ANH - Circular 2 de 2021

CIRCULAR No. 0002 DEL 20-01-2021

Avenida Calle 26 No. 59 - 65 Piso 2 Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura Bogotá D.C. - Colombia. Código postal: 111321

Teléfono: +57 (1) 593 17 17 - www.anh.gov.co

ANH-GDO-FR-09 Versión No. 1 Pág. 1 de 4

PARA: Vicepresidentes, Gerentes, Jefes de Oficinas y supervisores DE: Vicepresidente Administrativo y Financiero ASUNTO: Términos y plazos para el reporte de información para propósitos de cierres Contables.

Con el objeto de dar estricto cumplimiento al Marco Normativo para Entidades de Gobierno fundamentado en las Resoluciones 533 de 2015; y sus modificaciones, con sujeción a la Resolución 193 de 2016 de la CGN “Por el cual se Incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable”, en su numeral 3.2.9.1 menciona lo siguiente: “el proceso contable de la entidad está interrelacionado con los demás procesos que se llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la característica recursiva que tienen todos los sistemas y en aras de lograr una sinergia que permita alcanzar los objetivos específicos y organizacionales, todas las áreas de la entidad que se relacionen con el proceso contable, como proveedores de información, tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, de manera oportuna y con las características necesarias, de modo que estos insumos sean procesados adecuadamente.” Negrilla y subrayado fuera de texto. Por lo anteriormente expuesto y debido a que la información contable, se origina en los hechos económicos

características necesarias, de modo que estos insumos sean procesados adecuadamente.” Negrilla y subrayado fuera de texto. Por lo anteriormente expuesto y debido a que la información contable, se origina en los hechos económicos generados en cada una de los Grupos de la Entidad, es necesario que las siguientes dependencias presenten la información requerida de conformidad con los términos y plazos relacionados a continuación:

ACTIVIDAD PERIOCIDAD MEDIO FORMATO ANEXO RESPONSABLE

1. Legalización de gastos de viáticos y gastos de viaje Quinto día hábil del mes siguiente Control doc Comunicació n Interna Soportes de legalización

Líder de Talento Humano

2. Radicación de aplicaciones de Derechos económicos Primer día hábil del mes siguiente Control doc Aplicación N/A Gerente de Regalías y Derechos económicos

3. Calculo intereses de mora sobre las cuentas por cobrar por Derechos

Económicos (Art.58 Res972-2016) Primeros 05 días hábiles del mes siguiente Control doc Excel Soportes Excel Gerente de Regalías y Derechos económicos

4. Indicios de deterioro cuentas por cobrar

Derechos Económicos Anual /Primeros 7 días hábiles de la vigencia siguiente Control doc ANH-GFI-FR13 Matriz Excel Gerente de Regalías y Derechos económicosCIRCULAR No. 0002 DEL 20-01-2021 Avenida Calle 26 No. 59 - 65 Piso 2 Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura Bogotá D.C. - Colombia. Código postal: 111321

Avenida Calle 26 No. 59 - 65 Piso 2 Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura Bogotá D.C. - Colombia. Código postal: 111321

Teléfono: +57 (1) 593 17 17 - www.anh.gov.co

ANH-GDO-FR-09 Versión No. 1 Pág. 2 de 4

5. Informes de ejecución de convenios aprobados Primeros 5 días hábiles del mes siguiente Control doc Informe de supervisión

Formato

ANH-GCOFR-153

Supervisores

6. Cálculo de depreciación, amortización, ajuste de vidas útiles de los bienes tangibles e intangibles.

Primeros 4 días hábiles del mes siguiente Control doc Excel Soportes Excel Coordinador Administrativo

7. Información y amortización de seguros.

Primeros 5 días hábiles del mes siguiente Control doc Excel Soportes Excel Coordinador Administrativo

8. Indicios de Deterioro de bienes muebles y apoyo con las revelaciónes para las Notas a los EEFF Anual /Primeros 7 días hábiles de la vigencia siguiente

Control doc Excel Soportes Excel Coordinador Administrativo

9. Información adquisición de bienes tangibles e intangibles adquiridos en el mes Primeros 5 días hábiles del mes siguiente

Control doc Excel Soportes Excel Coordinador Administrativo, Cuentas por Pagar y Oficina de Tecnologías de Información 10.Indicios de Deterioro

Primeros 5 días hábiles del mes siguiente Control doc Excel Soportes Excel Coordinador Administrativo, Cuentas por Pagar y Oficina de Tecnologías de Información 10.Indicios de Deterioro de bienes intangibles Anual /Primeros 7 días hábiles de la vigencia siguiente Control doc Excel Soportes Excel Coordinador Administrativo y Oficina de Tecnologías de Información

11. Liquidación de Nomina Dentro del mes del 25 al 30 día Control doc Excel Soportes

Excel Líder del Grupo de Talento Humano

12. Informe de Litigios y demandas Trimestral/ Primeros 5 días hábiles siguientes terminado trimestre

Control doc Excel Informe

EkOGUI

Excel Jefe Oficina Asesora jurídicaCIRCULAR No. 0002 DEL 20-01-2021 Avenida Calle 26 No. 59 - 65 Piso 2 Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura Bogotá D.C. - Colombia. Código postal: 111321

Teléfono: +57 (1) 593 17 17 - www.anh.gov.co

ANH-GDO-FR-09 Versión No. 1 Pág. 3 de 4

13. Informe garantías vinculadas a la gerencia de seguimiento a contratos en exploración y producción Primeros 5 días hábiles del mes siguiente Control doc Excel N/A Gerente de seguimiento Exploración y

Producción.

14. Estado de los incumplimientos y sanciones impuestas a través de resoluciones

Trimestral/

hábiles del mes siguiente Control doc Excel N/A Gerente de seguimiento Exploración y Producción.

14. Estado de los incumplimientos y sanciones impuestas a través de resoluciones Trimestral/ Primeros 5 días hábiles siguientes terminado trimestre Control doc Comunicació n Interna Resoluciónes adjuntas

Gerente Asuntos Legales

15. Estado de los cobros coactivos 5 día hábil del mes siguiente Control doc Excel N/A Jefe Oficina Asesora jurídica

16. Extractos Banco Agrario – 5 día hábil del mes siguiente 5 día hábil del mes siguiente

Correo electrónico N/A Extracto Bancario Tesorero

17. Extracto de los recursos recibidos en Dólares 5 día hábil del mes siguiente

Correo electrónico N/A Extracto Bancario Tesorero

18. Información de Reservas probadas

(Con corte a abril de cada año) 15 día calendario del mes de mayo Control doc Excel soportes Excel Gerente de Reservas y Operaciones

19. Informe de las inversiones pendientes en fases de exploración Trimestral/ Primeros 3 días hábiles siguientes terminado el trimestre Control doc Excel N/A Gerente de Seguimiento a contrato en Exploración Cualquier aclaración al respecto, se recibirán en los correos electrónicos de carmen.sanchez@anh.gov.co y

william.marino@anh.gov.coCIRCULAR No. 0002 DEL 20-01-2021 Avenida Calle 26 No. 59 - 65 Piso 2

william.marino@anh.gov.coCIRCULAR No. 0002 DEL 20-01-2021 Avenida Calle 26 No. 59 - 65 Piso 2 Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura Bogotá D.C. - Colombia. Código postal: 111321

Teléfono: +57 (1) 593 17 17 - www.anh.gov.co

ANH-GDO-FR-09 Versión No. 1 Pág. 4 de 4 Cordialmente,

Anexos : N/A

Aprobó: William Mariño Ariza Experto G3 Grado 7

Revisó: Daniela Sanchez Contador

Proyectó: N/A