AMV - Carta circular 121 de 2022

FT_REG_004 VERSIÓN 1.1

Para: Representantes legales de l as entidades autorreguladas voluntariamente en divisas de AMV y personas naturales vinculadas al esquema de autorregulación voluntario en divisas

Fecha: 2 de noviembre de 2022

Asunto: Instrucciones para la implementación de esquemas de operación remotos o mixtos

Con el objetivo de contribuir a la adopción de herramientas para la adecuada administración de conflictos de interés, la prevención de abusos de mercado y uso inadecuado de información confidencial o privilegiada, y, en general, la gestión de riesgos inherentes al desarrollo de operaciones de intermediación de divisas bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto que puedan afectar la transparencia e integridad del mercado, el presidente de AMV, en ejercicio de sus funciones 1, imparte las siguientes instrucci ones para los intermediarios del mercado de divisas que decidan operar bajo la modalidad mencionada. Los ajustes señalados se subrayan a continuación.

Primero: Adicionar el Numeral 8 a la Circular Única de Autorregulación en Divisas.

El texto del numeral es el siguiente:

8. Políticas y procedimientos para el desarrollo de operaciones de intermediación bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto

Las normas que regulan el mercado de div isas no establecen restricciones para que las operaciones de intermediación se desarrollen en lugares físicos diferentes a las oficinas de los autorregulados en divisas2. Adicionalmente, la normatividad vigente establece principios y deberes que deben cumplir los autorregulados en divisas y sus personas naturales vinculadas (en adelante “PNV”), sin hacer distinción del lugar en el que desarrollen sus actividades.

vigente establece principios y deberes que deben cumplir los autorregulados en divisas y sus personas naturales vinculadas (en adelante “PNV”), sin hacer distinción del lugar en el que desarrollen sus actividades.

Con fundamento en lo anterior, a través del presente numeral se imparten instrucciones sobre los elementos mínimos que deben ser tenidos en cuenta para el adecuado desarrollo de operaciones de intermediación bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto, en armonía con las normas que regulan la actividad de intermediación de divisas.

8.1. Deberes generales y especiales aplicables al desarrollo de operaciones de intermediación bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto

1 Reglamento de AMV, artículo 12, literal t; en concordancia con el Decreto 2555 de 2010, artículo 11.4.3.1.3, parágrafo 2. 2 Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas, artículo 2. Carta Circular No. 121 de 2022FT_REG_004 VERSIÓN 1.1

Para la implementación de la modalidad de trabajo remoto o mixto, los autorregulados en divisas deben garantizar el cumpli miento de los deberes generales y especiales3 establecidos por las normas que regulan el mercado de divisas, y que son aplicables a las operaciones de intermediación, sin importar el lugar en el que se desarrollen.

Al respecto, el Reglamento de Autorregu lación Voluntaria en Divisas de AMV hacen referencia al cumplimiento de deberes relacionados con la administración de conflictos de interés, el uso adecuado de información, la prevención de abusos de mercado y la grabación de comunicaciones, los cuales deben ser cumplidos tanto en las oficinas de los intermediarios como en los espacios remotos.

administración de conflictos de interés, el uso adecuado de información, la prevención de abusos de mercado y la grabación de comunicaciones, los cuales deben ser cumplidos tanto en las oficinas de los intermediarios como en los espacios remotos.

Con el objetivo de implementar la modalidad de trabajo remoto o mixto, las entidades autorreguladas voluntariamente en el esquema de divisas deberán mantener un registro de los lugares y fechas de operación de sus PNV fuera de las oficinas del intermediari o. Dicha información deberá estar a disposición de AMV en caso de ser requerida.

Adicionalmente, deberán adoptar políticas y procedimientos que incluyan mecanismos para gestionar de manera adecuada los riesgos inherentes de la modalidad de trabajo remoto o mixto, y adelantar respecto de los mismos programas de socialización o capacitación y requerir que se firmen las constancias de conocimiento y aceptación por parte de las personas a quienes resulten aplicables. Dichas políticas y procedimientos deberán incluir, entre otros, lo siguiente.

Detección, prevención y administración de conflictos de interés

El Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas establece que los autorregulados en divisas deben implementar políticas y procedimientos que permitan detectar, prevenir y administrar los conflictos de interés 4. En el mismo sentido, la Circular Básica Contable y Financiera de la SFC establece que las entidades vigiladas deben garantizar una separación funcional entre las actividades de operación, monitoreo y control, y procesamiento y contabilidad.

Para efectos de garantizar la adecuada administración de conflictos de interés, los autorregulados en divisas deberán establecer políticas y procedimientos aplicables al desarrollo de operaciones de intermediación bajo la modalidad de

Para efectos de garantizar la adecuada administración de conflictos de interés, los autorregulados en divisas deberán establecer políticas y procedimientos aplicables al desarrollo de operaciones de intermediación bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto, dentro de las cuales deberán incluir, como mínimo, mecanismos para:

a. Fortalecer la revelación de información a través de: i) formatos que tengan en cuenta las condiciones particulares de las PNV y los potenciales conflictos de interés que puedan generarse al desarrollar operaciones de

3 Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas, Título 1 del Libro 2. 4 Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas, artículo 41.FT_REG_004 VERSIÓN 1.1 intermediación en lugares físicos diferentes a las oficinas de los intermediarios; y ii) evaluar la periodicidad de estas revelaciones por parte de las PNV, conforme a las p olíticas de gobierno corporativo y procedimientos de cada intermediario. Lo anterior, sin perjuicio del deber de en cabeza de cada PNV de administrar y revelar las situaciones de conflictos de interés en el momento en el que se presenten.

b. Robustecer la po lítica de cumplimiento interno, a través de capacitaciones o campañas que recuerden las obligaciones de prevención y administración de conflictos de interés por parte de las PNV que operen bajo modalidad de trabajo remoto o mixto.

c. Identificar a las PNV que requieran monitoreo particular, por tener una exposición mayor a posibles conflictos de interés.

Uso adecuado de información

Las normas vigentes que regulan el mercado de divisas establecen que los intermediarios deben guardar reserva de la información de carácter confidencial

exposición mayor a posibles conflictos de interés.

Uso adecuado de información

Las normas vigentes que regulan el mercado de divisas establecen que los intermediarios deben guardar reserva de la información de carácter confidencial que conozcan en desarrollo de su actividad 5. Adicionalmente, señalan que deben establecer políticas y procedimientos relativos a los estándares de conducta que deben observar las PNV que manejen información privilegiada6.

Con el objetivo de garantizar el uso adecuado de información, los autorregulados en divisas deberán establecer políticas y procedimientos aplicables al desarrollo de operaciones de intermediación bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto, dentro de las c uales deberán incluir, como mínimo, mecanismos para:

a. Fortalecer los estándares de seguridad, para que exclusivamente las personas autorizadas tengan acceso a la información relacionada con operaciones de intermediación.

b. Robustecer el monitoreo del uso qu e sus PNV le dan a la información reservada o privilegiada, a través de controles y herramientas tecnológicas que permitan un seguimiento acorde con los riesgos de la modalidad de trabajo remoto o mixto.

c. Reforzar los sistemas de autenticación para el ingr eso a los sistemas de negociación o registro, y a los sistemas de información del intermediario, con el objetivo de que las PNV solo tengan acceso a la información necesaria para el desarrollo de sus funciones.

d. Fortalecer la política de cumplimiento interno, a través de capacitaciones o campañas que recuerden las obligaciones de reserva y confidencialidad que tienen a cargo las PNV que operen bajo modalidad

5 Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas, artículo 56.

o campañas que recuerden las obligaciones de reserva y confidencialidad que tienen a cargo las PNV que operen bajo modalidad

5 Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas, artículo 56. 6 Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas, artículo 55.FT_REG_004 VERSIÓN 1.1 de trabajo remoto o mixto, y solicitar la firma de constancias de conocimiento y aceptación por part e de las personas a quienes resulten aplicables.

Prevención de abusos de mercado

La manipulación del mercado, la defraudación, la obtención de provecho indebido, entre otras prácticas indebidas que han sido identificadas en la normatividad vigente como abusos de mercado 7, pueden presentarse en las oficinas de los intermediarios y en escenarios de negociación no tradicionales en los cuales se desarrollan la modalidad de trabajo remoto o mixto.

Con el objetivo de evitar su ocurrencia, los autorregulados en divisas deberán establecer políticas y procedimientos aplicables al desarrollo de operaciones de intermediación bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto, dentro de las cuales deberán incluir, como mínimo, mecanismos para:

a. Ajustar, en los casos en que se considere necesario, los criterios definidos por el intermediario para monitorear las operaciones de intermediación realizadas por fuera de las oficinas de los intermediarios. Lo anterior, con el objetivo de identificar, controlar y prevenir conduct as que impliquen abusos de mercado.

b. Identificar patrones inusuales de las operaciones de intermediación desarrolladas bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto.

c. Fortalecer los controles a los flujos de información que se manejen en sitios

abusos de mercado.

b. Identificar patrones inusuales de las operaciones de intermediación desarrolladas bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto.

c. Fortalecer los controles a los flujos de información que se manejen en sitios alternos bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto, con el objetivo de que la misma sea conocida exclusivamente por las personas autorizadas por el intermediario.

d. Implementar estrategias de comunicación y capacitación para fortalecer las directrices y políticas internas relacionadas con las acciones y omisiones que, en desarrollo de actividades de intermediación de divisas, atenten contra la integridad del mercado

Grabación de comunicaciones

Con el objetivo de mantener registro de las comunicaciones q ue las PNV mantengan con sus clientes y de verificar y auditar las condiciones en las que se acuerdan y ejecutan las operaciones de intermediación, la normatividad vigente exige a los autorregulados en divisas contar con mecanismos apropiados y seguros que garanticen la grabación de las comunicaciones que tengan lugar para la realización de operaciones de intermediación8.

Con el objetivo de garantizar el cumplimiento de dicho deber, los autorregulados

7 Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas, Título 2 del Libro 2. 8 Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas, artículo 52.FT_REG_004 VERSIÓN 1.1 en divisas deberán establecer políticas y procedimientos aplicables al desarrollo de operaciones de intermediación bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto, dentro de las cuales deberán incluir, como mínimo, mecanismos para:

a. Mantener canales de comunicación adecuada entre sus PNV y sus clientes, contrapartes, autoridades y demás partes interesadas.

dentro de las cuales deberán incluir, como mínimo, mecanismos para:

a. Mantener canales de comunicación adecuada entre sus PNV y sus clientes, contrapartes, autoridades y demás partes interesadas.

b. Monitorear las comunicaciones relacionadas con actividades de intermediación que sostengan sus PNV, con el objetivo de que estas se realicen exclusivamente a través de los sistemas de comunicación autorizados por el intermediario.

c. Garantizar la grabación de comunicaciones sostenidas en desarrollo de operaciones de intermediación, a través de la implementación de herramientas tecnológicas necesarias.

d. Fortalecer la cultura de cumplimiento normativo , a través de capacitaciones o campañas para que las PNV sostengan comunicaciones relacionadas con operaciones de intermediación exclusivamente a través de dispositivos de comunicación que permitan garantizar su trazabilidad y grabación.

Otros riesgos

Con el objetivo de garantizar el cumplimiento de los deberes y principios generales y especiales, los autorregulados en divisas deberán evaluar e identificar los demás riesgos inherentes al desarrollo de operaciones de intermediación bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto, e incluirlos dentro de sus matrices de riesgos para implementar las políticas, procedimientos y controles necesarios para su adecuada administración.

Las políticas y procedimientos adoptados por los autorregulados en divisas para administrar los riesgos inherentes al desarrollo de operaciones de intermediación bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto deberán incorporarse dentro del Sistema de Control Interno de cada entidad.

8.2. Control al cumplimiento de los deberes y políticas en desarrollo de operaciones de intermediación bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto:

Con el objetivo de garantizar el cumplimiento de los deberes previstos en el

Sistema de Control Interno de cada entidad.

8.2. Control al cumplimiento de los deberes y políticas en desarrollo de operaciones de intermediación bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto:

Con el objetivo de garantizar el cumplimiento de los deberes previstos en el presente capítulo, los autorregulados en divisas deberán implementar mecanismos para medir el desempeño de los controles adoptados para administrar los riesgos identificados en el desarrollo de operaciones de intermediación bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto.

Al respecto, deberán presentar informes a la Junta Directiva o al comité interno que dicho cuerpo colegiado determine, en sus sesiones de abril y octubre, en relación con:FT_REG_004 VERSIÓN 1.1 • Identificación de PNV que están habilitadas para operar bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto y de las operaciones de intermediación ejecutadas en dicha modalidad.

• Descripción actividades de control desarrolladas de manera concreta para la supervisión de las actividades de intermediación desarrolladas bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto, junto con sus resultados.

• Alertas y eventos de riesgo operativo de actividades de intermediación desarrolladas bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto, asociados a posibles incumplimientos en relación con el deber de documentación

(medios verificables de procesos de negociaci ón, cierres u órdenes) administración de conflictos de interés y uso de información reservada, confidencial o privilegiada,

• Información de incumplimientos de las políticas y procedimientos definidos para administrar los riesgos inherentes al desarrollo d e operaciones de intermediación bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto, junto con las causas y medidas correctivas adoptadas.

• Información de incumplimientos de las políticas y procedimientos definidos para administrar los riesgos inherentes al desarrollo d e operaciones de intermediación bajo la modalidad de trabajo remoto o mixto, junto con las causas y medidas correctivas adoptadas.

Esta información debe ser remitida a AMV en los meses de abril y octubre, a través de los mecanismos que defina esta Corporación.

Segundo: Las modificaciones introducidas rigen a partir del primero (1°) de enero de 2023.

Tercero: A partir del primero (1°) de enero de 2023 quedará derogada la Carta Circular 100 de 2020.

El nuevo texto de la Carta Circular Única de Autorregulación Voluntaria en Divisas lo podrá consultar en: www.amvcolombia.org.co > Normativa y buenas prácticas > Normativa del mercado de valores y divisas > Cartas Circulares > Mercado de Divisas.

Cordialmente,

(Original firmado por) Michel Janna Gandur Presidente