ANM - Politica proteccion de datos - R40 2022

República de Colombia AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA RESOLUCIÓN NÚMERO 40 DE 21 ENE 2022 "Por la cual se actualiza la política de protección de datos personales de la Agencia Nacional de Minería y se deroga la Resolución 1093 del 26 de diciembre de 2016 " EL PRESIDENTE DE LA AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA - ANM En Desarrollo de sus funciones legales y en especial las conferidas por el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, , el Decreto 1727 de 2009 , el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 , el artículo 10 del Decreto Ley 4134 del 3 de noviembre de 2011, modificado por el artículo 2 del Decreto 1681 de 2020, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015.

CONSIDERANDO: Que el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia consagra el derecho de habeas data, disponiendo que todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar, al buen nombre y a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de las entidades públicas y privadas.

Que la Ley 1581 de 2012, "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales", desarrolló este derecho e incorporó los lineamientos, procedimientos, deberes, roles y la tipología de datos que son objeto de protección constitucional, disponiendo, además, las condiciones en las cuales se deben recolectar los datos personales que posteriormente serán vinculados con la administración de una base de datos. Que el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece como deber de los responsables y encargados

del tratamiento de la información, el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos que garantice el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Que mediante el Decreto 1377 de 2013, hoy incorporado en el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo", se reglamentó parcialmente la Ley 1581 de 2012, en todos los aspectos relacionados con el tratamiento de datos personales por parte de las entidades públicas y privadas. Que la Ley 1712 de 2014, sobre transparencia y derecho de acceso a la información pública nacional, adiciona nuevos principios, conceptos y procedimientos para el ejercicio y garantía del referido derecho; junto con lo dispuesto en el Libro 2. Parte VIII, Título IV "Gestión de la Información Clasificada y Reservada" del Decreto 1080 de 2015, ”por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura", que establece disposiciones sobre el acceso a datos personales en posesión de los sujetos obligados. Que mediante Decreto-Ley 4134 de 2011 el Gobierno Nacional creó la Agencia Nacional de MineríaANM,como una agencia estatal, de naturaleza especial, del sector descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, técnica y financiera, cuyo objeto es el de administrar integralmente los recursos minerales del Estado. Que para el ejercicio de sus funciones, la Agencia Nacional de Minería, requiere recolectar datos personales de

los usuarios o ciudadanos que solicitan sus servicios, e incorporarlos en bases de datos, así como, dar tratamiento a la información allegada por otras entidades que esté relacionada con las funciones de la Agencia Que la Agencia Nacional de Minería diseñó la política de protección de datos personales que contiene los lineamientos para la creación, tratamiento y cierre de las bases de datos, que garanticen el adecuado cumplimiento de la Constitución y las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 así como la atención de consultas y reclamos.

RESOLUCION No. 40 DE 21 ENE 2022 Hoja No 2 de 3

Que en cumplimiento del deber de publicidad y de conformidad con lo previsto en los Decretos 1081 de 2015 y 270 de 2017, el artículo 4 de la Resolución 523 de 2017, expedida por la Agencia Nacional de Minería, ANM, el proyecto del presente acto administrativo se publicó en la página web de la entidad https://www.anm.gov.co/?q=documentos_para_comentarios_ciudadania, con el fin de recibir observaciones, sugerencias y comentarios de la ciudadanía en general y grupos de interés, por un plazo de veinte (20) días calendario, a partir del 14 de octubre de 2021 y hasta el 2 de Noviembre de 2021, los cuales fueron respondidos entre el 3 y el 5 de Noviembre de 2021. Que, en mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO. Adóptese la Política de Protección de Datos Personales de la Agencia Nacional de Minería, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013,

la cual contiene los lineamientos a seguir para la creación, tratamiento y cierre de las bases de datos, la cual se anexa a la presente resolución y hace parte integral de la misma. ARTÍCULO SEGUNDO. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La Política de Protección de Datos Personales es aplicable al tratamiento de datos personales realizado en la Agencia Nacional de Minería por parte de todas las personas que en ejercicio de sus actividades, funciones u obligaciones deban recolectar y en general realizar tratamiento de los datos personales para ser ingresados a las bases de datos de la Entidad, de acuerdo a las competencias atribuidas a la misma. En consecuencia, se encuentran obligadas a cumplir con los lineamientos dispuestos en el Documento de Política de Protección de Datos Personales e implementar los formatos anexos al mismo. ARTÍCULO TERCERO. SEGURIDAD DE LA.-INFORMACIÓN. - Con el propósito de cumplir con el principio de seguridad de la información de los registros individuales constitutivos de los bancos de datos, se atenderán los lineamientos contenidos en el manual de seguridad de la información, cuyo responsable es la Oficina de Tecnología e Información de la Agencia Nacional de Minería. ARTÍCULO CUARTO.CONTROL. -La Oficina de Control Interno será la encargada de velar por el cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales adoptada a través de la presente resolución, de conformidad con el numeral 6, del artículo 17 del Decreto 3517 de 2009 y el numeral 5 del artículo 13 del Decreto-Ley 4134 de 2011. ARTÍCULO QUINTO. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN.- El proceso de implementación de la Política de Protección de Datos Personales, estará a cargo de la Oficina de Tecnología e Información, con el apoyo del

Grupo de atención, participación ciudadana y comunicaciones. ARTÍCULO SEXTO. INTEROPERABILIDAD.- La Agencia Nacional de Minería aplicará los lineamientos de la política pública de protección de datos personales, en el intercambio de información con otras entidades.

ARTICULO SEPTIMO. VIGENCIA: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dado en Bogotá D.C., a los 21 días del mes de enero de 2022 el

JUAN MIGUEL DURAN PRIETO

Elaboró: Luis Alonso Lugo Charry,Milena del Pilar Sandoval Gomez.

Revisó: Luz Yolima Herrera Martinez,Adriana Milena Lopez Vasquez,German Barco Lopez,Diana Carolina Alarcón Mateus,Adriana Giraldo Ramirez,Juan

RESOLUCION No. 40 DE 21 ENE 2022 Hoja No 3 de 3

Antonio Araujo Armero,Vanessa Paola Malo Rueda,Milena del Pilar Sandoval Gomez,Gustavo Adolfo Raad de la Ossa,Angelica Maria Merlano Diaz.

Aprobó: Luz Yolima Herrera Martinez,Jairo Edmundo Cabrera Pantoja,Felipe Andres Plazas Gomez

República de Colombia Libertya Odr den

AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA

ANEXO.

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA

I. INTRODUCCIÓN El derecho al habeas data ha sido consagrado constitucionalmente1 como un derecho fundamental autónomo, a través del cual se les garantiza a las personas el derecho a su intimidad personal y familiar, el buen nombre, y el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que sobre ellas se hayan recogido en bases de datos y

archivos de entidades públicas y privadas2. Jurisprudencialmente han sido establecidas tres líneas de interpretación de este derecho, la primera de ellas, hace referencia al habeas data como una garantía del derecho a la intimidad, entendida como la esfera individual impenetrable en la que cada cual puede desarrollar su proyecto de vida y en la que ni el Estado ni otros particulares pueden interferir; la segunda, que considera al habeas data como una manifestación del libre desarrollo de la personalidad, según la cual éste tiene su fundamento último en el ámbito de autodeterminación y libertad que el ordenamiento jurídico reconoce al sujeto como condición indispensable para el desarrollo de la personalidad y dignidad y; una tercera línea interpretativa, que define el habeas data como un derecho autónomo en el que su núcleo esencial está compuesto por la autodeterminación informática y la libertad, incluida la libertad económica.3 Este derecho fundamental autónomo, requiere para su efectiva protección de mecanismos que lo garanticen, a través de una institucionalidad administrativa que además del control y vigilancia tanto para los sujetos de derecho público como privado, aseguren la observancia efectiva de la protección de datos y, en razón de su carácter técnico, tenga la capacidad de fijar política pública en la materia4 Es importante tener claro que el ámbito de protección de este derecho no abarca cualquier tipo de información que se relacione con una persona, pues depende de un 1 Constitución Política artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de

datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley 2 El derecho de habeas data por tratarse de un derecho fundamental, hace parte del bloque de constitucionalidad conforme lo señalado en el artículo 93 de la Constitución Política, que dispone que los derechos y deberes en ella consagrados, se interpretarán de conformidad con los tratados internacionales sobre derechos humanos ratificados por Colombia. 3 Corte Constitucional Sentencia C-748/11 M.P. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. 4 Ibídem. RESOLUCIÓN No. DE Hoja No. 2 de 15 "Por la cual se actualiza la política de protección de datos personales de la Agencia Nacional de Minería y se deroga la Resolución 1093 del 26 de diciembre de 2016 " entorno vinculado con la administración de bases datos personales. Es así como, en procura de amparar el derecho de habeas data, se incorporaron en el ordenamiento jurídico colombiano normas5 que establecen reglas para aquellas personas (naturales y jurídicas) de carácter público y privado que recolectan información personal en bases de datos. De conformidad con lo anterior, y en razón a que la Agencia Nacional de Minería como,

en adelante ANM, como responsable del de tratamiento de información requiere para el ejercicio de sus funciones, información personal de los ciudadanos que es incorporada en bases de datos, el presente documento tiene por finalidad fijar los lineamientos a tener en cuenta el tratamiento de las bases de datos, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, hoy incorporado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 20156, abarcando todos los aspectos misionales, administrativos y de control que deben ser cumplidos por todas las personas vinculadas a la Agencia. Con la implementación de esta política, la ANM busca asegurar que los datos personales sean tratados con todos los principios de seguridad de la información y bajo los lineamientos del artículo 10 de la ley 1581 de 2012, compartidos con terceros cuando sea requerida por una entidad pública, administrativa y judicial en ejercicio de sus funciones legales por orden judicial o en su defecto con la autorización previa del titular manteniendo siempre la intimidad personal tal como lo establece el artículo 26 de la citada ley.

II. NORMAS APLICABLES EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES El presente documento tiene como fundamento las normas que se enuncian a continuación y aquellas que sean aplicables a la materia, razón por la cual, el presente

listado se hace meramente a título enunciativo:

1. Constitución Política de 1991 Artículo 15 sobre Habeas Data y Artículos 20 y 74 sobre acceso a la información.

2. Ley 1266 de 2008 Ley de Habeas Data Financiero, reglamentada por el Decreto 2952 de 2010 y por el Decreto 1727 de 2009.

3. Ley 1581 de 2012 Régimen General de Protección de Datos Personales, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, hoy incorporado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.

4. Decreto 1074 de 2015 “Decreto único Reglamentario del sector de industria y comercio, Capítulo 25 y 26 por medio de los cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”.

5. Circular 01 de 2016 Superintendencia de Industria y Comercio. Registro Nacional de Bases de datos entidades públicas.

6. Corte Constitucional Sentencia C-748 de 2011

7. Radicado SIC Rad18_18223257 -2018

8. Radicado SIC RAD_18_18100385 -2018

9. Decreto 1115 de 2017.

10. Decreto 1008 de 2018 (Compilado en el Decreto 1078 de 2015, capítulo 1, título 5 Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2011, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, Ley 1437 de 2011 6 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Industria y Comercio.

RESOLUCIÓN No. DE Hoja No. 3 de 15 "Por la cual se actualiza la política de protección de datos personales de la Agencia Nacional de Minería y se deroga la Resolución 1093 del 26 de diciembre de 2016 " 9, parte 2, libro 2)

11. Ley 1712 de 2014.

III. GLOSARIO De acuerdo con lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, y con el

fin de facilitar la comprensión del presente documento se deben tener en cuenta las siguientes definiciones: • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento7. • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. • Dato privado: Es la información de naturaleza íntima o reservada que, por encontrarse en un ámbito privado, sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad judicial o autoridad administrativa en el cumplimiento de sus funciones, así como por decisión del titular de los mismos. • Dato semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima,

reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales8. • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales 7 Estas bases de datos pueden existir en forma automatizada a través de sistemas de información, a través de archivos físicos generados por la Agencia y/o a través de documentos físicos entregados por el titular y que reposan en los archivos de la Entidad 8 Departamento Nacional de Planeación. RESOLUCIÓN No. DE Hoja No. 4 de 15 "Por la cual se actualiza la política de protección de datos personales de la Agencia Nacional de Minería y se deroga la Resolución 1093 del 26 de diciembre de 2016 " como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Requisito de procedibilidad: El titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento; lo anterior según el artículo 16 de la ley 1581 de 2012. • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. • Oficial de protección de datos: es la persona dentro de la ANM, que tiene como función u obligación, velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados para cumplir la norma de protección de datos personales, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la Entidad, bajo la orientación y lineamientos de la oficina de tecnologías de información.

IV. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES La Agencia Nacional de Minería en adelante ANM, en el marco de la normatividad aplicable actuará como responsable del tratamiento de datos personales. A continuación, se mencionan los datos de identificación del responsable:

Agencia Nacional de Minería (ANM)

Dirección: Avenida Calle 26 No 59-51 Torre 4 Pisos (8, 9 y 10). Grupo de Información y

Atención al Minero: Avenida Calle 26 No 59-51 Torre 3 Local 107

Página Web: www.anm.gov.co.

Contacto: Grupo de Participación Ciudadana

Teléfono en Bogotá: (571) 220 19 99 extensión 6000. Línea gratuita: 01 8000 933 833

V. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES La ANM en el marco del ARTÍCULO 10 de la Ley 1581 de 2012 hará uso de los datos personales para los fines y propósitos propios de la Entidad, entre otros:

RESOLUCIÓN No. DE Hoja No. 5 de 15 "Por la cual se actualiza la política de protección de datos personales de la Agencia Nacional de Minería y se deroga la Resolución 1093 del 26 de diciembre de 2016 " a) Permitir el desarrollo del objeto de la ANM en los términos del Decreto-Ley 4134 de 2011. b) Caracterizar ciudadanos y grupos de interés. c) Adelantar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio. d) Dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias presentadas a la Entidad. e) Alimentar el Sistema de Información y Gestión de Empleo Público – SIGEP f) Conocer y consultar la información del titular del dato que repose en las bases de datos de entidades públicas o privadas. g) Adelantar encuestas de satisfacción de usuarios. h) Envío de información de interés general. i) Ingreso de ciudadanos a las instalaciones de la ANM. j) Actualización de las bases de datos de la ANM. k) Acceso y consulta a trámites y servicios prestados por la ANM. l) Para procesos de contratación y garantizar el cumplimiento de todos los requisitos de seguridad social, así como sus beneficiarios. m) Para actividades, estadísticas, de investigación y demás propósitos que no contravengan la legislación vigente en Colombia. n) Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento

de mandatos judiciales o legales. o) Formular, ejecutar y evaluar los programas de salud ocupacional y planes de atención a emergencias. p) Garantizar la seguridad de las instalaciones de la compañía mediante monitoreo y vigilancia de circuito de videovigilancia y control de acceso. q) Para todos los fines exclusivos que sea para el desarrollo de objetivos de la ANM y para el cumplimiento del ejercicio de sus funciones legales La ANM como autoridad responsable del tratamiento de datos, será la responsable de tomar las decisiones sobre las bases de datos y su tratamiento, y estará obligada a solicitar y conservar la autorización en la que conste el consentimiento expreso del titular de la información con base en las disposiciones establecidas para el tratamiento en entidades públicas. Igualmente, deberá señalar qué personas pueden acceder a las bases de datos, definiendo los procedimientos y controles que sean necesarios para el efecto.

VI. DEBERES DE LA ANM COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE

DATOS PERSONALES.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 son deberes de la ANM como responsable del tratamiento de datos personales, los siguientes: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular con base en la legislación vigente; c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

RESOLUCIÓN No. DE Hoja No. 6 de 15 "Por la cual se actualiza la política de protección de datos personales de la Agencia Nacional de Minería y se deroga la Resolución 1093 del 26 de diciembre de 2016 " e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protección de datos9 cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. La ANM como entidad que hace parte de proyectos de interoperabilidad y recibe información de otros organismos públicos y privados, también puede ser considerada como encargada del tratamiento de los datos personales para estos casos se definen deberes tales como: 9 Ley 1581 de 2012 Artículo 19. Autoridad de Protección de Datos. La Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley. RESOLUCIÓN No. DE Hoja No. 7 de 15 "Por la cual se actualiza la política de protección de datos personales de la Agencia Nacional de Minería y se deroga la Resolución 1093 del 26 de diciembre de 2016 "

VII. DEBERES DE LA ANM COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

PERSONALES.

De acuerdo con lo señalado en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, son deberes del encargado del tratamiento de datos personales, los siguientes: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data; b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los

términos de la presente ley; d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley; f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; g) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley; h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; k) Informar al responsable del tratamiento cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

VIII. DERECHOS DE LOS CIUDADANOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

RESOLUCIÓN No. DE Hoja No. 8 de 15 "Por la cual se actualiza la política de protección de datos personales de la Agencia Nacional de Minería y se deroga

la Resolución 1093 del 26 de diciembre de 2016 " Los derechos que se derivan de la protección de datos personales, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1074 de 2015, son los siguientes 10: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012. c) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

IX. AUTORIZACIÓN La ANM como entidad pública en ejercicio de sus funciones legales realizará el tratamiento dando cumplimiento a lo previsto en los artículos 9 y 10 de la Ley 1581 de 201211 obteniendo la autorización del titular al momento de la recolección del dato, salvo en los casos exceptuados por la ley. Dichas autorizaciones serán obtenidas por cualquier medio y conservadas de manera que permita su posterior consulta. 10 Ley 1581 de 2012 Artículo 8. Derechos de los Titulares. Se establecen los derechos de los titulares sobre sus datos personales .. 11 Ley 1581 de 2012 Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización

RESOLUCIÓN No. DE Hoja No. 9 de 15 "Por la cual se actualiza la política de protección de datos personales de la Agencia Nacional de Minería y se deroga la Resolución 1093 del 26 de diciembre de 2016 " a) AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES: La recolección, uso y tratamient