ANH - Circular 0030 de 2025

CIRCULAR No. 0030 DEL 15-12-2025

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PARA: Vicepresidentes, Gerentes y Jefes de Oficina.

DE: Presidente de la Agencia Nacional de Hidrocarburos.

ASUNTO: Directrices y lineamientos internos para los trámites de Instancias Ejecutivas de los

Contratos y Convenios Misionales de Hidrocarburos. En ejercicio de las funciones asignadas en los numerales 1, 7 y 14 del artículo 9 del Decreto 714 de 2012 en cabeza del Presidente de la Agencia Nacional de Hidrocarburos (en adelante la “ANH” o la “Entidad”), y en atención a lo dispuesto en los Contratos y Convenios para la Exploración y Producción de Hidrocarburos (que para efecto de la presente Circular podrán denominarse indistintamente “Contrato”), a continuación se imparten directrices y lineamientos internos para llevar a cabo el procedimiento contractual de resolución de controversias denominado “Instancia Ejecutiva”, que deberá surtirse al interior de la Agencia Nacional de Hidrocarburos.

1. Directrices Generales La Instancia Ejecutiva es un mecanismo acordado entre el Contratista y la ANH en cada Contrato para la resolución de diferencias, desacuerdos o controversias que surjan por razón o con ocasión de la celebración, ejecución, interpretación o terminación de este, conforme se disponga en cada minuta. Podrá ser activada a petición del Contratista o de la ANH, quienes buscarán resolver

dichas controversias de manera directa y formal mediante el acuerdo de voluntades. 1.1. La ANH rechazará el inicio de la Instancia Ejecutiva en los siguientes casos: (i) cuando ya se haya solicitado y agotado previamente un trámite Instancia Ejecutiva por los mismos hechos; (ii) cuando la solicitud se refiera a hechos que sean objeto de análisis en un Proceso de Declaratoria de Incumplimiento o en otro mecanismo de resolución de conflictos; (iii) cuando el objeto de la Instancia Ejecutiva se esté discutiendo en proceso ante un Tribunal de Arbitraje o Proceso Jurisdiccional ordinario o contencioso administrativo, y (iv) cuando se trate del pago de derechos económicos que se encuentren en cualquiera de las etapas administrativas de cobro de que trata la Resolución 375 de 2021, o el acto que lo modifique o sustituya. 1.2. En caso de que las Partes lleguen a un acuerdo sobre la controversia planteada sólo será plenamente efectivo una vez se surta el trámite interno ante el Comité de Contratos de Hidrocarburos – CCH (o el “Comité”), de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 4 de la Resolución 373 del 27 de abril de 2023 o las normas que la modifiquen o sustituyan.

2. Procedimiento Interno para la Instancia EjecutivaCIRCULAR No. 0030 DEL 15-12-2025

ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 2 de 9 El procedimiento de la Instancia Ejecutiva se rige por las disposiciones contractuales aplicables a cada caso en particular. A continuación, se dictan las siguientes orientaciones con la finalidad de establecer las reglas procedimentales internas para su trámite.

El procedimiento de la Instancia Ejecutiva se rige por las disposiciones contractuales aplicables a cada caso en particular. A continuación, se dictan las siguientes orientaciones con la finalidad de establecer las reglas procedimentales internas para su trámite. 2.1. Competencia para tramitar la primera etapa. El funcionario competente para surtir la primera etapa de la Instancia Ejecutiva será el Gerente de Asuntos Legales y Contratación (o el “Gerente”), salvo que el Presidente de la Entidad autorice a un funcionario distinto para tal efecto, que en todo caso no podrá ser un funcionario del área donde se originó la controversia. En consecuencia, cualquier solicitud de activación de esta cláusula que sea radicada ante la Entidad deberá ser remitida de manera inmediata al usuario del Presidente a través de ControlDoc o del sistema de gestión documental que haga sus veces. El Presidente en un máximo de cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, deberá remitirla al Gerente o al funcionario autorizado para tramitar la primera etapa de la Instancia Ejecutiva. 2.1.1. Impedimento o recusación. En caso de existir alguna causal de las dispuestas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011 en contra del Gerente de Asuntos Legales y Contratación o del funcionario autorizado por el Presidente de la Entidad para el efecto, aquel deberá declararlo exponiendo los fundamentos y razones de su manifestación. También el Contratista podrá presentar la solicitud de recusación, si así lo considera. El impedimento o recusación se tramitará de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1437 de 2011 ante el Presidente de la Agencia Nacional de Hidrocarburos quien, de encontrar procedente el impedimento o recusación, autorizará a otro funcionario para

artículo 12 de la Ley 1437 de 2011 ante el Presidente de la Agencia Nacional de Hidrocarburos quien, de encontrar procedente el impedimento o recusación, autorizará a otro funcionario para que surta la primera etapa de la Instancia Ejecutiva. En todo caso, la actuación administrativa se suspenderá desde la manifestación del impedimento o desde la presentación de la recusación, hasta la expedición de la actuación que ordene la continuación o reanudación del trámite. 2.2. Recepción de solicitud de Instancia Ejecutiva. Una vez recibida la solicitud de Instancia Ejecutiva por parte del Gerente o por el funcionario autorizado por el Presidente de la ANH para el efecto, se procederá a verificar la documentación pertinente, así como la solicitud de Instancia presentada y demás documentos complementarios necesarios para surtir la Instancia Ejecutiva. En caso de ser necesario, en un plazo máximo de tres (3) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la recepción de la Instancia Ejecutiva en su ControlDoc, o en el sistema deCIRCULAR No. 0030 DEL 15-12-2025 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 3 de 9 gestión documental que haga sus veces, el Gerente o funcionario autorizado podrá solicitar la información o documentación adicional y/o complementaria necesaria al Contratista solicitante o las Áreas de la entidad que hayan conocido del asunto. 2.3. Citación a reunión Revisada la solicitud, el Gerente o el funcionario autorizado por el Presidente para el efecto, deberá citar al Contratista solicitante a una reunión previa, en la cual se precisarán los antecedentes de la Instancia Ejecutiva y se delimitará jurídica y contractualmente el desacuerdo.

deberá citar al Contratista solicitante a una reunión previa, en la cual se precisarán los antecedentes de la Instancia Ejecutiva y se delimitará jurídica y contractualmente el desacuerdo. Para ello, tendrá quince (15) días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud por ControlDoc . Cuando la solicitud de Instancia Ejecutiva sea originada por la ANH, el Contratista deberá manifestar, en respuesta a la citación para la reunión previa, si encuentra o no procedente la Instancia Ejecutiva. De no recibirse respuesta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la citación, se entenderá que el Contratista no tiene interés en concurrir a la Instancia Ejecutiva. Dicho término será comunicado al Contratista. De la reunión previa se levantará un acta que refleje el desacuerdo, diferencia o controversia, la cual deberá ser suscrita por el Gerente o funcionario autorizado de la ANH y el Representante del Contratista, el mismo día de la reunión. Dicha acta será remitida al Representante del Contratista por el medio autorizado, utilizando el sistema de gestión documental, a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la celebración de la reunión. La reunión previa podrá suspenderse por solicitud de Contratista o de oficio por el Gerente o funcionario autorizado en caso de ser necesario, para delimitar de manera precisa el problema jurídico a resolver en la presente etapa de la Instancia, en cuyo caso, el término para remitir el

acta se contará a partir del cierre definitivo de la reunión previa. 2.4. Aviso y postura en la primera etapa Una vez finalizada la reunión previa y suscrita el acta por las Partes, en un máximo de cinco (5) días hábiles el Gerente o funcionario autorizado deberá remitir la comunicación al contratista por el medio autorizado. A partir del día hábil siguiente al envío de la comunicación del aviso escrito al Contratista que formaliza la delimitación de la controversia, el Gerente o funcionario autorizado por el Presidente de la ANH, dispondrá de un término máximo de treinta (30) días calendario para comunicar la posición adoptada por la ANH en la primera etapa de la Instancia Ejecutiva. En caso de que el Gerente o funcionario autorizado de la ANH considere pertinente alcanzar un acuerdo total o parcial para la resolución de la controversia deberá, antes de comunicar la postura al Contratista, someter el asunto junto con su recomendación ante el CCH para que este órgano, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 4 de la Resolución 373 del 27 deCIRCULAR No. 0030 DEL 15-12-2025 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 4 de 9 abril de 2023 o la Resolución que la modifique, recomiende la postura institucional que deberá adoptarse. En caso de persista el desacuerdo o controversia de manera total o parcialmente, deberá surtirse procedimiento de que tratan los numerales 2.4.1. y 2.4.2. infra.

2.4.1. Procedimiento en caso de desacuerdo en la primera etapa En el supuesto de que la postura adoptada y comunicada por la ANH en la primera etapa de la Instancia Ejecutiva mantenga el desacuerdo (total o parcial) entre las Partes, el Gerente o funcionario autorizado de la ANH deberá comunicarla (dentro de los treinta días calendario referidos en el inciso segundo del numeral 2.4. de la presente circular) al Contratista a través del sistema de gestión documental ControlDoc, o del sistema de gestión documental que haga sus veces, para asegurar la trazabilidad de la información. Esta comunicación escrita deberá contener, al menos, los siguientes aspectos:

1. Antecedentes de la Instancia Ejecutiva: Un resumen documental que incluya todos los radicados cruzados entre el Contratista y la ANH en relación con la controversia sometida a la Instancia Ejecutiva.

2. Controversia que motivó la activación: Descripción de la controversia que dio lugar a la activación de la Instancia Ejecutiva, así como la postura inicial del interesado que solicitó su activación y la respuesta emitida por las áreas de la ANH.

3. Fundamentos jurídicos y/o técnicos del Gerente o funcionario autorizado: Análisis de la improcedencia del acuerdo planteado por el contratista.

4. Trámite a seguir: En caso de que el Contratista o interesado desee que el asunto sea sometido a los más altos ejecutivos de las Partes, se indicará el procedimiento a seguir, de acuerdo con lo previsto en las cláusulas contractuales aplicables.

Si la cláusula contractual no prevé plazo para manifestar la intención que el asunto sea sometido a los más altos ejecutivos de las Partes, éste será de diez (10) días calendario

de acuerdo con lo previsto en las cláusulas contractuales aplicables. Si la cláusula contractual no prevé plazo para manifestar la intención que el asunto sea sometido a los más altos ejecutivos de las Partes, éste será de diez (10) días calendario contados a partir del día siguiente de la fecha en la cual se radicó la comunicación sobre la postura de desacuerdo al Contratista, de conformidad con lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - CPACA. Esta decisión deberá ser comunicada de forma simultánea al Presidente. 2.4.2. Procedimiento en caso de acuerdo De conformidad con lo previsto en el inciso tercero del numeral 2.4. supra si entre el Gerente o funcionario autorizado y el Contratista se alcanza un acuerdo, ya sea parcial o total, éste no tendrá efectos hasta tanto la recomendación sea aprobada por parte del CCH.CIRCULAR No. 0030 DEL 15-12-2025 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 5 de 9 Si se alcanza un acuerdo total o parcial en cualquier momento de la reunión previa, ésta se dará por finalizada y continuará el trámite según lo dispuesto en los siguientes acápites. 2.4.2.1. Acta de Preacuerdo El Gerente o funcionario autorizado suscribirá acta de preacuerdo con el Contratista en la cual deberá constar de manera clara y expresa el preacuerdo a los que llegaron las Partes. Así mismo, el Gerente o funcionario autorizado deberá incluir en el acta de preacuerdo lo expuesto en el numeral 1.2. de la presente Circular. Dicha acta deberá ser firmada por las Partes y se entregará copia íntegra de la misma al

el Gerente o funcionario autorizado deberá incluir en el acta de preacuerdo lo expuesto en el numeral 1.2. de la presente Circular. Dicha acta deberá ser firmada por las Partes y se entregará copia íntegra de la misma al Contratista. Posteriormente, esta acta se presentará ante el CCH para someterlo a votación. 2.4.2.2. Comité de Contratos de Hidrocarburos El Gerente o funcionario autorizado deberá solicitar al Secretario del CCH la inclusión del caso en el Comité para su votación, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 4 de la Resolución 0373 de 2023 o la que la modifique o sustituya. Surtido el Comité y teniendo en firme la posición institucional mediante certificación, el Gerente o funcionario autorizado continuará el trámite según lo señalado a continuación. 2.4.2.3. Aprobación del preacuerdo por parte del Comité de Contratos de Hidrocarburos y suscripción del acta de acuerdo Luego de haber sometido a consideración del CCH la recomendación de aprobar el preacuerdo y, en caso de haber sido aprobado, los Representantes Legales de las Partes deberán suscribir un acta de acuerdo, que será proyectada por el Gerente o el funcionario autorizado por el Presidente de la Entidad. El acta incluirá los siguientes elementos:

1. Identificación de las Partes y Antecedentes de la Instancia Ejecutiva: Identificación de las Partes y resumen documental que incluya todos los radicados cruzados entre el Contratista y la ANH en relación con la controversia sometida a la Instancia Ejecutiva.

2. Controversia que motivó la activación: Descripción de la controversia que dio lugar a la

Partes y resumen documental que incluya todos los radicados cruzados entre el Contratista y la ANH en relación con la controversia sometida a la Instancia Ejecutiva.

2. Controversia que motivó la activación: Descripción de la controversia que dio lugar a la activación de la Instancia Ejecutiva, así como la postura inicial del interesado que solicitó su activación y la respuesta emitida por las áreas de la ANH.

3. Fundamentos jurídicos y/o técnicos del Gerente o funcionario autorizado: Análisis de la procedencia del acuerdo planteado por el contratista.CIRCULAR No. 0030 DEL 15-12-2025

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4. Acuerdo entre las Partes: Obtenido del análisis desarrollado durante la primera etapa.

5. Fecha de la sesión y el número del acta del CCH en la cual se recomendó la postura de la ANH, conforme a lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 4 de la Resolución No. 0373 del 27 de abril de 2023 o en la Resolución que la modifique.

6. Identificación de los actos o documentos que deberán suscribirse posteriormente para materializar dicho acuerdo.

Para garantizar la trazabilidad de la información, una vez firmada el acta de acuerdo será digitalizada y remitida al Contratista dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la celebración de la reunión. De forma simultánea deberá ser comunicada al Presidente y a las áreas involucradas para la materialización del Acuerdo. 2.4.2.4. Desaprobación del preacuerdo por parte del Comité de Contratos de Hidrocarburos y suscripción acta decisión final Luego de haber sometido el preacuerdo a consideración del CCH y, en caso de haber sido

2.4.2.4. Desaprobación del preacuerdo por parte del Comité de Contratos de Hidrocarburos y suscripción acta decisión final Luego de haber sometido el preacuerdo a consideración del CCH y, en caso de haber sido desaprobado, se tramitará el procedimiento establecido en el numeral 2.4.1. y se anexará la certificación por parte del Comité en la cual reposará la fecha y número del acta en la cual se desaprobó el preacuerdo sometido a votación. El Gerente o funcionario autorizado comunicará al Contratista que, si la cláusula contractual de Instancia Ejecutiva no prevé plazo para manifestar la intención de que el asunto sea sometido a los más altos ejecutivos de las Partes, éste será de diez (10) días calendario contados desde la fecha en la cual se radicó comunicación de la postura de desacuerdo al Contratista, de conformidad con lo dispuesto en el CPACA.

3. Segunda etapa

3.1. Solicitud de activación de la segunda etapa En caso de persistir el desacuerdo (parcial o total), el Contratista o la ANH podrán solicitar el sometimiento del asunto a los más altos ejecutivos. La solicitud, junto con los antecedentes de la primera etapa, deberán ser remitidos por parte del Gerente o el funcionario autorizado para la primera etapa de la Instancia Ejecutiva, a la Presidencia de la ANH por ControlDoc a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción. 3.2. Designación segunda etapa El Presidente de la ANH podrá desarrollar directamente esta etapa, o designar dicha función dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud en uno de los

3.2. Designación segunda etapa El Presidente de la ANH podrá desarrollar directamente esta etapa, o designar dicha función dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud en uno de los Vicepresidentes o en el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, quien asumirá el rol de alto ejecutivoCIRCULAR No. 0030 DEL 15-12-2025 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 7 de 9 de la Entidad para efectos de la segunda etapa; en todo caso, no podrá ser por ningún motivo el mismo funcionario que resolvió la primera etapa o el funcionario del área donde se originó la controversia. 3.3. Revisión y preparación de la posición institucional El Presidente o funcionario designado, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del caso, deberá: a) Solicitar por Controdoc toda la información y documentos necesarios para desarrollar en debida forma su gestión, a las Vicepresidencias o áreas competentes, quienes deberán remitirla por Controldoc en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles una vez recibida la petición; b) Citar, si lo considera, a mesas de trabajo o reuniones técnicas internas; c) Analizar los antecedentes, argumentos, propuestas y contrapropuestas presentadas durante la primera etapa. 3.4. Postura en la segunda etapa Estudiado el caso, en un término máximo de quince (15) días hábiles una vez recibida la información y documentos señalados en el literal a) del numeral 3.3., el Presidente o el funcionario designado citará al Contratista para que, inicie y lleva hasta su terminación la reunión en la que le expondrá la línea institucional con la que se adelantará esta segunda etapa, después de lo cual

designado citará al Contratista para que, inicie y lleva hasta su terminación la reunión en la que le expondrá la línea institucional con la que se adelantará esta segunda etapa, después de lo cual le otorgará el uso de la palabra para que ejerza su derecho de contradicción o para que manifieste si está de acuerdo total o parcialmente con lo posición institucional del Presidente o el funcionario designado en esta etapa. La reunión podrá suspenderse cuando, a criterio del Presidente o el funcionario designado, considere que sea necesario para allegar o practicar pruebas, o para mantener el correcto desarrollo de la diligencia. En un plazo máximo de treinta (30) días calendario a partir de la terminación de la reunión con el contratista, se circunscribirá un acuerdo total, un acuerdo parcial o se remitirá comunicación de desacuerdo total de la controversia. En caso de acuerdo total o parcial, el Presidente o el funcionario designado solicitará al Secretario del CCH, mediante comunicación interna institucional, para la inclusión del tema en el Comité para votación de conformidad conforme lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 4 de la Resolución 0373 de 2023 o la que la modifique o sustituya; en esta sesión, el Presidente o el funcionario designado exponga y explique la postura institucional que bajo su análisis y criterio llevó ante el Contratista, a renglón seguido, el alcance del acuerdo total o parcial logrado en esta segunda etapa, para que los miembros del CCH presenten sus recomendaciones, al respecto.CIRCULAR No. 0030 DEL 15-12-2025 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 8 de 9 Sólo con la recomendación de la mayoría de los miembros del CCH, en los términos de la

ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 8 de 9 Sólo con la recomendación de la mayoría de los miembros del CCH, en los términos de la Resolución 0373 del 2023 o la que la modifique, se entenderá que se ha llegado de manera definitiva a un acuerdo total o parcial con el Contratista, lo que constará en el acta respectiva y será comunicado a éste, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes por parte del Presidente o el funcionario designado. En caso de que las resultas de esta segunda etapa sea un desacuerdo total de la controversia, el Presidente o el funcionario designado lo informará al CCH en la siguiente sesión de dicho comité en la sesión de “Proposiciones y Varios”. 3.4.1. Procedimiento en caso de desacuerdo En caso de no alcanzarse un acuerdo, el Presidente de la ANH o su designado remitirá comunicación al Contratista que contendrá como mínimo: a) Antecedentes del trámite completo de Instancia Ejecutiva; b) Controversia sometida a análisis; c) Argumentos de las Partes; d) Postura institucional de la ANH conforme a la recomendación del Comité; e) Fecha y copia del acta del CCH en la que se definió la postura institucional o certificación expedida por el Secretario del CCH. La comunicación deberá ser remitida a través del medio autorizado al Contratista dentro del término contractual previamente señalado. 3.4.2. Procedimiento en caso de acuerdo En caso de alcanzarse un acuerdo, el presidente de la ANH o su designado suscribirá un acta de acuerdo, ella deberá contener como mínimo: a) Antecedentes del trámite completo de Instancia Ejecutiva; b) Controversia sometida a análisis;

En caso de alcanzarse un acuerdo, el presidente de la ANH o su designado suscribirá un acta de acuerdo, ella deberá contener como mínimo: a) Antecedentes del trámite completo de Instancia Ejecutiva; b) Controversia sometida a análisis; c) Argumentos de las Partes; d) Posición institucional de la ANH conforme a la recomendación del Comité; e) Acuerdo alcanzado y obligaciones derivadas; f) Fecha y copia del acta del CCH en la que se aprobó la postura institucional o certificación expedida por el Secretario del CCH. El acta deberá ser remitida a través del medio autorizado al Contratista para la suscripción de la misma. 3.5. Cierre formal de la Instancia EjecutivaCIRCULAR No. 0030 DEL 15-12-2025 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 9 de 9 Suscrita el acta de acuerdo (total o parcial), se dejará constancia formal en el expediente del Contrato sobre la terminación de la Instancia Ejecutiva. Esta constancia deberá ser registrada en el sistema de gestión documental institucional, con copia al CCH. La decisión deberá ser comunicada al Presidente y a las áreas involucradas para la materialización del acuerdo en un máximo de tres (3) días hábiles posteriores a la comunicación de la misma al contratista. 3.6. Régimen de Transición Las Instancias Ejecutivas que se inicien a partir de la expedición de la presente Circular deberán adelantarse conforme a lo regulado en el presente acto administrativo, mientras que aquellos iniciados con anterioridad a la expedición de la presente circular continuarán tramitándose bajo la línea procedimental definidas en cada caso particular. Cordialmente,

Revisó:

adelantarse conforme a lo regulado en el presente acto administrativo, mientras que aquellos iniciados con anterioridad a la expedición de la presente circular continuarán tramitándose bajo la línea procedimental definidas en cada caso particular. Cordialmente,

Revisó: David Montaño García – Jefe Oficina Asesora Jurídica Pablo César Díaz Barrera – Gerente de Asuntos Legales y Contratación

Proyectó: Wilmer Fabrizio Alarcón Torrado – Abogado GALC

María José Mendoza – Abogada GALC Andrés Mauricio Mendieta – Abogado GALC