AMV - Carta circular 56 de 2014

FT_REG_004 VERSIÓN 1.1

CARTA CIRCULAR No. 56 de 2014

Para: Presidentes, Directores Generales, Representantes Legales de los miembros de AMV y demás funcionarios de dichas entidades.

Fecha: 12 de diciembre de 2014

Asunto: Instrucciones para el proceso de certificación de los profesionales del mercado de valores y de divisas.

Apreciados doctores:

Con el fin de propender por el adecuado funcionamiento del esquema de Certificación de Profesionales del Mercado de Valores y de Divisas, el Autorregulador del Mercado de Valores (AMV) considera necesario establecer las siguientes indicaciones en relación con: (I) recomendaciones de buenas prácticas de control sobre el cumplimiento del deber de certificación ; (II) suministro y actualización de la información en el Sistema de Información de AMV (SIAMV); (III ) notificación de vinculación y desv inculación de profesionales; ( IV) proceso de reprogramación de exá menes de idoneidad profesional; y (V) realización de pagos anticipados del proceso de certificación.

I. CONDUCTAS INDEBIDAS SOBRE EL DEBER DE CERTIFICACIÓN Y

RECOMENDACIONES DE BUENAS PRÁCTICAS DE CONTROL

La autorización para actuar en el mercado de valores se obtiene con la inscripción en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores (RNPMV). Para surtir dicha inscripción es necesario que los profesionales obtengan la certificación mediante la cual acreditan su capacidad técnica y profesional ante AMV. En el caso del mercado de divisas, la certificación es la autorización para que los profesionales vinculados a los sujetos autorregulados de forma voluntaria actúen en

técnica y profesional ante AMV. En el caso del mercado de divisas, la certificación es la autorización para que los profesionales vinculados a los sujetos autorregulados de forma voluntaria actúen en dicho mercado.

AMV ha identificado incumplimientos al deber de certificació n de los profesionales. Por ejemplo, ha detectado algunos intermediarios que no cuentan con directivos debidamente certificados en el front office y áreas de riesgo, o permiten a sus profesionales realizar operaciones sin estar certificados, con su certificación vencida o sin tener la certificación en la modalidad y especialidad requerida frente al mercado en el que actúan.

Igualmente, AMV ha evidenciado que personas naturales vinculadas a los intermediarios suministran asesoría en productos o serv icios relacionados con la intermediación de valores sin estar certificados. Incluso, en ocasiones, adelantan visitas a los clientes acompañados de otro profesional que sí está certificado, aunque en el desarrollo de dicha visita es el primer profesional quien asesora al cliente.FT_REG_004 VERSIÓN 1.1 El Autorregulador recuerda a la industria que de acuerdo con el artículo 129 del Reglamento de AMV y el artículo 74 del Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas , los sujetos de autorregulación no pueden permitir que los profesionales sujetos a certificación desempeñen las funciones de sus cargos sin estar previamente certificados en la respectiva modalidad y especialidad . Para el caso del mercado de valores, los profesionales deben además estar inscritos en el RNPMV.

Por esta razón y con el fin de fortalecer los estándares de la industria, AMV comparte algunas recomendaciones para adelantar un control interno adecuado sobre el deber de certificación:

Por esta razón y con el fin de fortalecer los estándares de la industria, AMV comparte algunas recomendaciones para adelantar un control interno adecuado sobre el deber de certificación:

A. Se sugiere que los sujetos de autorregulación implementen un sistema de monitoreo mediante el cual se generen alertas tempranas sobre el vencimiento de los exámenes de certificación de sus colaboradores. Este sistema se debe alimentar con la información que reposa e n el SIAMV, y es importante que las alarmas generadas se compartan con los profesionales, sus superiores y los órganos de control, con el fin de verificar conjuntamente el cumplimiento del requisito de certificación.

B. Algunos intermediarios han definido políticas y procedimientos frente a la reprobación del examen de idoneidad de un funcionario. En la mayoría de los casos, las entidades otorgan una licencia a aquellos funcionarios que pierden el examen o reasignan sus fu nciones, cerciorándose de que éste no desempeñe las actividades que requieran la certificación , y en algunas entidades se restringe el acceso de estos profesionales a los sistemas de negociación y registro. Como complemento, las entidades cuentan con planes de contingencia bajo los cuales se asigna n temporalmente las funciones que requieren la certificación a un funcionario debidamente certificado.

C. Se recomienda que los intermediarios lleven a cabo una revisión periódica de los perfiles y funciones de sus colaboradores, con el fin de garantizar que las personas naturales vinculadas sujetos a certificación , efectivamente cumplan con el deber en la modalidad y especialidad de certificación correspondiente.

D. Se sugiere que las entidades adelanten un acompañam iento a los profesionales que deben presentar los exámenes de idoneidad, tanto en el proceso de programación y presentación de

especialidad de certificación correspondiente.

D. Se sugiere que las entidades adelanten un acompañam iento a los profesionales que deben presentar los exámenes de idoneidad, tanto en el proceso de programación y presentación de las pruebas, como en el envío de los documentos requerido s para la verificación de antecedentes, de forma tal que se pueda adelan tar el proceso de certificación eficiente mente.

En algunas entidades se adelantan campañas de capacitación sobre las materias que se evalúan en dichos exámenes como una herramienta de estudio para la presentación de las pruebas.

E. Se recomienda que en los códigos de ética y conducta de los intermediarios se reitere el deber de certificación , y se contemplen medias disciplinaria s para los casos en que los funcionarios incumplan dicho deber.FT_REG_004 VERSIÓN 1.1

II. SUMINISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA DE

INFORMACIÓN DE AMV (SIAMV)

El propósito del SIAMV es mantener permanentemente actualizada la información de las personas naturales sujetas a dicho sistema para el ejercicio de la s funciones de AMV , especialmente aquellas que adelanta como organismo certificador de los profesionales del mercado de valores y de divisas . La información que reposa en el SIAMV es transmitida a la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) para que haga parte del RNPMV.

De conformidad con los artículos 226 y 234 del Reglamento de AMV y los artículos 77 y 78 del Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas de AMV , es deber de las personas sujetas al SIAMV suministrar información veraz y completa y asegurar la actualización oportuna de la misma. No obstante, e n el proceso de validación de la información contenida en dicho sistema, AMV ha

SIAMV suministrar información veraz y completa y asegurar la actualización oportuna de la misma. No obstante, e n el proceso de validación de la información contenida en dicho sistema, AMV ha identificado rezagos y errores en la información reportada por parte de los profesionales , especialmente en los datos de contacto (teléfono celular, dirección de res idencia y correo electrónico personal e institucional), la información laboral actual e histórica y la revelación de sanciones. Sobre este último aspecto se recuerda que los profesionales deben revelar la información de sanciones, tanto en el campo “Inform ación de Sanciones” como en el denominado “Preguntas de Revelación”, específicamente en el numeral 2. “¿Ha sido objeto de sanción administrativa o condena penal?”.

Por lo anterior, en desarrollo del artículo 230 del Reglamento de AMV, las personas sujetas al SIAMV deberán actualizar la información recopilada en dicho sistema anualmente, a más tardar el 3 1 de enero de cada año.

El suministro de información falsa o imprecisa, así como la omisión del suministro de la información requerida para el adecuado funcionamiento del SIAMV, serán considerados como falta disciplinaria y podrá acarrear la revocación de la certificación por parte del Autorregulador en los términos del artículo 166 del Reglamento de AMV.

De conformidad con los principios de autorregulación y en desarrollo de los dispuesto en los artículos 227 y 232 del Reglamento de AMV , y los artículo 76 y 78 del Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas , los miembros aut orregulados deben adoptar un sistema de control interno adecuado para velar por el cumplimiento de las obligaciones de ingreso y actualización oportuna de la

Voluntaria en Divisas , los miembros aut orregulados deben adoptar un sistema de control interno adecuado para velar por el cumplimiento de las obligaciones de ingreso y actualización oportuna de la información en el SIAMV por parte de los profesionales . Para el caso del mercado de valores, l os miembros deberán verificar, al menos una vez al mes, que la información de sus personas naturales vinculadas que repose en el SIAMV se encuentre actualizada en los términos del artículo 36.4 del Reglamento de AMV.

El incumplimiento de las anteriores oblig aciones por parte del sujeto de autorregulación podrán ser consideradas como una falta disciplinaria por parte del Autorregulador.

Para acceder al SIAMV, puede ingresar a la página web de AMV https://tule.amvcolombia.org.co/siamv/appFT_REG_004 VERSIÓN 1.1

III. NOTIFICACIÓN DE VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DE PROFESIONALES

De conformidad con el artículo 126 del Reglamento de AMV y el artículo 71 del Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas , exclusivamente po drán ser certificados los profesionales que sean presentados por la entidad a la cual se encuentren vinculados.

En consecuencia, tal y como se establece en el artículo 133 del Reglamento de AMV, dentro de la documentación y requisitos para obtener la certificación, los profesionales deben aportar una carta de presentación de la entidad a la cual se encuentra n vinculados. Para el efecto , se deberán utilizar el formato “Carta de presentación de los profesionales”, el cual se encuentran en el Anexo 1 de l a presente Carta Circular.

Los sujeto s de autorregulación que vincule n profesionales cuya certificación se encuentre vigente ,

formato “Carta de presentación de los profesionales”, el cual se encuentran en el Anexo 1 de l a presente Carta Circular.

Los sujeto s de autorregulación que vincule n profesionales cuya certificación se encuentre vigente , deberán presentar a dichos profesionales ante AMV indicando la fecha de vinculación. Esta información deberá ser reportada dentro de un plazo hasta de cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de vinculación, a través del citado anexo.

En caso de desvinculación del profesional certificado, el sujeto de autorregulación al cual se encontraba vinculado el profesional, deberá informar a AMV la fecha y el motivo de la desvinculación. Esta información deberá ser suministrada a AMV dentro de un plazo de hasta cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de desvinculación , a través del Anexo 2 formato “Notificación de desvinculación de profesionales” de la presente Carta Circular.

Sí pasado un (1) mes desde la fecha de desvinculación del profesional , AMV no ha recibido la notificación de una nueva vinculación de dicho profesional, el Autorregulador procederá a suspender de manera automática su certificación. Ésta será activada nuevamente sólo en el evento en que el profesional sea presentado por un sujeto de autorregulación siguiendo para el efecto el procedimiento descrito en la presente Carta Circular.

La omisión del suministro de la información sobre la vinculación y desvinculación de los profesionales requerida por AMV en el presente numeral, o el hacerlo de forma exte mporánea, serán considerados como falta disciplinaria.

En cualquier caso, el profesional deberá actualizar su perfil en SIAMV con la información de

requerida por AMV en el presente numeral, o el hacerlo de forma exte mporánea, serán considerados como falta disciplinaria.

En cualquier caso, el profesional deberá actualizar su perfil en SIAMV con la información de vinculación o desvinculación, específicamente en las secciones “historia laboral” e “información laboral actual” del sistema de información de AMV.

La información de que trata el presente numeral deberá ser remitida en medio físico a través del correo convencional a la Calle 72 # 10 -07 oficina 1202, a nombre de la Gerencia de Certificación e Información de AMV. Los anexos de la presente Carta Circular podrán ser descargados directamente de la página web de AMV, sección Certificación.FT_REG_004 VERSIÓN 1.1

IV. REPROGRAMACIÓN DE EXÁMENES DE IDONEIDAD PROFESIONAL

Para la reprogramación de la fecha de presentación de los exámenes de idoneidad profesional se aplicarán los siguientes lineamientos, de conformidad con lo establecido en el artículo 149 del Reglamento de AMV.

A. Posibilidad de Reprogramación

Cualquier persona que se haya inscrito para la presentación de un examen de idoneidad profesional podrá reprogramar la presentación del examen directamente en el SIAMV, a través de la opción “Reserve su examen”. La reprogramación se podrá realizar hasta dos días hábiles anteriores a la fecha reservada para la presentación del examen. Esta reprogramación no acarreará ningún costo para el profesional.

En caso de que el interesado solicite la reprogramación con un día hábil o menos de antelación a la fecha del examen o no asista el día programado para la presentación del examen , deberá asumir el 100% del valor del examen y programarlo nuevamente siguiendo el trámite ordinario.

del examen o no asista el día programado para la presentación del examen , deberá asumir el 100% del valor del examen y programarlo nuevamente siguiendo el trámite ordinario.

B. Reprogramación extraordinaria

El interesado podrá solicitar una reprogramación extraordinaria con un día hábil o menos de antelación a la fecha del examen y hasta cinco días h ábiles después de la fecha programada del mismo, siempre y cuando se cumpla algunas de las siguientes causales:

1. Cancelación de vuelo o retraso del vuelo por más de 2 horas. El interesado deberá aportar la constancia expedida por la Aerolínea correspondiente en la que certifique la fecha y hora del vuelo, la cual deberá ser la misma a la fecha programada del examen.

2. Incapacidad médica . E l interesado deberá aport ar la constancia médica expedida por la EPS correspondiente en la que certifique la imposibilidad de asistir a la fecha programada.

3. Fallecimiento de un familiar. El interesado deberá aportar el certificado de defunción de un familiar hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

Se resalta la importancia de la aplicación de los criterios mencionados al momento de solicitar la reprogramación del examen de idoneidad profesional, ya que constituye la base para el adecuado funcionamiento operativo de dichos exámenes.

V. PAGOS ANTICIPADOS DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN

Los pagos efectuados con ocasión del proceso de certificación otorgan derecho para solicitar los servicios de presentación de exámenes y/o verificación de antec edentes dentro del año siguiente, contado desde el día de la realización de tales pagos.FT_REG_004 VERSIÓN 1.1

de presentación de exámenes y/o verificación de antec edentes dentro del año siguiente, contado desde el día de la realización de tales pagos.FT_REG_004 VERSIÓN 1.1 Cuando no se solicite la prestación de los servicios mencionados dentro del término establecido, los pagos realizados se considerarán causados en su totalidad a favo r de AMV y no será posible solicitar la prestación del servicio.

En ningún caso el valor de los exámenes o del proceso de certificación será reembolsado al aspirante.

En caso de que exista cualquier duda sobre la presente Carta Circular, puede comunicarse con la Gerencia de Certificación e Información en el teléfono 6071010 , “opción 3” o a través del correo electrónico certificacionamv@amvcolombia.org.co

Esta Carta Circular se expide en ejercicio de la facultad contenida en el en el literal t ) del artículo 12 del Reglamento de AMV y deroga en su totalidad la Carta Circular No. 30 de 2010.

Cordialmente,

FELIPE IRIARTE ALVIRA

Presidente (E)

AMVFT_REG_004 VERSIÓN 1.1

ANEXO 1 CARTA CIRCULAR No. 56 DE 2014

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LOS PROFESIONALES

<Ciudad>, <fecha> de <año>

Doctor (a)

GERENTE DE CERTIFICACIÓN E INFORMACIÓN

AUTORREGULADOR DEL MERCADO DE VALORES DE COLOMBIA - AMV

Calle 72 # 10 - 07 Oficina 1202 Ciudad

Asunto: Presentación del profesional para surtir trámite de certificación

Respetado doctor(a),

Calle 72 # 10 - 07 Oficina 1202 Ciudad

Asunto: Presentación del profesional para surtir trámite de certificación

Respetado doctor(a),

<NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL> , identificado(a) con la cédula No. __________________ expedida en la ciudad de ______________, actuando en representación legal de <ENTIDAD QUE PRESENTA AL ASPIRANTE> , con NIT. ___________________, me permito, en los términos del artículo 5.4.2.1.2 del De creto Único 2555 de 2010 y el artículo 126 del Reglamento de AMV o del artículo 71 del Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas de AMV, según aplique, presentar a <NOMBRE DEL ASPIRANTE A CERTIFICARSE>, identificado(a) con la cédula No. _________ ____ expedida en la ciudad de ______________, vinculado (a) a esta entidad desde <DD/MM/AAAA>, para que surta el trámite de certificación ante AMV en la modalidad de <TIPOS DE MODALIDAD

DE CERTIFICACIÓN>.

Cordialmente,

___________________________________________

(NOMBRE Y CÉDULA DEL REPRESENTANTE LEGAL QUE FIRMA)FT_REG_004 VERSIÓN 1.1

ANEXO 2 CARTA CIRCULAR No. 56 DE 2014

NOTIFICACIÓN DESVINCULACIÓN DE PROFESIONALES

<Ciudad>, <fecha> de <año>

Doctor(a)

GERENTE DE CERTIFICACIÓN E INFORMACIÓN

AUTORREGULADOR DEL MERCADO DE VALORES DE COLOMBIA (AMV)

Calle 72 10 - 07 oficina 1202 Ciudad

Asunto: Notificación desvinculación de profesional

Respetado doctor(a):

AUTORREGULADOR DEL MERCADO DE VALORES DE COLOMBIA (AMV)

Calle 72 10 - 07 oficina 1202 Ciudad

Asunto: Notificación desvinculación de profesional

Respetado doctor(a):

De conformidad con el parágrafo del artículo 5.4.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010 y el literal f del artículo 37.4 del Reglamento de AMV o el artículo 38 del Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas de AMV, según aplique, me permito notificar la desvinculación de los profesionales relacionados a continuación:

ENTIDAD:_____________________________________________________________________

No. DE

IDENTIFICACIÓN NOMBRE(S) Y APELLIDOS FECHA DE

VINCULACIÓN

FECHA DE

DESVINCULACIÓN MOTIVO DE DESVINCULACIÓN

Nota: Todos los campos son de obligatorio diligenciamiento.

Cordialmente,

___________________________________________

(NOMBRE Y CÉDULA DEL REPRESENTANTE LEGAL QUE FIRMA)