ANH - Circular 21 de 2016

ANH= @ minminas Wao as AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS PAZ EQUIDAD EDUCACIÓN | ANH= R3DkODE-39 |

R4D1C4D0

MEMORANDO - CIRCULAR 0 24 19 AGU 2016

PARA: VICEPRESIDENTES, GERENTES, JEFES DE OFICINA Y

SUPERVISORES DE CONTRATOS Y CONVENIOS DE LA

AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS - ANH

DE: ORLANDO VELANDIA SEPULVEDA

PRESIDENTE (e)

ASUNTO: LIQUIDACION DE CONTRATOS Y CONVENIOS DE LA AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS - ANH: = Procedimiento de Liquidación = Instrucciones a ordenadores del Gasto, información contratos y convenios terminados.

Con el fin de dar cumplimiento a los Principios de la Contratación Pública y dentro de la política de buenas prácticas en la Gestión Contractual de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, se han adelantado diferentes acciones para impulsar las liquidaciones de contrato y convenios, tales como: i) levantamiento de información para conocer la situación en cada caso, de forma que permita establecer las estrategias a seguir, ii) expedición de circulares e instructivos en relación con el procedimiento a cumplir, iii) adopción de formatos que faciliten el diligenciamiento de las actas requeridas en el proceso de liquidación, iv) sesiones de capacitación a supervisores y ordenadores de gasto, entre otras. Dada la necesidad de continuar con las gestiones tendientes a promover el avance de los procesos de liquidación de contratos y convenios suscritos por la ANH, dando cumplimiento a los términos de ley y a las directrices internas, se ha

Dada la necesidad de continuar con las gestiones tendientes a promover el avance de los procesos de liquidación de contratos y convenios suscritos por la ANH, dando cumplimiento a los términos de ley y a las directrices internas, se ha preparado el documento que contiene el procedimiento guía para tales liquidaciones, el cual se adjunta a esta comunicación para el conocimiento y aplicación de todos los servidores de esta Entidad. Este procedimiento se adelantó con la participación de la Oficina Asesora Jurídica, según su conocimiento, al cual deberá darse estricto cumplimiento a partir de la fecha. ‘ Avenida Calle 26 No, 59-65 Piso 2 - PBX: (571) 5931717 - Fax (571) 5931718 - Bogotá, Colombia lwvwwanh gov co} info@anh.gov.co | Código Postal: 111321 1/3ANHS + Eras NUEVO PAÍS AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS PAZ EQUIDAD EDUCACIÓN De otra parte, en relación con la terminación de contratos y convenios es preciso impartir las siguientes instrucciones a los ordenadores del gasto, en aras de contar con la información suficiente y veraz para dar respuesta precisa a los organismos de control e, igualmente, de poder adelantar por parte de la Agencia, las acciones que correspondan en cada caso para la debida protección de los recursos públicos, a saber: Adelantar en cada Vicepresidencia, con la participación de las respectivas jefaturas de oficina, gerencias y de los supervisores respectivos, la verificación de la información que se relaciona a continuación, sobre contratos y convenios liquidados, con auto de archivo o en proceso de liquidación, suscritos a partir del año 2006 hasta la fecha, la cual deberá ser presentada en archivo Excel

de la información que se relaciona a continuación, sobre contratos y convenios liquidados, con auto de archivo o en proceso de liquidación, suscritos a partir del año 2006 hasta la fecha, la cual deberá ser presentada en archivo Excel separada y entregada a la Presidencia de la ANH con comunicación suscrita por el respectivo Vicepresidente, a más tardar, el próximo 31 de agosto, a saber: a) Número y fecha del contrato o convenio b) Nombre del contratista c) Objeto d) Supervisor e) Fecha de inicio f) Fecha final de terminación g) Valor del Convenio y/o Contrato h) Valor final (aporte de la ANH y aporte de las partes cuando haya lugar). i) Saldo sin ejecutar j) Valor de ejecución de la vigencia futura y rezago, si está constituida. k) Valor rendimientos financieros causados. |) Tratamiento dado a los rendimientos financieros (reinvertidos, transferidos a la ANH, etc). m) Fecha del Acta de Liquidación Bilateral o número y fecha de la Resolución de Liquidación Unilateral o fecha del Auto de Archivo o información sobre liquidación judicial o estado de la liquidación en curso. n) Fecha de Documento de Cierre del Expediente del Proceso Contractual. 0) Acciones adelantadas por la ANH para la definición de derechos y obligaciones pendientes. p) Acciones adelantadas por la ANH para la recuperación de saldos a favor. q) Estado de los bienes adquiridos con recursos ANH frente al ingreso al inventario de la Entidad o documento mediante el cual se formalizó la tenencia de los mismos. No deberán dejarse espacios en blanco, por tanto, en todos los casos se deberá incluir la información que conste en el respectivo expediente del contrato o convenio.

inventario de la Entidad o documento mediante el cual se formalizó la tenencia de los mismos. No deberán dejarse espacios en blanco, por tanto, en todos los casos se deberá incluir la información que conste en el respectivo expediente del contrato o convenio. Avenida Calle 26 No. 59-65 Piso 2 - PBX: (571) 5931717 - Fax (571) 5931718 - Bogotá, Colombia lwwowanh gov.co! info@anh.gov.co : Código Postal: 111321 2/3ANHS + Ems AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS PAZ EQUIDAD FDUCACIÓN Finalmente, aprovecho esta oportunidad para reiterar a los ordenadores del gasto y a quienes han sido designados para adelantar las supervisiones de contratos y convenios, la necesidad de que esta actividad de vigilancia y control de la ejecución contractual se adelante con todo el rigor que implica tal responsabilidad, buscando que se obtengan los resultados contemplados en cada uno de los contratos y convenios, en las oportunidades y condiciones pactadas, salvaguardando los intereses de la ANH. Su decidido apoyo para el cumplimiento por el área a su cargo de las instrucciones aquí impartidas es fundamental para el logro de los propósitos que nos hemos trazado, dirigidos a sanear la situación relacionada con las liquidaciones de contratos y convenios, dentro de la mayor brevedad. Cordial saludo, JA EJ) QUO" Anexo: Procedimiento Liquidación contratos y convenios

Aprobó: Jorge Trias Visbal/Jefe oficina Asesora Jurídica _ FT 8

Preparó y revisó: Ayda Clemencia Cifuentes Rojas/Experto Oficina Asesora Juridica/Componente Jurídico 7

Diana Constanza Rojas Rubio/Asesor vicepresidencia Administrativa y Financiera Ke =:

Preparó y revisó: Ayda Clemencia Cifuentes Rojas/Experto Oficina Asesora Juridica/Componente Jurídico 7

Diana Constanza Rojas Rubio/Asesor vicepresidencia Administrativa y Financiera Ke =: Jairo Alberto Sepúlveda Pongutá/Experto G3-05/Oficina Asesora Juridica‘ ‘ Avenida Calle 26 No. 59-65 Piso 2 - PBX: (571) 5931717 - Fax (571) 5931718 - Bogotá, Colombia Jwww.anh gov.co! info@anh gov.co | Código Postal: 111321 3/3