ANH - Circular 15 de 2020

ANH= AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS COLOMBIA CIRCULAR No. 915 16 ABR 2020

Para: Vicepresidentes, Jefes de Oficina, Personal de Planta y Contratistas de la ANH De: Vicepresidente Administrativo y Financiero ANH Asunto: Divulgación de procedimiento para radicación de documentos por medios electrónicos y otras medidas relacionadas con las comunicaciones de la Entidad Fecha: Abril 16 de 2020

Con el fin de fortalecer y agilizar el proceso de recepción y radicación de comunicaciones externas recibidas, asi como el manejo de las comunicaciones de la Entidad, se requiere tener en cuenta las siguientes pautas:

1. Los correos electrónicos de correspondencia externa que envien las operadoras, los proveedores y contratistas, que requieran ser radicados formalmente, deberán seguir las

siguientes instrucciones: a. Deberán ser remitidos al correo admin.documental@anh.gov.co, como primer destinatario de la cadena de direcciones a las que va dirigida la comunicación. Esto para saber efectivamente que se debe radicar, y no que corresponde a una información enviada en copia b. En el cuerpo de la comunicación deberá indicar que se envía para radicación oficial de la Entidad. c. Deberá, además indicar:

1. Nombre completo de la persona y área a la que desea radicar el documento.
2. Nombre del remitente de la información iii. Número de contacto telefónico del remitente iv. Dirección de correspondencia del remitente de la información.

d. Si en la comunicación se indica que contiene anexos, estos deberán adjuntarse a la comunicación respectiva, de lo contrario se devolverá sin trámite de radicación.

1. Dirección de correspondencia del remitente de la información.

d. Si en la comunicación se indica que contiene anexos, estos deberán adjuntarse a la comunicación respectiva, de lo contrario se devolverá sin trámite de radicación.

Nota: El equipo de gestión documental entenderá que la comunicación NO debe ser radicada, si no es la primera remitente en la cadena de correos, y si tampoco se indica que la comunicación se envía para radicar.

2. Los correos electrónicos que remitan las personas externas, que no requieran ser radicados, deberán evitar enviar copia al correo admin.documental@anh.gov.co

Avenida Calle 26 N° 59 - 65 Piso 2 Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura El faitiite Min Bogotá D.C. - Colombia. Código postal: 111321 es de todos z Teléfono: +57 (11593 17 17 - www.an.gov.co ANH-GDO-FR-06 Versión N° 1 Pag de 2ANH= AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS

COLOMBIA

3. Las personas que reciban correos electrónicos en copia, deberán abstenerse de enviar a radicar estas comunicaciones, si evidencian que, el primer destinatario es el correo:

admin.documental@anh.gov.co, pues se entiende que ya se encuentra en proceso de radicación.

4. Las comunicaciones que deban ser enviadas desde la Entidad hacia otras entidades o personas externas, deberán hacerse por Control doc., utilizando la opción: “Correo electrónico certificado”.

De acuerdo con lo anterior, solicito el apoyo de los Vicepresidentes, Jefes de Oficina, Gerentes, supervisores y servidores públicos, socializando la presente información, así como el contenido de

electrónico certificado”. De acuerdo con lo anterior, solicito el apoyo de los Vicepresidentes, Jefes de Oficina, Gerentes, supervisores y servidores públicos, socializando la presente información, así como el contenido de la Circular N° 09 de 2020, con el fin de hacer más ágil y eficiente el proceso de recepción y trámite de comunicaciones de la Entidad. Cordialmente,

Revisó: Juan Carlos Pote CifuentesCoordinador Administrativo y Financiero |

Proyecto. Alexandra Galvis LizarazoTécnico VAF Avenida Calle 26 N° $9 - 65 Piso 2 Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura Bogotá D.C - Colombia. Código postal: 111321 Teléfono: +57 (1) 593 17 17 - www.anh.gov.co ANH-GDO-FR-06 Versión N° 1 Pág 2 de 2 nera