AMV - Carta circular 89 de 2017

Carta Circular No. 89 de 2017

Para: Representantes legales, personas naturales vinculadas y áreas de control de los afiliados autorregulados voluntariamente en divisas.

Fecha: 19 de diciembre de 2017.

Asunto: Administración y gestión de algoritmos de negociación.

El Presidente de AMV, de conformidad con lo previsto en el artículo 2 del Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas 1, en concordancia con lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 11.4.3.1.3 del Decreto 2555 de 2010 2, y previo concepto favorable del Comité de Divisas, emitido el 6 de diciembre de 20173, imparte instrucciones frente al contenido mínimo de políticas y procedimientos a establecer por los afiliados autorregulados en divisas para la administración y gestión de los algoritmos de negociación, con el fin de prevenir la materialización de eventos adversos en los sistemas de negociación y la ocurrencia de conductas que puedan afectar la transparencia e integridad del mercado de divisas por medio del uso de algoritmos de negociación.

Por lo anterior, AMV imparte las siguientes instrucciones en relación con algoritmos de negociación, entendidos como aquellos desarrollos que permiten realizar operaciones de forma automatizada, con base en reglas predefinidas.

1. Desarrollo e implementación de algoritmos de negociación

Los afiliados autorregulados que desarrollen e implementen algoritmos de negociación deberán garantizar los siguientes elementos, a fin de propender por la estabilidad de los sistemas de negociación y la transparencia del mercado:

Los afiliados autorregulados que desarrollen e implementen algoritmos de negociación deberán garantizar los siguientes elementos, a fin de propender por la estabilidad de los sistemas de negociación y la transparencia del mercado:

1 Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas. Artículo 2. Definiciones. “Para los efectos del presente Reglamento serán aplicables las siguientes definiciones: (…)Cartas Circulares: Documentos mediante los cuales AMV se dirigirá a los sujetos de autorregulación en aspectos de interés general como instrucciones operativas referidas a la manera en que habrá de aplicarse el presente Reglamento, situaciones de mercado o conductas generalizadas que puedan afectar la integridad del mercado o constituir un desconocimiento a la normatividad aplicable, y a solicitudes generales de información, entre otros. (…)”. 2 Decreto 2555 de 2010. Artículo 11.4.3.1.3. Función normativa de los organismos de autorregulación. “(…) Parágrafo 2. Los organismos de autorregulación podrán expedir cartas circulares mediante las cuales se instruya a las personas y entidades sujetas a su competencia, sobre la forma como se deban aplicar los reglamentos de autorregulación, y sobre el alcance de los deberes y normas de conducta aplicables a las actividades que sean objeto de autorregulación. Dichas cartas circulares n o requerirán aprobación por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia.” 3 Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas. Artículo 16. Funciones. “El Comité de Divisas tendrá las siguientes funciones: (…) b. Otorgar concepto previo y favorab le a las modificaciones del Reglamento y la expedición de Cartas Circulares relacionadas con conductas, usos, prácticas y deberes, en las Actividades

siguientes funciones: (…) b. Otorgar concepto previo y favorab le a las modificaciones del Reglamento y la expedición de Cartas Circulares relacionadas con conductas, usos, prácticas y deberes, en las Actividades Autorreguladas en Divisas. (…)”.1.1. Políticas y procedimientos de documentación

Los afiliados autorregulados deberán contar con políticas y procedimiento s que garanticen el registro documental de las e tapas de desarrollo, prueba s, funcionamiento y modificaciones materiales de los algoritmos de negociación , indicando los responsables de cada una de las etapas.

También harán parte de estos registros documentales, los siguientes: i) descripción general de la naturaleza de la estrategia establecida para el funcionamiento del algoritmo; ii) parámetros de funcionamiento; iii) límites y controles a los cuales está sujeto el algoritmo; iv) i nformación acerca de si el algoritmo será empleado por cuenta propia o por cuenta de terceros , cuando esto se encuentre permitido por la normatividad vigente y por los reglamentos de los sistemas de negociación.

Respecto de la documentación del funcionamiento de los algoritmos de negociación, se deberán conservar registros de todas las posturas generadas por estas herramientas, con sus respectivas modificaciones, cancelaciones y calces . Cuando bajo un mismo código operador se encuentren asignados varios algoritmos de negociación, se deberán emplear indicadores que permitan identificar a cuál estrategia de negociación se encuentra asociada cada una de las posturas. Para la consecución de estos registros, los afiliados podrán emplear la información que generan los proveedores de infraestructura, cuando cumplan con lo aquí dispuesto.

La totalidad de los registros a que hace referencia el presente numeral, así como

las posturas. Para la consecución de estos registros, los afiliados podrán emplear la información que generan los proveedores de infraestructura, cuando cumplan con lo aquí dispuesto.

La totalidad de los registros a que hace referencia el presente numeral, así como las copias de las versiones de los algoritmos que hayan estado en ambientes de producción, deberán almacenarse durante el término establecido en la s normas vigentes en materia de conservación documental, contenidas en el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero 4 y el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 5, replicadas a su vez en la parte I, Título IV Capítulo I numeral 4 de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, según corresponda.

1.2. Estándares de operación de los algoritmos de negociación

Los afiliados autorregulados deberán establecer políticas, procedimie ntos y controles que permitan garantizar que los algoritmos de negociación no serán usados con fines abusivos o manipulativos, o que atenten contra la transparencia del mercado.

4 Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Artículo 96. Conservación de Archivos y Documentos. “ Los libros y papeles de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria deberán conservarse por un período no menor de cinco años (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. 5 Ley 962 de 2005. Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. “ Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha

normas especiales. 5 Ley 962 de 2005. Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. “ Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.”1.3. Adecuada infraestructura tecnológica

Los afiliados autorregulados deberán realizar pruebas que permitan validar que su infraestructura soporta el volumen de envío de mensajería de los algoritmos de negociación, y los procedimientos de emergencia frente a eventos que afecten su operación.

1.4. Pruebas de funcionamiento de los algoritmos

De forma previa a su entrada en funcionamiento, y periódica mente durante su operación, los afiliados deberán realizar pruebas de sus algoritmos para asegurar su correcto funcionamiento tanto en condiciones de mercado normales , como bajo condiciones de e strés. Entre otros, las pruebas deben verificar la compatibilidad del algoritmo con la normatividad aplicable, límites de riesgo, y operatividad de los sistemas de negociación. En este sentido, se deberán hacer pruebas coordinadas con los administradores de los sistemas de negociación. La periodicidad de las pruebas deberá ser establecida por la entidad en sus políticas y procedimientos.

Cuando un afiliado autorregulad o planee tener en funcionamiento dos o más algoritmos de negociación, se deberán realizar pruebas en las que éstos actúen de manera simultánea, de manera que se pueda evaluar el correcto funcionamiento de estas herramientas en un escenario de interacción.

algoritmos de negociación, se deberán realizar pruebas en las que éstos actúen de manera simultánea, de manera que se pueda evaluar el correcto funcionamiento de estas herramientas en un escenario de interacción.

Las pruebas de funcionamiento y el análisis de sus resultados deberán estar documentadas.

2. Administración de riesgos y definición de planes de contingencia en la operación de algoritmos de negociación

En relación con la administración de riesgos derivados del funcionamiento de algoritmos de negociación, los afiliados autorregulados voluntariamente en divisas deberán garantizar la realización de las siguientes actividades:

2.1. Gobierno Corporativo

Los afiliados autorregulados deberán propender porque sus órganos de gobierno, sus políticas, procedimientos y mecanismos de control, se encuentren ajustados a los riesgos y a la dinámica que trae consigo la implementación de algoritmos de negociación. Para tal efecto, se deberá tener en consideración el tamaño de operación de la entidad y su impacto en las áreas del front, middle y back office.

Las entidades establecerán medidas para hacer seguimiento adecuado a cambios en la estructura del mercado y en los sistemas transaccionales que puedan impactar a sus algoritmos de negociación, con el fin de adoptar medidas que permitan mitigar la ocurrencia de riesgos.2.2. Seguimiento y monitoreo de operaciones

Los afiliados autorregulados deberán establecer políticas y procedimientos a fin de garantizar que las operaciones ejecutadas mediante algoritmos de negociación , empleados por cuenta propia o por cuenta de terceros 6, serán objeto de monitoreo permanente por parte de las áreas de control , quienes verificarán el correcto funcionamiento y el cumplimiento de los parámetros de operación de

empleados por cuenta propia o por cuenta de terceros 6, serán objeto de monitoreo permanente por parte de las áreas de control , quienes verificarán el correcto funcionamiento y el cumplimiento de los parámetros de operación de éstos. De igual forma, las actividades de monitoreo deberán estar orientadas a verificar que los algoritmos de negociación no son empleados con fines abusivos o manipulativos.

2.3. Límites a las operaciones

Los afiliados autorregulados deberán establecer límites a la exposición de riesgos derivados de la operación de algoritmos de negociación. Estos controles podrán incluir, entre otros, los siguientes: volúmenes de operación, VaR, valor máximo de la posición abierta, montos máximos expuestos en pantalla, límites a desviaciones en precio y a monto de las posturas, cantidad de instrumentos que opera el código y, cantidad de posturas enviadas de forma simultánea, entre otros.

2.4. Planes de contingencia

Los afiliados autorregulados deberán contar con planes de contingencia que permitan afrontar , como mínimo, las siguientes s ituaciones: fallas en las telecomunicaciones; fluctuaciones súbitas e inesperadas de los precios que obliguen a inactivar temporalmente el algoritmo; incrementos sustanciales en el volumen de órdenes generadas por el algoritmo.

Cuando el afiliado prevea q ue los algoritmos de negociación estarán disponibles en centros alternos de operaciones, se deberán realizar pruebas , debidamente documentadas, en las que se verifique la estabilidad de los mismos en estos ambientes. En caso contrario, los algoritmos de negociación no podrán funcionar desde los centros alternos de operaciones.

2.5. Inactivación de los algoritmos

documentadas, en las que se verifique la estabilidad de los mismos en estos ambientes. En caso contrario, los algoritmos de negociación no podrán funcionar desde los centros alternos de operaciones.

2.5. Inactivación de los algoritmos

Los afiliados autorregulados deberán contar con mecanismos que permitan deshabilitar de forma expedita los algoritmos de negociación, en caso de presentarse o detectase fallas o situaciones imprevistas (botón de pánico) . Se deberá garantizar que el proveedor de infraestructura tenga mecanismos similares que le permitan desactivar un algoritmo en caso de detectar fallas en su funcionamiento.

2.6. Planes de capacitación

6 Sujeto a que se encuentre p ermitido por la normatividad vigente y por los reglamentos de los sistemas de negociación.Los afiliados autorregulados deberán efectuar planes de capacitación periódicos dirigidos a las personas naturales vinculadas que participen en el diseño, supervisión y operación de algoritmos de negociación, orientados a mejorar las competencias en la identificación y administración de los riesgos derivados de estas herramientas.

3. Usuarios responsables de los códigos de acceso para la operación de algoritmos de negociación

Los algoritmos de negociación deberán estar en cabeza de una persona natural vinculada7 (en adelante “PNV”) que se encuentre certificada en la modalidad de operador, quien para todos los efectos será la responsable de la actuación del algoritmo en las pantallas de negociación. Para tal fin, se le asignará un código de usuario a su nombre que será utilizado exclusivamente para el funcionamiento de algoritmos de negociación.

La PNV que tenga a cargo un algoritmo de negociación también podrá tener un

algoritmo en las pantallas de negociación. Para tal fin, se le asignará un código de usuario a su nombre que será utilizado exclusivamente para el funcionamiento de algoritmos de negociación.

La PNV que tenga a cargo un algoritmo de negociación también podrá tener un código de usuario adicional, que le permita acceder al sistema de ne gociación para operar de forma manual , exclusivamente . P or tal motivo, bajo ninguna circunstancia este código podrá ser empleado para la operación de algoritmos de negociación.

Los códigos de usuario que sean empleados para algoritmos de negociación deberán ser fácilmente identificables, de manera que se pueda n diferenciar de aquellos que se usan para operaciones manuales.

4. Disponibilidad de información

Los afiliados autorregulados deberán poner a disposición de AMV toda la documentación a que se ha hecho referencia en la presente Carta Circular, cuando ésta lo requiera para el ejercicio de sus funciones.

5. Régimen de transición

Los afiliados autorregulados que a la fecha de expedición de la presente Carta Circular tengan algoritmos de negociación en funcionamiento, tendrán seis meses a partir de su entrada en vigencia para ajustar sus políticas , procedimientos y controles a lo aquí previsto.

Para estos algoritmos, se exceptuará la documentación referente a la etapa de desarrollo, pruebas y modificaciones realizadas con anterioridad a la expedición

7 Reglamento de Autorregulación Voluntaria en Divisas. Artículo 2. Definiciones . “Para los efectos del presente Reglamento serán aplicables las siguientes definiciones: (…) Persona Natural Vinculada o PNV: Administradores y demás funcionarios vinculados a los Autorregulados en Divisas independientemente del tipo de relación contractual, en cuanto participen, directa o indirectamente en

Reglamento serán aplicables las siguientes definiciones: (…) Persona Natural Vinculada o PNV: Administradores y demás funcionarios vinculados a los Autorregulados en Divisas independientemente del tipo de relación contractual, en cuanto participen, directa o indirectamente en la realización de Actividades Autorreguladas en Divisas o en la gestión de riesgos y de control interno asociada a éstas, aún cuando tales personas no se encuentren inscritas previamente en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores o no hayan sido inscritas en el organismo autorregulador. (…)de la presente Carta Circular . A partir de ese momento , se deberán documentar las pruebas y modificaciones que sean efectuadas , además de los registros solicitados en los incisos 2 y 3 del numeral 1.1 de esta Carta Circular.

La presente Carta Circular rige a partir de su fecha de expedición.

(Original firmado por) Michel Janna Gandur Presidente