ANH - Circular 25 de 2023

CIRCULAR No. 0025 DEL 17-11-2023

ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 1 de 6

PARA: Ordenadores del Gasto, Jefes de Grupos de Trabajo, Supervisores y

Contratistas. DE: Vicepresidencia Administrativa y Financiera

ASUNTO: Cierre de Operaciones Presupuestales, Contables, Administrativas y Financieras Vigencia 2023 y apertura Vigencia 2024

Con el propósito de realizar el cierre financiero de la vigencia en curso, en forma planificada, ordenada y controlada, se establecen a continuación las principales actividades a desarrollar y la fecha límite para su ejecución y entrega a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera, solicitando la mayor diligencia y colaboración en la divulgación a sus correspondientes grupos de trabajo y seguimiento al cumplimiento estricto de las mismas:

1. Operaciones Presupuestales

ACTIVIDAD FECHA LÍMITE RESPONSABLE 1 Solicitud para expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal CDP recursos Propios y Sistema General de Regalías SGR 18-dic-2023 Jefes Vicepresidencias y Oficinas 2 Solicitud para modificaciones presupuestales (adición, reducción, traslados) para recursos Propios y Sistema General de Regalías SGR 18-dic-2023 Jefes Vicepresidencias y Oficinas 3 Solicitud para expedición de Registros Presupuestales (RP) de compromisos contractuales, para recursos Propios y Sistema General de regalías Excepto procesos que estén en trámite tales como licitaciones públicas y otros cuyas fechas estén regladas por algún proceso contractual. 20-dic-2023 Jefes Vicepresidencias y Oficinas 4

regalías Excepto procesos que estén en trámite tales como licitaciones públicas y otros cuyas fechas estén regladas por algún proceso contractual. 20-dic-2023 Jefes Vicepresidencias y Oficinas 4 Solicitud para expedición de Registros Presupuestales (RP) de compromisos no contractuales, para recursos Propios y Sistema General de regalías 20-dic-2023 Jefes Vicepresidencias y Oficinas 5 Solicitud para liberación de saldos de Reservas Presupuestales vigentes, previa validación de que no exista ningún compromiso con terceros (Aplica solo para Recursos Propios). Dicha solicitud deberá soportarse con el acta de liquidación, acta de terminación o en su defecto, con el informe final de supervisión donde se especifique de forma clara la ejecución financiera del contrato y el valor del saldo a liberar. 18-dic-2023 Supervisores de Contratos y Ordenadores del Gasto del respectivo contrato 6 Diligenciamiento y envío del Formato de Constitución del Rezago Presupuestal, para lo cual es necesario tramitar la liberación de saldos de CDPs y RPs de la vigencia 2023 no utilizados, previa validación de que no existan compromisos vigentes con terceros, para efectos de la Constitución del Rezago Presupuestal: Cuentas por Pagar y Reservas presupuestales (Aplica solo para Recursos Propios). 20dic2023 Supervisores y Ordenadores del Gasto del respectivo contratoCIRCULAR No. 0025 DEL 17-11-2023 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 2 de 6

ACTIVIDAD FECHA

LÍMITE RESPONSABLE

Ordenadores del Gasto del respectivo contratoCIRCULAR No. 0025 DEL 17-11-2023 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 2 de 6 ACTIVIDAD FECHA LÍMITE RESPONSABLE 7 Apertura Presupuesto Vigencia 2024 (desagregación del presupuesto en SIIF) 4– ene-2024 Gestor T1 Grado 15 VAF (funciones de Presupuesto) 8 Desagregación Presupuesto por Dependencias ANH Vigencia 2024 y envió informe a las Vicepresidencias 4 - ene2024 Gestor T1 Grado 15 VAF (funciones de Presupuesto 9 Traslado compromiso de vigencias futuras de año anterior a la vigencia actual 5ene-2024 Gestor T1 Grado 15 VAF (funciones de Presupuesto 10 Traslado compromisos que constituyen Reservas Presupuestales para la siguiente vigencia 10-ene2024 Gestor T1 Grado 15 VAF (funciones de Presupuesto Aunque este año no se hace cierre de los recursos del Sistema General de regalías, se recomienda para los contratos que ya terminaron su ejecución, se registre en el informe final de supervisión el saldo a liberar (si aplica), y con este documento hacer los decrementos correspondientes.

Para Recurso Propios: se recomienda que se haga un ejercicio juicioso y detallado para determinar le ejecución financiera real de cada contrato y así poder establecer cuales valores se van a llevar como cuenta por pagar y/o reserva presupuestal, para lo cual es importante tener en cuenta lo siguiente: La cuenta por pagar aplica cuando se ha recibido el bien o servicio, pero no se alcanza a girar

se van a llevar como cuenta por pagar y/o reserva presupuestal, para lo cual es importante tener en cuenta lo siguiente: La cuenta por pagar aplica cuando se ha recibido el bien o servicio, pero no se alcanza a girar en la respectiva vigencia; por lo tanto, el tercero radicará la factura en las fechas definidas en la presente circular de Cierre de operaciones Administrativas y Financieras y el supervisor la autorizará dentro de los plazos establecidos. Las reservas presupuestales deberán contar con la debida justificación y solo podrán constituirse cuando no es posible cumplir el cronograma previamente establecido por situaciones ajenas a la ejecución del contrato, tal situación deberá estar documentada en actas, comunicaciones o correos electrónicos, previa evaluación de la necesidad de modificar la forma de pago o el plazo de ejecución del contrato. Para la liberación de saldos de Registros Presupuestales (RPs) de contratos que ya finalizaron; se requiere que el Supervisor y/o el Ordenador del Gasto allegue el Acta de Liquidación, Acta de Terminación del Contrato o el informe final de supervisión donde se especifique de forma clara la ejecución financiera del contrato y el valor del saldo a liberar. En el procedimiento interno para la constitución del rezago presupuestal, se ha establecido el diligenciamiento y envío a través de ControlDoc. del Formato de Solicitud de Constitución de Rezago Presupuestal (Reservas y Cuentas Por Pagar (ANH.GFI-FR-04) suscrito por el Supervisor y el Ordenador del Gasto, el cual se debe ser enviado por la dependencia respectiva a través de ControlDoc en los tiempos establecidos en la presente Circular Interna (numeral 6).

2. Contables

ACTIVIDAD PERIOC IDAD MEDIO FORMATO ANEXO RESPONSABLE 1 Informe de Litigios y demandas Control doc. Excel

respectiva a través de ControlDoc en los tiempos establecidos en la presente Circular Interna (numeral 6).

2. Contables

ACTIVIDAD PERIOC IDAD MEDIO FORMATO ANEXO RESPONSABLE 1 Informe de Litigios y demandas Control doc. Excel Informe

EkOGUI

Excel Jefe Oficina Asesora jurídica 2 Informe garantías vinculadas a la gerencia de seguimiento a contratos en exploración y producción A más tardar el 12 enero Control doc. Excel N/A Gerente de seguimiento Exploración y Producción.CIRCULAR No. 0025 DEL 17-11-2023 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 3 de 6

ACTIVIDAD PERIOC

IDAD MEDIO FORMATO ANEXO RESPONSABLE

3 Extractos Banco Correo electrónico N/A Extracto Bancario Tesorero 4 Extracto de los recursos recibidos en dólares Correo electrónico N/A Extracto Bancario Tesorero 5 Informe de las inversiones pendientes en fases de exploración Control doc. Excel N/A Gerente de Seguimiento a contratos en Exploración 6 Radicación de aplicaciones de Derechos económicos Control doc. Aplicación N/A Gerente de Regalías y Derechos económicos 7 Radicación liquidación regalías provisional octubre A más tardar el 12 enero Correo electrónico Excel Soportes de cuentas por cobrar Gerente de Regalías y Derechos Económicos 8 Estado de los incumplimientos y sanciones impuestas a través de resoluciones Control doc. Comunicaci ón Interna Resoluciones adjuntas Gerente Asuntos Legales 9 Estado de los cobros

Derechos Económicos 8 Estado de los incumplimientos y sanciones impuestas a través de resoluciones Control doc. Comunicaci ón Interna Resoluciones adjuntas Gerente Asuntos Legales 9 Estado de los cobros coactivos Control doc. Excel N/A Jefe Oficina Asesora jurídica 10 Legalización de gastos de viáticos y gastos de viaje Control doc. Comunicaci ón Interna Soportes de legalización Líder de Talento Humano 11 Calculo intereses de mora sobre las cuentas por cobrar por Derechos Económicos (Resolución 0375 del 2021) Control doc. Excel Soportes Excel Gerente de Regalías y Derechos económicos 12 Relación de bienes muebles. Control doc. Excel Soportes Excel Líder Administrativo y Financiero 13 Información detalle de seguros. Control doc. Excel Soportes Excel Líder Administrativo y Financiero 14 Información de software, licencias y otros sistemas de información. Control doc. Excel Soportes Excel Jefe Oficina de Tecnologías de Información 15 Archivos Liquidación de Nomina A más tardar el 17 enero Control doc. Excel Soportes Excel Líder del Grupo de Talento Humano 16 Indicios de deterioro cuentas por cobrar Derechos Económicos y Regalías Control doc. Formato SIGECO Matriz Excel Gerente de Regalías y Derechos económicos 17 12.Indicios de Deterioro de software, licencias y otros sistemas de información Control doc. Excel Soportes Excel Oficina de Tecnologías de Información 18 Indicios de deterioro cuentas

Derechos económicos 17 12.Indicios de Deterioro de software, licencias y otros sistemas de información Control doc. Excel Soportes Excel Oficina de Tecnologías de Información 18 Indicios de deterioro cuentas por cobrar Proceso coactivo Control doc. Formato SIGECO Matriz Excel Jefe Oficina Asesora Jurídica 19 Indicios de deterioro cuentas por cobrar incapacidades A más tardar el 19 enero Control doc. Formato SIGECO Matriz Excel Jefe de Talento Humano 20 Informes de Supervisión de convenios y recursos entregados en administración A más tardar el 26 enero Control doc. Informe de supervisión Formato SIGECO Supervisores

3. Tesorería Actividad Fecha Límite Responsable 1 Radicación de facturas y/o cuentas de cobro - para que el pago sea realizado dentro de la Vigencia 2023. 15 -dic-2023 Proveedores

2 Formato Autorización de pago - supervisor (facturas y/o cuentas de cobro “Las cuentas que sean autorizadas por parte de los supervisores y ordenador del gasto en el periodo 21 al 27 de diciembre de 2023, quedarán constituidas como cuentas por pagar.” 20 –dic-2023 Supervisores de Contrato 2.1 Para pago en la vigencia 2023 2.1.1 Rezago Presupuestal 2022 y de la Vigencia Actual 2023 20-dic-2023 Supervisores de Contrato

Nota:CIRCULAR No. 0025 DEL 17-11-2023

ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 4 de 6 Ningún supervisor, ni ordenador del Gasto podrá aceptar facturas, ni aprobar pagos, sin el

Contrato

Nota:CIRCULAR No. 0025 DEL 17-11-2023

ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 4 de 6 Ningún supervisor, ni ordenador del Gasto podrá aceptar facturas, ni aprobar pagos, sin el recibo a satisfacción de los bienes y servicios pactados. Las facturas que no sean aceptadas dentro del plazo establecido deberán serán devueltas por los supervisores del contrato a sus contratistas, dando las justificaciones correspondientes. Los supervisores que salgan a disfrutar vacaciones o permisos (semana de compensación), deben dejar debidamente autorizadas o con instrucción de devolución, según sea el caso, todas las facturas que tengan a su cargo y que hayan sido radicadas. Para los contratos con fecha de terminación en el mes de diciembre de 2023, los contratistas de la ANH deberán tramitar el diligenciamiento del formato ANH-GAD-FR-22 en el cual se incorpore la verificación de los apartes señalados anteriormente el cual deberá ser firmado por: Responsable de la OTI, responsable de almacén e inventarios, responsable de Gestión documental, responsable de talento humano, contratista y supervisor. En dicho formato se deberá dejar constancia de la recepción de los bienes señalados, y de que las acciones de legalización y saneamiento de información han sido realizadas. Este documento deberá ser tenido en cuenta para poder otorgar para el pago y el cierre contractual (terminación o liquidación, según corresponda), por parte del ordenador de gasto.

4. Otros Temas

Actividad Fecha Límite Responsable 1 Solicitud Actas de recibo a satisfacción de bienes y/o servicios, para realizar su respectivo ingreso de almacén con facturas de suministros del mes de noviembre y diciembre. Recibo de bienes para ingreso al almacén

Actividad Fecha Límite Responsable 1 Solicitud Actas de recibo a satisfacción de bienes y/o servicios, para realizar su respectivo ingreso de almacén con facturas de suministros del mes de noviembre y diciembre. Recibo de bienes para ingreso al almacén 21-dic-23 Contabilidad – Almacén – Activos Fijos 3 Legalización de gastos y cierre de caja menor. 22-dic-23 Gestor T1 Grado 15 VAF (responsable del Manejo de la Caja Menor) 4 Legalización de viáticos y reintegro de recursos no utilizados – Vigencia 2023. 22-dic-23 Jefe Oficina de Talento Humano 5 Legalización de gastos de viaje de contratistas de prestación de servicios y reintegro de recursos no utilizados 22-dic-23 Jefe Oficina de Talento Humano 6 Autorización de gastos de viaje no reembolsables, pactados con contratistas 18-dic-23 Contratistas ANH Supervisores de Contrato Jefe Oficina de Talento Humano En la búsqueda de garantizar la ejecución de las acciones necesarias para viabilizar el cumplimiento de las políticas y plazos establecidos en la presente comunicación, nos permitimos efectuar las siguientes precisiones y recomendaciones:  Los funcionarios que vayan a disfrutar vacaciones o permiso en el periodo de cierre operativo de la vigencia deben cumplir de forma previa con las acciones indicadas, para garantizar que las situaciones administrativas y financieras a su cargo, queden solucionadas  Cada Jefe de área en la entidad, será el garante de la coordinación y control de las actividades que deban cumplirse dentro del cronograma establecido para el cierre de la presente vigencia fiscal., por lo tanto se recomienda definir acciones de revisión frente a la

solucionadas  Cada Jefe de área en la entidad, será el garante de la coordinación y control de las actividades que deban cumplirse dentro del cronograma establecido para el cierre de la presente vigencia fiscal., por lo tanto se recomienda definir acciones de revisión frente a la ejecución de los recursos asignados, los contratos suscritos, la liquidación de los que corresponda, y en general, revisar, definir y gestionar cualquier situación que impacte el cierre del ejercicio fiscal de la vigencia en curso.

5. Actividades administrativas para el cierre 2023 5.1 Reintegro de bienes a cargo de contratistas de servicios personalesCIRCULAR No. 0025 DEL 17-11-2023

ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 5 de 6 Para los contratos con fecha de terminación en el mes de diciembre de 2023, los contratistas de servicios personales deberán realizar la entrega de los bienes a su cargo, de acuerdo con las siguientes instrucciones: - Bienes de Tecnologías de la Información: Los bienes relacionados con tecnologías de la información, tales como: Computadores de escritorio o portátiles, impresoras, tabletas, celulares, entre otros, deberán ser entregados a la OTI, a más tardar el día 28 de diciembre de 2023. - Bienes muebles: Los bienes muebles asignados deberán ser entregados al Grupo Administrativo, a más tardar el día 28 de diciembre de 2023. Excepcionalmente, los bienes podrán trasladarse al supervisor del contrato, previa aceptación por parte del supervisor. Para ello deberá diligenciarse el formato de traspaso de bienes, el cual deberá ser suscrito por parte del contratista de servicios personales que entrega los bienes y por parte del supervisor que recibe los bienes, los cuales quedarán a su cargo y en su custodia.

cual deberá ser suscrito por parte del contratista de servicios personales que entrega los bienes y por parte del supervisor que recibe los bienes, los cuales quedarán a su cargo y en su custodia.

NOTA: Es de resaltar, que no se firmará ni dará visto bueno por parte de la persona designada por el GIT Administrativo en dicha constancia, si el contratista no ha entregado o trasladado los bienes a su cargo. 5.2 Entrega de carné de identificación Para los contratos con fecha de terminación en el mes de diciembre de 2023, los contratistas de servicios personales deberán hacer entrega del carné de identificación y del carné de parqueadero, al responsable del Grupo de Talento Humano o coordinador administrativo. En el evento en el que no se realice entrega, la persona deberá consignar en la cuenta de ahorros Nro. 005-55884-1 del Banco Itaú, la suma de $30.000,00 por concepto de pérdida de carné e informarlo al correo Rodrigo.alzate@anh.gov.co.

NOTA: Es de resaltar, que no se firmará ni dará visto bueno por parte de la persona designada por el GIT Administrativo en dicha constancia, si el contratista no ha entregado el respectivo carné y/o tarjeta de acceso. 5.3 Legalización de comisiones Los funcionarios y los contratistas de servicios personales deberán realizar la legalización de la totalidad las comisiones de servicio a más tardar el 18 de diciembre de 2023, con el fin de poder generar el registro correspondiente y poder tramitar los saldos por pagar de dichas comisiones.

El Grupo de Talento Humano, verificará el cumplimiento de esta actividad. 5.4 Entrega de documentos (físicos y electrónicos) a cargo de los contratistas de servicios personales Para los contratos con fecha de terminación en el mes de diciembre de 2023, los contratistas

El Grupo de Talento Humano, verificará el cumplimiento de esta actividad. 5.4 Entrega de documentos (físicos y electrónicos) a cargo de los contratistas de servicios personales Para los contratos con fecha de terminación en el mes de diciembre de 2023, los contratistas de servicios personales deberán realizar la entrega de los documentos de archivo en soporte físico y electrónico que se encuentren en su poder en calidad de préstamo y/o en el sistema de información SGDEA ControlDoc a su cargo, esto para el visto bueno en la constancia de entrega a satisfacción de los aspectos administrativos relacionados con la Gestión Documental, de acuerdo con las siguientes instrucciones: - Documentos en soporte físico: Los documentos en soporte físico que se encuentren en poder de los contratistas en calidad de préstamo o conforme con sus obligaciones contractuales, deberán ser entregados al Outsourcing de Gestión Documental OTI mediante la planilla de remisión de documentos al archivo (ANH-GDO-FR-13) que se encuentra disponible en la Bolsa de Formatos del SGDEA ControlDoc y la cual deberá ser radicada en el mismo sistema al usuario de Gestión Documental, esto a más tardar el día 18 de diciembre de 2023. Lo anterior, con el fin de poder realizar la verificación respectivaCIRCULAR No. 0025 DEL 17-11-2023 ANH-GDO-FR-16 Versión N° 3 Pág. 6 de 6 y registrar la firma del visto bueno del recibido a satisfacción de los temas documentales en la Constancia Finalización de Contratos PSP formato ANH-GAD-FR-22 - Documentos electrónicos en el SGDEA ControlDoc: Los documentos electrónicos que se encuentren en el SGDEA ControlDoc del usuario en la Bandeja de Gestión – Sin Iniciar Trámite y Tareas Documentales (revisar, aprobar, firmar), deberán ser gestionados

• Documentos electrónicos en el SGDEA ControlDoc: Los documentos electrónicos que se encuentren en el SGDEA ControlDoc del usuario en la Bandeja de Gestión – Sin Iniciar Trámite y Tareas Documentales (revisar, aprobar, firmar), deberán ser gestionados

(cerrados, reasignados o radicados) por el contratista de manera adecuada y según corresponda. Es de resaltar, que tanto la Bandeja de Gestión – Sin Iniciar Trámite como la Bandeja de Tareas Documentales deberán estar sin ningún radicado y/o trámite pendiente, es decir, deberán encontrarse en cero (0).

NOTA: Es de resaltar, que no se firmará ni dará visto bueno por parte de la persona designada por el GIT Administrativo en dicha constancia, si el contratista presenta algún documento pendiente por devolver entregado en calidad de préstamo o si las bandejas de gestión (sin iniciar trámite) y tareas documentales (revisar, aprobar, firmar) no se encuentran en cero.

Por otra parte, una vez realizada la recepción a satisfacción del usuario y registrado el visto bueno en la constancia se procederá a realizar la inactivación del usuario en el SGDEA ControlDoc, por lo que para la radicación del último informe de cumplimiento de actividades y cuenta de cobro/factura el contratista deberá remitirlos junto con los soportes de manera electrónica al correo de correspondenciaanh@anh.gov.co, indicando en el asunto del correo el número del contrato (Contrato XXX de 2023), el nombre del contratista, el periodo del informe o del cobro según corresponda (noviembre de 2023 o del 01 al XX de diciembre de 2023); así mismo dentro del cuerpo del correo se deberá indicar que se remite para la debida radicación y se relacionará la información del supervisor o funcionario (nombre, cargo,

informe o del cobro según corresponda (noviembre de 2023 o del 01 al XX de diciembre de 2023); así mismo dentro del cuerpo del correo se deberá indicar que se remite para la debida radicación y se relacionará la información del supervisor o funcionario (nombre, cargo, dependencia) al cual se deberán radicar los documentos (ver Circular 30 de 2022). Por último, manifestamos el compromiso del equipo de trabajo de la Vicepresidencia Administrativa y Financiera, para atender cualquier inquietud frente al proceso operativo de cierre de la vigencia 2023, así como el cumplimiento de las actividades y términos previstos, en el presente documento Sin otro particular, reciban un cordial saludo, Anexos: No Aplica Aprobó: Jaime Antonio Salazar Barranco – Experto G3 Grado 7 - VAF Revisó: Rodrigo Alzate Bedoya – Experto G3 Grado 7 – VAF Javier René Morales Sierra– Líder Talento Humano – VAF Janier Cuervo OrdoñezExperto G3 Grado 7 - VAF Juan Carlos Pote CifuentesGestor T1 Grado 18VAF Proyectó: Yuli Corredor Reyes / Técnico Asistencial Código 01 Grado 10 / VAF