AMV - Precedente 4 de 2023 Precedentes Sancionatorios – Certificación de Directivos

Precedentes Sancionatorios Certificación de Directivos Autorregulador del Mercado de Valores de Colombia AMV 20231

1. Introducción

En el año 2017, con ocasión de diversos hallazgos a dvertidos en el curso de las visitas ejecutas por AMV en relación con el cumplimiento de los deberes de certificación , fueron expedidas las Cartas Circulares 83 y 85 (incorporadas actualmente en las Cartas Circulares Únicas de Valores y Divisas respectivamente) . A través de esas normas, esta Corporación impartió a las entidades autorreguladas instrucciones para fortalecer las políticas, procedimientos y controles sobre la materia, las cuales debían implementarse a partir del primer semestre de 2018.

En atención a la relevancia de la certificación para el adecuado funcionamiento del mercado, y con el fin de analizar la eficiencia de tales medidas, se valoró la evolución de las actuaciones que adelantó AMV sobre el particular en los últimos 6 años, obteniendo los resultados que se muestran en las siguientes gráficas:

Gráfico 1 – Herramientas preventivas en ejercicios de supervisión1 por tipo de incumplimiento – 01/01/2018 a 31/10/2023

En el gráfico anterior se aprecia que las tipologías más comunes en relación con el deber de certificación que han sido observadas en ejercicios de supervisión, corresponden a actuar en el mercado sin contar con la certificación requerida y la inexistencia o incumplimiento de políticas, procedimientos y/o controles asociados a este deber, y que la industria ha mejorado ostensiblemente las deficiencias en la actualización del SIAMV.

1 Actuaciones de la Vicepresidencia de Gestión Preventiva.

la industria ha mejorado ostensiblemente las deficiencias en la actualización del SIAMV.

1 Actuaciones de la Vicepresidencia de Gestión Preventiva. 22% 22% 24% 8% 26% 36% 52% 50% 28% 59% 39% 44% 4% 4% 26% 28% 44% 33% 34% 16% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 2018 2019 2020 2021 2022 2023 Actuar en el mercado sin contar con la certificación requerida Inexistencia o incumplimiento de políticas, procedimientos y/o controles Incumplir deberes, principios, actividades o funciones del sistema de control interno No actualizar o actualizar de manera extemporánea la información del SIAMV2

Gráfico 2 – Sanciones y herramientas preventivas2 en actuaciones disciplinarias – 01/01/2018 a 31/10/2023

Total: 72

Gráfico 3 – Duración promedio (días) del incumplimiento3 – 01/01/2018 a 31/10/2023

Como se observa en los gráfic os 2 y 3, relativos a las actuaciones disciplinarias adelantadas por AMV (indagaciones preliminares y procesos disciplinarios) , en el periodo evaluado se ha presentado un número significativo de casos, dentro de los cuales han tenido especial relevancia , por corresponder a los de mayor tiempo y recurrencia, los relacionados con personas naturales vinculadas (PNV) que debían acreditar una certificación como directivo, en particular las personas que desarrollan el

2 Corresponden a herramientas preventivas impartidas por la Vicepresidencia de Investigación y Disciplina .

recurrencia, los relacionados con personas naturales vinculadas (PNV) que debían acreditar una certificación como directivo, en particular las personas que desarrollan el

2 Corresponden a herramientas preventivas impartidas por la Vicepresidencia de Investigación y Disciplina . 3 Ibidem. 14 15 9 1 14 5 2 1 11 Directivo Asesor Operador Digitador PNV Intermediario Sanción Herramienta Preventiva 327 233 9 3 Directivo Asesor Operador Digitador3 rol de autoridad del área de riesgos de mercado y , en algunos casos, los gerentes de fondos de inversión colectiva.

Respecto de los asesores, se debe precisar que, a pesar de que se presentaban periodos extendidos sin renovar la certificación, los casos evaluados estuvieron relacionados con miembros de la fuerza comercial externa de las entidades, que no ejercieron de manera continua el rol de asesor es y respecto de quienes se identificaron pocos event os de atención a clientes. Solo en dos casos, gestionados disciplinariamente, se evidenció el ejercicio continuo de las actividades de asesoría por periodos extensos (497 y 1770 días respectivamente).

Teniendo en cuenta tales situaciones, AMV analizó los casos a efectos de establecer sus causas de origen y suministrar a la industria recomendaciones que permitan evitar la ocurrencia de eventos similares y definir posibles acciones de mejora de sus procesos y mecanismos de control. De conformidad con lo anterior, a continuación, se presenta:

a. Una síntesis del contexto f áctico que caracterizó los casos que fueron gestionados mediante proceso disciplinario, es decir los de mayor gravedad y materialidad. Esta parte del documento se ha concentrado exclusivamente en los casos relacionados

a. Una síntesis del contexto f áctico que caracterizó los casos que fueron gestionados mediante proceso disciplinario, es decir los de mayor gravedad y materialidad. Esta parte del documento se ha concentrado exclusivamente en los casos relacionados con Directores de Riesgos y Gerentes de Fondos de Inversión Colectiva.

b. El resultado del análisis realizado por AMV en relación con (i) la identificación de las fallas más recurrentes en el diseño de los procedimientos y el funcionamiento de los mecanismos de control de las entidades y (ii) las recomendaciones que podrían contribuir a fortalecer estos instrumentos.4

2. Casos de directivos que actúan sin certificación

2.1. Error en bases de datos de seguimiento provoca actuación sin certificación por más de un año

Fecha sanción Sancionado Periodo de actuación sin certificación Sanción impuesta Origen actuación AMV 2017 Intermediario 1 año y 6 días Multa $40.207.000 Visita de Supervisión 2018 Director Riesgos de Tesorería Suspensión 3 meses y multa de $7.377.170

Hechos investigados

El Director de Riesgos de Tesorería de un intermediario contaba con una certificación en la modalidad de directivo . Luego de que esta venció, sólo fue renovada un año después, debido a un error operativo que se presentó en uno de los mecanismos de control del intermediario, con ocasión del ingreso equivocado del año de vencimiento de la certificación en las bases de datos de la entidad.

AMV pudo establecer que durante el periodo en que el funcionario no estuvo certificado, desarrolló funciones propias de la autoridad encargada de administrar el riesgo de mercado establecidas en la normativa aplicable4.

AMV pudo establecer que durante el periodo en que el funcionario no estuvo certificado, desarrolló funciones propias de la autoridad encargada de administrar el riesgo de mercado establecidas en la normativa aplicable4.

Posteriormente, se produjo la renuncia del Director de Riesgos de Tesorería sin que existiera un suplente certificado , situación que condujo a que se asignaran temporalmente sus funciones al Gerente de otra área, quien tampoco acreditaba la certificación referida.

Lo anterior pone de presente que no existían medidas adecuadas para garantizar que la persona que ocasionalmente ejerciera dicho rol contara con la certificación requerida para tal propósito.

2.2. Cambios en la estructura de una entidad no tuvieron en cuenta requisitos de certificación

Fecha sanción Sancionado Periodo de actuación sin certificación Sanción impuesta Origen actuación AMV 2018 Intermediario 2 años y 5 meses Amonestación y multa de $74.999.232 Visita de supervisión Coordinador riesgos de mercado Amonestación y multa de $35.155.890

4 Numeral 6.4.3 del Capítulo XXI de la Circular Básica Contable y Financiera de la S uperintendencia Financiera de Colombia.5 Hechos investigados

Con ocasión de un cambio en la estructura organizacional de un intermediario, e l coordinador del área encargada de la administración de riesgos de mercado ejerció durante 2 años y 5 meses funciones propias de la autoridad encargada de la administración de este tipo de riesgos, sin acreditar una certificación en la modalidad de directivo.

durante 2 años y 5 meses funciones propias de la autoridad encargada de la administración de este tipo de riesgos, sin acreditar una certificación en la modalidad de directivo.

El incumplimiento tuvo origen en fallas en la aplicación de controles y procedimientos del intermediario que conllevaron a que no se advirtiera que el cambio en la estructura implicaba la necesidad de que el coordinador obtuviera su certificación de directivo, dadas sus nuevas responsabilidades.

2.3. Falta de aplicación de controles sobre área de riesgos genera incumplimiento del deber de certificación

Fecha sanción Sancionado Periodo de actuación sin certificación Sanción impuesta Origen actuación AMV 2019 Intermediario 4 años y 11 meses Amonestación y multa de $78.124.200 Visita de supervisión Gerente de Riesgos Amonestación y multa de $41.405.800

Hechos investigados

Durante 4 años y 11 meses , el Gerente de Riesgos de un intermediario ejerció las funciones propias de la autoridad encargada de la administración de riesgos de mercado, sin contar con la certificación en la modalidad de directivo requerida por la normativa. La misma situación se evidenció en relación con el funcionario que ocasionalmente lo reemplazó en sus ausencias temporales.

Esta circunstancia se presentó debido a que el intermediario no contaba con políticas y controles para el cumplimiento del deber de certificación de las personas que desarrollaban funciones de la autoridad de riesgos de mercado y, por tanto, solo se aplicaban a operadores, asesores y digitadores.

2.4. Deficiencias en políticas, controles y procedimientos originan incumplimiento del

desarrollaban funciones de la autoridad de riesgos de mercado y, por tanto, solo se aplicaban a operadores, asesores y digitadores.

2.4. Deficiencias en políticas, controles y procedimientos originan incumplimiento del deber de certificación

Fecha sanción Sancionado Periodo de actuación sin certificación Sanción impuesta Origen actuación AMV 2020 Intermediario 1 año y 5 meses Amonestación y multa de $72.000.000 Visita de supervisión Director de Riesgos Amonestación y multa de $15.000.0006 Hechos investigados

Durante 1 año y 5 meses, el Director de Riesgos de un intermediario ejerció las funciones propias de la autoridad encargada de la administración de riesgos de mercado, sin contar con la certificación en la modalidad de directivo requerida por la normativa.

Dentro de las causas de esta situación se identificó que si bien el intermediario contaba con algunas políticas y controles relacionados con el deber de certificación, los mismos resultaban insuficientes para garantizar su cumplimiento. Así mismo, se identificó que el intermediario no tenía procedimientos concretos asociados a esa materia.

Lo anterior, a pesar de que para dicho periodo ya se encontraban vigentes las instrucciones de AMV sobre el contenido mínimo y alcance de las políticas y procesos asociados al cumplimiento del deber de certificación.

2.5. Ausencia de suplente certificado y de política para certificación de nuevos empleados genera incumplimiento del deber de certificación

Fecha sanción Sancionado Periodo de actuación sin certificación Sanción impuesta Origen actuación AMV 2021 Intermediario 4 meses Amonestación y

empleados genera incumplimiento del deber de certificación

Fecha sanción Sancionado Periodo de actuación sin certificación Sanción impuesta Origen actuación AMV 2021 Intermediario 4 meses Amonestación y multa de $54.512.000 Reporte SFC a AMV 2021 Vicepresidente de Riesgos y Oficial de Cumplimiento Multa $11.810.838

Hechos investigados

Con ocasión de la renuncia del Gerente de Riesgos de un intermediario, se designó a un funcionario para ocupar ese cargo provisionalmente, asumiendo las funciones propias de la autoridad encargada de la administración de riesgos de mercado. Sin embargo, el funcionario no contaba con la certificación en la modalidad de directivo requerida por la normativa. Esto se dio a pesar de tener de tiempo atrás la calidad de suplente del gerente de riesgos.

El intermediario modificó la estructura del área de riesgos y creó el cargo de Vicepresidente de Riesgos y Oficial de Cumplimiento, en reemplazo del de Gerente de Riesgos. Implementada esta modificación, se designó a un funcionario para que ocupara esa posición. No obstante, solo después de cuatro meses obtuvo la certificación en la modalidad de directi vo y durante ese periodo ejerci ó funciones propias de la autoridad encargada de administrar los riesgos de mercado.

Este hecho tuvo lugar en razón a que el intermediario no contaba con políticas y controles para que las personas que desempeñaran por primera vez un cargo que requiriera de una certificación, acreditaran la misma.7 2.6 Falta de controles sobre gerentes de FIC produce la actuación del responsable del cargo sin certificación

Fecha sanción Sancionado Periodo de actuación sin certificación

requiriera de una certificación, acreditaran la misma.7 2.6 Falta de controles sobre gerentes de FIC produce la actuación del responsable del cargo sin certificación

Fecha sanción Sancionado Periodo de actuación sin certificación Sanción impuesta Origen actuación AMV 2021 Intermediario 6 meses Amonestación y multa de $54.512.000 Reporte SFC a AMV 2022 Gerente Fondos de Inversión Colectiva No Tradicionales Multa $13.000.000

Hechos investigados

El profesional sanciona do se desempeñó por 6 meses como Gerente de dos de los Fondos de Inversión Colectiva administrados por un intermedi ario. No obstante, se corroboró que durante ese periodo el profesional no acreditó ninguna certificación , pese a que este requisito era exigido por la normativa aplicable5.

Esta situación se originó por la ausencia de controles del intermediario y la inexistencia de suplentes certificados para los gerentes de los Fondos de Inversión Colectiva del intermediario.

2.7 Falta de renovación oportuna y de suplente designado conlleva a un intermediario a permanecer por varios meses sin director de riesgos certificado

Fecha sanción Sancionado Periodo de actuación sin certificación Sanción impuesta Origen actuación AMV

2022 Intermediario 3 meses Amonestación y multa de $60.00.000 Reporte de incumplimiento remitido por el intermediario a AMV

Hechos investigados

El Gerente de Riesgo Financiero de una entidad omitió la programación de sus exámenes de renovación con la antelación requerida por las políticas de la entidad ,

remitido por el intermediario a AMV

Hechos investigados

El Gerente de Riesgo Financiero de una entidad omitió la programación de sus exámenes de renovación con la antelación requerida por las políticas de la entidad , presentando sus exámenes cuando ya había perdido vigencia su certificación.

Esta situación, sumada al hecho de que el profesional debió repetir la prueba en algunas ocasiones y no contaba con un suplente certificado, condujo a que durante 3 meses las funciones reservadas a la autoridad de riesgos de mercado se ejercieran de manera dispersa y ocasional por otros funcionarios.

Adicionalmente se advirtió que, a pesar de que la entidad había adoptado medidas para que el gerente no ejerciera tales funciones, en algunas ocasiones participó en el desarrollo de actividades que requerían certificación6.

5 Artículos 3.1.5.2.2. y 5.4.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010. 6 Participó en una sesión del órgano de administración en la cual se presentaron aspectos relacionados con riesgos de mercado.8 Así mismo, se evidenció que algunos de los controles que debieron aplicarse en relación con la situación, fueron omitidos.

2.8 Falencias en la definición de roles y responsabilidades conduce a incumplimientos del deber de certificación

Fecha sanción Sancionado Periodo de actuación sin certificación Sanción impuesta Origen actuación AMV 2023 Intermediario Entre 5 y 8 meses Amonestación y multa de $69.600.000 Visita de supervisión

Hechos investigados

Con ocasión de algunas falencias en relación con la asignación clara de los roles y responsabilidades asociadas a las funciones propias de la autoridad de riesgos de

multa de $69.600.000 Visita de supervisión

Hechos investigados

Con ocasión de algunas falencias en relación con la asignación clara de los roles y responsabilidades asociadas a las funciones propias de la autoridad de riesgos de mercado, se observó que entre 2021 y 2023, distintos profesionales del área de riesgos del intermediario ejercieron ocasionalmente algunas de estas funciones sin contar con la certificación de directivo.

Así mismo, se advirtieron diversas falencias en los procesos y controles asociados al deber de certificación que contribuyeron con esta situación, como la ausencia de designación de suplentes certificados para ciertas posiciones, la falta de aplicación de los procesos de monitoreo durante algunos meses y el incumplimiento de las reglas establecidas por el intermediario para la renovación oportuna de certificaciones.

2.9 Falencias en las políticas sobre ejercicio ocasional de actividades que requieren certificación generan incumplimiento

Fecha sanción Sancionado Periodo de actuación sin certificación Sanción impuesta Origen actuación AMV 2023 Intermediario 4 meses Amonestación y multa de $116.000.000 Visita de supervisión

Hechos investigados

Con ocasión de la licencia de maternidad y vacaciones de la titular del cargo de Gerente de Riesgos de un intermediario y sin que la entidad contara con un suplente certificado para dicha posición, algunos profesionales de la gerencia a su cargo ejercieron ocasionalmente, en un periodo de 4 meses , algunas de las funciones correspondientes a la autoridad encargada de la administración de riesgos de mercado, sin contar con la certificación como directivo.

Esta situación se originó porque el intermediario no contaba con políticas y controles en

correspondientes a la autoridad encargada de la administración de riesgos de mercado, sin contar con la certificación como directivo.

Esta situación se originó porque el intermediario no contaba con políticas y controles en relación con el deber de certificación de las personas que desarrollaban las funciones propias de a la autoridad encargada de la administración de riesgos de mercado , ni9 con controles para garantizar que personas que ejercieran esas funciones de manera temporal acreditaran la certificación correspondiente.

Adicionalmente, con posterioridad a la definición de suplentes que requerían de certificación cuando reemplazaran al titular del cargo, los mismos no surtieron oportunamente el proceso de certificación.10

3. Aspectos relevantes y conclusiones

En este aparte se presenta una lista de posibles causas asociadas con estas situaciones, junto con las recomendaciones que en cada caso AMV considera que contribuyen a gestionar el riesgo de incumplimiento.

Las causas de origen identificadas se encuentran ordenadas de acuerdo con el grado de recurrencia advertido a partir del análisis de la totalidad de casos analizados (involucra los casos que dieron lugar a un proceso disciplinario y los gestionados a través de herramientas preventivas) siendo 1 el que presentó mayor recurrencia.

Causa de Origen Observación o Recomendación de AMV 1 Insuficiencia de las políticas, procedimientos o controles.

Se observó de manera recurrente que roles como el de Director de Riesgos, Vicepresidente Comercial o Gerente de Fondos de Inversión Colectiva no se encuentran dentro del universo de profesionales sujetos a los procedimientos y controles en materia de certificación, pues estos se han concentrado en la fuerza comercial (asesores y operadores).

Fondos de Inversión Colectiva no se encuentran dentro del universo de profesionales sujetos a los procedimientos y controles en materia de certificación, pues estos se han concentrado en la fuerza comercial (asesores y operadores). Se recomienda verificar la inclusión de la totalidad de profesionales sujetos al deber de certificación en las políticas y procedimientos de control, teniendo en cuenta en particular la revisión del tratamiento de este tipo de roles.

Así mismo, es recomendable revisar que los perfiles de cargo contemplen el requisito de certificación y el mismo sea tenido en cuenta en los procesos de vinculación.

Finalmente, se recomienda que las responsabilidades de seguimiento y control del deber de certificación se asignen a un área diferente al área de riesgos. 2 Indebida aplicación de controles. El control se limita a verificar que la persona natural tenga una certificación, más no que sea suficiente o correcta según sus funciones.

En varios casos se evidenció que los manuales o descriptivos de funciones no identifican la modalidad de certificación que corresponde al cargo.

Se recomienda verificar que los perfiles de cargo identifiquen de manera concreta la modalidad de certificación adecuada y que esta información sea valorada al momento de vinculación y, en adelante, al realizar el control periódico de vigencia de las certificaciones.

En la misma línea se recomienda que los reportes que se presenten a la Junta Directiva incluyan la información de modalidades de certificación requerida y acreditada. 3 Insuficiencia de políticas y controles relacionados con el tratamiento de suplentes y/o back up.

Si bien la normatividad no exige, en todos

información de modalidades de certificación requerida y acreditada. 3 Insuficiencia de políticas y controles relacionados con el tratamiento de suplentes y/o back up.

Si bien la normatividad no exige, en todos los casos, que los cargos que requieren certificación tengan un suplente designado, la ausencia de la identificación previa de la persona que debe cubrir determinada posición, en casos de ausencia temporal y absoluta, implica el Las entidades tienen el deber de asegurar que los profesionales que puedan desempeñar funciones sujetas a certificación de manera ocasional cuenten con la certificación correspondiente y se encuentren inscritos en el RNPMV.

Para cumplir este deber es necesario que haya una identificación interna de la persona que, en caso de ausencias temporales o absolutas, estaría llamada a reemplazar temporalmente a cada profesional sujeto a certificación.11 Causa de Origen Observación o Recomendación de AMV riesgo de que al presentarse una situación imprevista, como por ejemplo la renuncia del titular del cargo, la entidad no cuente con otro profesional que acredite la certificación en la modalidad requerida para desempeñar las funciones correspondientes.

En algunos casos se observó que, a pesar de estar identificados los suplentes, esas personas no se encontraban incluidas en los procesos de verificación de acreditación y vigencia de la certificación.

La recurrencia de estas situaciones se advirtió principalmente en relación con Directivos de Riesgos.

Por esta razón, es recomendable que cada entidad cuente con esta identificación de suplentes o back up para cada cargo, tomando

La recurrencia de estas situaciones se advirtió principalmente en relación con Directivos de Riesgos.

Por esta razón, es recomendable que cada entidad cuente con esta identificación de suplentes o back up para cada cargo, tomando en consideración la modalidad de certificación que debe acreditar el suplente o back up para cumplir con tal rol, en caso de ser necesario.

El cumplimiento del deber de certificación por parte de los suplentes y back up debe ser objeto de seguimiento y reporte a la Junta Directiva en los mismos términos previstos para los titulares de cada posición. 4 Insuficiencia de los procedimientos y controles sobre renovación oportuna de las certificaciones.

Los procedimientos en muchos casos se limitan a exigir que los profesionales surtan su proceso de renovación, pero: (i) no prevén de forma concreta la antelación mínima con la cual deben iniciar el proceso, y (ii) se concentran en las actividades de presentación de exámenes, dejando de lado las reglas para surtir el proceso de verificación de antecedentes y presentación de la persona natural por parte del intermediario a AMV.

Con ocasión de estas falencias se evidencian casos recurrentes de personas que no lograron renovar oportunamente su certificación por falta de aprobación del examen o porque, habiéndolo aprobado, la certificación no se activó por falta de verificación de antecedentes o presentación de la entidad. Es necesario que los procedimientos definan la antelación con la cual cada profesional debe iniciar su proceso de renovación, y establecer controles de verificación sobre el particular, para asegurar su culminación antes de que finalice la

presentación de la entidad. Es necesario que los procedimientos definan la antelación con la cual cada profesional debe iniciar su proceso de renovación, y establecer controles de verificación sobre el particular, para asegurar su culminación antes de que finalice la vigencia de la certificación a renovar, aun cuando se presenten situaciones imprevistas, como la pérdida del examen o la demora en completar los cursos de renovación.

Por otro lado, es de la mayor importancia que los controles no se limiten a la verificación de la aprobación de exámenes y revisión de antecedentes. En tal sentido, se recomienda usar como fuentes de información el SIAMV y el RNPMV a efectos de asegurar la corroboración sobre la efectiva activación de la certificación y aprobación de la inscripción de la persona en el RNPMV.

En los casos en los que se presentó el incumplimiento por falta de presentación del profesional bajo responsabilidad del Intermediario, se observó que los procedimientos no identificaban al responsable de verificar que el proceso concluyera de manera efectiva y exitosa, teniendo en cuenta que se requieren gestiones personales e institucionales para agotar el proceso. 5 Falta de claridad en el alcance de las funciones y ausencia de controles frente a personas que tienen contacto con clientes, pero no están autorizados para realizar En los casos en los que la entidad tome la decisión de acudir a este tipo de esquemas de distribución de funciones, es conveniente, por un lado, establecer de manera expresa en la documentación correspondiente la restricción12 Causa de Origen Observación o Recomendación de AMV actividades sujetas a certificación, por ejemplo:

lado, establecer de manera expresa en la documentación correspondiente la restricción12 Causa de Origen Observación o Recomendación de AMV actividades sujetas a certificación, por ejemplo:

(i) personas cuyas funciones no incluyen la asesoría, pero sí la promoción de los productos de la entidad, bajo el amparo de algunas excepciones normativas (ej. quienes se limitan a entregar información sobre FIC).

(ii) operadores de divisas cuyas facultades están limitadas a transacciones que no están sujetas a registro. para realizar actividades sujetas a certificación y, por otro, definir controles concretos para hacer un seguimiento a estas personas, a efectos de asegurar que no excedan las facultades asignadas. 6 Procedimientos y controles del Intermediario no se aplicaban a la fuerza comercial externa (no vinculados por contrato de trabajo o a través de terceros). En entidades cuyo régimen legal permite realizar labores de distribución o promoción a través de fuerza comercial externa, se observó con frecuencia que se limitan a asignar a la agencia externa la responsabilidad de controlar el cumplimiento del deber de certificación, sin establecer procesos, controles ni líneas de reporte concretas que aseguren el seguimiento adecuado en el Intermediario.

Se recomienda definir de manera clara los controles que deben ser aplicados y las instancias y periodos de seguimiento y reporte. 7 Ausencia del contenido mínimo exigido respecto de las políticas y procedimientos.

En los casos de incumplimiento del deber de certificación se observa de manera recurrente que los procedimientos de las entidades no cuentan con el contenido

7 Ausencia del contenido mínimo exigido respecto de las políticas y procedimientos.

En los casos de incumplimiento del deber de certificación se observa de manera recurrente que los procedimientos de las entidades no cuentan con el contenido mínimo exigido en la Cartas Circulares Únicas de Valores y Divisas, o que sus previsiones se limitan a una reproducción de la norma sin definir medidas concretas para asegurar su efectividad.

Las falencias que con mayor recurrencia se observan son las siguientes:

▪ Las políticas sobre cumplimiento del deber de certificación no prevén reglas claras sobre su acreditación al momento de la vinculación inicial de un profesional a la entidad o del cambio de cargo. ▪ Falta de claridad respecto de los responsables de los procesos de monitoreo y control, y la línea de reporte dentro de la entidad. En relación con el tratamiento de personas que, por vincularse a la entidad por primera vez o ser objeto de cambio de cargo, no acrediten la certificación requerida al momento de su designación, es necesario definir: (i) el término concreto con el que contarán para adelantar el proceso de certificación y (ii) las medidas que se adoptarán para evitar que la persona ejecute, mientras se surte tal proceso, funciones que requieran de certificación e inscripción en el RNPMV.

Así mismo, es necesario que las entidades verifiquen que cuentan con procedimientos claros que aseguren la trazabilidad y asignación de responsabilidades en cada una de las etapas relevantes para asegurar el cumplimiento del deber de certificación.13 Causa de Origen Observación o Recomendación de AMV 8 Falta de aplicación de los controles

de responsabilidades en cada una de las etapas relevantes para asegurar el cumplimiento del deber de certificación.13 Causa de Origen Observación o Recomendación de AMV 8 Falta de aplicación de los controles establecidos (total y/o parcialmente).

En varios casos se advirtió que, a pesar de haberse previsto controles, los mismos no eran aplicados.

En otros casos los controles se aplicaron y los hallazgos fueron informados a las personas involucradas y/o sus jefes inmediatos, sin embargo, no se realizó ninguna g