el funcionario de la Vicepresidencia de Cumplimiento y Disciplina que sea designado para el efecto, podrán adelantar de oficio, a petición de cualquier interesado o del Tribu nal Disciplinario, todas las indagaciones que consideren pertinentes, para lo cual podrán practicar y recaudar las pruebas que estimen necesarias (…)”.Página 7 de 34

1.1.4.1. Los hechos u operaciones puestos en su conocimiento, por cualquiera de los medios, no guarden relación con las actividades autorreguladas.

1.1.4.2. Los hechos u operaciones no involucren a los sujetos autorregulados por AMV, dado que la Corporación sólo tiene competencia en relación con tales sujetos. En el portal de internet www.amvcolombia.org.co se encuentra un listado de las entidades que son sujetos autorregulados.

1.1.4.3. Cuando el quejoso no corresponda con el consumidor financiero relacionado con los hechos planteados, a menos que cuente con poder

encuentra un listado de las entidades que son sujetos autorregulados.

1.1.4.3. Cuando el quejoso no corresponda con el consumidor financiero relacionado con los hechos planteados, a menos que cuente con poder para actuar en su nombre.

1.1.4.4. Cuando la queja esté dirigida en contra de AMV o sus funciona rios. En este caso la queja será tratada como una reclamación y se aplicará el procedimiento establecido en el capítulo 4 del presente Título.

1.1.4.5. Cuando se trate de quejas de tipo civil, laboral o penal en contra de los sujetos autorregulados.

1.1.4.6. Cuando la queja se relacione con hechos ocurridos con tres o más años de anterioridad6.

Adicionalmente, y sin perjuicio de la posibilidad de avocar de oficio el conocimiento de los hechos a instancia de los procesos de supervisión y/o disciplina de esta Corporación, AMV no surtirá el procedimiento descrito en el presente capítulo en los siguientes casos:

1.1.4.7. Cuando los escritos remitidos a AMV correspondan a copias de quejas presentadas ante otras instancias de protección al consumidor financiero, tales como el defensor del consumidor financiero, las áreas de protección al consumidor de los IMV, o la Superintendencia Financiera de Colombia.

1.1.4.8. Cuando se advierta que la misma reclamación esté siendo tramitada por otra de las instancias de protección al consumidor financiero.

En estos eventos AMV informará al quejoso que su reclamación no surtirá el proceso de queja indicando la causal que aplica en cada caso.

por otra de las instancias de protección al consumidor financiero.

En estos eventos AMV informará al quejoso que su reclamación no surtirá el proceso de queja indicando la causal que aplica en cada caso.

AMV no dará trámite a quejas manifiestamente infundadas, temerarias7 o referidas a hechos o sujetos indeterminados.

6 Reglamento de AMV. Artículo 57. Iniciación de la etapa de investigación. (…) No podrá elevarse una sol icitud formal de explicaciones después de transcurridos más de tres (3) años contados a partir de la ocurrencia de los hechos (...)”. 7 Se considera que ha existido temeridad o mala fe, en los siguientes casos: Cuando sea manifiesta la carencia de fundamento legal o factico de la queja, cuando a sabiendas se alleguen hechos contrarios a la realidad.Página 8 de 34

1.1.5. Decisiones o acciones que no puede adoptar AMV De conformidad con lo dispuesto en los artículos 248 y 259 de la Ley 964 de 2005, en concordancia con el artículo 11.4.1.1.3. del Decreto 2555 de 201010, el artículo 2 del Reglamento de AMV11, AMV en desarrollo de sus funciones tiene una competencia limitada. A continuación, se enuncian algunas de las decisiones o acciones que

AMV no puede adoptar:

1.1.5.1. Ordenar la devolución de las sumas o el reconocimiento de daños o perjuicios que, en criterio de un usuario, cliente potencial o cliente, hayan sido causados por parte de un sujeto de autorregulación.

1.1.5.2. Ordenar que un sujeto de autorregulación adelante una acción

perjuicios que, en criterio de un usuario, cliente potencial o cliente, hayan sido causados por parte de un sujeto de autorregulación.

1.1.5.2. Ordenar que un sujeto de autorregulación adelante una acción específica para atender la queja, como puede ser, a título de ejemplo, que alguien sea vinculado como cliente cuando la entidad respectiva decidió no hacerlo.

1.1.5.3. Considerar hechos relacionados con situaciones o productos que no hagan parte de la s actividades autorreguladas (ej. cuentas bancarias, leasing, incumplimiento de la normatividad de lavado de activos, inversiones en valores no inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores - RNVE, contratos de corresponsalía, entre otros).

1.1.5.4. Emitir pronunciamientos sobre la responsabilidad disciplinaria de los sujetos autorregulados fuera del escenario del proceso disciplinario establecido en el Reglamento de AMV.

1.1.5.5. Emitir pronunciamientos en relación con controversias contractuales que deban ser resueltas por la jurisdicción ordinaria.

1.2. Procedimiento para la formulación, recepción y evaluación de quejas

Para el trámite de las quejas interpuestas ante AMV se seguirá el siguiente procedimiento:

8 Ley 964 de 2005. Artículo 24. Del ámbito de la autorregulación. “La autorregulación comprende el ejercicio de las siguientes funciones: (…) b) Función de sup ervisión: Consistente en la verificación del cumplimiento de las normas del mercado de valores y de los reglamentos de autorregulación; c) Función disciplinaria: Consistente en

las siguientes funciones: (…) b) Función de sup ervisión: Consistente en la verificación del cumplimiento de las normas del mercado de valores y de los reglamentos de autorregulación; c) Función disciplinaria: Consistente en la imposición de sanciones por el incumplimiento de las normas del mercado de valores y de los reglamentos de autorregulación. (…). 9 Ley 964 de 2005. Artículo 25. Obligación de autorregulación. “Quienes realicen actividades de intermediación de valores están obligados a autorregularse en los términos del presente capítulo. Estas obl igaciones deberán atenderse a través de cuerpos especializados para tal fin. Podrán actuar como organismos autorreguladores las siguientes entidades: 10 Decreto 2555 de 2010. Artículo 11.4.1.1.3. Alcance de la autorregulación. “Los organismos de autorregula ción desarrollarán las actividades previstas en el Título 3 del presente Libro en relación con las actuaciones de los intermediarios de valores, tanto en los sistemas de negociación como en el mercado mostrador, así como en relación con las demás actuaciones propias de la actividad de intermediación, incluyendo las relaciones de los intermediarios con sus clientes”. 11 Reglamento de AMV. Artículo 2. Competencia. “AMV será competente en el ejercicio de sus funciones respecto de los sujetos de autorregulación, de conformidad con la normatividad aplicable.”Página 9 de 34

1.2.1. Formulación de quejas

Una queja presentada ante AMV debe contener, como mínimo, la siguiente información para tenerse como presentada en debida forma:

1.2.1.1. Nombre y apellidos del quejoso.

1.2.1.2. Número de documento de identidad del quejoso.

información para tenerse como presentada en debida forma:

1.2.1.1. Nombre y apellidos del quejoso.

1.2.1.2. Número de documento de identidad del quejoso.

1.2.1.3. Dirección de notificaciones del quejoso (email, teléfono de contacto).

1.2.1.4. Descripción de los hechos e identificación del producto o servicio ofrecido o ejecutado por el sujeto de autorregulación.

1.2.1.5. Identificación concreta del sujeto autorregulado contra el cual se dirige la queja.

1.2.1.6. Si actúa a nombre de un tercero, acreditar poder debidamente otorgado.

En caso de que la queja no contenga la totalidad de información mencionada, AMV solicitará por escrito al quejoso, por una sola vez, complementar la información y le dará un término de diez (10) días hábiles para atender tal solicitud. Hasta tanto no sea remitida la totalidad de la información mencionada en precedencia la queja se tendrá por no presentada.

En caso de que en el término mencionado en precedencia el quejoso no allegue la totalidad de la información solicitada, AMV procederá con el archivo de la queja, sin perjuicio de la posibilidad de radicarla nuevamente allegando la información concreta, de lo cual se informará al quejoso.

1.2.2. Recepción de quejas

AMV tiene habilitado varios canales para la recepción de quejas, así:

1.2.2.1. Correo electrónico, a la dirección quejas@amvcolombia.org.co.

1.2.2. Recepción de quejas

AMV tiene habilitado varios canales para la recepción de quejas, así:

1.2.2.1. Correo electrónico, a la dirección quejas@amvcolombia.org.co.

1.2.2.2. Portal de internet de AMV www.amvcolombia.org.co, en la sección "Peticiones, quejas, reclamos y denuncias”, mediante el diligenciamiento del formulario electrónico Quejas, de acuerdo con las instrucciones que se encuentran en la página. En este caso, el quejoso también podrá acompañar o remitir las copias de los soportes que tenga en su poder y que sustenten los hechos expuestos en la queja.

1.2.2.3. Comunicación física, que se radique en las instalaciones de AMV ubicadas en la calle 72 No. 10-07 oficina 1202, de la ciudad de Bogotá, dirigida a la Coordinación de Indagaciones y Quejas.Página 10 de 34

1.2.3. Acuso de recibo y decisión de competencia y procedencia

Una vez presentada la queja en debida forma, AMV evaluará de manera preliminar si existe competencia para dar trámite a la misma y si resulta procedente adelantar este procedimiento, de conformidad con los criterios establecidos en el numeral 1.1.4. precedente.

Si AMV estimase que no existe competencia para dar trámite a la queja o que no resulta procedente dar trámite a la misma, lo comunicará al quejoso dentro del término de cinco (5) días hábiles contados desde el día hábil a aquel en que sea recibida la queja, indicando la razón que motiva tal decisión, y procederá con el

término de cinco (5) días hábiles contados desde el día hábil a aquel en que sea recibida la queja, indicando la razón que motiva tal decisión, y procederá con el cierre de la misma.

En caso de considerarlo procedente, trasladará la queja a la Superintendencia Financiera de Colombia o a cualquier otra instancia que se considere competente.

En aquellos casos que no sea posible valorar la competencia o procedencia durante el lapso de cinco (5) días hábiles, AMV informará tal situación al quejoso y contará con 15 días hábiles adicionales para finalizar su estudio y comunicar al quejoso la decisión final adoptada, en relación con la determinación de competencia para conocer la queja.

1.2.4. Inicio de la evaluación de la queja

Verificada la competencia y procedencia de dar trámite a la queja, AMV dará traslado de la misma al sujeto autorregulado involucrado en los hechos, para que se pronuncie sobre los mismos y remita al quejoso una respuesta clara y completa sobre cada una de las inconformidades puestas de presente.

Copia de la respuesta dada por el sujeto de autorregulación al quejoso deberá ser remitida a AMV junto con la información que estime oportuno requerir esta Corporación en el momento de dar traslado de la queja.

El miembro autorregulado tendrá un plazo de hasta quince (15) días hábiles para dar respuesta al quejoso y remitir la misma a AMV, el cual podrá ampliarse, por una sola vez, hasta por un término de cinco (5) días hábiles adicionales.

Siempre que la queja sea interpuesta con ocasión de la conducta de una PNV,

sola vez, hasta por un término de cinco (5) días hábiles adicionales.

Siempre que la queja sea interpuesta con ocasión de la conducta de una PNV, identificada por el quejoso en su escrito de queja, y dicha persona continúe vinculada al intermediario, junto con la copia de la respuesta dada al quejoso, el miembro autorregulado debe remitir a AMV una comunicación a través de la cual la persona natural vinculada se pronuncie sobre los hechos que han dado lugar a la inconformidad del consumidor financiero.

Adicionalmente, el miembro autorregulado deberá indicar a AMV de manera expresa lo siguiente:Página 11 de 34

1.2.4.1. Si existen quejas iniciadas por el mismo usuario, cliente potencial o cliente con ocasión de los mismos hechos que se encuentren en trámite ante otra instancia de protección del consumidor financiero.

1.2.4.2. Si existen quejas relacionadas con hechos similares interpuestas durante el año inmediatamente anterior por usuarios, clientes o clientes potenciales diferentes al quejoso que ha acudido a AMV. En caso afirmativo, deberá informar el nombre del quejoso, la fecha de presentación de las quejas, el resultado de la evaluación de las mismas, y las medidas adoptadas en cada caso.

1.2.4.3. Si existen otras quejas en relación con actuaciones de la PNV objeto de la reclamación, que se encuentren en trámite o hayan finalizado , y en este último caso el resultado de la evaluación de las mismas y las medidas adoptadas.

1.2.4.4. Si con ocasión de los hechos que dieron lugar a la queja se han adelantado procesos disciplinarios internos por parte del IMV. En caso

último caso el resultado