AMV - Carta Circular 83 de 2017

7 amv Carta Circular No. 83 de 2017

Para: Intermediarios del Mercado de Valores miembros de AMV y sus Personas Naturales Vinculadas Fecha: 2 de agosto de 2017

Asunto: Control al cumplimiento del deber de certificación En ejercicio de sus facultades, en especial la prevista en el literal 1, del artículo 12' del Reglamento de AMV, por medio de la presente Carta Circular se imparten instrucciones a los intermediarios del mercado valores (en adelante “IMV”) para el cumplimiento de lo previsto en el artículo 36.6? del Reglamento de AMV, de conformidad con el cual, los IMV deben contar con los recursos humanos, tecnológicos y de información necesarios para adelantar una gestión de control interno adecuada.

Lo anterior, en relación con el cumplimiento de las obligaciones de certificación por parte de los profesionales sujetos a inscripción en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores -RNPMV-, previstas en los parágrafos 2 y 3 del artículo 5.4.1.1.23 del Decreto 2555 de 2010 y del artículo 128 del Reglamento de AMV, así como con el cumplimiento de las obligaciones dispuestas en los artículos 36.4 y 1295 del Reglamento de AMV en materia de verificación al deber de certificación que deben observar los IMV. ! Reglamento de AMV. Artículo 12. Funciones del Presidente. “[...) corresponde al Presidente, (...): t. Emitir cartas circulares (...).” 2 Ibídem. Artículo 36.6 “Cultura de cumplimiento y control intemo (Artículo adicionado por el Boletín Normativo 09

de AMV del 6 de octubre de 2008, aprobado mediante Resolución 1591 de la SFC y entró en vigencia el 7 de octubre de 2008) Las personas naturales vinculadas deben asegurar que las obligaciones impuestas por la normatividad aplicable a ellas y a los miembros sean observadas. Los miembros deberán contar con los recursos humanos, tecnológicos y de información necesarios para adelantar una gestión de control intemo adecuada, teniendo en cuenta la naturaleza de las actividades de intermediación que adelante”. 3 Decreto 2555 de 2010. Artículo 5.4.1.1.2. Sujetos del RNPMV. “En el RNPMV deberán inscribirse las siguientes personas: (...] Parágrafo 2. Las personas naturales que pretendan inscribirse en el RNPMV deberán estar previamente certificadas. Parágrafo 3. La inscripción o actualización de dicha inscripción en el RNPMV es condición para actuar en el mercado de valores.” (Subraya por fuera del texto original) Reglamento de AMV. Artículo 36.4 Inscripción en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores. “Los miembros no permitirán que sus personas naturales vinculadas desempeñen las funciones que de conformidad con la normatividad vigente, haga necesaria la inscripción en el RNPMV, sin estar previamente certificados e inscritos en dicho registro, en la respectiva modalidad y especialidad, o cuando se encuentren expulsadas, suspendidas o sean objeto de una medida de suspensión preventiva por parte del Tribunal Disciplinario o sobre las

cuales recaiga una sanción equivalente o medida de suspensión preventiva por decisión del órgano disciplinario de otra entidad de autorregulación, de un administrador de mercado, de una bola de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales y de otros commodities, o de la Superintendencia Financiera de Colombia (...]" 5 Ibídem. Artículo 129. Imposibilidad para desempeñar funciones. “Los Miembros de AMV no podrán permitir que los profesionales sujetos a cerfificación, desempeñen las funciones relacionadas en el arfículo anterior sin estar previamente certificados e inscritos en el RNPMV, en la respectiva modalidad y especialidad. (...]" Hoja No. 1 de 6 — Control al cumplimiento del deber de certificaciónZamv Justificacion En razón a que las actividades de manejo, aprovechamiento e inversión de recursos captados del público mediante valores son consideradas de interés público y además conllevan un riesgo social inherente, el Regulador identificó la necesidad de elevar los estándares de operación de la industria mediante el establecimiento de exámenes de idoneidad profesional para todas las personas naturales que, al servicio de un IMY, lleven a cabo una o varias de las actividades relacionadas en el artículo 5.4.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, disponiendo el proceso de certificación como uno de los requisitos exigidos para obtener la inscripción en el RNPMY, el cual es indispensable para actuar en el mercado de valores”. De conformidad con lo anterior, AMV en su calidad de entidad certificadoras, instauró un proceso de certificación cimentado en los principios de profesionalización de la actividad de intermediación de valores, protección del interés de los inversionistas, prevención del riesgo, actualización permanente y

instauró un proceso de certificación cimentado en los principios de profesionalización de la actividad de intermediación de valores, protección del interés de los inversionistas, prevención del riesgo, actualización permanente y ausencia de asimetría regulatoria en materia de estándares profesionales”, a través del cual las personas naturales vinculadas (en adelante “PNV") a los IMV acreditan su capacidad técnica e idoneidad profesional, mediante la aprobación de exámenes de idoneidad y el sometimiento de sus antecedentes personales para la verificación de AMY. En virtud de la importancia del proceso de certificación y en línea con los deberes establecidos en los artículos 36.4 y 129 del Reglamento de AMV, anteriormente citados, AMV considera de la mayor relevancia que los miembros autorregulados fortalezcan sus políticas y procedimientos de control con el fin de garantizar que sus PNV cumplan con las disposiciones en materia de certificación establecidas en el ¢ Ley 964 de 2005. Artículo 7. El sistema Integral de Información del Mercado de Valores. “(...) Parágrafo 5° En virtud del riesgo social y del interés público de las actividades que regula la presente ley, el tesorero o quien haga sus veces, las personas que realicen operaciones en las mesas de dinero, las personas que gerencien o administren fondos de valores, fondos de inversión, fondos mutuos de inversión, fondos comunes ordinarios y fondos comunes especiales, y las personas que ejerzan funciones relacionadas con las operaciones que se realizan en las mesas de dinero, deberán aprobar exámenes de idoneidad para inscribirse o para permanecer en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores[...]”

especiales, y las personas que ejerzan funciones relacionadas con las operaciones que se realizan en las mesas de dinero, deberán aprobar exámenes de idoneidad para inscribirse o para permanecer en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores[...]” 7 Decreto 2555 de 2010. Artículo 5.4.1.1.2 “Sujetos del RNPMV. En el RNPMV deberán inscribirse las siguientes personas: 1. Las personas naturales que al servicio de un intermediario del mercado de valores se encarguen de estructurar directamente operaciones de intermediación, cualquiera que sea la modalidad de vinculación. 2. Las personas naturales que dirijan o ejecuten directamente operaciones de intermediación en el mercado de valores. 3. [Numeral modificado por el Decreto 4802 de 2010, rige a partir del 29 de diciembre de 2010). Las personas naturales que administren o gestionen directamente carteras colectivas administradas por sociedades comisionistas de bola, sociedades fiduciarias, o sociedades administradoras de inversión. 4. Las personas naturales que administren o gestionen directamente fondos mutuos de inversión sometidos a la inspección y vigilancia permanente de la Superintendencia Financiera de Colombia 5. Las personas naturales que promuevan o promocionen la realización de operaciones de intermediación en el mercado de valores”. [...] Parágrafo 3. La inscripción o actualización de dicha inscripción en el RNPMV es condición para actuar en el mercado de valores ()" $ Ibídem. Artículo 5.4.2.1.2. Entidad cerfificadora. "Podrán cumplir la función de cerfificación los organismos de autorregulación autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia para el efecto. (...]” Reglamento de AMV. Artículo 117. Principios que rigen la función de certificación

autorregulación autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia para el efecto. (...]” Reglamento de AMV. Artículo 117. Principios que rigen la función de certificación Hoja No. 2 de 6 — Control al cumplimiento del deber de certificaciónZamv artículo 128 del mismo cuerpo normativo". Para apoyar el cumplimiento de dichas obligaciones por parte de los IMV, esta Corporación, a través del Sistema de Información de AMV -SIAMV-, ha dispuesto herramientas que permiten consultar, entre otra información, la vigencia de las certificaciones de sus PNV, los exámenes presentados por éstos y la vigencia de sus antecedentes personales. El acceso a estas herramientas se describe en el instructivo que se encuentra disponible en el vínculo: http://www.amvcolombia.org.co/index.php?pag=hometid=37 | 208 | 0. De igual forma, cada uno de los profesionales certificados puede consultar la información a la que hemos hecho referencia, mediante sus códigos de acceso personal al SIAMV. AMV también ha desarrollado herramientas de identificación temprana de posibles casos de actuación sin certificación, de operadores y digitadores, a través del seguimiento a los códigos de acceso a sistemas de negociación y/o registro. No obstante, para que los IMV realicen una adecuada gestión de riesgos derivados de incumplimientos al deber de certificación, esta Corporación encuentra necesario que éstos implementen mecanismos de control basados en la evaluación de las funciones asignadas y de las actividades efectivamente desarrolladas por sus PNV, para lo cual el fortalecimiento de sus sistemas de control interno resulta de la mayor importancia. Teniendo en cuenta lo anterior, AMV imparte las siguientes instrucciones:

1. Implementación y/o fortalecimiento de políticas y procedimientos relacionadas

para lo cual el fortalecimiento de sus sistemas de control interno resulta de la mayor importancia. Teniendo en cuenta lo anterior, AMV imparte las siguientes instrucciones:

1. Implementación y/o fortalecimiento de políticas y procedimientos relacionadas con el cumplimiento al deber de certificación para la intermediación de valores De conformidad con lo dispuesto en el artículo 37.5"! del Reglamento de AMY, las Juntas Directivas de los miembros autoregulados deberán aprobar las políticas y procedimientos que serán aplicados para realizar el seguimiento y control al cumplimiento del deber de certificación, así como los mecanismos que serán implementados para garantizar que no habrá profesionales vinculados al IMV, sujetos a certificación, que desempeñen sus funciones sin acreditar tal requisito.

En desarrollo de la función precitada, las Juntas Directivas deberán designar una persona responsable de la verificación del cumplimiento de tales políticas y procedimientos. En su designación se deberá tener en cuenta la estructura del '9 Ibídem. Artículo 128. Modalidades de Certificación. “Las personas que directamente o al servicio de un intermediario de valores adelanten las funciones propias de los siguientes cargos, o las actividades que se describen a continuación deberán obtener certificación en la modalidad correspondiente, con independencia del cargo que ocupen ola naturaleza de su vinculación contractual: (...).” 1 Ibídem. Artículo 37.5 Políticas y procedimientos. “Los miembros deberán contar con políticas y procedimientos

relativos a las actividades de intermediación de valores, y que sean acordes con la nomaiividad vigente, específicamente con lo establecido en el Título IX de la Circular Básica Jurídica de la SFC, el Reglamento AMV y las Cartas Circulares que AMV expida para el efecto. Todas las políticas y procedimientos deben estar debidamente documentados y ser aprobados por la Junta Directiva de la entidad o quien haga sus veces. (...]” Hoja No. 3 de 6 — Control al cumplimiento del deber de certificaciónZamv sistema de control interno de cada IMV, y priorizar la independencia, objetividad y autonomía de la persona designada frente a los procesos de verificación que adelante. Las políticas y procedimientos deberán incorporar, como mínimo, los aspectos que se enuncian a continuación: Procesos de revisión de los manuales de funciones y perfiles de cargos de las PNV, orientados a garantizar que aquellos que requieran de una certificación, incorporen dicho requerimiento de forma clara en tales documentos. Por otra parte, para los cargos en los que no se establezca de manera expresa este requisito, se deberá eliminar cualquier referencia a las actividades previstas en el artículo 128 del Reglamento de AMV. Dentro de estos procesos debe establecerse de manera concreta el rol que tendrán las áreas de control y las áreas de gestión humana del IMV. - Políticas aplicables para garantizar que los profesionales que en virtud de la calidad de suplentes de otra PNV tengan la posibilidad de desarrollar, de manera ocasional, una actividad para cuyo ejercicio se requiera de certificación, acrediten dicha certificación en la modalidad y especialidad respectiva. Lo anterior, sin perjuicio de las certificaciones que sean requeridas para el desarrollo de las funciones propias de su cargo.

manera ocasional, una actividad para cuyo ejercicio se requiera de certificación, acrediten dicha certificación en la modalidad y especialidad respectiva. Lo anterior, sin perjuicio de las certificaciones que sean requeridas para el desarrollo de las funciones propias de su cargo. - Políticas aplicables a los profesionales que requieren de una certificación, a efectos de garantizar que surtan con la antelación debida el proceso de renovación de las certificaciones correspondientes. Estas políticas deberán establecer el rol y responsabilidades concretas de las PNV y las áreas de control, incluyendo la suspensión de las actividades y demás medidas que se adoptarán en aquellos casos en los que no se acredite a tiempo una certificación vigente. - Procesos de verificación mensual de las certificaciones que hayan perdido vigencia en el mes anterior y seguimiento a las medidas adoptadas en relación con las PNV que, en el mismo periodo, no hayan renovado a tiempo su certificación. - Procedimientos que determinen el seguimiento que se hará respecto de la vigencia de las certificaciones de las PNV, a partir del uso de los mecanismos de consulta que AMV ha puesto a disposición de los IMV, sobre la vigencia de las certificaciones, exámenes de idoneidad profesional y antecedentes personales. - Procedimientos para la asignación y actualización de los usuarios en el SIAMV, en relación con los perfiles de consulta, pagador y programador.

2. Informes periódicos ala Junta Directiva del IMV La persona designada por la Junta Directiva para la verificación del cumplimiento

Hoja No. 4 de 6 — Control al cumplimiento del deber de certificaciónZamv de las políticas y procedimientos respecto a los deberes de certificación, deberá presentar ante dicho órgano de dirección, un informe de los resultados de la

Hoja No. 4 de 6 — Control al cumplimiento del deber de certificaciónZamv de las políticas y procedimientos respecto a los deberes de certificación, deberá presentar ante dicho órgano de dirección, un informe de los resultados de la aplicación de los procedimientos de control correspondientes, así como de las posibles fallas o incumplimientos identificados, junto con las medidas correctivas adoptadas en los casos que resulte pertinente. Este informe deberá presentarse mínimo con una periodicidad semestral.

3. Reporte a AMV de incumplimientos al deber de certificación En el evento en que se advierta un incumplimiento de las obligaciones de certificación a las que hace referencia la presente Carta Circular, la persona designada deberá informar de este hecho a AMY a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que se tenga conocimiento de esa circunstancia". En la misma comunicación tendrá que informarse las medidas adoptadas para evitar que se presenten nuevos incumplimientos y los responsables de su implementación y seguimiento, así como las fechas previstas para la ejecución de dichas medidas.

El reporte correspondiente a los eventuales incumplimientos deberá remitirse en el formato del Anexo 1 de la presente Carta Circular.

4. Disposiciones finales Los IMV tendrán hasta el 31 de diciembre de 2017 para ajustar las políticas y procedimientos a los que la presente Carta Circular se refiere. En consecuencia, el primer informe de verificación de las políticas y procedimientos a la Junta Directiva como mínimo corresponderá al primer semestre de 2018.

La presente Carta Circular rige a partir de su fecha de expedición y, para todos sus efectos, se ha habilitado el correo electrónico cartacircular83@amvcolombia.org.co. (Original firmado por) Michel Janna

La presente Carta Circular rige a partir de su fecha de expedición y, para todos sus efectos, se ha habilitado el correo electrónico cartacircular83@amvcolombia.org.co. (Original firmado por) Michel Janna Presidente 2 Ibidem. Artículo 37.5. Colaboración con AMV “Los sujetos de autorregulación deberán informar a AMV de cualquier hecho o situación que constituya una infracción o que atente contra la transparencia, integridad y seguridad del mercado [... Hoja No. 5 de 6 — Control al cumplimiento del deber de certificaciónam 7 Anexo 1 Carta Circular No. 83 de 2017 Formato para el reporte incumplimientos Los miembros deberán remitir el presente formato al correo electrónico cartacircular83@amvcolombia.org.co, dentro del plazo previsto en la Carta Circular No. 83: Por medio de la presente se informa acerca de los siguientes incumplimientos a los deberes de certificación: Campo

1. Nombre del intermediario que reporta el incumplimiento

2. Nombre e identificación de la PNV que no ha dado cumplimiento al deber de certificación 3.Fecha en se evidenció el incumplimiento la que

4. Fecha o período en la que se presentó el incumplimiento

5. Modalidad de certificación en la que se presentó el (los) incumplimiento (s)

6. Detalles del incumplimiento

7. Medidas adoptadas para evitar que se presenten nuevos incumplimientos Descripción Se debe identificar la razón social y Nit del sujeto de autoregulación en el cual se ha advertido el incumplimiento Nombre e identificación de la PNV involucrada en el incumplimiento al deber de certificación día —mesaño

sujeto de autoregulación en el cual se ha advertido el incumplimiento Nombre e identificación de la PNV involucrada en el incumplimiento al deber de certificación día —mesaño Si es una o varias fechas, indicar día-mesaño de cada una. Si es un período, indicar “Entre el dia-mes-afio y el día — mesaño". Se deberá indicar la cerificación en que se modalidad de presentó el incumplimiento, según el artículo 128 del

Reglamento de AMV:

1. Directivo

2. Directivo de Carteras Colectivas (hoy

Fondos de Inversión Colectiva)

3. Directivo de Fondos de Pensiones

4. Operador

5. Asesor Comercial

6. Digitador Se deberá incumplimiento identificar las causas del Se deben indicar las medidas concretas adoptadas para evitar que se presenten nuevos — incumplimientos indicando — los responsables de su implementación y seguimiento, así como las fechas previstas para su ejecución.

Hoja No. 6 de 6 — Control al cumplimiento del deber de certificación