AMV - Carta Circular 9 de 2007

Zamyv Autorregulador del Mercado de Valores de Colombia

CARTA CIRCULAR No. 9 de 2007

Para: Presidentes, Directores Generales, Representantes Legales y demás funcionarios de las entidades intermediarias de valores miembros de AMV Fecha: 31 de mayo de 2007

Asunto: Suministro de información a las visitas de supervisión de AMV.

Apreciados doctores: La función de supervisión que lleva a cabo el Autorregulador del Mercado de Valores de Colombia AMV, consiste en la verificación del cumplimiento de la normatividad aplicable, por parte de los sujetos de autorregulación. Para tal efecto se adelantan diferentes actividades, entre las cuales se encuentra la realización de visitas de carácter general o especial relacionadas con las actividades de intermediación en el mercado de valores, de conformidad con lo previsto en el literal b) del artículo 20 del Decreto 1565 de 2006, en concordancia con el literal c) del artículo 10 del Reglamento de AMV.

Para el ejercicio de sus funciones, resulta de vital importancia que la información requerida por los funcionarios de AMV, encargados de la realización de las visitas, sea suministrada oportunamente, de forma que el autorregulador pueda realizar su actividad de supervisión con oportunidad y suficiencia. Lo anterior se encuentra en armonía con lo previsto en el artículo 26 del Decreto 1565 de 2006, en el cual se establece que los representantes legales de los miembros son responsables de verificar el suministro oportuno de la información que requiera el organismo de autorregulación. En el mismo sentido, el artículo 37 del Reglamento de AMV dispone que los sujetos de autorregulación deben entregar a los funcionarios de AMV toda la información y

verificar el suministro oportuno de la información que requiera el organismo de autorregulación. En el mismo sentido, el artículo 37 del Reglamento de AMV dispone que los sujetos de autorregulación deben entregar a los funcionarios de AMV toda la información y documentos que se encuentren en su poder y que les sean solicitados por éstos para el ejercicio de sus funciones. A pesar de que existen normas específicas sobre el debido y oportuno suministro de información a los funcionarios de AMV, se ha observado en ocasiones que el tiempo de respuesta para la obtención de copias de grabaciones telefónicas, correos electrónicos y archivos de sistemas de mensajería instantánea (i.e. msn Messenger) por ejemplo, ha sido muy extenso. Por consiguiente, hemos considerado necesario solicitarles a los sujetos de autorregulación que realicen su mejor esfuerzo para que la información requerida se obtenga con la celeridad queZamyv Autorregulador del Mercado de Valores de Colombia necesita todo proceso de supervisión, lo cual redundará en una gestión más efectiva y en un menor tiempo de duración de las visitas. En consideración a lo anterior, y con el propósito de establecer lineamientos claros que permitan una mayor fluidez en el suministro de la información solicitada durante las visitas, se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: = El funcionario de AMV debe solicitar la información o documentación necesaria en forma escrita y señalando un plazo para el suministro de la misma, ajustándose a las circunstancias particulares de cada entidad, y teniendo en cuenta la complejidad y volumen de la información y documentación requerida. = Si los sujetos de autorregulación por alguna razón no pueden atender la solicitud en el plazo señalado, deben responder por escrito, informando las

teniendo en cuenta la complejidad y volumen de la información y documentación requerida. = Si los sujetos de autorregulación por alguna razón no pueden atender la solicitud en el plazo señalado, deben responder por escrito, informando las razones que no le permiten cumplir con la entrega oportuna de la información. En tal caso, el funcionario de AMV podrá otorgar un plazo adicional. = Si los sujetos de autorregulación no pueden suministrar la información, deberá remitirse una certificación suscrita por un representante legal de la entidad o por la persona natural vinculada, según se trate de información institucional o personal, en la cual se manifieste que no se cuenta con la información solicitada. Las respuestas a los requerimientos de los funcionarios de AMV deben darse por escrito, sin perjuicio de que puedan realizarse entregas en forma parcial hasta completar la totalidad de la información requerida, a efectos de agilizar el proceso de supervisión. El cumplimiento de lo establecido en esta carta circular permitirá que AMV pueda llevar a cabo sus funciones de una manera más eficiente, y redundará en una menor carga para los sujetos de autorregulación, por lo cual agradecemos la aplicación y difusión de la misma. Cordialmente,

MAURICIO ROSILLO ROJAS

Presidente