ANH - Circular 18 de 2024

CIRCULAR No. 0018 DEL 02-10-2024

ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 1 de 4

PARA: Vicepresidentes, Jefes de Oficina, Personal de Planta y Contratistas de la ANH

DE: Presidente Agencia Nacional de Hidrocarburos

ASUNTO: Lineamientos relacionados con la supervisión y el apoyo a la supervisión de contratos y convenios.

De acuerdo con lo establecido por el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, los procedimientos de la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH, el Manual de Contratación de la ANH, y el “Compendio Normativo y Guía de Aplicación para la Supervisión e Interventoría de los Contratos Estatales” publicada en SIGECO; con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor. Sin perjuicio de reiterar disposiciones de las normas y documentos antes mencionados, me permito dar los siguientes lineamientos:

1. Naturaleza. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato o convenio, es ejercida por la ANH cuando no requieren conocimientos especializados.

2. Designación y perfil del supervisor. El ordenador del gasto del convenio o contrato respectivo deberá realizar la designación del supervisor y comunicarlo oportunamente al funcionario. La designación deberá realizarse en primera instancia a los funcionarios de libre nombramiento y remoción de la Entidad y en caso de encontrase justificado podrá

respectivo deberá realizar la designación del supervisor y comunicarlo oportunamente al funcionario. La designación deberá realizarse en primera instancia a los funcionarios de libre nombramiento y remoción de la Entidad y en caso de encontrase justificado podrá recaer en los demás funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción del nivel profesional o superior, del área funcional a la cual pertenezca la respectiva ordenación. El funcionario designado como supervisor no requiere de un perfil predeterminado, no está supeditado a alguna profesión o cargo en especial, sin embargo, el supervisor debe actuar con suficiencia técnica y administrativa en relación con el contratista supervisado. Para la designación del servidor público llamado a ejercer las labores de control y vigilancia se tendrá en cuenta que el funcionario cuente con un perfil de competencias y conocimientos que le permitan hacer un seguimiento adecuado acerca del cumplimiento del objeto del contrato a supervisar.CIRCULAR No. 0018 DEL 02-10-2024 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 2 de 4 No podrá ser supervisor el servidor público que se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses, respecto del contratista y/o de la Entidad. La función de supervisión de los contratos estatales es inherente al desempeño de las funciones ordinarias de los servidores públicos, por ende, cualquier funcionario podrá ser objeto de dicha designación por parte del ordenador del gasto competente. La designación del supervisor deberá realizarse teniendo en consideración las calidades personales de formación, experiencia e idoneidad del designado y las características propias del objeto del contrato / convenios / órdenes de compras y sus obligaciones. A partir de la expedición de la presente circular los ordenadores de gasto podrán hacer

personales de formación, experiencia e idoneidad del designado y las características propias del objeto del contrato / convenios / órdenes de compras y sus obligaciones. A partir de la expedición de la presente circular los ordenadores de gasto podrán hacer la reasignación de las supervisiones en cumplimiento de lo estipulado en el “Compendio Normativo y Guía de Aplicación para la Supervisión e Interventoría de los Contratos Estatales” publicada en SIGECO.

3. Supervisiones compartidas. La supervisión podrá ser compartida cuando el bien o servicio que se requiere contratar deba ser entregado a varias dependencias de la Entidad, en cuyo caso, la responsabilidad será solidaria entre los supervisores designados, pero para efectos de la revisión técnica del cumplimiento de las obligaciones del contratista, cada uno deberá revisar las que sean de su competencia.

4. Deber de colaboración. Para lograr una adecuada supervisión contractual, quien ejerza esa función deberá hacer uso de todos los controles en la ejecución del contrato que se requieran, desde el punto de vista técnico, financiero, administrativo, legal y contable para lo cual podrá acudir al apoyo de todas las áreas correspondientes de la ANH, las cuales estarán en la obligación de prestarle el apoyo que éste requiera.

5. Apoyos a la supervisión. La Supervisión de contratos debe ser ejercida directamente por la entidad a través de sus funcionarios designados, sin embargo, la Ley contempla la posibilidad de celebrar contratos de prestación de servicios con la finalidad de que se apoye la actividad de supervisión a cargo de la Entidad.

El apoyo a la supervisión mediante contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, no requiere que el objeto contratado se refiera exclusivamente a esta actividad (supervisión), el apoyo se puede realizar mediante una obligación concreta,

El apoyo a la supervisión mediante contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, no requiere que el objeto contratado se refiera exclusivamente a esta actividad (supervisión), el apoyo se puede realizar mediante una obligación concreta, que pueda considerarse comprendida en el objeto estipulado en cada caso.CIRCULAR No. 0018 DEL 02-10-2024 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 3 de 4

6. Eventualidades en la supervisión. En el evento de presentarse ausencia del supervisor, por cualquiera de las siguientes situaciones administrativas: disfrute de vacaciones, permiso, comisión, encargo separándose del empleo del cual es titular, suspensión, licencia, incapacidad o retiro de la entidad; éste deberá dejar un informe completo del estado de ejecución de los contratos asignados para su supervisión; si no se ha designado un nuevo supervisor el jefe de área asumirá la supervisión del contrato o convenio, lo cual deberá ser informado al ordenador del gasto.

En el evento de presentarse ausencia del supervisor, pero se realice el encargo o delegación del cargo o de las funciones, o cuando se nombre al titular de dicho cargo, bastará el acto administrativo de encargo o delegación del cargo o funciones, para que el funcionario entrante asuma la supervisión.

7. Instrumentos para el seguimiento contractual. El cumplimiento del ejercicio de la supervisión deberá realizarse en cumplimiento de las guías de Colombia Compra Eficiente en materia de supervisión y publicación de documentos contractuales, así como la consulta de las plataformas habilitadas para verificación de requisitos para los pagos, especialmente “PACO”, entre otras.

8. Prevención daño antijurídico: El cumplimiento de los lineamientos expuestos en la

la consulta de las plataformas habilitadas para verificación de requisitos para los pagos, especialmente “PACO”, entre otras.

8. Prevención daño antijurídico: El cumplimiento de los lineamientos expuestos en la presente circular y en el “Compendio Normativo y Guía de Aplicación para la Supervisión e Interventoría de los Contratos Estatales” publicada en SIGECO, generan prácticas que evitan el daño antijurídico a la entidad; siendo importante aplicar igualmente, las recomendaciones del Consejo de Estado en la Sentencia de Unificación 2013-01143 de 2021, para prevenir la materialización de relaciones laborales con contratistas.

Finalmente, es necesario manifestar que las recomendaciones aquí expresadas atienden a las disposiciones descritas en la Ley 1474 de 2011, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y demás leyes y decretos reglamentarios, el Manual de Contratación de la ANH, y el “Compendio Normativo y Guía de Aplicación para la Supervisión e Interventoría de los Contratos Estatales”; que rigen el ejercicio de supervisión del contrato estatal, y las mismas atienden a optimizar el deber de control respecto de las relaciones jurídico negociales que adelanta la ANH para el cumplimiento de los objetivos. Cordialmente,CIRCULAR No. 0018 DEL 02-10-2024 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 4 de 4

AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS

Aprobó: Fabian Camilo Rojas Barrera – Vicepresidente Administrativo y Financiero

David Leonardo Montaño GarcíaJefe Oficina Asesora Jurídica /Componente Jurídico

Revisó: Diana Marcela Castillo RangelContrato 269 de 2024 /Componente Jurídico

Fabian Camilo Rojas Barrera – Vicepresidente Administrativo y Financiero David Leonardo Montaño GarcíaJefe Oficina Asesora Jurídica /Componente Jurídico Revisó: Diana Marcela Castillo RangelContrato 269 de 2024 /Componente Jurídico María Camila Bautista Rosasco – Contrato 268 de 2024 OAJ/Componente Jurídico

Proyectó: Efraín Daniel Barros Segrera – Contrato 201-2024/ Componente Jurídico VAF