ANE - Manual de Políticas Contables ANE

PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

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TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 5 2 OBJETIVO GENERAL .............................................................................................. 6 2.6.2.1 Soportes De Contabilidad ................................................................................ 11 2.6.2.2 Comprobantes De Contabilidad ..................................................................... 12 2.6.2.3 Libros Contables ................................................................................................ 13 2.6.2.4 Conservación de los Documentos Contables. ............................................... 14 3 ESTADOS FINANCIEROS ....................................................................................... 23 4 POLÍTICAS ESPECÍFICAS ....................................................................................... 30PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

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Toda Versión impresa de este documento es una copia no controlada 5 OTRAS POLÍTICAS................................................................................................. 72 6 PREPARACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA CONTABLE ....................... 73

7 DIFUSIÓN DE LA POLÍTICA Y DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO

5 OTRAS POLÍTICAS................................................................................................. 72 6 PREPARACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA CONTABLE ....................... 73 7 DIFUSIÓN DE LA POLÍTICA Y DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO FINANCIERO – CONTABLE ............................................................................................. 73 8 ACTUALIZACIÓN Y CAPACITACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS VINCULADOS AL PROCESO CONTABLE .................................................................................................... 74 9 ACTIVIDADES DE CONTROL ................................................................................ 74PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

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1 INTRODUCCIÓN

Las entidades públicas clasificadas bajo los criterios establecidos por el Comité Interinstitucional de la Comisión de Estadísticas de Finanzas Públicas y el Manual de Estadísticas de Finanzas Publicas, que se encuentran incluidas en la lista que presentó la Contaduría General de la Nación (CGN) para entidades sujetas al Marco Normativo anexo a las Resoluciones No. 533 de 2015, 693 de 2016 y 484 de 2017, sus adiciones y modificaciones, deben documentar las políticas contables que se han implementado y que están encaminadas a lograr información

Marco Normativo anexo a las Resoluciones No. 533 de 2015, 693 de 2016 y 484 de 2017, sus adiciones y modificaciones, deben documentar las políticas contables que se han implementado y que están encaminadas a lograr información confiable, relevante y comprensible, capaz de influir en las decisiones que han de tomar sus usuarios.

El Manual de Políticas Contables está basado en los principios de Contabilidad Pública, el procedimiento para la estructuración y presentación de los Estados Financieros (EE.FF.) de propósito general contenido en el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera, en las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos y observa el procedimiento para la evaluación del control interno contable incorporado en los procedimientos transversales expedido por la Contaduría General de la Nación (CGN) según, la Resolución 193 de 2016, la Resolución 525 de 2016, el Catálogo General de Cuentas para Entidades de Gobierno, Resolución 620, modificada por la Resolución 468 de 2016, y la Resolución 598 de 2017 y posteriores modificaciones y los métodos de carácter específico adoptados por la Agencia Nacional del Espectro (ANE) para el reconocimiento, medición y revelación de los sucesos o eventos producto del desarrollo de las actividades propias de la Entidad, bien sean transaccionales u otros flujos económicos no transaccionales.

Este Manual define el tratamiento para el reconocimiento y medición de las transacciones, así como para la preparación y presentación de los EE.FF. y revelaciones adicionales en notas para EE.FF. de propósito general. Es una herramienta que le permite a las dependencias involucradas dentro del proceso

transacciones, así como para la preparación y presentación de los EE.FF. y revelaciones adicionales en notas para EE.FF. de propósito general. Es una herramienta que le permite a las dependencias involucradas dentro del proceso de integralidad contable de la ANE, el desarrollo de actividades o acciones que conlleven al aseguramiento de la calidad de la información en los EE.FF. de propósito general, e identificar su responsabilidad como dependencias productoras de información contable. En este sentido es importante resaltar que solo con la acción coordinada y el compromiso de los diferentes actores que alimentan el proceso contable, se logrará generar EE.FF. con las características cualitativas de la información financiera, con la mayor racionalización y optimización de recursos.PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

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Toda Versión impresa de este documento es una copia no controlada El Manual pretende desarrollar con mayor precisión el contenido de las políticas contables que aplica la ANE, de acuerdo con el nuevo Marco Normativo para Entidades de Gobierno emitido por la Contaduría General de la Nación (CGN), bajo criterios de reconocimiento, medición, presentación y revelación de los hechos económicos que reconoce la ANE, durante el ciclo normal de las operaciones financieras.

En ningún caso las políticas internas y demás prácticas contables de las Entidades Contables Públicas (ECP) estarán en contravía de lo dispuesto en el Marco normativo o las normas en convergencia con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) para Gobierno que la modifique o adicionen.

Contables Públicas (ECP) estarán en contravía de lo dispuesto en el Marco normativo o las normas en convergencia con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) para Gobierno que la modifique o adicionen.

2 OBJETIVO GENERAL

Orientar los procesos que intervienen en la generación de información contable, mediante la definición de lineamientos, políticas y prácticas contables que faciliten el proceso de preparación y presentación de la información financiera, teniendo en cuenta el marco normativo para Entidades de gobierno, las normas técnicas y los procedimientos fijados en el Régimen de Contabilidad Pública (RCP), el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera, la Resolución 533 de 2015, la Resolución 693 de 2016 y la Resolución 484 de 2017 expedidas por la Contaduría General de la Nación (CGN), sus adiciones y modificaciones; las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos, el Catálogo General de Cuentas (Resolución 620 de 2016), modificada por la Resolución 468 de 2016 y la Resolución 598 de 2017, Circulares Externas, Instructivos y demás documentos técnicos relacionados y emitidos por la CGN, en aras de proporcionar información confiable y oportuna a los diferentes usuarios para la toma de decisiones con miras a una gestión eficiente y transparente de la Entidad.PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

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2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Propender porque todas las operaciones financiero – contables, producto del ejercicio de las funciones de la Entidad, sean identificadas, clasificadas, registradas y reveladas en los estados financieros.  Aplicar los principios de contabilidad del Marco Conceptual e implementar las prácticas contables para reconocer y revelar los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos inherentes al proceso contable de la ANE.  Mantener la sostenibilidad del sistema contable de la ANE.  Contribuir al ejercicio de la rendición de cuentas, el cumplimiento de la legalidad y el control administrativo, fiscal y disciplinario sobre la gestión eficiente de los recursos públicos con que cuenta la ANE.  Definir y comprometer a los responsables de cada uno de los procesos de la ANE en la entrega oportuna y con calidad de la información financieracontable que se genere hacia contabilidad desde sus dependencias, a fin de asegurar el flujo eficiente de la información.  Asegurar que todos los hechos, transacciones y operaciones que impacten la estructura financiera sean objeto de reconocimiento y revelación.

2.2 ALCANCE

El presente manual de políticas contables cubre todo el proceso contable, es decir, que inicia con la información que proveen todos los procesos que soportan los hechos económicos generados en las diferentes dependencias, producto del desarrollo de las actividades de la Entidad y concluye con la

El presente manual de políticas contables cubre todo el proceso contable, es decir, que inicia con la información que proveen todos los procesos que soportan los hechos económicos generados en las diferentes dependencias, producto del desarrollo de las actividades de la Entidad y concluye con la transmisión de los estados financieros a la Contaduría General de la Nación (CGN), por medio del Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP) y la publicación de los mismos en la página web de la ANE para conocimiento de los diferentes usuarios.

2.3 APLICACIÓN DE LA POLÍTICA CONTABLE

Esta política debe ser aplicada por todos los funcionarios que efectúan operaciones contables y por los funcionarios de las dependencias generadoras de información contable que realizan operaciones susceptibles de registro contable.

2.4 GESTIÓN CONTABLE POR PROCESOS.

Conforme con la definición de la Contaduría General de la Nación (CGN), el proceso contable1 se define como un «conjunto ordenado de etapas, que tiene como propósito el registro de los hechos económicos, conforme con los criterios

1 Régimen de Contabilidad PúbicaPROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

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En el proceso contable, de manera cronológica, se capturan datos originados

de reconocimiento, medición y revelación establecidos en los respectivos marcos normativos, de tal manera que la información financiera que se genere atienda las características cualitativas definidas en los mismos».

En el proceso contable, de manera cronológica, se capturan datos originados en los hechos económicos, sociales y ambientales producto del desarrollo de las actividades de la Entidad. De esta manera, y teniendo en cuenta que los EE.FF. deben reflejar la realidad económica, social y ambiental de la ANE, orientada al aseguramiento de la calidad de la información financiera – contable, la Entidad ha identificado lo que denominamos Dependencias Generadoras o Productoras de Información Contable, partiendo de que las diferentes dependencias que conforman la estructura organizacional de la ANE realizan operaciones susceptibles de registro contable.

Dado lo anterior, los diferentes procesos que componen la estructura de la ANE deben reflejar la relación con el proceso contable, es decir, las dependencias se deben relacionar como el proceso cliente frente al proceso contable, los líderes de los procesos deben asumir el compromiso de suministrar a la Coordinación Grupo de Gestión Financiera la información contable con las características fundamentales y de oportunidad, de tal modo que estos insumos sean canalizados y procesados adecuadamente.

La información que se produce en las diferentes dependencias de gestión de la ANE será la base para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los sucesos o eventos con impacto económico, financiero, social y ambiental, así:

La Alta Dirección de la ANE es responsable de la orientación estratégica hacia una administración eficiente, eficaz y transparente, al promover una cultura de aseguramiento de la calidad de la información y generar conciencia en los

así:

La Alta Dirección de la ANE es responsable de la orientación estratégica hacia una administración eficiente, eficaz y transparente, al promover una cultura de aseguramiento de la calidad de la información y generar conciencia en los funcionarios sobre la importancia de dicha información para la preparación y elaboración de los EE.FF. y su incidencia e impacto para la toma de decisiones.

Los subdirectores serán garantes del aseguramiento de la calidad de la información que fluye desde sus dependencias hacia el proceso contable.

Las dependencias generadoras o productoras de información son responsables de establecer, supervisar y evaluar los lineamientos y procedimientos necesarios para la adecuada administración de su proceso, reportar los hechos económicos susceptibles de registro contable con los soportes respectivos para su debida y oportuna revelación en los estados financieros, suministrar a Contabilidad la información con las especificaciones impartidas por elPROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

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Toda Versión impresa de este documento es una copia no controlada Subdirector de Soporte Institucional y la Coordinadora del Grupo de Gestión Financiera; custodiar el detalle de dicha información, por cuanto soportan los EE.FF. de propósito general, y mantenerla a disposición de los usuarios de la información contable.

Los funcionarios son responsables de reportar a las dependencias generadoras o productoras de información los sucesos o eventos susceptibles de reconocimiento, medición, revelación producto del cumplimiento de sus funciones.

información contable.

Los funcionarios son responsables de reportar a las dependencias generadoras o productoras de información los sucesos o eventos susceptibles de reconocimiento, medición, revelación producto del cumplimiento de sus funciones.

La información financiera - contable requerida por los órganos de inspección, vigilancia y control es canalizada a través de la Subdirección de Soporte Institucional, cuando se trate de EE.FF. de propósito general, libros mayores y balance, auxiliares contables, y comprobantes contables transaccionales o manuales. Cuando se trate de detalles de negocios no previstos en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF Nación)2, serán los funcionarios responsables de los negocios los encargados de suministrar los auxiliares de la información que conforman los estados contables. Para el caso de la ANE los negocios no transaccionales son: Nómina, Gestión de Bienes, Procesos Litigiosos y Viáticos.

2.5 DEFINICIÓN DE LA MONEDA FUNCIONAL.

La moneda funcional corresponderá al peso colombiano.

2 Artículos 5 y 6 del Decreto 2674 de 2012.PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

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2.6 SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

La ANE es una Entidad que administra su información financiera – contable bajo el ambiente del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación, en

2.6 SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

La ANE es una Entidad que administra su información financiera – contable bajo el ambiente del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación, en cumplimiento de los Decretos 2674 de 2012 y 1068 de 2015, modificado parcialmente por el Decreto 412 de 2018, expedidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP). En este sentido, se encuentra sujeta a los lineamientos y directrices (procedimientos, instructivos, guías) impartidos por la Administración SIIF Nación para el registro de la información financiera – contable y en general para la operación que se genere en cumplimiento del cometido estatal del (MHCP).

Los procesos y procedimientos en materia de seguridad de SIIF Nación son definidos por la administración del sistema y son de obligatorio cumplimiento, por tal razón deben ser conocidos por los funcionarios que interactúan con el Sistema. No obstante, la Entidad definió a través del Manual del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información sus políticas para mitigar la afectación a la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información que se genera, principalmente con los controles asociados a los accesos físicos, lógicos, control de credenciales de acceso y gestión de incidentes.

Adicionalmente la Entidad podrá adquirir herramientas tecnológicas para administrar negocios no previstos en SIIF Nación, en todo caso, estos se constituyen en auxiliares de la información registrada en los estados contables y harán parte integral del SIIF Nación, de acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 6 del Decreto 2674 de 2012, compilado por el decreto 1068 de 2015

constituyen en auxiliares de la información registrada en los estados contables y harán parte integral del SIIF Nación, de acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 6 del Decreto 2674 de 2012, compilado por el decreto 1068 de 2015 emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP) .

Por lo anterior, para el registro de información relacionada con procesos como nómina y administración de bienes, entre otros, la ANE utilizará los aplicativos que disponga para su manejo.

CONTROL Y ARCHIVO DOCUMENTAL

La conservación de la información del proceso de Gestión Financiera se hará conforme con lo establecido por la Ley de Archivo y el Procedimiento de Control de Documentos y Control de Registros, incluidos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG) y las políticas de seguridad de la información de

la Entidad.PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

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SISTEMA DOCUMENTAL3

El sistema documental contable tiene como objetivo establecer los criterios para asegurar la inalterabilidad, integridad, verificabilidad, seguridad y conservación de la información financiera, regulando aspectos relativos a los documentos contables, los cuales corresponden a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad.

La administración del sistema documental contable es responsabilidad de la Administración SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP), dado que la ANE es una entidad que se encuentra bajo el ambiente

comprobantes y libros de contabilidad.

La administración del sistema documental contable es responsabilidad de la Administración SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP), dado que la ANE es una entidad que se encuentra bajo el ambiente del sistema integrado de información financiera SIIF Nación. De esta manera, de acuerdo con lo establecido en la resolución 525 de 2016 y sus modificaciones expedidas por la Contaduría General de la Nación -CGNla responsabilidad de la ANE frente al sistema documental estará dada de acuerdo con los lineamientos que para tal fin emita la Administración SIIF Nación.

2.6.2.1 Soportes De Contabilidad4

Se consideran soportes contables aquellos documentos que contienen información relativa a los hechos económicos que se generan en la Entidad, por tal razón esta no podrá registrar contablemente los hechos económicos que no se encuentren debidamente soportados.

Para ello es importante precisar lo siguiente:

Los documentos soporte de contabilidad pueden ser de origen interno o externo.

 Documentos de origen externo: Son aquellos que provienen de terceros, producto de las operaciones que lleva a cabo la Entidad, ejemplo: Factura o cuenta de cobro, extractos bancarios, matrículas inmobiliarias de los bienes inmuebles, documentos judiciales y comunicaciones oficiales, entre otros.  Documentos de origen Interno: Son aquellos que se generan en la Entidad tales como: Contratos, convenios, actas, informes, resoluciones, reportes contables, conciliaciones y declaraciones de impuestos, entre otros.

3 Resolución 525 de 2016 «Proceso Contable y Sistema Documental Contable» CGN

Entidad tales como: Contratos, convenios, actas, informes, resoluciones, reportes contables, conciliaciones y declaraciones de impuestos, entre otros.

3 Resolución 525 de 2016 «Proceso Contable y Sistema Documental Contable» CGN 4 Resolución 525 de 2016 «Proceso Contable y Sistema Documental Contable» CGNPROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

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Toda Versión impresa de este documento es una copia no controlada En ningún caso los documentos que se aporten como soporte de un hecho económico transaccional o no transaccional podrán ser alterados, eliminados o adicionados, con posterioridad a la presentación de este al Grupo de Gestión Financiera. De presentarse novedades frente al hecho reportado, que impliquen corregir un soporte de contabilidad, la Entidad debe anular el documento inicial y solicitar uno nuevo al tercero que lo expidió. El documento anulado debe ser conservado en el caso de requerirse.

En el evento en que la corrección provenga de un documento soporte originado internamente, el Grupo de Gestión Financiera informará a la dependencia de origen, utilizando los instrumentos definidos para tal fin y de acuerdo con los procedimientos internos, para que esta realice los ajustes respectivos.

Adicionalmente, las dependencias generadoras o productoras de información contable donde se origine el hecho económico deben conservar los documentos que respalden la información registrada en la contabilidad de la Entidad, debidamente organizada y disponible para

ajustes respectivos.

Adicionalmente, las dependencias generadoras o productoras de información contable donde se origine el hecho económico deben conservar los documentos que respalden la información registrada en la contabilidad de la Entidad, debidamente organizada y disponible para consultas internas o externas, cumpliendo con las políticas de seguridad de la información definidas por la Entidad. Los documentos soporte pueden encontrarse impresos o en medio electrónico.

2.6.2.2 Comprobantes De Contabilidad5

La ANE, al encontrarse bajo el ámbito de SIIF Nación, adoptará como comprobantes contables los documentos registrados y generados por el aplicativo SIIF Nación, donde se pueden evidenciar y analizar los registros realizados, dichos comprobantes son inalterables de conformidad con la operatividad del sistema.

Los documentos que soporten los comprobantes contables deben adjuntarse, relacionarse o identificarse en los comprobantes contables (automáticos o manuales), archivarse y conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien sea por medios físicos impresos o en archivo electrónico, en todo caso, cumpliendo con lo que señalen las disposiciones legales que le apliquen, así como con los parámetros establecidos en las políticas de Seguridad de la Información de la Entidad.

Cuando se trate de ajustes o reclasificaciones contables originados en depuración y análisis de información, deben sustentarse adecuadamente,

5 Resolución 525 de 2016 «Proceso Contable y Sistema Documental Contable» CGNPROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

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2.6.2.3 Libros Contables

Los libros de contabilidad principal y auxiliar se llevan en castellano y están ajustados a la norma técnica y al procedimiento definidos por la Contaduría General de la Nación (CGN), normativa que está parametrizada e implementada en el SIIF Nación.

La responsabilidad primaria de conservación, custodia y respaldos de copias de seguridad de los libros, EE.FF. anuales, comprobantes contables y libros auxiliares corresponde a la Administración de SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP) por ser el administrador del SIIF Nación, en cumplimiento de sus competencias y funciones establecidos en el Decreto 1068 de 2015 «Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público».

No obstante, la ANE al cierre del periodo contable de cada vigencia, a través del Profesional Especializado con funciones de Contador o quien haga sus veces, generará los libros de contabilidad del SIIF Nación en archivos de formato PDF, los cuales almacenará en el servidor de la Entidad.

Los libros de contabilidad principales se oficializan mediante la elaboración de un acta de apertura que suscribirá el Representante Legal de la ANE al inicio de cada vigencia, como un requisito indispensable para iniciar

Entidad.

Los libros de contabilidad principales se oficializan mediante la elaboración de un acta de apertura que suscribirá el Representante Legal de la ANE al inicio de cada vigencia, como un requisito indispensable para iniciar válidamente el proceso de registro de las operaciones en los mismos. De igual manera, las autorizaciones de folios posteriores a esta fecha deben efectuarse mediante acta, observando las mismas formalidades, tal como lo establecen las normas técnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad, contenidas en el Régimen de Contabilidad Pública (RCP).

La ANE por ser una Entidad bajo el ámbito de SIIF Nación se encuentra sujeta a las fechas de cierre de este sistema, lo cual asegura que una vez se realice el cierre del período contable por parte de la Administración de SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP), no se modifiquen o eliminen los registros de origen. En una fecha posterior podrán modificarse los saldos reflejados en el cierre, únicamente mediante ajustes contables manuales reconocidos en el período siguiente, de uso exclusivo del perfil del Profesional Especializado con funciones de Contador.PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

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La conservación de la información financiera – contable se hará conforme a los lineamientos establecidos en la política de seguridad de la

Toda Versión impresa de este documento es una copia no controlada 2.6.2.4 Conservación de los Documentos Contables.

La conservación de la información financiera – contable se hará conforme a los lineamientos establecidos en la política de seguridad de la información de la Entidad, asegurando su conservación y reproducción, mitigando el riesgo por pérdida o daño de la información; y de acuerdo con lo establecido en la resolución 525 de 2016 y sus modificaciones expedidas por la Contaduría General de la Nación -CGN-, así como los parámetros que para tal fin emita la Administración SIIF Nación.

Así mismo, los documentos físicos deben regirse de acuerdo con el artículo 60 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 962 de 2015. El término de conservación de los soportes, comprobantes, libros y EE.FF. de propósito general es de diez (10) años, contados a partir del 31 de diciembre del período contable al cual correspondan. Trascurrido este tiempo la entidad observará las políticas o disposiciones legales que rijan la materia.

2.7 TÉRMINOS Y DEFINICIONES6.

 Activos7: Son recursos controlados por la Entidad que resulten de un evento pasado y de los cuales se espera obtener un potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros, siempre que el valor del recurso pueda medirse fiablemente. Un recurso controlado es un elemento que otorga, entre otros, un derecho a: a) usar un bien para prestar servicios, b) ceder el uso para que un tercero preste un servicio, c) convertir el recurso en efectivo a través de su disposición, d) beneficiarse de la revalorización de los recursos o e) recibir una corriente de flujos de efectivo.

que un tercero preste un servicio, c) convertir el recurso en efectivo a través de su disposición, d) beneficiarse de la revalorización de los recursos o e) recibir una corriente de flujos de efectivo.  Activos Intangibles8: Representan los recursos identificables de carácter no monetario y sin apariencia física, sobre los cuales la Entidad tiene el control, espera obtener beneficios econ