ANH - Resolución 259 de 2017

República de Colombia Ministerio de Minas y Energía ANH Agencia Nacional de Hidrocarburos pe libertad y Orden Pagina 1 de 11 i RESOLUCION No. 259 “Por el cual Reglamenta el Comité de Conciliación de la Agencia Nacional de HidrocarburosANH’ EL PRESIDENTE DE LA AGENCIA NACIONAL. DE HIDROCARBUROS -ANHEn ejercicio de sus facultades Legales y Reglamentarias, en especial las conferidas por el Artículo 75 de la Ley 446 de 1998, la Ley 640 de 2001, el Decreto Unico del Sector Justicia No. 1069 de 2015, el Decreto No. 1167 de 2016 y CONSIDERANDO: Que el Artículo 209 de la Constitución establece: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”. Que la Ley 448 de 1998 y demás normas concordantes, consagran la conciliación judicial y extrajudicial como mecanismos de resolución de conflictos y descongestión de los despachos judiciales, tendientes a obtener una mayor eficiencia en la Administración de Justicia. Que el Artículo 65B de la Ley 23 de 1991, adicionado por el Artículo 75 de la Ley 446 de 1998, dispone que “Las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los Entes Descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un Comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen

los municipios capital de departamento y los Entes Descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un Comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen. Las entidades de derecho público de los demás órdenes tendrán la misma facultad”. Que el Gobierno Nacional, en ejercicio de su potestad reglamentaria, expidió el Decreto No. 1716 de 14 de mayo de 2009, mediante el cual se establecen las normas de obligatorio cumplimiento referentes a los Comités de Conciliación de que trata el Artículo 75 de la Ley 446 de 1998, señalando entre otras, su integración, funciones, periodicidad de sus sesiones, las reglas para la adopción de decisiones y las funciones de la Secretaría Técnica. Que el Decreto Único del Sector Justicia No.1069 de 2015, en sus Artículos 2.2.4.3.1.2.15 al 2.2.4.3.1.2.20, reglamenta los Comités de Defensa Judicial y Conciliación, determina su carácter; establece su integración; sesiones, votación, funciones y determina las funciones del Secretario Técnico del mismo. Que el Artículo 2.2.4.3.1.2.2. del Decreto 1069 de 2015, establece que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la Entidad, y que decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes.

específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes. Que mediante Resolución No.666 de 5 de agosto de 2013, el Presidente de la Agencia Nacional de Hidrocarburos reglamentó el Comité de Conciliaciones de la Entidad. Que en el año 2015 el Gobierno Nacional expidió el Decreto Único del Sector Justica No.1069 de 2015, el cual compila la normativa relacionada con el funcionamiento e integración de los Comités de Conciliaciones de las Entidades Públicas. he y ddAgencia Nacional de Hidrocarburos Libertad y Orden . _ Pagina 2 de 14 RESOLUCION No. 259 “Por el cual Reglamenta el Comité de Conciliación de la Agencia Nacional de HidrocarburosANH” Que mediante Decreto 1167 de 2016, se modifican y suprimen algunas disposiciones del Decreto No.1069 de 2015 en materia de Conciliación. Que en virtud de lo anterior se hace necesario actualizar la reglamentación interna del Comité de Conciliación, así como armonizar su estructura y funcionamiento con las disposiciones vigentes sobre la materia. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: Artículo 1. Objeto. Créase el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, el cual actuará como Instancia Administrativa y como Sede previa de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico, defensa de los intereses de la Entidad y procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción

formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico, defensa de los intereses de la Entidad y procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes. Artículo 2. Integración del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Agencia Nacional de Hidrocarburos estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto, y serán miembros permanentes:

1. El Presidente o su Delegado, que para estos efectos será el Experto Código G3 Grado 06 del Despacho del Presidente de la ANH, quien lo presidirá.

El Vicepresidente Técnico. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. El Vicepresidente Administrativo y Financiero. El Gerente de Asuntos Legales y Contratación. ES Parágrafo 1. La participación de los integrantes señalados en los Numerales 2 al 5 del presente Artículo, será indelegable. Parágrafo 2. Asistirá al Comité de Conciliación y Defensa Judicial, con voz pero sin voto, el Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado, previa citación de la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación de la ANH. Parágrafo 3. Concurrirán sin derecho a voto, los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir al Comité por y con ocasión de algún caso concreto, y el Apoderado que represente los intereses de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, previa citación del Secretario del Comité.

deban asistir al Comité por y con ocasión de algún caso concreto, y el Apoderado que represente los intereses de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, previa citación del Secretario del Comité. Parágrafo 4. El Comité podrá invitar a sus sesiones a un funcionario de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, atendiendo lo dispuesto en los Artículos 6 Numeral 3, Literal viii), y Artículo 17 Numeral 8 del Decreto 4085 de 2011, quien tendrá voz pero no voto. Artículo 3. Funciones. El Comité de Conciliación de la Agencia Nacional de Hidrocarburos tendrá las siguientes funciones:

1. Estudiar y evaluar las deficiencias en las actuaciones administrativas de la Entidad con el fin de formular, aprobar, ejecutar y propender, por la aplicación de políticas de prevención del daño antijurídico al interior de la Agencia Nacional de Hidrocarburos.

yANH= Agencia Nacional de Hidrocarburos Libertad y Orden A Página 3 de 11 RESOLUCION No. 25% 8 , “Por el cual Reglamenta el Comité de Conciliación de la Agencia Nacional de HidrocarburosANH”

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la Agencia Nacional de

Hidrocarburos.

3. Estudiar y evaluar con la confidencialidad debida, los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado,

contra de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado, acorde a las previsiones señaladas en el Artículo 1 del Decreto No.1167 de 2016; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la Entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales en que incurran los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación y de los demás Mecanismos Alternativos de Resolución de Conflictos incluidos el pacto, así como de los procesos sometidos a arbitramento, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la Conciliación, y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado, actuará en las Audiencias de Conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6. Evaluar de conformidad con lo preceptuado en el Artículo 2.2.4.3.1.2.12 del Decreto 1069 de 2015, modificado por el Artículo 3 del Decreto 1167 de 2016, los procesos que hayan sido fallados en contra de la Entidad con el fin de determinar la procedencia de la Acción de Repetición, para ello el ordenador del gasto al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o

contra de la Entidad con el fin de determinar la procedencia de la Acción de Repetición, para ello el ordenador del gasto al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la Entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a cuatro (4) meses, se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión.

7. Informar al Coordinador de los Agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las decisiones correspondientes, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago, indicando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no iniciar la Acción de Repetición.

8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad, para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

10. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, quien deberá ser profesional del derecho,

11. Verificar y aprobar los informes presentados por el Secretario Técnico sobre Acciones de Repetición y llamamiento en garantía, en los meses de junio y diciembre en cumplimiento de lo estipulado en el Artículo 2.2.4.3.1.2.14 del Decreto 1069 de 2015.

12. Dictar su propio reglamento. x eS

2Agencia Nacional de Hidrocarburos

el Artículo 2.2.4.3.1.2.14 del Decreto 1069 de 2015.

12. Dictar su propio reglamento. x eS

2Agencia Nacional de Hidrocarburos Libertad y Orden Página 4 de 11 Hy RESOLUCION No. 259 i “Por el cual Reglamenta el Comité de Conciliación de la Agencia Nacional de HidrocarburosANH’ Artículo 4. Secretaría Técnica. Conforme a lo dispuesto en el Numeral 9 del Artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Único del Sector Justicia No. 1069 de 2015, el Comité de Conciliación “designará al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho”. En las ausencias temporales del Secretario Técnico, que no impliquen vacancia, el Comité de Conciliación y Defensa Jurídica designará un Secretario Técnico Ad Hoc. Conforme lo establecido en el Parágrafo del Artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015, la designación o cambio del Secretario Técnico deberán ser informados inmediatamente a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Artículo 5. Funciones. El Secretario Técnico del Comité tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Coordinar la programación de las sesiones del Comité, y el envío previo de los documentos de análisis de los casos incluidos en el orden del día, que deban conocer con anticipación los integrantes del Comité.

Elaborar las actas de cada sesión del Comité dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la

análisis de los casos incluidos en el orden del día, que deban conocer con anticipación los integrantes del Comité. Elaborar las actas de cada sesión del Comité dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la correspondiente sesión, las cuales deberán ser suscritas por el Presidente y el Secretario Técnico que hayan asistido a la sesión de que se trate. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

4. Preparar un Informe de la Gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será f entregado al Presidente del Comité de Conciliación y a los Miembros del Comité, cada seis (6) meses. Una copia de este último, será remitida a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del

Estado. Proyectar y someter a consideración del Comité, la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de Prevención del Daño Antijurídico y de Defensa de los Intereses de la Entidad. Informar al Coordinador de los Agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción Contencioso Administrativa, acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de iniciar Acciones de Repetición. Solicitar a los apoderados, informes sobre el resultado de las audiencias de conciliación de los casos estudiados en cada una de las sesiones, así como tomar y entregar copia del Auto de Homologación, para verificar el alcance del acuerdo conciliatorio y mantener informados a los Miembros del Comité, de los resultados obtenidos en tal sentido para la Entidad. Registrar en el aplicativo eKOGUI de la Agencia Nacional de Defensa Juridica del Estado, las fichas técnicas que contengan el estudio de las acciones de repetición y las recomendaciones para cada caso particular, en el formato que para el efecto haya dispuesto la Entidad.

Registrar en el aplicativo eKOGUI de la Agencia Nacional de Defensa Juridica del Estado, las fichas técnicas que contengan el estudio de las acciones de repetición y las recomendaciones para cada caso particular, en el formato que para el efecto haya dispuesto la Entidad. Verificar que los abogados que representan a la ANH en los procesos administrativos, prejudiciales y/o judiciales, atiendan lo señalado en la Resolución No.353 del 01 de noviembre de 2016, proferida por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, y lo dispuesto en la Resolución No.116 del k de abril de 2017 expedida por la Contaduría General de la Nación. y”ANH= Agencia Nacional de Hidrocarburos Libertad y Orden Página 5 de 11 RT i RESOLUCION No. 25 Y 1 “Por el cual Reglamenta el Comité de Conciliación de la Agencia Nacional de HidrocarburosANH”

10. Diligenciar y remitir semestralmente a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, el Formato Unico de Información Litigiosa y Conciliaciones, diseñado por esta última, para la recolección de información.

11. Convocar a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, a las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del Comité de Conciliación a sus Miembros Permanentes, y los demás invitados.

12. Elaborar a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado — eKOGUI, el orden del día para cada Sesión de Comité y las actas de cada sesión del Comité, una vez este módulo sea creado e implementado en el eKOGUI.

eKOGUI, el orden del día para cada Sesión de Comité y las actas de cada sesión del Comité, una vez este módulo sea creado e implementado en el eKOGUI. Las demás que le sean asignadas por los Miembros del Comité de Conciliación Artículo 6. Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá de manera ordinaria cuando menos una (1) vez al mes, y extraordinariamente, cuando lo decida su Presidente, para el análisis de situaciones específicas, previa solicitud que formulará la Secretaría Técnica. Para efectos de las Sesiones, sean Ordinarias, Extraordinarias, Presenciales o Virtuales, el Secretario Técnico convocará con una antelación no menor de tres (3) días hábiles a los Miembros del Comité, por cualquier medio físico o electrónico, indicando el día, la hora, el lugar y la forma de la reunión. Así mismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para analizar y debatir, los temas puestos a consideración del Comité. La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para el caso del Presidente del Comité, quien podrá delegar en los términos del Decreto 1069 de 2015. El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres (3) de sus Miembros Permanentes, y adoptará las decisiones por mayoría simple, esto es la mitad más uno (1) de los Miembros asistentes a cada sesión. Parágrafo 1. En el evento en que el Presidente del Comité de Conciliación, deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, delegará a otro Miembro del Comité para que desempeñe tal función, dejándose para ello la constancia en la respectiva Acta.

curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, delegará a otro Miembro del Comité para que desempeñe tal función, dejándose para ello la constancia en la respectiva Acta. Parágrafo 2. Sí por alguna circunstancia fuere necesario suspender la Sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión que se suspenda. Parágrafo 3. El Comité, por intermedio del Secretario Técnico, podrá invitar a sus Sesiones a los funcionarios o terceros que requiera para la mejor comprensión de los asuntos sometidos a su de consideración, quienes asistirán a las Sesiones con voz, pero sin voto. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos de la ANH, serán de obligatoria aceptación y cumplimiento en los términos del Parágrafo 1 del Artículo 2 del Decreto No. 1167 de 2016. Artículo 7. Convocatoria. El Secretario Técnico del Comité, convocará a los Miembros Permanentes del mismo, a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el Inciso Segundo del Artículo 2.2.4.3.1.2.4. del Decreto Único 1069 de 2015, con indicación del día, hora y lugar de la reunión, con una antelación no menor a tres (3) días hábiles, para las Reuniones Ordinarias. Las Reuniones Extraordinarias y las Sesiones no presenciales, se convocarán con una antelación mínima de cuarenta y ocho (48) horas, previa aprobación del Presidente del Comité de Conciliación de la ANH.ANH= Agencia Nacional de Hidrocarburos Libered y Orden

mínima de cuarenta y ocho (48) horas, previa aprobación del Presidente del Comité de Conciliación de la ANH.ANH= Agencia Nacional de Hidrocarburos Libered y Orden - a Página 6 de 11 RESOLUCION No. 98 G ~~ , “Por el cual Reglamenta el Comité de Conciliación de la Agencia Nacional de HidrocarburosANH” El Secretario Técnico extenderá la invitación a los funcionarios o terceros cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas sometidos a consideración de los Miembros del Comité, sin perjuicio de lo previsto en los Paragrafos Primero y Segundo del Artículo 2.2.4.3.1.2.3 del Decreto 1069 de 2015. Con la convocatoria, el Secretario Técnico del Comité remitirá las fichas debidamente estructuradas por los apoderados de la ANH, junto con los documentos y soportes legales necesarios para el correspondiente estudio. Parágrafo. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación se abstendrá de recibir las fichas técnicas, que no cuenten con la aprobación del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la ANH. Artículo 8°. Formalidad de la Convocatoria. Con toda citación se deberá anexar el orden del día, el documento de ponencia para análisis, ayudas de memoria, conceptos o antecedentes necesarios para el estudio de los mismos. La convocatoria se deberá remitir a cada Miembro del Comité de Conciliación, por medio del correo electrónico de la Entidad. Artículo 9°. Inasistencia. En cada sesión el Secretario Técnico dejará constancia de la inasistencia de

el estudio de los mismos. La convocatoria se deberá remitir a cada Miembro del Comité de Conciliación, por medio del correo electrónico de la Entidad. Artículo 9°. Inasistencia. En cada sesión el Secretario Técnico dejará constancia de la inasistencia de cualquiera de los Miembros Permanentes en la correspondiente acta, y señalará expresamente si presentó en forma previa la justificación. En caso de fuerza mayor, la justificación deberá presentarse ante el Secretario Técnico del Comité dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la Sesiónde que se trate. Artículo 10°. Desarrollo de la Reunión. En el día y hora de la Sesión, el Presidente del Comité instalará la Sesión, previa verificación del quórum y aprobación del orden del día, la Reunión se desarrollará así: La Secretaría Técnica del Comité informará sobre la extensión de las invitaciones a la Sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del Presidente. Igualmente informará sobre la presentación de impedimentos o recusaciones, para su pronunciamiento. El abogado apoderado designado en el respectivo asunto, hará la presentación verbal del documento sometido a estudio con un resumen del caso, su concepto y su recomendación al Comité y, absolverá de ser el caso as inquietudes que se le formulen sobre el particular. Una vez se haya surtido la presentación, los Miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los funcionarios y/o apoderados de la Entidad.

asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los funcionarios y/o apoderados de la Entidad. Efectuada la deliberación, el Secretario Técnico recaudará y registrará el voto de cada uno de los Miembros Permanentes asistentes a la Sesión. Evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el Secretario Técnico informará al Presidente del Comité de Conciliación que todos los temas han sido tratados, procediendo este último a levantar y culminar la Sesión. Parágrafo. Cuando se presenten al Comité de Conciliación casos que no hayan sido previamente agendados en el orden del día, ni enviada la correspondiente ficha técnica, se deberá justificar la situación, indicando la fecha de la audiencia y la fecha de asignación del caso, o de notificación del fallo de primera instancia. El Comité adoptará la decisión que considere pertinente respecto del asunto sometido a estudio consultando la justificación por la presentación extemporánea del mismo y su consecuencia.ANH= Agencia Nacional de Hidrocarburos Libertad y Orden O Página 7 de 11 RESOLUCION No, 25 Y “Por el cual Reglamenta el Comité de Conciliación de la Agencia Nacional de HidrocarburosANH” Artículo 11. Salvamento y Aclaración de Voto. Los Miembros del Comité cuya posición se aparte de la decisión adoptada por la mayoría simple, podrán salvar su voto expresando claramente las razones que motivan su disenso, de las cuales dejará expresa constancia en el acta de la Sesión respectiva, o en documento separado a solicitud del disidente.

la decisión adoptada por la mayoría simple, podrán salvar su voto expresando claramente las razones que motivan su disenso, de las cuales dejará expresa constancia en el acta de la Sesión respectiva, o en documento separado a solicitud del disidente. Artículo 12. Sesiones no Presenciales. El Comité de Conciliación podrá sesionar de forma virtual, por convocatoria que haga el Secretario Técnico a través de medios electrónicos, informáticos, telefónicos, audiovisuales o cualquier medio que permita el intercambio de información entre los Miembros del Comité, previa aprobación del Presidente del Comité de Conciliación. Artículo 13. Convocatoria sesiones no Presenciales Una vez identificado el caso como aquellos que pueden ser debatidos y estudiados en Sesión Virtual, y previa autorización del Presidente del Comité de Conciliación, el Secretario Técnico informará acerca de la realización de las Sesiones Virtuales a los Miembros del Comité e invitados, por cualquier medio físico o electrónico, indicando el día, la hora, el lugar y modalidad de la reunión. La citación electrónica deberá especificar el medio que será utilizado para realizar la Sesión Virtual, el objeto y temas de la Sesión, y anexar por vía electrónica el respectivo orden del día, presentación y el documento de ponencia, que elabore el abogado a quien corresponda la presentación del caso, o tema puesto a consideración del Comité. Artículo 14. Casos que podrán ser objeto de Sesiones no Presenciales. Los casos que podrán ser estudiados, debatidos y decididos en Sesiones Virtuales, serán aquellos que reúnan las condiciones establecidas y aprobadas por el Comité como de caso tipo o recurrente, por tener línea decisional predefinida para una actuación similar.

estudiados, debatidos y decididos en Sesiones Virtuales, serán aquellos que reúnan las condiciones establecidas y aprobadas por el Comité como de caso tipo o recurrente, por tener línea decisional predefinida para una actuación similar. Artículo 15. Procedimiento Sesiones No Presenciales. Las Sesiones No Presenciales del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento:

1. El Secretario Técnico informará y describirá a los integrantes del Comité la circunstancia que hace necesaria la realización de Sesión Virtual y la convocará mediante cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los Miembros del Comité, así como a los apoderados e invitados especiales que deban participar en el mismo.

2. En la convocatoria se deberán precisar los asuntos a tratar y adjunto a la misma se remitirá la información requerida para adoptar las decisiones respectivas.

3. Cada uno de los Miembros del Comité deberá, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración y remitirá su decisión por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos al Secretario Técnico, dentro del término pactado en la respectiva convocatoria.

4. Paratal efecto, los Miembros del Comité de Conciliación podrán deliberar o decidir por comunicación simultánea, utilizando para ello los avances tecnológicos existentes en materia de telecomunicaciones tales como: teléfono, teleconferencia, videoconferencia, Internet, conferencia virtual o “chat”, y en general todos aquellos medios que se encuentren a su disposición.

5. Una vez adoptada la decisión por la mayoría de los Miembros con voz y voto del Comité, el Secretario Técnico la informará inmediatamente por cualquier medio de transmisión de mensajes o

5. Una vez adoptada la decisión por la mayoría de los Miembros con voz y voto del Comité, el Secretario Técnico la informará inmediatamente por cualquier medio de transmisión de mensajes o datos a todos los Miembros, y procederá a levantar el acta correspondiente, a la cual se adjuntarán las intervenciones de los Miembros e invitados especiales dejando constancia del medio utilizado, Ñ como de las decisiones adoptadas. d A deAgencia Nacional de Hidrocarburos ee Libertad y Orden . Página 8 de 11. o J RESOLUCION No. 25 G j “Por el cual Reglamenta el Comité de Conciliación de la Agencia Nacional de HidrocarburosANH” Parágrafo. El Secretario Técnico por el medio escogido para la realización de la Sesión Virtual, verificará el quórum e informará por ese medio la verificación y existencia de quórum decisorio.

Artículo 16. Procedimiento para presentar los casos al Comité de Conciliación, ficha y documentos soporte. Para dar cumplimiento a lo ordenado en el Artículo 2.2.4.3.1.2.4 del Decreto Único del Sector Justicia No. 1069 de 2015, una vez se reciba la solicitud de conciliación prejudicial o judicial, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica designará al profesional del derecho que analizará, conceptuará y sustentará el caso ante el Comité, dentro de los quince (15) días siguientes a la radicación oficial de la petición de conciliación en la Entidad. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el funcionario y/o abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial, prejudicial o mecanismo alternativo de

oficial de la petición de conciliación en la Entidad. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el funcionario y/o abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial, prejudicial o mecanismo alternativo de solución de conflictos, deberá revisar todos los antecedentes normativos, doctrinales y jurisprudenciales, las pruebas y demás elementos que permitan conocer y valorar el caso. El funcionario y/o apoderado, de la Entidad en el momento de conceptuar si se recomienda o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos, deberá tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001, 794 de 2003, sus decretos reglamentarios, así como el Decreto 1069 de 2015, y lo señalado en el Artículo 1 del Decreto 1167 de 2016 y demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso. El apoderado a cargo del asunto deberá diligenciar la ficha técnica contentiva del estudio y recomendación, en el formato que para el efecto haya dispuesto la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Esta