ANE - Resolución 000793 de 2019

Agencia Hacionaldel Espectro REPUBLICA DE COLOMBIA RESOLUCION NUMERO Por la cual se adopta la Politica del Sistema de Gestion de Seguridad y Privacidad de la Información,Seguridad Digital y se definen lineamientos frente al uso la información” El DIRECTOR GENERAL. DE LA AGENCIA NACIONAL DEL ESPECTRO En ejercicio de sus facultades legales establecidas en la ley 1341 de 2009 y los.Decretos 093 de 2010,el 1008 de 2018 y el 1499 de 2017 CONSIDERANDO Que la Constitución Política de Colombia, en su:artículo 15, consagra que todas las personas tienenderecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, debiendo el Estado respetarlos yhácerlos. respetar. De igual modo, dispone que las personas tienen derecho a conocer, actualizaryrectificar la información que se haya recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos deentidades públicas y privadas, Que el artículo 209: de la Constitución Política establece que la administración pública, en todos susórdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley; asi mismo, en elartículo 269 impone a las autoridades de las entidades públicas la obligación de diseñar y aplicar, segúnla:naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno,

Que el Decreto 1078 de 2015, modificado. por el Decreto 1008 de 2048, en el artículo 2.2.9.1.1.3.incluye la seguridad de la información. entre los principios de la Politica de Gobíetno Digital; de igualmanera, en el artículo 2.2:9,1,2,1. se establece que la Política de Gobierno Digital se desarrollará através de componentes y habilitadores transversales, y respecto de estos últimos indica que son loselementos. fundamentales de Seguridad de. ta Información, Arquitectura T! y Servicios CiudadanosDigitales, que permiten el desarrollo de los anteriores componentes y el logro. de los propósitos de laPolítica de Gobierno Digital. Que-el CONPES 3854 de 2016 establece la Política Nacional de Seguridad Digital en la República deColombia, en la cual se establecen los lineamientos generales para gesfión de incidentes deciberseguridad, el modelo de prevención y partes interesadas para asegurar la infraestructura delGobierno, aplicando el modelo de mando unificado entre instituciones. Que el Decreto1499 de 2017, el cual modificó el Decreto 1083 de 2015 (Decreto Único Reglamentariodel Sector de Función Pública), adoptó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG,definiéndolo en su articulo 2.2.22.3.2 como“... un marco de referencia para dirigir, plansariajeculanhacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públic «Con el fin de

Página 1 de 1100793 20 DIC. 2019RESOLUCIÓN NUMERO DE 2019 HOJA No. 2 “Por la cual se adopta la Política de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información, Seguridad Digital y se definenlineamientos frente al uso la información” generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas delos ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio”. Que el artículo 2.2.22.2.1 del Decreto 1083 de 2015, sustituido por el Decreto 1499 de 2017, regula laspolíticas de Gestión y Desempeño Institucional, entre las que se encuentran las de “11. GobiernoDigital, antes Gobierno en Línea” y “12. Seguridad Digital”. Que la resolución interna 462 del 5 de agosto del 2019, estable que el Comité Directivo debe aprobar elPlan de Implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y asegurar los recursospara dar cumplimiento a este, junto con la aprobación de la política del Sistema de Gestión deSeguridad y privacidad de la ANE. Que en reunión del viernes 18 de octubre de 2019 el Comité Directivo aprobó la Política de Gestión deSeguridad y Privacidad de la Información y Seguridad Digital que a continuación se adopta para laentidad. Que, dado lo anterior, se hace necesario adoptar mediante acto administrativo, la Política del Sistemade Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información y Seguridad Digital, así como definir loslineamientos frente al uso y manejo de la información. En mérito de lo expuesto, RESUELVE

CAPITULO |DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1. Objeto. Adoptar la Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Privacidad de laInformación y Seguridad Digital, así como definir lineamientos frente al uso y manejo de la información. ARTÍCULO 2. Ámbito de aplicación. La Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Privacidad dela Información y Seguridad Digital aplica a todos los funcionarios, contratistas, proveedores y pasantesde la ANE, y aquellas personas o terceros que en razón del cumplimiento de sus funciones y las de laANE compartan, utilicen, recolecten, procesen, intercambien, transformen o consulten información, asícomo los entes de control, entidades relacionadas que accedan, ya sea interna o externamente, acualquier tipo de información física o digital, independientemente de su ubicación. Así mismo, estaPolítica aplica a toda la información creada, procesada o utilizada por la ANE, sin importar el medio,formato, presentación o lugar en el cual se encuentre. ARTÍCULO 3. Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información ySeguridad Digital. La Agencia Nacional del Espectro, mediante la adopción e implementación delModelo de Seguridad y Privacidad, protege, preserva y administra la confidencialidad, integridad,disponibilidad, autenticidad y no repudio de la información que circula en el mapa de procesos,mediante una gestión integral de riesgos y la implementación de controles físicos y digitales,previniendo incidentes y dando cumplimiento a los requisitos legales y reglamentarios, orientados a lamejora continua y el óptimo desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información,propendiendo por la administración eficiente del espectro radioeléctrico a través de políticas, programasy proyectos, para ser referente nacional e internacional, influyente en grupos de interés y orientada a laciudadanía en materia de espectro para garantizar la confianza digital.

PARÁGRAFO. Esta política tendrá como base la norma internacional emitida por la OrganizaciónInt ional de Ni lización, Colombia N i | OkInternacional. de Normalización, para Colombia Norma Técnica NTC-ISO/IEC COB Página 2 de 11DIE, 2019 RESOLUCIÓN NUMERO. DE 2019 HOJANo. 3 “Por la cual.se adopta la Politica-de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información, Seguridad Digital y-se‘definenlineamientos frente al.uso la información” 27001:2013 "Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información” y el contexto normativo. aplicable aesta. ARTÍCULO 4, Objetivos. La Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Privacidad de laInformación y Seguridad Digital tendrá los siguientes objetivos:

1. Definir, formular y formalizar los elementos normativos sobre los temas de protección de lainformación.2. Gestionar los riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información, Seguridad Digital demanera integral.Mitigar los incidentes de Seguridad y Privacidad de.la información y Seguridad Digital.Establécer los mecanismos de aseguramiento física y digital para fortalecer laconfidencialidad, integridad, disponibilidad, legalidad, confiabilidad y no repudio de lainformación de la ANE.5.- Definir los lineamiéntos necesarios para la gestion de la información tanto física como digitalen el marco de una gestión documental basada en Seguridad y Privacidad de laInformación.6. Generar conciencia. y cultura de Seguridad y Privacidad de la Información como ejetransversal de la ANE.7. Dar cumplimiento a los requisitos legales y normativos en materia de Seguridad yPrivacidad de la información, seguridad digital y protección de la información personal.

| _ CAPÍTULO IlPOLÍTICAS ESPECIFÍCAS DE MANEJO DE INFORMACIÓN ARTÍCULO 5. Política de seguridad de los Recursos Humanos. El Grupo.de Gestión del TalentoHumano debe desplegar esfuerzos para que los servidores públicos dé Ja entidad entiendan susresponsabilidades frente a la seguridad de la información, con el fin de reducir el riesgo de hurto, fraude,mal uso de las instalaciones y recursos tecnológicos, y de asegurar la confidencialidad, disponibilidad eintegridad de la información. PARÁGRAFO. Con el mismo fin, el Grupo de Contratación incluirá en las minutas de los contratos,cualquiera que sea-la modalidad, cláusulas y obligaciones tendientes a la Seguridad de la Información,las.cuales serán divulgádas a los contratistas a través de los supervisorés. ARTÍCULO 6. Política de Gestión de Activos. El proceso de Gestión Documental con apoyo delGrupo de Transformación Digital, Gestion de Tecnologia y Seguridad de la Información establecerá tos.lineamientos específicos para la identificación, clasificación, valoración y buen uso de los activos deinformación, con el objetivo de asegurar su protección. Dichos lineamientos serán consolidados ypublicados en el proceso de Gestión Documental. Condiciones generales de la-Gestión de Activos: a. Inventario de Activos: Los activos de información de Ja ANE deben ser identificados,clasificados, “valorados y controlados para garantizar su uso adecuado, protección yrecuperación ante desastres. Por tal motivo, se establece una. metodología integral con loslineamiéntos necesarios para llevar el inventario dé los activos de información de su propiedad,discriminado por procesos 'y dependencia, tipo, nivel de criticidad, clasificación, ubicación,responsable, custodio y demas.attibutos que la entidad disponga acorde a los lineamientos delGobierno Nacional.

b. Protección: Con el objetivo de establecer los controlés de-seguridad fisicosydigitales, lasdependencias que tienen la custodia. de la información en el marco de sutgaetisA'se éncargaran. Ue Página 3de 11RESOLUCIÓN NUMERO DE 2019 “Por la cual se adopta la Política de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información, Seguridad Digital y se definenlineamientos frente al uso la información” de implementar controles para proteger la información, mantenery actualizar el inventario deactivos de información relacionado con sus servicios (Información física o digital, software,hardware y recurso humano).c. Archivos de Gestión: El Proceso de Gestión Documental deberá incluir la implementación delos controles necesarios para que los archivos de gestión cuenten con los mecanismos deseguridad apropiados, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental, con el fin deproteger y conservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información física de laANE. |. Clasificación de la Información: El Proceso de Gestión Documental deberá establecer unametodología para la clasificación de la información de la ANE, en el marco de las Leyes 1712de 2014, reglamentada por el Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 1 del Decreto 1081 de 2015 y594 de 2000 (Ley General de Archivos), el Decreto 1080 de 2015 y cualquier normatividad quereglamente la clasificación de información de las entidades públicas en el país. Así mismo, elGrupo de Transformación Digital, Gestion de Tecnología y Seguridad de la Información incluirála implementación de una herramienta informática que permita etiquetar la información digital yfísica, de acuerdo con la metodología establecida.

ARTÍCULO 7. Política de Control de Acceso. Los propietarios de los activos de información, teniendoen cuenta el tipo de activo, deberán establecer medidas de control de acceso: a nivel de red, sistemaoperativo, sistemas de información, servicios de tecnologías e infraestructura física (instalaciones yoficinas) con el fin de mitigar riesgos asociados al acceso a la información, infraestructura tecnológica einfraestructura física de personal no autorizado, y así propender por salvaguardar la integridad,disponibilidad y confidencialidad de la información de la ANE. ARTÍCULO 8. Política de Criptografía. El Grupo de Transformación Digital, Gestion de Tecnología ySeguridad de la Información brindará de acuerdo con los requerimientos de la entidad herramientas quepermitan el cifrado de la información para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de lainformación clasificada y reservada, en sistemas de información, correo electrónico y mecanismos detransferencia de información interna o externa. ARTÍCULO 9. Política de Seguridad Física y del Entorno. La ANE implementará medidas para laprotección del perimetro de seguridad de sus instalaciones físicas; para controlar el acceso ypermanencia del personal en las oficinas, instalaciones y áreas restringidas (áreas destinadas alprocesamiento o almacenamiento de información sensible, así como aquellas en las que se encuentrenlos equipos y demás infraestructura de soporte a los sistemas de información y comunicaciones) yademás para mitigar los riesgos y amenazas externas y ambientales, con el fin de evitar afectación a laconfidencialidad, disponibilidad e integridad de la información de la ANE.

PARÁGRAFO 1. Todos los servidores públicos, contratistas, pasantes y visitantes que se encuentrenen las instalaciones físicas de la ANE deben estar debidamente identificados, con un documento queacredite su tipo de vinculación, el cual deberá portarse en un lugar visible. PARÁGRAFO 2. Los visitantes en la ANE siempre deben permanecer acompañados por un servidorpúblico o contratista debidamente identificado, PARÁGRAFO 3. El personal de empresas contratistas que desempeñe funciones de forma permanenteen las instalaciones de la ANE debe estar identificado con carné y chaleco o distintivos del contratista yportar el carné de la ARL. Página4 de 11. SE 2019 HOJANo. 5RESOLUCIÓN NUMERO “Por la cual se adopta la Política de Gestión de Seguridad y Privacidad de ja información, Seguridad Digital y se-definenlineamientos frente al uso la informacién” de Tecnología y Seguridad de Ja Información de la ANE será el encargado de la operación yadininistración de. los recursos y servicios tecnológicos que soportan la operacién. As! mismo, velarápor la eficiencia de los controles asociados a los recursos tecnológicos protegiendo la confidencialidad,integridad y disponibilidad de la información, los cambios efectuados sobre los recursos y serviciostecnológicos y sistemas de información en ambientes: de prueba y producción serán contratados ydebidamente autorizados. De igual manera, proveerá la capacidad de procesamiento requerida en losrecursos tecnológicos y sistemas de información, efectuando proyecciones de crecimiento: y provisionesen la plataforma tecnológica: de acuerdo con el crecimiento de la ANE, e implementará mecanismos decontingencias y recuperacién ante desastres con el fin dé: propender por la disponibitidad. de losservicios de Tl en el marco de la operación de la ANE.

El Grupo de Transformación Digital, Gestion de Tecnología y Seguridad de la. Información deberárealizar y mantener copias de seguridad de la-informacién de ta Entidad en medio digital, siempre-queésta sea reportada por el responsable, con el objetivo de recuperarla en caso de cualquier tipo de falla,Ja completitud de la información debe ser verificada por el área funcional responsable. Asi mismo esteGrupo efectuara la copia respectiva de acuerdo con el esquema definido previamente en unprocedimiento que enmarque la gestión, copias de seguridad de la información digital, sistemas. deinformación, bases de datos y demás recursos tecnológicos de la entidad, El diseño de esteprocedimiento se hará en conjunto con los lideres de procesos, con el fin de determinar la información arespaldar y la periodicidad del respaldo, los tiempos de recuperación y restauración, y los mecanismospara generar el menor impacto en la prestación del servicio.durante el tiempo de lá indisponibilidad de lainformación.

ARTÍCULO: 11. Política de Seguridad de las Comunicaciones. El Grupo de Transformación Digital;Gestion de Tecnología y Seguridad de la Información establecerá los mecanismos. necesarios paraproveer la disponibilidad de las redes y de los servicios que dependen de ellas; así mismo, dispondrá ymonitoreara los mecanismos necesarios de seguridad para proteger la:integridad y la:confidencialidadde la información de la ANE.

En el proceso de Direccionamiento Estratégico.se establecerán mecanismos para.que el intercambio deinformación con las partes interesadas intermnaso externas se. realice asegurando su integridad, En elevento en que los acuerdos de intercambio de información requieran del desarrollo: de. webservice ocualquier otro. medio tecnológico, el intercambio deberá realizarse con los «controles criptográficosdefinidos en el artículo 8° de esta Resolución y bajo los criterios legales establecidos.

PARÁGRAFO 1. Como parte de sus términos y condiciones iniciales de trabajo, todós los servidorespúblicos y contratistas, sin importar su nivel jerárquico, firmarán un acuerdo de confidencialidad y nodivulgación que sera elaborado por los Asesores Jurídicos ‘de la entidad, según el tipo de vinculación,en lo que respecta al tratamiento de la información de la Entidad, y la autorización de tratamiento dedatos personales. Dichos documentos originales. serán conservados y archivados en forma segura en láhistoria laboral de los servidores públicos y en la carpeta de los «contratos. para el caso de loscontratistas, En el caso de persona jurídica proveedora de servicios para la ANE, en la carpeta del contrato deberáreposar el acuerdo de confidencialidad debidamente suscrito por el Representante Legal de la empresa, PARÁGRAFO 2. El Profesional de Comunicaciones y Participación Ciudadana jurito con los AsesoresJurídicos diseñarán o actualizarán los formatos de autorización de captación y uso de imágenes, videoso. cualquier medio audiovisual, para solicitar al propietario la captación y uso, de contesmided.con lodispuesto en las normas vigentes sobre protección de datos personales, en esp da Ley f884 de2012 y el Decreto 1074 de 2015, y para que autorice de manera libre, expres Página 5 de000793 20 pic. 2019RESOLUCION NUMERO DE 2019 HOJA! No. 6 “Por la cual se adopta la Política de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información, Seguridad Digital y se definenlineamientos frente al uso la información”

uso del recurso audiovisual a la ANE o a quien esta autorice en el marco del cumplimiento de su misión.Los formatos deberán prever la opción del propietario menor de edad. PARÁGRAFO 3. La toma de material audiovisual a los ciudadanos sólo se podrá realizar por losservidores públicos, contratistas o pasantes, la cual debe estar avalada dentro del Proceso deComunicaciones y Participación Ciudadana, siempre y cuando sean para programas propios de la ANE. ARTÍCULO 12. Política de Seguridad para la Adquisición, Desarrollo y Mantenimiento deSistemas. El Grupo Transformación Digital y Gestión de Tecnología y Seguridad de la Informaciónvelará porque el desarrollo externo de los sistemas de información cumpla con los requerimientos deseguridad adecuados para la protección de la información de la ANE y el marco de Arquitectura TIdefinido para la entidad, para lo cual desarrollará documentación que detalle los requerimientos deseguridad para el desarrollo, pruebas y puesta en producción de los sistemas de información. En el marco del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI), el Grupo TransformaciónDigital y Gestión de Tecnología y Seguridad de la Información es el único de la entidad con la capacidadde adquirir e implementar soluciones tecnológicas para la ANE, así como de avalar la adquisición yrecepción de software de cualquier tipo en el marco de convenios y contratos con terceros, conforme alos requerimientos de las dependencias, con el fin de ofrecer la conveniencia, soporte, mantenimiento yseguridad de la información de los sistemas que operan en la ANEy la correcta integración al marco deArquitectura de TI definido por la entidad.

En consecuencia, cualquier software que opere en la ANE deberá reportarse y entregarse al El GrupoTransformación Digital y Gestión de Tecnología y Seguridad de la Información cumpliendo con loslineamientos técnicos y presupuestales con el fin de salvaguardar la información, brindar el soporte, ydemás procesos técnicos que permitan su recuperación en caso de algún incidente o siniestro,asimismo se deben entregar los derechos de autor de los sistemas de información, cuando esto puedaaplicarse. ARTÍCULO 13. Política de Seguridad para Relación con Proveedores. La ANE a través del Grupode Contratación establecerá mecanismos de control en la relación con sus proveedores, teniendo encuenta que se debe asegurar la información que genere, custodie, procese o a la cual se tenganacceso, supervisando el cumplimiento de lo establecido en el marco de la seguridad y privacidad de lainformación. El supervisor de cada contrato o convenio, en conjunto con el Profesional deComunicaciones y Participación Ciudadana, será responsable de divulgar las políticas y procedimientosde seguridad de la información. ARTÍCULO 14. Política de Gestión de Incidentes de Seguridad de la Información. La ANEpromoverá entre los servidores públicos, contratistas y pasantes, el reporte y seguimiento de incidentesrelacionados con la seguridad de la información y sus medios. Así mismo, asignará responsables parael tratamiento de los incidentes de seguridad de la información, quienes tendrán la responsabilidad deinvestigar y solucionar los incidentes reportados, de acuerdo con su criticidad. El Director o a quien éldesigne serán los únicos autorizados para reportar incidentes de seguridad ante las autoridades; asímismo, son los únicos canales de comunicación autorizados para hacer pronunciamientos oficiales anteentidades externas, medios de comunicación o la ciudadanía.

ARTÍCULO 15. Política de la Continuidad del Servicio. La ANE dispondrá los planes necesarios parala continuidad de la operación de los servicios, los cuales serán operados por los líderes de losprocesos. El líder del proceso de Direccionamiento Estratégico liderará la elaboración del Análisis deImpacto del Negocio(BIA) y del Plan de Continuidad de los Servicios.PARÁGRAFO: El Plan de Continuidad de los Servicios de la ANE contendrá Análisis de | nato delo Página 6 de 11200793 90Hie. 208 RESOLUCION NUMERO DE 2019 HOJA No. Z “Por la cual. se adopta la Política de Gestión. de Seguridad y Privacidad de la Información, Seguridad Digital y se definenlineamientos frente al uso la información”. Negocio (BIA), el Plan de Continuidad de Tecnologías, los Planes de Emergencia y Contingencia, asicomo cualquier estrategia orientada a la continuidad de la prestación del servicio de:la ANE.ARTÍCULO. 16. Política de Cumplimiento, La ANE velará por la identificación, documentación ycumplimiento de los requisitos legales enmarcados en ta seguridad y privacidad de la información, deacuerdo con lo establecido porel Gobiérno Nacional, entre ellos los referentes a derechos de autor ypropiedad intelectual, protección de datos personales, ley de transparencia y del derecho de acceso a lainformación pública nacional, para lo.cual dispondrá una Matriz de Requisitos Legales para su control yseguimiento. ARTÍCULO 17, Lineamientos de las Políticas de Seguridad de la Información, Todas las políticasidentificadas en este capítulo se deberán reglamentar de manera detallada y clara:en la Declaración deAplicabilidad y en el Manual de Políticas dé Seguridad de la Información.

CAPÍTULO IlRESPONSABILIDADES DE LOS COLABORADORES FRENTE AL USO DE LOS SERVICIOSTECNOLÓGICOS ARTÍCULO 18. Disposiciones, Todos los servidores públicos, contratistas o pasantes que hagan usode los recursos y servicios tecnológicos. de la ANE tienen lá responsabilidad de cumplir cabalínente taspolíticas establecidas para su uso aceptable, entendiendo que-el uso inadecuado de los recursos poneen tiesgo la continuidad de la operación de los servicios y, por ende, el cumplimento de la misióninstitucional. Para ello, deben acatar las siguientes disposiciones:

a. Del uso del correo electrónico. El correo electrónico institucional es una herramienta de: apoyo ala ejecución de funciones y obligaciones. de: los servidores públicos, contratistas y pasantes de laANE, cuyo uso se facilitará en los siguientes términos: L El único servicio de correo electrónico autorizado para el gestión o transmisión. de lainformación institucional en la Entidad es el asignado de conformidad con el Grupo deTransformación Digital y Gestión de Tecnologia y Seguridad, que cuenta con el dominio@ane.gov.co, el cual cumple con todos los requerimientos técnicos y de seguridad.El servicio de correo electrónico institucional debe ser empleado únicamente para enviaryrecibir mensajes de carácter institucional; en consecuencia, no puede ser utilizado con finespersonales, económicos, comerciales o cualquier otro fin ajeno a los propósitos de laEntidad.En cumplimiento de la'iniciativa institucional del uso aceptable del papel y la eficienciaadministrativa, se debe preferir el uso del correo electrónico al envío. de documentos fisicos,siempre que la Ley lo permita. Las comunicaciones internas deben ser enviadas por corréoelectrónico o digitalmente por el sistema de Gestión Documental en la medida én que seaposible.Los mensajes de correo están respaldados por la Ley 527 de 1999 (por medio de la cual sedefine y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico yde las firmas digitales, y sé establecen las entidades de certificación y se dictan otrasdisposiciones.), la cual establece la legalidad de los mensajes de datos y las implicacioneslegales que conlleva:el mal uso de éstos.El líder del Grupo de Transformación Digital y Gestión de. Tecnología y Seguridad de laInformación implementará herramientas tecnológicas que prevengan la pérdida o fuga deinformación de carácter reservado o clasificado, de conformidad con la ley 1712 de 2014.Se prohibe el envío de correos masivos (más de 30 destinatarios) internos y extemos, con

Página 7 de 14000793 20 pif. 7019RESOLUCIÓN NUMERO DE 2019 HOJA No. 8 Por la cual se adopta la Política de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información, Seguridad Digital y se definenlineamientos frente al uso la información”

Vil.Todo mensaje de correo electrónico enviado por la ANE mediante plataformas externasdeberá hacerse con la cuenta de la entidad y utilizando el dominio @ane.gov.co, con el finde que los correos enviados no sean catalogados como spam o suplantación de correo.Vill. El correo notificaciones@ane.gov.co es exclusivo para notificaciones judiciales, por ende,ningún funcionario, contratista, pasante o tercero, ajeno a este tema, debe hacer uso deeste.IX. Para apoyar la gestión de correo electrónico de directivos, el titular debe solicitar a la mesade servicios la delegación del buzón correspondiente, relacionando los colaboradores quepodrán escribir o responder en nombre del titular, con el fin de mitigar la suplantación.X. Todo mensaje SPAM, cadena, de remitente o contenido sospechoso, debe serinmediatamente reportado al correo soporte@ane.gov.co, liderado por el GrupoTransformación Digital y Gestión de Tecnología y Seguridad de la Información a través dela Mesa de Servicios como incidente de seguridad según el procedimiento establecido, ydeberán acatarse las indicaciones recibidas para su tratamiento; lo anterior, debido a quepuede contener virus, en especial si contiene archivos adjuntos con extensiones .exe, .bat,.prg, «bak, .pif, o explícitas referencias no relacionadas con la misión de la entidad (comopor ejemplo: contenidos eróticos, alusiones a personajes famosos). Está expresamenteprohibido el envío y reenvío de mensajes en cadena.XI. La cuenta de correo institucional no debe ser revelada en paginas o sitios publicitarios, decomercio electrónico, deportivos, agencias matrimoniales, redes sociales, casinos, ocualquier otra ajena a los fines de la entidad.XIl.. Está expresamente

prohibido el uso del correo para la transferencia de contenidosinsultantes, ofensivos, injuriosos, obscenos, violatorios de los derechos de autor y queatenten contra la integridad moral de las personas o instituciones.XIll. Está expresamente prohibido distribuir información de la ANE a otras entidades ociudadanos sin la debida autorización del líder del Proceso Comunicaciones y ParticipaciónCiudadana.XIV, El correo electrónico institucional en sus mensajes debe contener un aviso deconfidencialidad que será diseñada por el Grupo Transformación Digital y Gestión deTecnología y Seguridad de la Información con el apoyo del líder del procesoComunicaciones y participación ciudadana o quien este delegue, y debe reflejarse en todoslos buzones con dominio @ane.gov.co.XV. Está expresamente prohibido distribuir, copiar y reenviar información de la ANE a través decorreos personales o sitios web diferentes a los autorizados en el marco de sus funciones uobligaciones contractuales.XVI. Cuando un servidor público o contratista cesa sus funciones o culmina la ejecución delcontrato con la ANE, no se le entregará copia de los buzones de correo institucionales a sucargo, salvo autorización expresa del Director, por orden judicial o por solicitud del líder delGrupo de Gestión del Talento Humano como parte de un proceso de investigacióndisciplinaria, asimismo cualquier información de carácter institucional no debe ser extraídade la entidad por ningún medio.

La ANE se reserva el derecho de monitorear los accesos y el uso de los buzones de correo institucional,de todos sus servidores públicos, contratistas o pasantes. Además, podrá realizar copias de seguridaddel correo electrónico en cualquier momento sin previo aviso y limitar el acceso temporal o definitivo atodos los servicios y accesos a sistemas de información de la entidad o de terceros operados en laentidad, previa solicitud expresa del nominador, ordenador del gasto, supervisor del contrato, jefeinmediato, Coordinador del Grupo Transformación Digital y Gestión de Tecnología y Seguridad de laInformación. Página 8 de 11ov07o3 20 BIC. 2010 RESOLUGION NUMERO DE 2019 HOJANo. Y “Dor ta cual se.adopta la Política de Gestión de Seguridad y Priv