ANH - Resolución 322 de 2026

RESOLUCIÓN No. 0322 DEL 24-06-2026 “Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Conservación – SIC de la ANH” ANH-GDO-FR-17 Versión N° 3 Pág. 1 de 4 EL PRESIDENTE DE LA AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS -ANHEn uso de sus facultades legales previstas en los Artículos 3 y 7 del Decreto 714 de 2012 y en especial las establecidas en la Ley 80 de 1989, la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015, el Acuerdo AGN 001 de 2024 y demás normas concordantes y CONSIDERANDO: Que, la Constitución Política de Colombia en el artículo 8, señala la obligación del estado y de las personas en proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Los documentos históricos y el patrimonio documental son parte de estas riquezas culturales, lo que implica un deber constitucional de conservarlos. Que la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos establece la responsabilidad que tienen las entidades de la Administración Pública de implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos, para garantizar su preservación y conservación Que específicamente al respecto el artículo 3 de la Ley 594 de 2000, define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades en cualquier tipo de soporte, desde su origen hasta su disposición final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades públicas deberán elaborar

soporte, desde su origen hasta su disposición final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Que el Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” en el literal c) del artículo 2.8.2.5.8, establece que el Programa de Gestión Documental – PGD es uno de los instrumentos archivísticos de la gestión documental en las entidades públicas Que el Decreto 1080 de 2015 que reglamenta la función archivística en Colombia, señala que todas las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita preservar los documentos y sus agrupaciones documentales a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación o conservación. Que, en el mismo decreto, se establece que las entidades estatales deben contemplar medidas mínimas de conservación preventiva y a largo plazo para garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos de acuerdo con las Tablas deRESOLUCIÓN No. 0322 DEL 24-06-2026 “Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Conservación – SIC de la ANH” ANH-GDO-FR-17 Versión N° 3 Pág. 2 de 4 Retención Documental, a través del uso de diferentes procesos tecnológicos conforme a su capacidad técnica y previendo el avance tecnológico que se pueda generar en el futuro.

ANH-GDO-FR-17 Versión N° 3 Pág. 2 de 4 Retención Documental, a través del uso de diferentes procesos tecnológicos conforme a su capacidad técnica y previendo el avance tecnológico que se pueda generar en el futuro. Que, por ello, así mismo el precitado Decreto 1080 de 2015 en el artículo 2.8.5.2. señala el: “Mecanismo de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública”, indicando que el Programa de Gestión Documental debe ser adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente, de acuerdo con el régimen legal del sujeto obligado. Que el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación establece los lineamientos que deben implementar las entidades públicas en el marco del Programa de Gestión Documental, durante el ciclo vital de los documentos para su conservación y preservación en soportes físicos o formatos electrónicos y los dos componentes del Sistema Integrado de Conservación - SIC. Que así mismo, en el citado acuerdo se establecen como componentes del Sistema Integrado de Conservación - SIC el Plan de Conservación Documental para los documentos de archivo creados en soportes físicos o analógicos y el Plan de Preservación Digital a largo plazo para los documentos digitales o electrónicos de archivo.

Que la Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública – ordena garantizar la accesibilidad, divulgación y disponibilidad de la información pública producida por las entidades estatales en los medios idóneos y en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad. Que la Agencia Nacional de Hidrocarburos – ANH, como entidad pública del orden nacional,

interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad. Que la Agencia Nacional de Hidrocarburos – ANH, como entidad pública del orden nacional, produce, recibe, administra y preserva documentos e información en diferentes formatos y soportes, los cuales constituyen evidencia de su gestión misional, estratégica, técnica, jurídica y administrativa. Que en cumplimiento de la normatividad precitada la Agencia Nacional de Hidrocarburos a través de la Vicepresidencia Administrativa y Financiera elaboró y revisó el documento del Sistema Integrado de Conservación – SIC de la ANH, el cual define principios, objetivos, responsabilidades, lineamientos técnicos, acciones estratégicas y la articulación con los instrumentos archivísticos y con los demás planes institucionales y sistemas de la entidad. Que la Vicepresidencia Administrativa y Financiera – VAF, en cumplimiento de sus funciones, presentó ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño la propuesta del Sistema Integrado de Conservación - SIC, el cual fue aprobado, mediante Acta 01 del 02 de febrero de 2026, registrada en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA ControlDoc con radicado 20266010156203, Id:2057768.RESOLUCIÓN No. 0322 DEL 24-06-2026 “Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Conservación – SIC de la ANH” ANH-GDO-FR-17 Versión N° 3 Pág. 3 de 4 Que la Agencia Nacional de Hidrocarburos, con la aprobación del Sistema Integrado de Conservación - SIC, garantiza el cumplimiento de la legislación archivística colombiana y su articulación con las Políticas de Transparencia, Gobierno Digital, Seguridad de la Información y

Conservación - SIC, garantiza el cumplimiento de la legislación archivística colombiana y su articulación con las Políticas de Transparencia, Gobierno Digital, Seguridad de la Información y el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos “MGDA”, de conformidad con los lineamientos y la función archivística definida por el Archivo General de la Nación, en especial lo dispuesto en el Acuerdo 001 de 2024. Que es necesario adoptar formalmente este documento mediante acto administrativo, con el fin de garantizar su implementación, cumplimiento y divulgación en toda la entidad. Por lo anterior y en mérito de lo expuesto en la parte considerativa del presente acto, la Agencia Nacional de Hidrocarburos, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el Sistema Integrado de Conservación – SIC de la Agencia Nacional de Hidrocarburos – ANH, contenido en el documento elaborado por la Vicepresidencia Administrativa y Financiera, el cual hace parte integral del presente acto administrativo.

ARTÍCULO SEGUNDO: El Sistema Integrado de Conservación - SIC será de obligatorio cumplimiento para todas las dependencias de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, servidores públicos, contratistas y terceros.

ARTÍCULO TERCERO: La Vicepresidencia Administrativa y Financiera, será la encargada de coordinar la implementación, seguimiento, evaluación, mantenimiento, mejora continua y actualización del Sistema Integrado de Conservación - SIC, así como de los instrumentos archivísticos, planes y programas aplicables y asociados a este.

ARTÍCULO CUARTO: La Oficina de Tecnologías de la Información de la ANH, deberá garantizar la disposición y articulación de la tecnología, las herramientas tecnológicas necesarias, la funcionalidad de los sistemas de información con los que actualmente dispone la entidad y los

ARTÍCULO CUARTO: La Oficina de Tecnologías de la Información de la ANH, deberá garantizar la disposición y articulación de la tecnología, las herramientas tecnológicas necesarias, la funcionalidad de los sistemas de información con los que actualmente dispone la entidad y los que a futuro se adquieran o desarrollen, con los lineamientos y requerimientos establecidos en el Sistema Integrado de Conservación – SIC y el marco normativo del Archivo General de la Nación, para la conservación preventiva y a largo plazo del acervo documental de la ANH.

ARTÍCULO QUINTO: Todas las dependencias de la ANH deberán asegurar la aplicación adecuada de lo establecido en el Sistema Integrado de Conservación – SIC en los procesos de recepción, producción, gestión y trámite, organización, preservación, acceso, administración y custodia de los documentos de archivo en soporte físico, digital, electrónico y de la información de la ANH durante su vigencia y hasta su disposición final.RESOLUCIÓN No. 0322 DEL 24-06-2026 “Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Conservación – SIC de la ANH” ANH-GDO-FR-17 Versión N° 3 Pág. 4 de 4

ARTÍCULO SEXTO: Publíquese la presente resolución y el documento del Sistema Integrado de Conservación – SIC de la ANH en la página web de la Agencia, en la sección de Transparencia.

ARTÍCULO SEPTIMO: La presente Resolución rige a partir de su expedición.

Expedida en Bogotá D.C., el 24-06-2026 Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Aprobó: Mario Andrés Castañeda Quiñones – Vicepresidente Administrativo y Financiero Jorge Edisson Sanabria González – Líder Administrativo y Financiero/Compone Técnico

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Aprobó: Mario Andrés Castañeda Quiñones – Vicepresidente Administrativo y Financiero Jorge Edisson Sanabria González – Líder Administrativo y Financiero/Compone Técnico Laura Camila Cristancho Torres – Jefe de la Oficina Asesora Jurídica / Componente Jurídico Franklin Edgar Rodríguez González – Gestor Código T1 Grado 19 VAF/Componente Administrativo Proyectó: Alexandra Galvis Lizarazo – Gestor Código T1 Grado 15 VAF/Componente Administrativo

Sandra Rocío Silva González – Abogada Contratista - OAJANH-GDO-PL-02 V1Tabla de contenido Índice de Ilustraciones................................ ................................ ................................ .. 3

INTRODUCCIÓN ................................ ................................ ................................ ......... 4

OBJETIVOS ................................ ................................ ................................ ................ 5

CONTEXTO INSTITUCIONAL ................................ ................................ ..................... 5

MISIÓN ................................ ................................ ................................ ........................ 6

VISIÓN ................................ ................................ ................................ ........................ 6

VALORES DE INTEGRIDAD DE LA AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS (ANH) ................................ ................................ ................... 6 Prerrequisitos para la formulación del Plan de Conservación Documental ..... 7

DESCRIPCIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL ................................ ...................... 9

MARCO LEGISLATIVO Y NORMATIVO ................................ ............................. 10

1. Antecedentes históricos ................................ ................................ ............... 11

2. Normatividad archivística general ................................ ................................ 11

3. Normativa técnica y reglamentaria en gestión y conservación documental ................................ ................................ ................................ ........................... 11

4. Normatividad vigente y unificada ................................ ................................ . 11

5. Normativa transversal complementaria ................................ ....................... 11

6. Articulación con la Agencia Nacional de Hidrocarburos ............................. 12

................................ ................................ ................................ ........................... 11

4. Normatividad vigente y unificada ................................ ................................ . 11

5. Normativa transversal complementaria ................................ ....................... 11

6. Articulación con la Agencia Nacional de Hidrocarburos ............................. 12

PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL – AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS (ANH) ................................ ................................ ................. 12

1. Diseño del Plan de Conservación Documental ................................ ............... 12

Horizonte temporal................................ ................................ ............................ 12 Instrumentos de referencia ................................ ................................ ............... 13 Enfoque de priorización ................................ ................................ .................... 13 Ejes de diseño ................................ ................................ ................................ ... 13

IMPLEMENTACIÓN................................ ................................ ............................ 14

Lineamientos generales ................................ ................................ .................... 14 Responsables y gobernanza ................................ ................................ ............ 14 Acciones estratégicas ................................ ................................ ...................... 14 Horizonte temporal................................ ................................ ............................ 15Seguimiento y control ................................ ................................ ....................... 15 Programas de Conservación Documental ................................ ....................... 16 Programa de Capacitación y Sensibilización ................................ .......................... 17 Objetivo ................................ ................................ ................................ ............. 17 Alcance ................................ ................................ ................................ .............. 17 Problemas para solucionar ................................ ................................ ............... 17 Actividades ................................ ................................ ................................ ........ 18 Cronograma ................................ ................................ ................................ ...... 18 Recursos ................................ ................................ ................................ ........... 18 Responsables ................................ ................................ ................................ .... 19 Temas sugeridos ................................ ................................ ............................... 19 Aspectos para considerar ................................ ................................ ................. 19 Materiales de apoyo ................................ ................................ .......................... 19 Evidencias ................................ ................................ ................................ ......... 20 Implementación del Plan de Conservación Documental ................................ ........ 33 Actualización del Plan de Conservación Documental................................ ......... 35

PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO ................................ ...... 39

Objetivo General ................................ ................................ ................................ ... 39

Evidencias ................................ ................................ ................................ ......... 20 Implementación del Plan de Conservación Documental ................................ ........ 33 Actualización del Plan de Conservación Documental................................ ......... 35

PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO ................................ ...... 39

Objetivo General ................................ ................................ ................................ ... 39 Objetivos Específicos................................ ................................ ........................... 39 Alcance ................................ ................................ ................................ ................. 39 Articulación con Programas Institucionales ................................ ....................... 40 Roles y Responsabilidades en la Implementación del Plan de Preservación Digital ................................ ................................ ................................ .................... 41 Diagnóstico ................................ ................................ ................................ ........... 42 Sistemas de Información ................................ ................................ ...................... 43 Análisis de Riesgos ................................ ................................ .............................. 44 Evaluación de Capacidad de Preservación ................................ ......................... 45 Evaluación de las Estrategias de Preservación ................................ .................. 46 Recursos ................................ ................................ ................................ ............... 47 Definiciones ................................ ................................ ................................ .......... 47Bibliografía ................................ ................................ ................................ ............... 48

Índice de Tablas Tabla 1 Prerrequisitos para la formulación ................................ ................................ ................. 7 Tabla 2 Caracterización del Fondo Documental ................................ ................................ ........10 Tabla 3 Programa de Capacitación y Sensibilización. ................................ ............................... 16 Tabla 4 Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas ................................ ................................ ................................ .................20 Tabla 5 Programa de Saneamiento Ambiental: Limpieza, Desinfección, Desratización y Desinsectación................................ ................................ ................................ ..........................23 Tabla 6 Formatos sugeridos Programa de Saneamiento Ambiental: Desinfección, Desratización y Desinsectación ................................ ................................ ................................ .......................25 Tabla 7 Programa monitoreo y control de condiciones ambientales ................................ ..........28 Tabla 8 Programa Prevención de Emergencias y Atención de Desastres ................................ .29

y Desinsectación ................................ ................................ ................................ .......................25 Tabla 7 Programa monitoreo y control de condiciones ambientales ................................ ..........28 Tabla 8 Programa Prevención de Emergencias y Atención de Desastres ................................ .29 Tabla 9 Programa de almacenamiento y realmacenamiento ................................ .....................31 Tabla 10 Control de Mando del SIC ................................ ................................ ..........................34 Tabla 11. Roles y Responsabilidades. ................................ ................................ ......................41 Tabla 12.Documentos Electrónicos a Preservar. ................................ ................................ .......42 Tabla 13.Sistemas de Información. ................................ ................................ ...........................43 Tabla 14.Análisis de Riesgos. ................................ ................................ ................................ ...45 Tabla 15.Capacidad de Preservación. ................................ ................................ ......................45 Tabla 16.Estrategias de Preservación. ................................ ................................ ......................46 Tabla 17.Recursos. ................................ ................................ ................................ ...................47 Índice de Ilustraciones Ilustración 1 Cronograma Programa de Capacitación y Sensibilización ................................ ....36 Ilustración 2 Cronograma Programa de Saneamiento Ambiental ................................ ..............36 Ilustración 3 Cronograma Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales .......36 Ilustración 4 Cronograma Programa Prevención de Emergencias y Atención de Desastres .....37 Ilustración 5 Cronograma Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento .......................37INTRODUCCIÓN El Sistema Integrado de Conservación (SIC) constituye un instrumento estratégico de gestión documental que orienta y organiza las acciones destinadas a garantizar la conservación física y digital de los archivos institucionales, así como su preservación a largo plazo. En el caso de la Agencia Nacional de Hidrocarburos (ANH), la implementación del SIC adquiere un valor especial, dado que su producción documental está directamente vinculada con la administración, regulación y supervisión de los recursos hidrocarburífero del país, considerados de interés

Agencia Nacional de Hidrocarburos (ANH), la implementación del SIC adquiere un valor especial, dado que su producción documental está directamente vinculada con la administración, regulación y supervisión de los recursos hidrocarburífero del país, considerados de interés estratégico para la Nación. Asegurar la conservación de esta documentación no solo protege la memoria institucional y el patrimonio documental, sino que además respalda la transparencia, continuidad administrativa y efici encia en la gestión pública, elementos fundamentales para la confianza ciudadana y la sostenibilidad del sector energético. La creación de la ANH en 2003, mediante el Decreto 1760, respondió a la necesidad de separar las funciones regulatorias y empresariales que hasta entonces recaían en Ecopetrol, permitiendo que la Agencia asumiera el rol de administrador y regulador del rec urso hidrocarburífero de la Nación. Esta transformación hizo que Colombia recuperara competitividad en el ámbito internacional, atrajera inversión extranjera y consolidara un régimen contractual moderno. En este contexto, la información generada y custodiada por la ANH se convirtió en un activo crítico que debe ser protegido y preservado de manera sistemática. El marco normativo actual, encabezado por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y actualizado por el Acuerdo Único de la Función Archivística No. 001 de 2024, establece de manera clara que todas las entidades de la Administración Pública deben imple mentar un Sistema Integrado de Conservación en cada fase del ciclo vital de los documentos. Este acuerdo unifica los criterios técnicos y jurídicos previamente dispersos en distintas normas y lineamientos, consolidando una visión integral para la conservac ión documental y la preservación digital. En

Sistema Integrado de Conservación en cada fase del ciclo vital de los documentos. Este acuerdo unifica los criterios técnicos y jurídicos previamente dispersos en distintas normas y lineamientos, consolidando una visión integral para la conservac ión documental y la preservación digital. En este sentido, el SIC no es un requisito meramente formal, sino un instrumento esencial para articular la gestión documental con la misión institucional, garantizando la autenticidad, integridad, disponibilidad, trazabilidad y acceso a la información en el corto, mediano y largo plazo. Para la ANH, la adopción de un SIC implica fortalecer sus capacidades en gestión documental, atender los riesgos derivados de la obsolescencia tecnológica y del deterioro físico de los soportes, y asegurar que la información relacionada con contratos, lice ncias, exploración, producción y regalías se conserve bajo estándares internacionales de calidad. Este documento plantea las bases conceptuales, normativas y técnicas para estructurar el SIC en la entidad, desarrollando tanto el Plan de Conservación Documental como el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, en coherencia con la legislación nacional y los lineamientos del Archivo General de la Nación.OBJETIVOS General Diseñar e implementar un Sistema Integrado de Conservación (SIC) para la Agencia Nacional de Hidrocarburos (ANH), orientado a garantizar la preservación física y digital de su fondo documental, en concordancia con el Acuerdo Único de la Función Archivística No. 001 de 2024, la Ley 594 de 2000 y demás normatividad vigente. El sistema deberá asegurar la autenticidad, integridad, disponibilidad, trazabilidad y accesibilidad de la información en el corto, mediano y

la Ley 594 de 2000 y demás normatividad vigente. El sistema deberá asegurar la autenticidad, integridad, disponibilidad, trazabilidad y accesibilidad de la información en el corto, mediano y largo plazo, contribuyendo a la transparencia institucional, la seguridad jurídica y la continuidad en la gestión pública del sector hidrocarburífero. Específicos

1. Identificar, diagnosticar y caracterizar el fondo documental de la ANH, considerando sus tipologías documentales, valores primarios y secundarios, soportes físicos y electrónicos, así como los riesgos asociados a su conservación y preservación.

2. Establecer lineamientos, protocolos y programas de conservación preventiva y correctiva, que integren acciones de inspección, mantenimiento, saneamiento ambiental, almacenamiento y gestión de emergencias, con el fin de prolongar la vida útil de la documentación institucional.

3. Diseñar e implementar estrategias de preservación digital bajo el modelo de referencia OAIS (Open Archival Information System), garantizando la interoperabilidad, sostenibilidad tecnológica, normalización de formatos, migración de soportes y acceso a largo plazo de la información electrónica.

4. Incorporar en el SIC un enfoque de gestión de riesgos, seguridad de la información y continuidad del servicio, articulado con el marco normativo colombiano, los estándares internacionales y las políticas de Gobierno Digital, asegurando así la resiliencia y confiabilidad del sistema archivístico de la ANH.

5. Promover la capacitación y sensibilización del talento humano en materia de conservación y preservación documental, fortaleciendo la cultura institucional en torno al cuidado del patrimonio documental y al cumplimiento de los principios archivísticos.

CONTEXTO INSTITUCIONAL

conservación y preservación documental, fortaleciendo la cultura institucional en torno al cuidado del patrimonio documental y al cumplimiento de los principios archivísticos. CONTEXTO INSTITUCIONAL La Agencia Nacional de Hidrocarburos (ANH) es una entidad estatal de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Minas y Energía, cuya misión fundamental es administrar, regular y promover el aprovechamiento integral de los recursos hidrocarburíferos de propiedad de la Nación. Desde la expedición del Decreto 714 de 2012, que redefinió su naturaleza y funciones, la ANH se consolidó como la autoridad especializada en la gestión del subsuelo colombiano, desempeñando un papel estratégico para la seguridad energ ética del país, la generación de ingresos fiscales y el desarrollo sostenible del sector de hidrocarburos. La entidad articula su quehacer con tres grandes ejes: el Estado, la industria y las comunidades, garantizando que la exploración y explotación de los recursos hidrocarburíferos se realicen con criterios de sostenibilidad ambiental, responsabilidad social, eficiencia económica y transparencia administrativa. Dentro de sus competencias se destacan: la identificación y evaluación del potencial hidrocarburífero nacional, la promoción y gestión de la inversión, la negociación y administración de contratos de exploración y explotación, y el seguimiento estricto al cumplimiento de obligaciones contractuales y regulatorias.Asimismo, la ANH tiene a su cargo la administración de regalías y compensaciones económicas derivadas de la producción de hidrocarburos, así como el manejo de la participación del Estado en especie o en dinero, funciones que la convierten en un actor clave para garantizar la adecuada

derivadas de la producción de hidrocarburos, así como el manejo de la participación del Estado en especie o en dinero, funciones que la convierten en un actor clave para garantizar la adecuada redistribución de los beneficios económicos del sector en el marco del desarrollo nacional. En este sentido, la entidad ejerce un rol de confianza frente a los grupos de interés, asegurando que los recursos generados contribuyan a la equidad territorial y al bienestar social. En materia de gobernanza y soporte técnico, la ANH lidera estudios e investigaciones en geología y geofísica, promueve procesos de innovación tecnológica y fomenta la interoperabilidad de información para la toma de decisiones estratégicas. Adicionalmente, cuenta con un e