ANDJ - Lineamientos sobre buenas practicas en el decreto, practica y valoración de pruebas en actuaciones administrativas

COMUNICACIÓN INTERINSTITUCIONAL

Para: Jefes de Oficinas Asesoras Jurídicas de las Entidades Nacionales De: Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado Asunto: Lineamiento sobre buenas prácticas en el decreto, práctica y valoración de pruebas en actuaciones administrativas

Bogotá, D.C, 24 de Enero de 2022 En desarrollo de lo dispuesto en la Ley 1444 de 2011, el Decreto Ley 4085 de 2011 otorgó competencias en materia de defensa judicial y prevención de las conductas y del daño antijurídico a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE). De conformidad con este marco normativo, a la entidad le corresponde recomendar, en aquellos casos que considere pertinente, las acciones y gestiones que deban adelantar las entidades públicas para una adecuada prevención y defensa de los intereses de la Nación. El presente lineamiento pretende promover la implementación de buenas prácticas en el decreto, práctica, contradicción y valoración de pruebas en el marco de las actuaciones administrativas. Debe tenerse en cuenta que una adecuada práctica de pruebas fortalece el debido proceso y es garantía para todas las partes. Este documento consta de dos capítulos. El primero de ellos expone el régimen probatorio de las actuaciones administrativas. El segundo relaciona y describe los principales medios de prueba que pueden ser usados en el curso de estas actuaciones.

I. Régimen probatorio en las actuaciones administrativas

1. La voluntad de la administración se manifiesta a través de la expedición de actos administrativos que deben observar las etapas, las formalidades y las reglas propias del procedimiento administrativo.

2. Hay dos tipos de procedimientos administrativos: (i) el procedimiento administrativo general, que se aplica a todas aquellas actuaciones que no cuentan con un procedimiento especial1 y

(ii) el procedimiento administrativo sancionatorio que procede en las actuaciones administrativas sancionatorias que tampoco tengan una norma especial que las regule2. 1 Este procedimiento se encuentra regulado en el Título III de la Parte Primera del CPACA (arts. 1° y ss). 2 El procedimiento administrativo sancionatorio está regulado en el Capítulo III del Título III de la Parte Primera del CPACA. Dentro de este procedimiento se encuentra regulado el procedimiento administrativo sancionatorio fiscal (arts. 47 y ss).

3. En el curso de las actuaciones administrativas se deben observar los siguientes principios: debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad3.

4. En las actuaciones administrativas sancionatorias, además de estos principios, se deben acatar los principios de legalidad de las faltas y sanciones4, la presunción de inocencia5, la no reformatio in pejus6 y non bis in idem.

5. La etapa probatoria en sede administrativa se compone de las siguientes fases: (i) solicitud,

(ii) decreto, (iii) práctica, (iv) contradicción y (v) valoración de las pruebas. 5.1. Solicitud de pruebas a. La solicitud de pruebas constituye la oportunidad para que el interesado que inicia una actuación administrativa o es convocado oficiosamente a participar en ella aporte o pida que se practiquen pruebas. Se trata de una garantía esencial del

debido proceso. b. Quienes intervienen en la actuación administrativa gozan de libertad probatoria, es decir, pueden hacer uso de cualesquiera medios probatorios permitidos por la ley para acreditar hechos o circunstancias durante el procedimiento administrativo7. c. En el procedimiento administrativo general, el interesado podrá solicitar y aportar pruebas hasta antes de que se profiera el acto administrativo que resuelva el fondo del asunto8. Así lo señala el artículo 40 del CPACA en los siguientes términos: “Durante la actuación administrativa y hasta antes de que se profiera la decisión de fondo se podrán aportar, pedir y practicar pruebas de oficio o a petición del interesado sin requisitos especiales”. 3 Estos principios se encuentran definidos en el artículo 209 de la Constitución Política y en el artículo 3° del CPACA. 4 El principio de legalidad de las faltas y de las sanciones “alude a que una norma con fuerza material de ley establezca la descripción de las conductas sancionables, así como las clases y cuantías de las sanciones a ser impuestas.” En consecuencia, la Constitución exige la predeterminación legal de las infracciones administrativas, así como las correspondientes sanciones. Este principio se desarrolla en una doble dimensión: i) reserva de ley, y ii) tipicidad" C.E. SCSC, Concepto 2018-00217, mar. 5/2019, C.P. Germán A. Bula Escobar. 5 Al respecto ver: Corte. Const., Sent. T-969, dic. 18/2009, M. P. María Victoria Calle Correa. En este mismo sentido ver: C. Const., Sent. C-495, oct. 22/2019, M. P. Alejandro Linares Cantillo y C. Const., Sent. T-265, jul. 28/2020, M. P. Gloria S. Ortiz Delgado.

Ortiz Delgado. 6 El Consejo de Estado ha señalado sobre este particular: “La regla constitucional que proscribe la reformatio in peius, contenida en el inciso segundo del artículo 31 de la Constitución, impone al juez el deber de abstenerse de agravar la situación definida en la sentencia primera instancia, cuando se esté en presencia de "un único interés o múltiples intereses no confrontados", esto es, de un “apelante único” C.E., Sala Plena, Sent. 2010-01284, oct. 7/2014, C.P. Jorge Octavio Ramírez Ramírez. En el mismo sentido ver: C. Const., Sent. T-393, jun. 21/2017, M.P. Cristina Pardo Schlesinger. 7 El inciso tercero del artículo 40 del CPACA establece que serán admisibles todos los medios de prueba señalados en el Código de Procedimiento Civil, hoy, Código General del Proceso. 8 Cfr. artículo 40 del CPACA. d. En el procedimiento administrativo sancionatorio, el investigado, en el escrito de descargos, podrá solicitar o aportar las pruebas que pretenda hacer valer dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación de la formulación de cargos9, salvo norma especial en contrario. Por ejemplo, en el procedimiento administrativo sancionatorio fiscal el término para tal efecto será de cinco (5) días10. e. Al interponer los recursos de reposición o apelación contra actos administrativos, los interesados también podrán solicitar o aportar pruebas11. 5.2. Decreto de pruebas a. Es el acto mediante el cual la entidad pública decide sobre la incorporación de las pruebas aportadas por los interesados, decreta las pruebas de oficio y ordena la

práctica de las que hayan sido solicitadas12. b. Para el decreto de las pruebas, la entidad debe valorar la i) conducencia, ii) pertinencia, iii) utilidad y iv) licitud de las solicitudes probatorias de los intervinientes13.

1. La conducencia se refiere a la idoneidad de la prueba para demostrar el hecho. Por ejemplo, la escritura pública y el registro son las pruebas idóneas para acreditar la venta de un bien inmueble. 9 Cfr. Inciso 3 del artículo 47 del CPACA. Como el Capítulo III que regula el procedimiento administrativo sancionatorio no contempla una norma especial sobre la procedencia de recursos en contra del auto de pruebas, debe aplicarse la regla establecida para el procedimiento administrativo general del artículo 40 del CPACA. La Corte Constitucional expresó lo siguiente sobre la materia: “Así, la facultad de aportar pruebas se mantiene en la norma citada (Artículo 40 CPACA) durante toda la actuación, e incluso al momento de ejercer los recursos de reposición o apelación contra el acto definitivo.” C.

Const., Sent. C-034, ene. 29/2014, M.P. Maria Victoria Calle Correa. 10 Cfr. Parágrafo 2 del artículo 47 del CPACA, adicionado por el artículo 3 de la Ley 2080 de 2021. 11 Cfr. Artículo 79 CPACA. Por su parte el artículo 47ª, adicionado por el artículo 4° de la Ley 2080 de 2021, señala que: “Para los efectos propios de la consulta, el funcionario competente comunicará la decisión al afectado, quien contará con tres (3) días para presentar alegaciones en su favor y las pruebas en las que se sustente”.

12 El acto de pruebas -por su naturalezaes un acto administrativo de trámite, porque no finaliza la actuación, sino que simplemente la impulsa. No obstante, es innegable su importancia en el procedimiento administrativo, pues además de la fuerte carga argumentativa que se le exige a la administración para motivar su determinación sobre las solicitudes probatorias, los hechos que logren acreditarse mediante los diferentes medios de prueba constituirán el sustento fáctico de la motivación del acto administrativo que ponga fin a la actuación. 13 Esta valoración radica en establecer si la prueba debe decretarse o rechazarse, por cuanto su finalidad radica en tener la capacidad para generar certeza respecto de lo hechos que se pretende acreditar. El Consejo de Estado se ha pronunciado en los siguientes términos: “Los sujetos procesales tienen libertad probatoria, lo que se traduce en que pueden hacer uso de los elementos de convicción que la ley adjetiva enuncia para lograr la respuesta al problema jurídico planteado a favor de sus intereses. Sin embargo, dicha regla no es absoluta, pues quien postula el medio de convicción, debe respetar el debido proceso, así como también, garantizar que éstos son conducentes, pertinentes y útiles para el fin que persiguen.” C.E., Sec. Quinta, Sent. 2019-00024, sep. 30/2020 C.P. Rocío Araújo Oñate. ii. La pertinencia se refiere a la relación de la prueba con los hechos que se pretende demostrar. Por ejemplo, un testimonio de una persona que observó un hecho relevante para la respectiva actuación. iii. La utilidad se refiere a la capacidad de la prueba demostrar hechos relevantes para el proceso que no se encuentren ya acreditados con otros medios de

prueba. Por ejemplo, si ya se encuentra acreditada la muerte de una persona con el registro civil de defunción para efectos de otorgar una pensión de sobreviviente, no es útil solicitar la práctica de otras pruebas para demostrarla. iv. La licitud se refiere a que la prueba se haya con arreglo a los derechos fundamentales14. Por ejemplo, en una actuación administrativa sancionatoria la prueba es ilícita cuando se ha obtenido con violación del principio de no autoincriminación15. c. Cuando la autoridad administrativa evidencie que para expedir el acto administrativo debidamente fundamentado y motivado requiera de otras pruebas, deberá decretarlas oficiosamente16 hasta antes de que se profiera el acto administrativo que resuelva el fondo del asunto17. d. Si la solicitud de las pruebas por parte de los intervinientes es extemporánea, las autoridades administrativas podrán, en virtud del principio de eficacia18, decretar oficiosamente aquellas que sean determinantes para adoptar la decisión que en derecho corresponda. e. Una vez finalizado el análisis sobre la suficiencia probatoria, la entidad pública debe proferir el acto mediante el cual se decreta y ordena la práctica de las pruebas. El acto deberá estar debidamente motivado, lo cual exige: 14 Al respecto ver, entre otras: C.E., Sec. Quinta, sent. 2015-00018, mar. 03/2016 C.P. Carlos Enrique Moreno Rubio. 15 El artículo 33 de la Constitución Política consagra que “[n]adie podrá ser obligado a declarar contra sí mismo o contra su cónyuge, compañero permanente o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o

primero civil”. En este sentido ver, entre otras: C.E., Sec. Primera, Sent. 2013-00196, abr. 30/2020 C.P. Hernando Sánchez Sánchez. y C.E., Sala Plena, Sent. 2020-00740, feb. 22/2021 C.P. Hernando Sánchez Sánchez. 16 Sobre el deber de decretar pruebas de oficio ha dicho la Corte Constitucional: “La omisión en el decreto de pruebas por parte de la autoridad (…), impide la recepción y análisis de hechos que resultan indispensables para la correcta solución del caso (…). Esta omisión ocurre, por ejemplo, i) cuando la autoridad judicial no ejerce la facultad para decretar pruebas de oficio en los casos que faltan elementos para dirimir adecuadamente el conflicto.” C. Const., Sent. T-074, mar. 02/2018, M.P. Luis G. Guerrero Pérez. En el mismo sentido: C. Const., Sent. SU-768, oct. 16/2014, M.P. Jorge Iván Palacio Palacio. 17 En el procedimiento administrativo sancionatorio no existe norma especial que regule dicha facultad oficiosa, por lo que se deberá aplicar, igualmente, lo previsto en el artículo 40 del CPACA. Esto significa que la única limitación temporal que tiene la autoridad administrativa es la decisión inicial o en sede de recurso. 18 Señala el numeral 11 del artículo 3 del CPACA: “las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto, removerán de oficio los obstáculos puramente formales, evitarán decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanearán, de acuerdo con este Código las irregularidades procedimentales que se presenten, en procura de la

efectividad del derecho material objeto de la actuación administrativa”.

1. Relacionar las pruebas que fueron aportadas y solicitadas por los intervinientes. ii. Justificar y plasmar con claridad las razones para su incorporación o su negativa19, con bases en los criterios de conducencia, pertinencia, utilidad y licitud, vistos anteriormente. iii. Relacionar las pruebas que se van a decretar oficiosamente y fundamentar las razones. iv. Establecer el término en el que se van a practicar pruebas, de acuerdo con el lugar, número y tipo pruebas que se deban practicar. Por lo anterior: ➢ Cuando la actuación administrativa inicie por una petición elevada en interés general o particular, la entidad deberá surtir el período probatorio dentro del término establecido legalmente para responder la petición20. ➢ En aquellos eventos en los que la autoridad administrativa determine que no es posible practicar las pruebas en los plazos previstos para dar respuesta, podrá informar esta circunstancia al interesado antes del vencimiento del término señalado en la ley. Para el efecto, expresará los motivos y señalará el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, el cual no podrá exceder del doble del inicialmente previsto21. ➢ Cuando la actuación administrativa inicie “por quienes obren en cumplimiento de una obligación o deber legal”22 o “por las autoridades administrativas oficiosamente”23, la autoridad podrá limitar el periodo probatorio a un término prudencial de acuerdo con la naturaleza del asunto dando aplicación de los principios de eficacia, celeridad y economía24. ➢ En el procedimiento administrativo sancionador las pruebas deberán

practicarse en un término no mayor a treinta (30) días. Sin embargo, cuando sean tres (3) o más investigados o las pruebas se deban practicar en el exterior el término probatorio podrá ser hasta de sesenta (60) días25. 19 Sobre el particular, la Corte Constitucional ha señalado que “la negativa a la práctica de pruebas sólo puede obedecer a la circunstancia de que ellas no conduzcan a establecer la verdad sobre los hechos materia del proceso o que estén legalmente prohibidas o sean ineficaces o versen sobre hechos notoriamente impertinentes o se las considere manifiestamente superfluas” C. Const., Sent. T-393, sept. 07/1994, M.P. Antonio Barrera Carbonell. En el mismo sentido:

C. Const., Sent. T-237, abr. 21/2017, M.P. Iván Humberto Escrucería Mayolo. 20 El artículo 14 del CPACA señala: “Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción”. 21 Parágrafo del artículo 14 del CPACA. 22 Cfr. Numeral 3° del artículo 4 del CPACA. 23 Numeral 4° del artículo 4 del CPACA. 24 Cfr. Artículo 3° del CPACA. 25 Cfr. Artículo 48 del CPACA. ➢ En los procedimientos administrativos sancionatorios fiscales el término para la práctica de pruebas no será mayor a diez (10) días, si fueran tres (3) o más investigados o se deban practicar en el exterior podrá ser hasta de treinta (30) días26.

➢ Cuando se trate de pruebas decretadas en sede de recurso, para su práctica se señalará un término no mayor de treinta (30) días. Los términos inferiores podrán prorrogarse por una sola vez, sin que con la prórroga el término exceda de treinta (30) días27. f. En el procedimiento administrativo general, la decisión de la entidad sobre la solicitud de pruebas, es decir, el auto que niega, o incorpora o decreta la práctica de pruebas, no es susceptible de recursos28. Así lo señala expresamente el artículo 40 del CPACA: “Contra el acto que decida la solicitud de pruebas no proceden recursos”. 5.3. Práctica de las pruebas a. Hay medios de prueba que no requieren de práctica, sino que ingresan de manera inmediata al expediente una vez son decretados. Por ejemplo, los documentos que aporta el interesado por cuya petición se da inicio a la actuación administrativa. b. Hay otros medios de prueba que deben ser practicados, es decir, que requieren del despliegue de ciertas actividades y requisitos posteriores a su decreto para que sean incorporados al expediente; por ejemplo, la prueba testimonial exige que el testigo sea citado y que se tome su declaración. c. Las reglas sobre la práctica de pruebas dependerán del medio de prueba del que se trate. En cualquier caso, las entidades deberán:

1. Disponer todo lo necesario para su materialización. Por ejemplo, para el caso de la prueba testimonial, disponer de la información que permita citar a los testigos y contar con la infraestructura que le permita recibir su testimonio.

26 Cfr. Parágrafo del artículo 48 del CPACA, adicionado por el artículo 5° de la Ley 2080 del 2021. 27 Cfr. Artículo 79 del CPACA. 28 En la Sentencia C-034 de 2014 la Corte declaró la exequibilidad del aparte del artículo 40 del CPACA que establece la improcedencia de recursos contra el acto que decreta las pruebas, en los siguientes términos: “La exclusión de recursos contra la decisión que resuelve las solicitudes de pruebas durante el trámite administrativo es además adecuada para lograr esos fines, pues en un procedimiento que permite al interesado solicitar pruebas durante toda la actuación, sin prever una etapa preclusiva para el efecto, la eventual presentación de recursos contra cada acto administrativo que niegue una prueba implica costos temporales, y hace menos ágil la adopción de las decisiones pertinentes.” C. Const., Sent. C-034, ene. 29/2014, M.P. Maria Victoria Calle Correa. Como quiera que el acto de pruebas es un acto de trámite, le es igualmente aplicable lo previsto en el artículo 75 del CPACA que establece que “No habrá recurso contra los actos de carácter general, ni contra los de trámite, preparatorios, o de ejecución excepto en los casos previstos en norma expresa”. ii. Practicar directamente las pruebas. La diligencia podrá realizarse personalmente o a través de medios electrónicos29, siempre que esté garantizada la inmediación y la contradicción. Por ejemplo, se puede recibir la declaración a través de una plataforma tecnológica, en la que puedan asistir y participar todos los intervinientes. iii. Preparar con antelación los insumos que se requieren para la diligencia. Por

ejemplo, contar con las preguntas para la declaración de parte. iv. Convocar a los intervinientes a las diligencias de práctica de pruebas.

1. Tramitar el apoyo técnico, logístico, tecnológico o de cualquier otra índole que se requiera para la práctica de pruebas. Por ejemplo, si se requiere de un medio tecnológico para grabar la audiencia de recepción de testimonios, que exista el personal capacitado para su manejo y para sortear cualquier inconveniente técnico que pueda presentarse. vi. Garantizar que los medios que se utilicen para la práctica de pruebas aseguren su integridad y conservación y el posterior ejercicio del derecho de contradicción. Por ejemplo: si se practicó un testimonio, el contenido debe quedar plasmado en un acta, video o grabación de voz. vii. Evaluar si las pruebas se pueden practicar en una sola actuación o en varias actuaciones. Por ejemplo, si se decretó la práctica de una visita administrativa y la declaración de unos testigos que se encuentran en el lugar de la visita, la autoridad podrá agotar su práctica en esa misma oportunidad. viii. Programar fechas cercanas o consecutivas si deben realizarse varias actuaciones de práctica de pruebas, siempre en consideración al término previsto en el acto de decreto de pruebas para llevar a cabo dicha práctica. ix. Verificar el cumplimiento de los requisitos legales que sean propios de cada medio de prueba, como se verá más adelante. Por ejemplo, tomar el juramento si el medio de prueba lo exige.
2. Dejar constancia y registro de las diligencias que se adelantaron para la práctica de pruebas, física o electrónica. La constancia debe tener como

mínimo: fecha, hora, objeto de la diligencia, expediente, partes citadas, personas que asisten y/o intervienen, diligencia que se practica, tiempo de duración, funcionario encargado, contenido de la prueba practicada y firma de los intervinientes. 29 El artículo 53 del CPACA establece: “Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos. Los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos (…)”. xi. Incorporar al expediente las constancias y soportes de las actividades desplegadas durante la práctica de las pruebas. Por ejemplo, las constancias de envío de las citaciones, las actas de recepción de testimonios. d. La entidad podrá limitar la práctica de pruebas cuando evidencie que los elementos probatorios que integren la actuación administrativa sean suficientes para establecer con certeza lo que se pretende probar para la expedición del acto administrativo30. Por ejemplo, si lo que se debate en la actuación es el derecho de un ciudadano por ser desplazado por la violencia y se allegó al expediente una certificación emitida por autoridad competente que da cuenta de esa condición, la autoridad podrá prescindir de practicar los demás medios de prueba que pretendían acreditar ese mismo hecho. e. Los gastos que ocasione la práctica de pruebas estarán a cargo de la parte que las solicitó. Si son varios los interesados, los gastos se distribuirán en igual proporción31. 5.4. Contradicción de las pruebas a. La entidad debe garantizar la contradicción y controversia probatoria como pilares esenciales del derecho fundamental al debido proceso32. La jurisprudencia constitucional ha enunciado, entre las garantías propias del debido proceso

administrativo, el derecho que tiene el asociado de solicitar, aportar y controvertir pruebas que, a su vez, se constituye como uno de los deberes que sujetan la actuación administrativa33. Lo anterior, con el fin de asegurar la protección del interés general y el respeto por los derechos y principios ligados al ejercicio de la función pública. b. Su efectividad en instancias administrativas supone la posibilidad de que el administrado involucrado en la decisión administrativa pueda presentar pruebas y controvertir las que se alleguen en su contra34. c. Para estos efectos, la entidad deberá: 30 El Consejo de Estado ha manifestado respecto de la limitación de práctica de pruebas en sede judicial, lo cual resulta igualmente aplicable en el procedimiento administrativo: “el juez (…) en aras de garantizar la correcta administración de justicia que supone la concurrencia de los principios de celeridad y de economía procesal, se encuentra facultado para limitar la práctica de pruebas cuando, en su criterio, los elementos probatorios que integran el acervo además de útiles, se tornan suficientes para establecer con certeza la configuración o no de hechos que tienen incidencia en el fondo del asunto a resolver” C.E., Sec. Primera, Auto Int. 2008-00237, jul. 12/2019 C.P. Nubia Margoth Peña Garzón. 31 Cfr. Inciso 2° del artículo 40 y artículo 79 del CPACA. 32 La Corte Constitucional ha señalado que: “el derecho al debido proceso se descompone en varias garantías que tutelan diferentes intereses ya sea de los sujetos procesales, o de la colectividad a una pronta y cumplida justicia. Entre ellas, el

artículo 29 de la Constitución, en forma explícita consagra tanto el principio de celeridad, como el derecho de contradicción y controversia probatoria (…)”. C. Const. Sent. C-371, may. 11/2011, M.P. Luis Ernesto Vargas Silva. 33 C. Const. Sent. C-029, feb. 10/2021, M.P. Gloria Stella Ortiz Delgado. 34 Sobre la contradicción de las pruebas en sede administrativa ver, entre otras: C. Const. sent. C-034, ene. 29/2014, M.P. María Victoria Calle Correa.

1. Otorgar las oportunidades al interesado para controvertir las pruebas aportadas o practicadas dentro de la actuación, antes de que se dicte una decisión de fondo. ii. Dar estricto cumplimiento al principio de publicidad que se materializa mediante la comunicación y notificación de las actuaciones, según corresponda, y asegurar así que los involucrados conozcan el proceder de la administración y puedan ejercer su derecho de defensa35. iii. Propender por el oportuno traslado de las pruebas aportadas por los involucrados o las decretadas de oficio en el curso de la actuación, de modo que todos los intervinientes conozcan y puedan pronunciarse sobre la totalidad de medios probatorios obrantes en el expediente. iv. Informar en el oficio de traslado la fecha de vencimiento para pronunciarse. ➢ En el procedimiento administrativo general no hay un término específico para correr traslado de las pruebas, pero el CPACA determina que el interesado contará con la oportunidad de controvertir las pruebas aportadas o practicadas dentro de la actuación36.

➢ Por lo anterior, corresponderá a la autoridad administrativa establecer un término razonable para correr traslado antes de que se venzan los términos para resolver de fondo la actuación. El término es razonable cuando brinda a la persona vinculada o interesada en el procedimiento administrativo la posibilidad real y efectiva de controvertir las pruebas y de aportar las que estime pertinentes. ➢ En el procedimiento administrativo sancionatorio, vencido el periodo probatorio se dará traslado al investigado por diez (10) días para que presente los alegatos respectivos y pueda pronunciarse sobre las pruebas practicadas37. ➢ En el procedimiento sancionatorio fiscal el traslado será por cinco (5) días38. ➢ En sede de recurso, determina el CPACA que cuando se presenten pruebas, si se trata de un trámite en el que interviene más de una parte, deberá darse traslado a las demás por el término de cinco (5) días39. 35 Al respecto ha señalado la Corte Constitucional: “La notificación de las decisiones que la Administración profiere en desarrollo de un proceso y que afectan los intereses de las partes (…), procura asegurar la legalidad de las determinaciones adoptadas por aquélla, toda vez que al dar a conocer sus actuaciones asegura el uso efectivo de los derechos de defensa, de contradicción y de impugnación que el ordenamiento jurídico consagra para la protección de los intereses de los administrados.” C. Const. Sent. T-002, ene. 14/2019, M.P. Cristina Pardo Schlesinger. 36 Cfr. Artículo 40 del CPACA. 37 Cfr. Inciso 2° del artículo 48 del CPACA. 38 Cfr. Parágrafo del artículo 48 del CPACA, adicionado por el artículo 5° de la Ley 2080 del 2021.

39 Cfr. Inciso 2° artículo 79 del CPACA.

1. Indicar en el oficio de traslado, de forma clara y expresa, los canales físicos y/o digitales mediante los cuales los intervinientes se pueden pronunciar. Es una buena práctica contar con un instructivo de fácil comprensión en el que se indique: canales y horarios; formatos para aportar elementos probatorios; los formatos compatibles cuando se trate de documentos electrónicos y la forma adecuada de nombrar los archivos y carpetas que los contienen; recomendar enlistar/enumerar los documentos que se aportan y el contenido de cada uno de ellos; entre otros. vi. Facilitar durante todo el trámite de la actuación administrativa el acceso al expediente, tanto de forma física como digital40. Si el expediente es digital41, debe asegurarse de que todos los intervinientes puedan acceder. En cualquier caso, la entidad debe garantizar que en el expediente reposen los actos y pruebas de la actuación administrativa. 5.5. Valoración de las pruebas

a. La autoridad administrativa deberá evaluar y apreciar las pruebas practicadas durante la actuación administrativa, con el fin de adoptar la decisión de fondo que corresponda. b. Para la valoración, la entidad deberá:

1. Verificar el cumplimiento a satisfacción de todos los componentes previos de la etapa probatoria, es decir, solicitud, decreto, práctica y contradicción. En caso de identificar alguna inconsistencia, debe subsanarse en la instancia adecuada previo a efectuar la valoración probatoria42. ii. Apreciar las pruebas de acuerdo con las reglas de la sana crítica43.

40 El artículo 58 del CPACA señala: “Archivo electrónico de documentos. Cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio. Podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. | La conservación de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos de carácter individual, deberá asegurar la autenticidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos, y registrar las fechas de expedición, notificación y archivo”. 41 Cfr. Artículo 59 del CPACA, modificado por la Ley 2080 de 2021. 42 El artículo 41 del CPACA establece: “Corrección de irregularidades en la actuación administrativa. La autoridad, en cualquier momento anterior a la expedición del acto, de oficio o a petición de parte, corregirá las irregularidades que se hayan presentado en la actuación administrativa para ajustarla a derecho, y adoptará las medidas necesarias para concluirla.” 43 El CPACA no contempla un criterio conforme al cual deban valorars