AMV - Carta circular 24 de 2009

FT_REG_004 VERSIÓN 1

CARTA CIRCULAR No. 24 de 2009

Para: Presidentes, Directores Generales y Representantes Legales de los miembros de AMV

Fecha: 24 de marzo de 2009

Asunto: Instrucciones sobre remisión y actualización de políticas, manuales y procedimientos (anexos Cartas Circulares 21 y 22 de AMV)

Apreciados doctores:

Como es de su conocimiento, el 11 de abril de 2008, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1121 mediante el cual se reglamentó la actividad de intermediación en el mercado de valores. Entre otros temas, mediante este Decreto se establecieron los deberes generales y especiales aplicables a los intermediarios de valores, entre los cuales se destacan el deber de información, el de documentación, el de reserva, el de valoración y el de administración de los conflictos de interés, y la obligación de contar con políticas y procedimientos acerca de la forma en que cada entidad da cumplimiento a ellos.

A su vez, mediante Circular Externa 019 del 5 de junio de 2008, la Superintendencia Financiera de Colombia determinó que los organismos de autorregulación contarían con cuatro meses para dar las instrucciones necesarias para la adopción de las mencionadas políticas y procedimientos, así como para dictar las instrucciones relativas a los sistemas de libros de órdenes.

Adicionalmente, estableció que los intermediarios contarían con 10 meses (contados a partir de la publicación de la Circular Externa en mención) para implementar y documentar las políticas y procedimientos sobre el cumplimiento de los deberes de intermediación, y con 8 meses (contados a partir de la expedición de las

a partir de la publicación de la Circular Externa en mención) para implementar y documentar las políticas y procedimientos sobre el cumplimiento de los deberes de intermediación, y con 8 meses (contados a partir de la expedición de las instrucciones por parte de los organismos de autorregulación) para ejecutar los planes de ajuste relativos a los sistemas de órdenes.

En cumplimiento de lo establecido en la Circular Externa 019, el Autorregulador del Mercado de Valores – AMV -expidió las Cartas Circulares 21 y 22 el pasado 6 de octubre de 2008, mediante las cuales se impartieron las instrucciones acerca de las políticas y procedimientos de intermediación y sobre procesamiento de órdenes respectivamente.FT_REG_004 VERSIÓN 1 Tomando en consideración lo anterior, cabe recordar que el próximo 5 de abril vence el plazo para que los miembros de AMV remitan sus políticas y procedimientos de intermediación, así como el anexo a la Carta Circular No. 21 debidamente diligenciado.

Así mismo, el 5 de junio de 2009 las sociedades comisionistas deberán remitir sus manuales de Libros Electrónicos de Órdenes y el anexo a la Carta Circular No. 22 totalmente diligenciado.

En relación con lo anterior, nos permitimos impartir estas instrucciones relativas a los medios que se deberán utilizar para el suministro de la documentación a AMV, y para la información sobre modificaciones posteriores.

Medios para el suministro de la documentación

Con el fin de facilitar el almacenamiento de la información remitida, así el análisis que se realizará a la información enviada por cada entidad, solicitamos a nuestros miembros remitir el cuestionario diligenciado en medio electrónico, formato Microsoft

Con el fin de facilitar el almacenamiento de la información remitida, así el análisis que se realizará a la información enviada por cada entidad, solicitamos a nuestros miembros remitir el cuestionario diligenciado en medio electrónico, formato Microsoft Word, sin ninguna clave ni protección que impida ser copiada. Así mismo, les solicitamos que cualquier otro documento que se anexe al cuestionario también se encuentre en un formato digital que permita ser seleccionado y copiado.

Actualizaciones de las políticas, manuales y procedimientos

De igual forma, y teniendo en cuenta que las políticas, manuales y procedimientos podrán ser objeto de ajustes y modificaciones en el futuro, es indispensable para AMV contar con los documentos actualizados. Por lo anterior, cualquier modificación deberá ser remitida a AMV dentro del mes calendario siguiente a la aprobación de la modificación, incluyendo por lo menos la siguiente información:

a. Nueva versión de las políticas, manuales y procedimientos. b. Actualización de los anexos de las Carta Circulares 21 ó 22, según sea el caso, (o las que los modifiquen o adicionen) identificando los cambios que se hayan efectuado. La documentación deberá enviarse siguiendo los requerimientos metodológicos descritos en el acápite anterior. c. Número del acta y fecha de la reunión de junta directiva, u órgano que haga sus veces, que haya aprobado la modificación.

Para este efecto, se ha habilitado el correo electrónico regulacionamv@amvcolombia.org.co. Si desea remitir la información a través del correo convencional, le pedimos el favor hacérnosla llegar en un disco compacto (CD) a la Calle 72 # 10-07 oficina 1202.FT_REG_004 VERSIÓN 1

correo convencional, le pedimos el favor hacérnosla llegar en un disco compacto (CD) a la Calle 72 # 10-07 oficina 1202.FT_REG_004 VERSIÓN 1 Esta carta circular se expide en ejercicio de la facultad contenida en el artículo 19 parágrafo segundo del Decreto 1565 de 2006, y en el artículo 12, literal t, del Reglamento de AMV.

Cordialmente,

CARLOS ALBERTO SANDOVAL

Presidente AMV