ANH - Circular 0021 de 2025

CIRCULAR No. 0021 DEL 15-08-2025

ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 1 de 6

PARA: COMPAÑÍAS OPERADORAS DE CONTRATOS DE ASOCIACIÓN,

CONTRATOS DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN (E&E), CONTRATOS

DE EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN (E&P), CONVENIOS DE

EXPLOTACIÓN, CONVENIOS DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN,

CONTRATOS DE EVALUACIÓN TÉCNICA Y PROPIEDAD PRIVADA GUAGUAQUI TERÁN

DE: VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES, REGALÍAS Y PARTICIPACIONES Y

VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA LA RECONSTRUCCIÓN DE FORMAS O INFORMES SOBRE

ACTIVIDADES DE PRODUCCIÓN, PERMISOS Y/O REPORTES OPERACIONALES

Mediante el Decreto 714 del 10 de abril de 2012, se estableció la estructura de la Agencia Nacional de Hidrocarburos – ANH (o la “Entidad”) y se determinó que tiene como objetivo: “administrar integralmente las reservas y recursos hidrocarburíferos de propiedad de la Nación; promover el aprovechamiento óptimo y sostenible de los recursos hidrocarburíferos y contribuir a la seguridad energética nacional”. De conformidad con el numeral 3 del artículo 13 del señalado Decreto, es función de la Vicepresidencia Administrativa y Financiera (VAF) de la ANH, entre otras, “Implementar las políticas, normas, planes, programas y procedimientos en materia de administración y gestión del talento humano, gestión documental, recursos físicos y financieros”. Por otro lado, el numeral 2 del literal B del artículo 7 de la Ley 2056 del 30 de septiembre de 2020 “Por la

programas y procedimientos en materia de administración y gestión del talento humano, gestión documental, recursos físicos y financieros”. Por otro lado, el numeral 2 del literal B del artículo 7 de la Ley 2056 del 30 de septiembre de 2020 “Por la cual se regula la organización y el funcionamiento del Sistema General de Regalías”, dispuso que corresponde a la Agencia Nacional de Hidrocarburos o quien haga sus veces, además de las funciones establecidas en la Ley, ejercer las siguientes funciones relacionadas con la fiscalización de la exploración y explotación de los yacimientos hidrocarburíferos: “Ejercerá el seguimiento y control de los contratos y convenios; verificará la medición y monitoreo de los volúmenes de producción y verificará el correcto desmantelamiento, taponamiento y abandono de pozos y facilidades”. Por su parte, el artículo 17 ibidem señala que: “La fiscalización de la exploración y explotación de recursos naturales no renovables, deberá estar orientada al cumplimiento de las normas y de las obligaciones derivadas de los contratos y convenios, títulos mineros y demás figuras que por mandato legal permiten la exploración y explotación de recursos naturales no renovables, incluidas las etapas de desmantelamiento, taponamientos, abandono y en general de cierres de operaciones tanto mineras como de hidrocarburos, según corresponda; igualmente incluye la determinación y verificación efectiva de los volúmenes de producción, la aplicación de buenas prácticas de exploración, explotación y producción, el cumplimiento de las normas de seguridad en labores mineras y de hidrocarburos, la verificación y el recaudo de regalías y compensaciones, como base fundamental para el funcionamiento del Sistema General de Regalías”.

las normas de seguridad en labores mineras y de hidrocarburos, la verificación y el recaudo de regalías y compensaciones, como base fundamental para el funcionamiento del Sistema General de Regalías”. Por su parte, el Ministerio de Minas y Energía - MME, en el marco de lo establecido en el numeral 2 literal A del artículo 7 de la Ley 2056 de 2020, dispuso en la Resolución 40009 del 14 de enero de 2021 los lineamientos para el desarrollo de la fiscalización de proyectos de exploración y explotación de hidrocarburos en Colombia. Dicho acto administrativo estableció, en el numeral 4 del artículo 4, que seríaCIRCULAR No. 0021 DEL 15-08-2025 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 2 de 6 un lineamiento técnico propio de cada una de las actividades y procedimientos relacionados con la función de fiscalización en cabeza de la ANH: “Velar porque la administración, manejo y custodia de los documentos físicos y digitales, así como de los sistemas de información que estén relacionados con el ejercicio de la función de fiscalización, se efectúe conforme lo disponen las normas aplicables de archivo y conservación de la información”. Así mismo, la Presidencia de la ANH, a través de la Resolución 0375 del 29 de mayo de 2024, delegó en la Gerencia de Operaciones, Regalías y Participaciones de la VORP las funciones relacionadas con la fiscalización de la exploración y explotación de los yacimientos hidrocarburíferos, aclarando en el parágrafo primero del artículo primero, que: “El ejercicio de las funciones de fiscalización delegadas mediante la presente Resolución, deberá ejecutarse atendiendo los lineamientos definidos en la Ley 2056 de 2020, en

primero del artículo primero, que: “El ejercicio de las funciones de fiscalización delegadas mediante la presente Resolución, deberá ejecutarse atendiendo los lineamientos definidos en la Ley 2056 de 2020, en las Resoluciones No. 181495 de 2009, 40048 de 2015, 40185 y 40295 de 2020, 40009 y 40011 de 2021, 40066, 40236 de 2022 y 40622 de 2023, expedidas por el Ministerio de Minas y Energía, en el Decreto 1821 de 2020 y en las demás normas que las modifiquen, sustituyan o adicionen”. Posteriormente, con la Resolución 40537 del 11 de diciembre de 2024, el MME estableció medidas técnicas para el desarrollo de las actividades relativas a la exploración y producción de hidrocarburos en el territorio nacional, maximizar su recuperación final y evitar su desperdicio, empleando para ello las mejores prácticas de la industria y garantizando la protección del medio ambiente, en un contexto de desarrollo sostenible. Con el propósito de garantizar la integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad de la información relacionada con las operaciones de exploración y explotación de hidrocarburos que se han adelantado en el país, con miras a fortalecer y agilizar los procesos de toma de decisiones en el sector, el artículo 52 de la Resolución en comento, definió frente a la reconstrucción de las Formas o Informes Operacionales: “Artículo 52. Reconstrucción de formas o informes sobre actividades de producción, permisos y/o reportes operacionales. Para los casos en que los pozos carezcan de formas, formatos o documentos establecidos para la presentación de informes de producción, solicitud de permisos o reportes, bien sea porque la información se encuentra extraviada, no se cuenta con los

permisos y/o reportes operacionales. Para los casos en que los pozos carezcan de formas, formatos o documentos establecidos para la presentación de informes de producción, solicitud de permisos o reportes, bien sea porque la información se encuentra extraviada, no se cuenta con los soportes de aprobación, la información está incompleta o no existe, el Ente de Fiscalización, en un término máximo de seis (6) meses contados a partir de la entrada en vigencia de esta resolución, establecerá los lineamientos para subsanar las situaciones previamente señaladas”. Sin perjuicio de lo anterior, es pertinente señalar que el Archivo General de la Nación - AGN, en ejercicio de su función de fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, ha avanzado en la definición de directrices en materia de administración, gestión, conservación, presentación y acceso a documentos en el Estado Colombiano. Así las cosas, con la expedición de la Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, se establecieron las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Valga citar que el artículo 16 de la Ley 594, está asociado a las obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas, estableciendo que “Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y

cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos”.CIRCULAR No. 0021 DEL 15-08-2025 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 3 de 6 Más recientemente, el AGN emitió el Acuerdo 001 de 2024, en el que estableció la Función Archivística y definió los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano. En lo que respecta a la “reconstrucción de expedientes”, el Acuerdo 001 de 2024 lo definió como el “Proceso técnico archivístico que debe adelantarse con aquellos expedientes que se han deteriorado, extraviado o se encuentran incompletos, para lograr su integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad”; así mismo, determinó el siguiente procedimiento técnico archivístico que debe seguirse para la reconstrucción de los expedientes en caso de pérdida total o parcial: “Artículo 9.3.6. Procedimiento para la reconstrucción de expedientes. Para la reconstrucción de los expedientes se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. De inmediato, informar, a la Entidad propietaria de la información, de lo cual se dejará constancia, de la pérdida del o los expedientes, por parte del jefe inmediato que tenga a su cargo el expediente, al secretario general o el funcionario de igual o superior jerarquía.

2. Presentar la correspondiente denuncia a la Fiscalía General de la Nación, toda vez que los archivos e información pública son bienes del Estado.

3. Elaborado el diagnóstico integral de los expedientes para determinar, cuáles son los que deben

2. Presentar la correspondiente denuncia a la Fiscalía General de la Nación, toda vez que los archivos e información pública son bienes del Estado.

3. Elaborado el diagnóstico integral de los expedientes para determinar, cuáles son los que deben ser intervenidos y, posteriormente reconstruidos, se procederá a elaborar el Acto administrativo, de apertura de la investigación por pérdida de expediente.

4. La investigación por pérdida de expedientes debe incluir la declaración de pérdida del expediente y la información que se debe reconstruir.

5. Los secretarios generales de las entidades, o quienes hagan sus veces, deben realizar un seguimiento periódico sobre el avance de la reconstrucción de los expedientes hasta que culminen todas las acciones que correspondan.

6. Reconstrucción del Expediente: Con las copias de los documentos obtenidos debidamente certificadas o autenticadas según el caso, se procederá a conformar el o los expedientes, dejando constancia mediante acto administrativo del procedimiento realizado, el cual hará parte integral del expediente.” Aunado a lo anterior, en el mencionado Acuerdo el AGN determinó la vinculación de otras instancias para gestionar el proceso de reconstrucción de expedientes, así: “Artículo 9.3.7. Requerimiento a terceros. Cuando se identifique en los diferentes instrumentos archivísticos que la información para la reconstrucción de los expedientes se encuentra en poder de terceros, el funcionario competente solicitará a quién la tiene en su poder, que pida copia auténtica o copia con la anotación que “el documento es fiel copia del que reposa o se encuentra en sus archivos”, para que forme parte del expediente reconstruido.

Artículo 9.3.8. Práctica de pruebas. El funcionario competente practicará las pruebas que estime

en sus archivos”, para que forme parte del expediente reconstruido. Artículo 9.3.8. Práctica de pruebas. El funcionario competente practicará las pruebas que estime conducentes y pertinentes, conforme lo reglamentado en el Código General del Proceso, con el fin de lograr la integridad, veracidad y autenticidad de la información contenida en los expedientes.

Parágrafo. La práctica de pruebas puede consistir en visitas de inspección a archivos o sistemas de información donde se pueda encontrar información que sea pertinente para la correspondiente reconstrucción.”CIRCULAR No. 0021 DEL 15-08-2025 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 4 de 6 Bajo este contexto la VORP, en ejercicio de la función de fiscalización, expide la presente Circular Externa con el propósito de establecer los lineamientos para la reconstrucción documental de las Formas y los Informes sobre Actividades de Producción, Permisos y/o Reportes Operacionales, así:

1. Inventario de Formas e Informes sobre Actividades de Producción, Permisos y/o Reportes Operacionales que requieren reconstrucción o legalización Las Compañías Operadoras interesadas, deberán entregar antes del 31 de agosto de 2025 la relación de las Formas, Cuadros o Informes que, a la fecha de publicación de la presente Circular, puedan requerir del proceso de reconstrucción o legalización documental por no ubicarse, encontrarse sin aprobación o no haberse tramitado previamente. Para tal fin, deberá diligenciarse el archivo Excel (“Relación de documentos para reconstrucción”), adjunto a la presente, consignando en cada fila la información correspondiente al documento objeto de revisión.

Los documentos que harán parte de este proceso corresponden a los que se relacionan a continuación, de

para reconstrucción”), adjunto a la presente, consignando en cada fila la información correspondiente al documento objeto de revisión. Los documentos que harán parte de este proceso corresponden a los que se relacionan a continuación, de conformidad con los requerimientos exigibles en su momento por los siguientes Actos Administrativos: Decreto 1895 de 1973, Resolución 80412 de 1995, Resolución 181495 de 2009 y Resolución 40048 de 2015: A Nivel de Pozo A Nivel de Campo Tipología Nombre del documento Tipología Nombre del documento Forma 4CR (Formulario 4) Intención de perforar (Permiso para perforar) Cuadro 1A Medición oficial de la producción mensual y gravedad específica ponderada del petróleo Forma 5CR (Formulario 5) Informe quincenal Cuadro 4 Resumen mensual sobre producción y movimiento de petróleo Forma 6CR (Formulario 6) Informe de terminación oficial. Cuadro 7 Producción por zonas y estados de los pozos terminados oficialmente Forma 7CR (Formulario 7) Permiso para trabajos posteriores a la terminación oficial. Forma 9SH (Formulario 9) Informe mensual de producción pozos de petróleo y gas Forma 8CR (Formulario 8) Datos del estudio de presión (Informe sobre pruebas de presión) Forma 15A CR) (Formulario 15A) Informe mensual de inyección de vapor y producción adicional de aceite Forma 10CR (Formulario 10) Informe sobre trabajos posteriores a la terminación oficial Forma 16 CR (Formulario 16) Informe mensual sobre ensayos de potencial de pozos de petróleo Forma 10ACR (Formulario 10A) Informe de taponamiento y

Informe sobre trabajos posteriores a la terminación oficial Forma 16 CR (Formulario 16) Informe mensual sobre ensayos de potencial de pozos de petróleo Forma 10ACR (Formulario 10A) Informe de taponamiento y abandono Forma 17CR (Formulario 17) Informe mensual de producción pozos de gas Forma 13CR (Formulario 15) Proyecto de mantenimiento de presión. (Permiso para recobro mejorado) Forma 20CR (Formulario 20) Informe mensual sobre inyección de agua y producción. Forma 14CR Origen del agua que se inyectará. Forma 21CR (Formulario 21) Informe mensual sobre mantenimiento de presión Forma 22CR Informe anual sobre mantenimiento de presión (inyección de Gas) A nivel de Contrato Forma 23CR Informe mensual sobreCIRCULAR No. 0021 DEL 15-08-2025 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 5 de 6 ITA Informe Técnicos Anuales desplazamiento miscible Forma 24CR Informe anual sobre operaciones de recuperación secundaria Forma 25CR Prueba de pozo de gas Forma 30SEE (Formulario 30) Informe mensual sobre producción, plantas y consumos de gas natural Con el propósito de facilitar y agilizar el proceso de verificación de cada solicitud, la Compañía Operadora deberá adjuntar la información que permita validar la veracidad y gestión oportuna de las Formas, Cuadros o Informes, cumpliendo con los siguientes lineamientos:  Crear una carpeta por cada fila del archivo Excel (“Relación de documentos para reconstrucción”),

deberá adjuntar la información que permita validar la veracidad y gestión oportuna de las Formas, Cuadros o Informes, cumpliendo con los siguientes lineamientos:  Crear una carpeta por cada fila del archivo Excel (“Relación de documentos para reconstrucción”), identificando el nombre de la Forma, Cuadro o Informe (según tipología) y nombre del pozo, campo o contrato asociado, como se ejemplifica a continuación: - Forma 4CR - Pozo (Relacionar pozo). - Forma 10ACR - Pozo (Relacionar pozo). - Forma 9SH - Campo (Nombre del campo) – Mes – Año. - ITA Contrato (Relacionar el contrato) – Año.  Incluir en cada carpeta: - La Forma o documento objeto de reconstrucción o legalización documental. - En caso de contar con ella, la comunicación de radicación o soporte de entrega que demuestre su recepción por parte de la Autoridad de Fiscalización.  Generar un hipervínculo en la columna (“Hipervínculo según tipología”) del archivo Excel (“Relación de documentos para reconstrucción”) que dirija al archivo de la Forma o documento objeto de revisión.  Incluir un hipervínculo en la columna (“Hipervínculo según ID de radicación”) del archivo Excel (“Relación de documentos para reconstrucción”) que permita acceder directamente a la comunicación que demuestre su recepción por parte de la Autoridad de Fiscalización.  Consolidar toda la información en una carpeta comprimida en formato .zip, que contenga: - El archivo Excel (“Relación de documentos para reconstrucción”) debidamente diligenciado. - Las carpetas individuales con los documentos asociados a cada fila. A partir del análisis de la información suministrada por las Compañías Operadoras y de la que está

• El archivo Excel (“Relación de documentos para reconstrucción”) debidamente diligenciado. - Las carpetas individuales con los documentos asociados a cada fila.

A partir del análisis de la información suministrada por las Compañías Operadoras y de la que está disponible en los archivos físicos y electrónicos, la VORP categorizará y priorizará la gestión de Formas, Cuadros o Informes solicitados, conforme los procedimientos internos establecidos por la Agencia Nacional de Hidrocarburos.CIRCULAR No. 0021 DEL 15-08-2025 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 6 de 6 Si logra determinar o comprobar la existencia de un hecho vinculado a la pérdida total o parcial del documento (existen evidencias de la recepción de la información por parte de la Autoridad de Fiscalización, pero no se logra determinar su ubicación en los sistemas de gestión documental, servidores o archivos físicos), el caso será catalogado como candidato para el proceso de reconstrucción o si se determina que no existen soportes o evidencias suficientes de radicación o entrega de los documentos ante la Autoridad de Fiscalización responsable al momento del vencimiento del plazo de su presentación, no pudiendo asociarlos a un evento de pérdida de información, el caso será objeto de proceso de legalización, sujeto a verificación técnica y documental.

2. Procesos Administrativos Sancionatorios - PAS Los procesos de reconstrucción o legalización se adelantarán sin perjuicio de los Procesos Administrativos Sancionatorios que puedan llegar a iniciarse por eventuales incumplimientos a la regulación vigente al momento de la presunta infracción por la no entrega o entrega extemporánea de las Formas o los Informes.

Cordialmente,

Aprobó:

Sancionatorios que puedan llegar a iniciarse por eventuales incumplimientos a la regulación vigente al momento de la presunta infracción por la no entrega o entrega extemporánea de las Formas o los Informes. Cordialmente,

Aprobó: Nelson Lizarazo Suárez/ Gerente de Operaciones y Reservas Mónica Verdugo Parra/ Experto G3 Grado 07 / Componente Jurídico Revisó: Luz Mireya Raymond Angel / Experto G3 Grado 6 / Componente Técnico

Luz Maria Celis Lotero / Contratista / Componente Técnico

Proyectó: Maria Camila Riveros/ Contratista / Componente Técnico