ANH - Circular 8 de 2016

TODOS POR UN NUEVO PAIS man PAZ EQUIDAD: EQUTACIOS CIRCULAR $08 ? 5 FEB 2076

DE: PRESIDENCIA ANH

PARA: VICEPRESIDENTES, GERENTES, JEFES DE OFICINA, SERVIDORES PUBLICOS

Y COLABORADORES DE LA AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS

ASUNTO: SUPERVISION DE CONTRATOS Y CRITERIOS PARA DEFINIR LA

CONTRATACION DE INTERVENTORIA PARA LOS CONTRATOS A CELEBRAR POR LA ENTIDAD Con el propósito de seguir generando buenas prácticas en la gestión contractual de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, este Despacho reitera los criterios y lineamientos que se han adoptado en matería de supervisión e interventoría de contratos celebrados por la Entidad, en especial, lo relativo a la finalidad de la supervisión y a los criterios a tener en cuenta para la contratación de la interventoría. 1) SUPERVISION DE CONTRATOS CELEBRADOS POR LA ANH: El artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, dispone que “con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de futelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no

contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad Estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos”. En cuanto a las facultades y deberes de los supervisores e interventores, la mencionada ley establece en su artículo 84 que “la supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la Avenida Calle 26 No. 59-65 Piso 2 - PBX: (571) 5931717 - Fax (571) 5931718 - Bogotá, Colombia [www anh.gov.co] info@anh.gov.co | Código Postal: 111321 1/4 eTODOS POR UN = NUEVO PAÍS PAZ EQUIDAD EDUCACION ANH= +... AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente”. En tal sentido, el Manual de Contratación de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, adoptado mediante Resolución No. 400 del 22 de junio de 2015, contempla de manera detallada y precisa, todo lo relativo

En tal sentido, el Manual de Contratación de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, adoptado mediante Resolución No. 400 del 22 de junio de 2015, contempla de manera detallada y precisa, todo lo relativo a la supervisión e interventoría de los contratos suscritos por la Entidad. Entre otros aspectos, el numeral 5.3.2. del mencionado Manual establece que la supervisión e interventoría tendrá los siguientes objetivos: a) Propender por la correcta ejecución contractual. b) Informar a la Entidad sobre el avance, problemas y soluciones presentados en la ejecución contractual de acuerdo a las peticiones realizadas por la ANH. c) Efectuar un control estricto sobre la calidad de la ejecución de las obligaciones pactadas contractualmente, d) Asegurar el cumplimiento del contrato, de conformidad con el cronograma que se establezca, cuando a ello hubiere lugar. Por lo anterior, considero importante reiterar a los supervisores de los contratos suscritos por la ANH, los deberes, derechos, objetivos específicos y prohibiciones contemplados en el citado Manual, a través de los cuales se pretende que la función de supervisión sea ejercida con la oportunidad, eficacia y eficiencia que se requiere para garantizar por parte de la Entidad, el seguimiento al objeto contractual, a las obligaciones generales y especificas a cargo de los contratistas y a los productos contratados y, a prevenir, de modo general, el incumplimiento del objeto contractual. 2) CRITERIOS PARA DEFINIR LA CONTRATACION DE LA INTERVENTORIA PARA LOS CONTRATOS A CELEBRAR POR LA ENTIDADEl numeral 1° del artículo 4° de la Ley 80 de 1993 establece dentro los derechos y deberes con que

1. CRITERIOS PARA DEFINIR LA CONTRATACION DE LA INTERVENTORIA PARA LOS CONTRATOS A CELEBRAR POR LA ENTIDADEl numeral 1° del artículo 4° de la Ley 80 de 1993 establece dentro los derechos y deberes con que cuentan las Entidades Estatales para el logro de los fines de la contratación estatal, el de exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del respectivo contrato, Así mismo, en virtud del Principio de Responsabilidad del numeral 1° del artículo 26 de la citada Ley, los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato,

Avenida Calle 26 No. 59-65 Piso 2 - PBX: (571) 5931717 - Fax (571) 5931718 - Bogotá, Colombia www.anh.gov.co] info@anh.gov.co| Código Postal: 111321 2/4ANH == E) minminas | NUEVO PAÍS AGENCIA NACIONAL DE ENDAICARBUROS mee PAD EQUIDAD EDUCACION En cuanto a la vigilancia de los contratos estatales, el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 establece que la interventoría “...) consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la matería, o cuando la complejidad 0 la extensión del mismo lo justifiquen, No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo,

0 la extensión del mismo lo justifiquen, No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría”. A continuación se relacionan los criterios que deben tenerse en cuenta para determinar la contratación de la interventoría de un contrato a celebrarse por parte de la ANH: a. Cuando las disposiciones legales así lo establezcan. El numeral 1 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 establece expresamente que “en los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación pública, la interventoría deberá ser contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los términos previstos en el artículo 53 del presente estatuto”, (negrillas fuera de texto). b. Cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. Los Ordenadores del Gasto de la ANH son responsables de evaluar y determinar si el seguimiento del contrato a celebrarse requiere de un conocimiento especializado o si el objeto contractual y las obligaciones especificas a cargo del contratista y/o los productos contratados denotan un grado de complejidad, con el fin de justificar la contratación de la interventoría del contrato principal. Dicho interventor será responsable del seguimiento técnico del contrato, de tal manera que se garantice la adecuada ejecución del mismo de acuerdo con los parámetros fijados, así como el cumplimiento de las normas y principios que rigen la contratación estatal.

Dicho interventor será responsable del seguimiento técnico del contrato, de tal manera que se garantice la adecuada ejecución del mismo de acuerdo con los parámetros fijados, así como el cumplimiento de las normas y principios que rigen la contratación estatal. Por otra parte, cuando el Ordenador del Gasto lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable y jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. Los estudios previos deben contener de manera clara y precisa, la justificación de la contratación de la interventoría, : Una vez definida por parte del Ordenador del Gasto la contratación de la interventoría de un contrato, se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos: Avenida Calle 26 No. 59-65 Piso 2 - PBX: (571) 5931717 - Fax (571) 5931718 - Bogotá, Colombia [www.anh.gov.co | info@anh.gov.co| Código Postal: 111321 3/4TODOS POR UN

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ANH= === AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS

a. Proveer los recursos necesarios para la interventoría Las dependencias deberán programar los recursos que se destinarán para contratar las interventorias que requieran para el seguimiento de los contratos de acuerdo con los criterios anteriormente señalados. b. Inclusión de la interventoría en el Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad Las dependencias de la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH deberán programar en el Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad, las interventorias que requieran adelantar, garantizando de esta manera el Principio de Publicidad en la Contratación Estatal.

Las dependencias de la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH deberán programar en el Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad, las interventorias que requieran adelantar, garantizando de esta manera el Principio de Publicidad en la Contratación Estatal. c. Adecuada planeación de la interventoría Los Ordenadores del Gasto deberán planear de manera oportuna los procesos de selección para contratar las interventorias, de tal manera que las mismas estén contratadas al momento de dar inicio a la ejecución del contrato al que se le realizará el seguimiento. Finalmente es importante reiterar que las dependencias que requieran adelantar el trámite para la contratación de interventorias deben ceñirse a lo establecido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 1082 de 2015 y al Manual de Contratación adoptado por la Agencia Nacional de Hidrocarburos. La presente Circular rige a partir de la fecha de expedición y dej@ sin efectos la Circular 09 del 30 de Enero de 2015. MAURICIO DE LA MORA RODRIGUEZ Presidente £ Proyectó: Sandra Yelipza López - Contratista / Componente sora LE Revisó: Ana María Ospina Valencia — Experto Código G3 Grado 07 / Componente Juridico; Aprobó: Jorge Ramón Trías Visbal — Jefe Oficina Asesora Juridica / Componente Juridico Avenida Calle 26 No. 59-65 Piso 2 - PBX: (571) 5931717 - Fax (571) 5931718 - Bogotá, Colombia [www.anh.gov.co | info@anh.sov.co| Código Postal: 111321 4/4