ANH - Circular 4 de 2017

ANH= ais sama. | TODOS POR UN == Press (CEC NUEVOPAÍS AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS SS PAZ EQUIDAD ERUCACION CIRCULAR 9 04 03 FEB 2017

DE: OFICINA ASESORA JURIDICA

PARA: VICEPRESIDENTES, GERENTES, JEFES DE OFICINA,

SERVIDORES PUBLICOS Y COLABORADORES DE LA AGENCIA

NACIONAL DE HIDROCARBUROS

ASUNTO: SUPERVISION E INTERVENTORIA DE CONTRATOS - ETAPA PRECONTRACTUAL Con el fin de seguir generando buenas prácticas en la gestión contractual de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, y en atención a las recomendaciones emitidas por parte de la Contraloría General de la República, en materia de supervisión e interventoría de los contratos celebrados por la Entidad, este Despacho considera pertinente y necesario reiterar, los criterios y objetivos que comprenden dichas actividades ejercidas por parte de los supervisores e interventores respectivamente, haciendo especial énfasis en el deber de revisar y analizar la información de los documentos suscritos en la etapa precontractual.

El artículo 83 de la ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, define la supervisión como: “(...) el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados (...)”. Así mismo, define la interventoría como: “(...) el seguimiento técnico que sobre el

que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados (...)”. Así mismo, define la interventoría como: “(...) el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen (...)”. La Agencia Nacional de Contratación Pública — Colombia Compra Eficiente, en su “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los A contratos suscritos por la Entidades Estatales”, se refiere a la supervisión como: “(...) el seguimiento integral que debe hacer la Entidad Estatal a la ejecución de un Avenida Calle 26 No. 59-65 Piso 2 - PBX: (571) 5931717 - Fax (571) 5931718 - Bogotá, Colombia |www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321ANH= «= Exa — ee eee E NUEVO PAÍS AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS SSS SSS SEE PAT EQUIDAD: EDUCACION contrato para asegurar que cumpla con su propósito. La supervisión del contrato requiere revisión constante de la ejecución de las prestaciones del contrato, sus aspectos técnicos, administrativos, financieros, contables y jurídicos”. (Negrilla y subrayado fuera de texto). De manera simultánea, la Guía define la interventoría como: “(...) el seguimiento técnico especializado a la ejecución de un contrato a través de un tercero independiente de la Entidad Estatal. La interventoría procede cuando el objeto del contrato, es complejo, extenso o su seguimiento suponga conocimiento

técnico especializado a la ejecución de un contrato a través de un tercero independiente de la Entidad Estatal. La interventoría procede cuando el objeto del contrato, es complejo, extenso o su seguimiento suponga conocimiento especializado. A pesar de que la interventoría corresponde al seguimiento del contrato, la Entidad Estatal si lo encuentra justificado y de acuerdo con la naturaleza del contrato principal, incluir en la interventoría el seguimiento de las obligaciones administrativas, financieras, contables y jurídicas derivadas del mismo”. En cuanto a las facultades y deberes de los supervisores e interventores, la Ley 1474 de 2011 en su artículo 84 dispone que: “(...) La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente”. A su vez, la Agencia Nacional de Contratación Pública — Colombia Compra Eficiente, en la Guía enunciada en los párrafos que anteceden, establece que los supervisores e interventores tienen como función general: “(...) ejercer el control y vigilancia sobre la ejecución contractual del contrato vigilado para verificar el cumplimiento de las condiciones pactadas en los mismos y como consecuencia de ello están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, impartir instrucciones al contratista y hacer

vigilancia sobre la ejecución contractual del contrato vigilado para verificar el cumplimiento de las condiciones pactadas en los mismos y como consecuencia de ello están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, impartir instrucciones al contratista y hacer recomendaciones encaminadas a lograr la correcta ejecución del objeto contratado”. (Negrilla y subrayado fuera de texto). En consonancia, el Manual de Contratación de la Agencia Nacional de | Hidrocarburos, adoptado mediante la resolución No. 400 del 22 de junio de 2015, en su numeral 5.3.3, establece los deberes generales y las funciones de los supervisores e interventores, dentro de las cuales se encuentran: Avenida Calle 26 No, 59-65 Piso 2 - PBX: (571) 5931717 - Fax (571) 5931718 - Bogotá, Colombia |www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321 150 9001 Pa 2/4ANHe — TODOS POR UN AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS == — PA EQUIDAD FRUCACION “Funciones del supervisor y/o interventor Para cumplir con la supervisión, control, coordinación y vigilancia de la interventoría en la ejecución de los contratos suscritos por la Agencia Nacional de Hidrocarburos, le corresponde al supervisor y/o interventor verificar que las especificaciones y normas técnicas, las actividades administrativas, legales, contables, financieras, presupuestales y ambientales se cumplan de acuerdo a lo establecido en el pliego de condiciones, las normas que rigen la materia y demás documentos del respectivo proceso contractual. Para ello, el supervisor y/o interventor adelantará las siguientes actividades,

ambientales se cumplan de acuerdo a lo establecido en el pliego de condiciones, las normas que rigen la materia y demás documentos del respectivo proceso contractual. Para ello, el supervisor y/o interventor adelantará las siguientes actividades, actuaciones y adquirirá las responsabilidades que se describen a continuación: a) Revisión de la Información técnica contenida en los documentos: Una vez recibida la comunicación de designación como supervisor o la iniciación del contrato de interventoría externa según sea el caso y legalizado el contrato objeto de la supervisión y/o interventoría, deberá revisar y analizar en forma completa y detallada: el estudio previos, sus anexos y justificación de la contratación, el pliego de condiciones, las adendas, el contrato, estudios de impacto ambiental y/o planes de manejo ambiental, pronunciamientos de la autoridad ambiental competente, memorias de cálculo, planos de diseño, propuesta del contratista, estudios, cantidades de obra, fuentes de materiales, especificaciones de la herramienta y maquinaria, aspectos ambientales, permisos y licencias previas, pólizas de garantía y los actos administrativos proferidos dentro de la contratación y demás documentación pertinente, lo que será proporcionado por la dependencia responsable del proceso de contractual. Revisar para su aplicación las normas de construcción y calidad, las de medio ambiente, las contractuales, las de señalización y seguridad industrial y todas las que sean aplicables al desarrollo del objeto del contrato. En caso de encontrar inconsistencias, deberá informar de inmediato a la dependencia responsable para que se realicen los ajustes pertinentes (...)”. (Negrillas y subrayado fuera de texto).

las que sean aplicables al desarrollo del objeto del contrato. En caso de encontrar inconsistencias, deberá informar de inmediato a la dependencia responsable para que se realicen los ajustes pertinentes (...)”. (Negrillas y subrayado fuera de texto). Avenida Calle 26 No. 59-65 Piso 2 - PBX: (571) 5931717 - Fax (571) 5931718 - Bogotá, Colombia |www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS SS PAZ EQUIDAD FRUCACION En atención a todo lo expuesto, se les reitera a los supervisores e interventores de los contratos suscritos por la ANH, el deber funcional de revisar y analizar en su integridad, todos los documentos suscritos en la etapa precontractual, sin perjuicio de sus funciones que en calidad de supervisor o interventor deban desarrollar en las etapas contractual y poscontractual, atendiendo lo establecido en la Ley 1474 de 2011; la Guía “Para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por la Entidades Estatales”, emitida para el efecto por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente y en el Manual de Contratación de la Agencia Nacional de Hidrocarburos. Jefe Oficina Asesora Jurídica Revisó: Carlos Roberto Alexander Ávila/ Experto g3 Grado 07/ Componente satin JS Proyecto: Julián Camilo Colmenares López/ Técnico Asistencial 01-10/ Componente Jurídico E. Avenida Calle 26 No. 59-65 Piso 2 - PBX: (571) 5931717 - Fax (571) 5931718 - Bogotá, Colombia |www.anh.gov.co | info@anh.gov.co | Código Postal: 111321