ANH - Circular 20 de 2023

CIRCULAR No. 0020 DEL 14-08-2023

ANH-GDO-FR-16 Versión N° 2 _______________________________________________________________________________________ Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH Avenida Calle 26 #59 - 65 Piso 2. Edificio Cámara Colombiana de la Infraestructura

Código Postal: 111321. Bogotá D.C., Colombia Conmutador: +57 (601) 593 1717

Línea Gratuita: 01 8000 953000

PARA: SERVIDORES ANH Y FUNCIONARIOS SECTOR

DE: VICEPRESIDENTE ADMINSTRATIVO Y FINANCIERO

ASUNTO: PROTOCOLO DE PRESTAMO Y USO DE AUDITORIO Y SALAS DE

REUNIONES ANH

En razón a las condiciones de presencialidad y asistencia a las oficinas implementadas en la Agencia Nacional de Hidrocarburos y al sentido de colaboración que debe existir entre las entidades públicas y en especial las que integran el sector de Minero Energético, se hace necesario que se establezca un protocolo de préstamo y uso de los espacios y áreas destinadas a reuniones en las instalaciones de la ANH, el cual se regirá por las siguientes condiciones para uso interno y externo.

1. SOLICITUD

Si se trata de una solicitud por parte de una entidad externa del sector Minero Energético, se debe presentar a la Presidencia de la ANH y si es interna se presentará directamente a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera.

Se debe informar por parte de la entidad u organismo organizador responsable, nombre del evento, fecha de realización, horarios, objeto, número aproximado de asistentes y la información del responsable del evento y del coordinador designado ante la ANH para su organización y desarrollo.

2. ORGANIZACIÓN

evento, fecha de realización, horarios, objeto, número aproximado de asistentes y la información del responsable del evento y del coordinador designado ante la ANH para su organización y desarrollo.

2. ORGANIZACIÓN

De parte de la entidad externa o de la dependencia interna, se debe designar un Coordinador, del cual se informará nombre, cargo, área y número telefónico, para que, en conjunto con el personal Administrativo encargado del funcionamiento de las instalaciones de la ANH, se establezcan las comunicaciones pertinentes y coordinar de manera eficiente y eficaz los aspectos, recursos, logística y asuntos básicos y necesarios para el desarrollo del evento.

Es importante que se realice una visita a las instalaciones de la ANH para que de forma presencial se conozca el auditorio y las salas de reuniones y se determine la capacidad de asistentes a cada uno de estos espacios y validar la pertinencia de su destinación y utilización, frente a la expectativa de participantes. De igual forma es importante conocer bajo que modalidad se desarrollara el evento para organizar la distribución y dotación del mobiliario del Auditorio y si se requiere el uso de mesas auxiliares del Auditorio.CIRCULAR No. 0020 DEL 14-08-2023 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 2 _______________________________________________________________________________________ Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH Avenida Calle 26 #59 - 65 Piso 2. Edificio Cámara Colombiana de la Infraestructura

Código Postal: 111321. Bogotá D.C., Colombia Conmutador: +57 (601) 593 1717

Línea Gratuita: 01 8000 953000

El servicio de catering, cafetería y refrigerios es a cargo y responsabilidad de la entidad externa que solicita el préstamo de los espacios de reunión de la ANH. Si el uso es interno se

Línea Gratuita: 01 8000 953000

El servicio de catering, cafetería y refrigerios es a cargo y responsabilidad de la entidad externa que solicita el préstamo de los espacios de reunión de la ANH. Si el uso es interno se debe coordinar con el GIT Administrativo y Financiero para atender la Estación de café, que se deba instalar.

El coordinador designado, con plazo máximo a dos (2) días hábiles anteriores al evento, deberá informar y suministrar listado de asistentes, nombre, numero documento de identificación, organización o entidad a la que pertenece o representa, tanto de invitados como de personal de apoyo, logística y de servidores o terceros que colaboraran en la realización, control y atención del evento al igual que los servidores integrantes de la Brigada de emergencia, si se requiere

El Coordinador designado, es el único servidor que se comunicará y mantendrá permanente contacto, antes, durante y después de la realización del evento con el personal del GIT Administrativo y Financiero de la ANH, para coordinar la realización de actividades, servicios, alistamiento y desarrollo de las actividades del evento, así como la entrega y salida de las instalaciones de la ANH.

3. CAPACIDAD MAXIMA

La capacidad máxima del Auditorio y salas de reuniones de las instalaciones de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, es la siguiente y no se debe sobrepasar:

1. Auditorio 80 personas

2. Sala Alterna 12 personas

3. Sala Valle Medio 12 personas

4. Sala Valle Superior 14 personas

5. Sala Putumayo 12 personas

6. Sala Llanos 12 personas

7. Sala Catatumbo 12 personas

8. Sala Guajira 12 personas

9. Sala Choco 8 personas

10. Sala Cordillera 12 personas

4. HORARIOS

5. Sala Putumayo 12 personas

6. Sala Llanos 12 personas

7. Sala Catatumbo 12 personas

8. Sala Guajira 12 personas

9. Sala Choco 8 personas

10. Sala Cordillera 12 personas

4. HORARIOS

Las instalaciones se prestarán en horario lunes a viernes de 7:00 AM a 4:00 PM, con salida a las 4:00 P.M.

En caso de requerir el ingreso, instalación y retiro de material, equipos, catering o elementos adicionales, que requieran la utilización del ascensor de carga, cuyo servicio es autorizado por la administración del Edificio CCI, se debe informar con antelación, en razón al horario deCIRCULAR No. 0020 DEL 14-08-2023 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 2 _______________________________________________________________________________________ Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH Avenida Calle 26 #59 - 65 Piso 2. Edificio Cámara Colombiana de la Infraestructura

Código Postal: 111321. Bogotá D.C., Colombia Conmutador: +57 (601) 593 1717

Línea Gratuita: 01 8000 953000 uso establecido el cual se presta de 8:00 A.M. a 12:00 M y de 2:00 P.M. a 7:00 P.M.; si se requiere en horario diferente al establecido, es necesario informar con antelación para que personal autorizado de la ANH, coordine con la Administración del Edificio CCI y se permita su utilización. Igualmente, lo anterior aplica para el ingreso, montaje, desmonte y salida de equipos especiales de comunicación que requieran instalaciones o ubicaciones especiales.

5. INGRESO ASISTENTES

De acuerdo con la relación o listado de asistentes, informado previamente, por el coordinador

equipos especiales de comunicación que requieran instalaciones o ubicaciones especiales.

5. INGRESO ASISTENTES

De acuerdo con la relación o listado de asistentes, informado previamente, por el coordinador designado se permitirá exclusivamente el ingreso de asistentes reportado con anterioridad a la realización del evento. No se realizarán inclusiones de asistentes de último momento, solo se permitirá el ingreso del personal previamente relacionado.

6. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En razón a la concentración de asistentes, principalmente en el Auditorio, se hace necesario que se desarrollen y ejecuten los protocolos de seguridad, medidas y procedimientos de evacuación de las instalaciones, por lo cual se exige los siguiente:

· En los eventos que tengan una proyección de más de VEINTE (20) asistentes, la entidad u organismo organizador y responsable, deberá garantizar y coordinar la presencia permanente de por lo menos DOS (2) integrante de la Brigada de Emergencia conformada al interior de su entidad u organización, para atender las situaciones de emergencia o evacuación que se presenten durante el evento que se desarrolle en las instalaciones de la ANH.

· El (los) integrante(s) de la Brigada de Emergencia de la entidad responsable del evento, previo a su realización, deberá(n) asistir a las instalaciones de la ANH, para que, desde el área de SST o miembros de la Brigada de Emergencia de la ANH, brinden las instrucciones, orientación y capacitación sobre el proceso, rutas de evacuación y puntos de encuentro determinados e implementados en las instalaciones de la ANH y el Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura.

· El coordinador del evento y/o sus brigadistas deben velar por el cumplimiento de las

de encuentro determinados e implementados en las instalaciones de la ANH y el Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura.

· El coordinador del evento y/o sus brigadistas deben velar por el cumplimiento de las instrucciones impartidas por la ANH, incluyendo el uso obligatorio de tapabocas para aquellos asistentes que cuenten con síntomas gripales y/o dificultades respiratorias.

· La ANH cuenta con el servicio de área protegida para la atención de cualquier eventualidad médica que se pueda presentar al interior de la entidad, el servicio puede ser solicitado previa coordinación con el GIT de Talento Humano o con el Coordinador de la Brigada de Emergencia.CIRCULAR No. 0020 DEL 14-08-2023 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 2 _______________________________________________________________________________________ Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH Avenida Calle 26 #59 - 65 Piso 2. Edificio Cámara Colombiana de la Infraestructura

Código Postal: 111321. Bogotá D.C., Colombia Conmutador: +57 (601) 593 1717

Línea Gratuita: 01 8000 953000

7. USO DE LAS INSTALACIONES

Para uso del Auditorio y salas de reuniones de las instalaciones de la Agencia Nacional de Hidrocarburos se solicita dar cumplimiento a los siguientes parámetros y condiciones de su utilización y permanencia:

· El Auditorio y salas de reuniones tienen una capacidad instalada, la cual no se debe sobrepasar.

· Se debe informar con antelación si se utilizaran los equipos de comunicaciones, conferencias y de reunión instalados en el Auditorio y salas de reuniones, para coordinar internamente la adecuación, accesos y utilización de estos equipos tecnológicos.

· Se debe informar con antelación si se utilizaran los equipos de comunicaciones, conferencias y de reunión instalados en el Auditorio y salas de reuniones, para coordinar internamente la adecuación, accesos y utilización de estos equipos tecnológicos.

· Se debe manejar un volumen de voz y participación adecuado, en consideración a los espacios de trabajo ubicados alrededor del Auditorio y de las salas de reuniones.

· Con la separación de las salas y/o auditorio, se garantiza el espacio para la realización de la actividad, sin embargo, si se requiere otros tipos de apoyo (Tecnológicos, mantenimiento y cafetería) se debe coordinar internamente con la OTI y con el GIT Administrativo y Financiero, por lo cual, las solicitudes de servicios OTI, adecuación de espacios y suministro de cafetería se debe presentar al GIT Administrativo y Financiero, por lo menos el día anterior a la realización del evento.

· No está permitida la manipulación o movimiento de las divisiones en vidrio, instaladas en el Auditorio y sala alterna, estas deben ser manipuladas por el personal de mantenimiento de la ANH.

· Esta totalmente prohibido el consumo de alimentos al interior de las salas de reuniones, por lo cual el suministro de cafetería y refrigerios se debe realizar fuera de estos espacios.

· No está permitida la circulación y permanencia de los asistentes por espacios diferentes al Auditorio y salas de reuniones asignadas al evento, al igual que la utilización de espacios, y puestos de trabajo aledaños a los destinados o asignados para el evento.

· No está permitido el movimiento del mobiliario instalado o de dotación de cada uno de los espacios asignados, en caso de requerirse se debe solicitar por parte del Coordinador designado al personal encargado de la ANH.

· No está permitido el movimiento del mobiliario instalado o de dotación de cada uno de los espacios asignados, en caso de requerirse se debe solicitar por parte del Coordinador designado al personal encargado de la ANH.

· Se debe hacer uso eficiente de las instalaciones lo que implica, no rayar y deteriorar los bienes muebles que hacen parte de estas. (ventanas, paredes, pisos, mesas, sillas).CIRCULAR No. 0020 DEL 14-08-2023 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 2 _______________________________________________________________________________________ Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH Avenida Calle 26 #59 - 65 Piso 2. Edificio Cámara Colombiana de la Infraestructura

Código Postal: 111321. Bogotá D.C., Colombia Conmutador: +57 (601) 593 1717

Línea Gratuita: 01 8000 953000 · Se deben dejar las instalaciones en el estado que se reciben, si hay sobrantes o desperdicios por favor informar al personal de aseo o mantenimiento para su retiro y disposición y no abandonarlo sin informar de su existencia o producción.

· Se debe mantener el orden y el aseo en las mismas.

· Tenga en cuenta que la sala se debe utilizar en el tiempo solicitado de separación; por lo cual, se debe entregar con cinco minutos de antelación del tiempo programado.

Se agradece el estricto cumplimiento de las directrices y condiciones establecidas para garantizar un eficiente y efectivo uso de las instalaciones de ANH.

Cordialmente,

Aprobó: Janier Cuervo Ordoñez – Líder GIT Administrativo y Financiero

Revisó: Franklin Rodriguez Gonzalez – Gestor T2 G19 / GIT AYFVAF

Cordialmente,

Aprobó: Janier Cuervo Ordoñez – Líder GIT Administrativo y Financiero

Revisó: Franklin Rodriguez Gonzalez – Gestor T2 G19 / GIT AYFVAF Proyectó: Luis Guillermo Duarte Angarita – Técnico O1 G11 / GIT AYFVAF