ANM - Resolución 03 de 2013

Repúblicad e Colombia .,' u'be11yo Odr den

AGENCIAN ACIONADL EM INERÍA

RESOLUCIÓNNú Mtffcr-' 0 Q 3 DE O4 ENE2. 013 "Porl a cuals e creae l Comitéd e Coordinaciódne los Sistemads e ControIln ternoy de Gestión de Calidadd e la AgenciaN acionadl e MineríaANM" LA PRESIDENTDAE L AA GENCIAN ACIONADL EM INERÍAA, NM En usod e susf acultadelse galesy en especiall asc onferidapso re l artículo6 º de la Ley8 7 de 1993,e l artículo2 ° de la Ley8 72d e 2003,e l numera1l 1d ela rtículo1 O d el DecretoL ey4 134d e 2011,y CONSIDERANDO Quel a ConstitucióPn olíticad e Colombiase ñalae n su artículo2 09,q ue la AdministracióPnú blica tendráu n ControIl nternoe l cual se ejerceráe n los términosq ues eñalal a ley y que su función administrativsae desarrollarcáo n fundamenteon los principiosd e igualdadm, oralidade, ficacia, economíac, eleridadi,m parcialidayd p ublicidadm, ediantela descentralizaciólan ,d elegacióny la desconcentraciódne funciones. Que la Ley 872 de 2003c reóe l Sistemad e Gestiónd e la Calidadd e las entidadesd el Estado, como una herramientad e gestións istemáticay transparentqeu e permited irigir y evaluare l desempeñoin stitucionael, n términosd e calidady satisfacciónso ciale n la prestaciónd e los

serviciosa cargod e las entidadesy agenteso bligadosl,a cual estaráe nmarcadae n los planes estratégicoys de desarrollod e talese ntidades Que el artículo1 3 de la Ley 87 de 1993,d eterminaq ue: "Loso rganismoys entidadesa que se refieree l artículo5 de la presenteL ey,d eberáne stableceer l mása lto nivelj erárquicou n Comité de Coordinaciódne l Sistemad e ControIln ternod, e acuerdoc on la naturalezad e las funciones propiasd e la organización. n Que el artículo2 º de la Ley 872 de 2003c onsagraq uee l Sistemad e Gestiónd e la Calidads e desarrollaráy se pondráe n funcionamieneton formao bligatoriae n los organismosy entidades del SectorC entraly del SectorD escentralizadpoo r serviciosd e la RamaE jecutivad el poder públicod el orden nacional,y que "La máximaa utoridadd e cada entidadp ública tendrá la responsabilidadde desarrollari,m plementarm, antenerr,e visary perfeccionaer l Sistemad e Gestiónd e la Calidadq ues e establezcdae acuerdoc onl o dispuestoe n la presentele y." Quee l parágrafod el artículo3 de la Ley8 72d e 2003d eterminaq uee l Sistemad e Gestiónd e la Calidade s complementariao los Sistemasd e ControlI nternoy de DesarrolloA dministrativo establecidopso r la Ley4 89d e 1998.

O4 ENE2. 013

RESOLUCIONN o. "' '. o o DE HojaN o.2 de 5 ~ ºPorl a cuals e creae l Comitéd e Coordinaciódne l osS istemadse ControIln ternoy de Gestiónd e Galidadd el a AgenciaN acional deM ineríaANM' Que mediantee l Decreto1 599d e 2005s e adoptóe l ModElo. Estándadr e Controiln ternop arae l EstadoC olombianoMECI 1000:2005e, l cual determinala s generalidadeys la estructura necesariap arae stablecerd, ocumentarim, plementayr m¡mteneur n Sistemad e ControlI nterno en las entidadesy agenteso bligadocso nformea l artículot. de la Ley8 7 de 1993. Quem edianteC ircula0r 3 del2 7 de septiembrdee 2005e l ConsejoA sesord el GobiernoN acional en materiad e Control Internod e las Entidadesd el Orden Nacionaly Territoriafl ijó unos lineamientogse neralesp aral a implementaciódne l ModeloE stándadr e ControlI nternop arae l EstadoC olombian-o MECI1 000:2005. Quee l literalb del Articulo3 y el artículo6 de la Ley8 7 de 198~ en concordancciao ne l artículo2 del Decreto1 599d e 2005,s eñalanc omor esponsabilidadde l.-1m áximaa utoridadd e la entidad, la de establecerm, antenery perfeccionaer l Sistemad e ControlI nterno,e l cual debe ser

adecuadoa la naturalezae,s tructuray misiónd e la organizacióne, i ndicandoa dicionalmenqteu e no obstantel a aplicaciónd e los métodosy procedimientoasl igualq ue la calidad,e ficienciay eficaciad el controli nterno,t ambiéns erá de responsabilidadde los jefes de cada una de las distintasd ependenciadse lase ntidadeys organismos. Quem edianteD ecreto4 485d e 2009,s e adoptóla actualizaciódne la NormaT écnicad e Calidad en la GestiónP úblicaid entificándoclao nl a abreviaturNa TCGP1000:200q9u,e i ntegrae l Sistema de Gestiónd e la Calidady el ModeloE stándadr e ControIln terno. Que en concordancia con lo anterior y de conformidad con lo dispuesto en el artículo4 del Decreto1 599d e 2005,m odificadeon treo trosp or el Decreto2 913d e 2007, las entidadeso bligadasa implementaerl Sistemad e ControIl nternod, eberána doptare l Modelo Estándard e ControlI nternop ara el EstadoC olombianor,a zón por la cual en virtud de lo dispuestoe n el articulo 13 del Decreto4 134d e 2011,e s necesarioa doptarloe n la Agencia Nacionadl e Minería-A NM. Quee n méritod e lo expuesto, RESUELVE: ARTICULO1 °. ObjetoC. reare l Comitéd e Coordinaciódne los Sistemasd e ControIl nternoy de

Gestiónd e la Calidadd e la AgenciaN acionadl e MineríaANM,c omoi nstancias uperiord e articulacióny asesoríad e la Presidenciya c uerpod irectivod e la Agenciac, ,u_·por incipaol bjetivo consistee n brindara poyop ara desarrollari,m plementamr, antenerr,e vis,r y perfeccionalro s Sistemasd e ControIl nternoy de Gestiónd e la calidadd e la entidad. El Comitéd e Coordinaciósne entiendec omol a AltaD irecciónp aral a implementaciódne la NTC: GP: 1000y MECI1 000:2005 ARTICULO2 º. IntegraciónS:e ránm iembrosp ermanentedse l Comitéd e Coordinaciódne los Sistemasd e ControIln ternoy de Gestiónd e la Calidadc onv ozy votol os siguientes:

1. La Presidencidae la Agenciao sud elegadoq,u ienl o presidirá.

2. El VicepresidenAted ministrativyo F inancieroo sud elegado.

3. El Vicepresidendtee Contratacióyn T itulacióno sud elegado.

4. El Vicepresidendtee SeguimientoC,o ntroyl SeguridaMd inerao su delegado.

5. El Vicepresidendtee Promocióyn Fomentoo su delegado.

6. El Jefed e la OficinaA sesoraJ urídica.

7. El Jefed e la Oficinad e Tecnologíea Información.

8. El Jefed e la Oficinad e ControIln terno.

9. El Coordinadodre l GrupoI nternod e Trabajod e Planeación.

• o RESOLUCIONNo ,r. ~ OO 3 DE 4 ENE2. 013 HojaN o. 3 de 5 'Por la cuals e creae l Comitéd e Coordinaciódne l os Sistemadse ControIln ternoy de Gestiónd e Calidadd e la AgenciaN acional deM ineríaANM' El Jefed e la Oficinad e ControIln ternos eráe l secretarioté cnicoy porl o tanton o tendrád erecho a voto,c uandoe l Comitéa tiendate masr elacionadocso ne l Sistemad e ControIln terno.

El Coordinadodre l GrupoI nternod e Trabajod e Planeaciónse ráe l secretarioté cnicoy por lo tanton o tendrád erechoa voto,c uandoe l Comitéa tiendate masr elacionadocso n el Sistemad e Gestiónd e Calidad. Cuandos ea necesarios,e podrái nvitara los colaboradoredse la Agenciay demásp ersonasq ue se estimenc onvenienteas juicio del comité,s ean particulareos miembrosd e otrase ntidades públicas. ARTÍCULO3 °. Reunionesy QuorumE: l Comitéd e Coordinaciódne los Sistemasd e Control Internoy de Gestiónd e la Calidads e reuniráp orc onvocatoridae quienl o presided e la siguiente manera: Para tratar temas relativosa l Sistemad e ControlI nterno,e l Comités esionarác on carácter ordinarioc omom ínimod os (2) vecesa l añoy parat ratart emasr elativosa l Sistemad e Gestión

de Calidad,e l Comités esionarác on caráctero rdinarioc omo mínimo,u na (1) vez al año, y extraordinariamenctuea ndola s necesidadeass íl o exijan,p reviac itaciónd el presidente. Lasd ecisioness e adoptaránco n el votof avorabled e la mayoríad e los miembrosa sistentesc on voto a la respectivas esióny se estableceráenn actac onsecutivqau e será suscritap or quien presidey el secretarioté cnicoi,n cluidoslo s criteriosd esfavorabledse los integrantevso to,d e lo cuals e dejarác onstancia. ARTÍCULO4 º. FuncionesE: l Comitéd e Coordinaciódne los Sistemasd e ControIl nternoy de Gestiónd e la Calidadte ndrála ss iguientefsu nciones:

1. Recomendapra utasp aral a implementacióinm, plantacióna,d aptaciónc,o mplementacióy n mejoramientod e los Sistemasd e control Internoy de Gestiónd e la Calidad,d e conformidacdo n las normasv igentesy lasc aracterísticapsr opiasd e la Agencia.

2. Estudiary revisarl a evaluaciónd el cumplimientdoe las metasy objetivosd e la Agencia, dentrod e los planesy políticass ectorialesr,e comendandloos c orrectivonse cesarios.

3. Recomendarp rioridadesp ara la adopción,a daptacióna, decuadof uncionamientoy optimizaciónd e los sistemasd e informacióng erencial,e stadística,f inanciera,d e planeacióny de avaluaciónd e procesosa, sí comop ara la utilizaciónd e indicadoresd e

gestióng eneraleys porp rocesos.

4. Adoptary divulgarla políticad e administraciódne riesgo.

5. Servir de órgano de coordinacióny asesoríad e la Presidenciae, n los aspectos relacionadocso n los riesgosr eportadosp or la Oficinad e ControlI nterno,l os Entesd e Vigilanciay Controdl el Estadoy porl asd emásd ependenciadse la Agencia.

6. Evaluary actualizalro s procedimientodse controle xistentese n procurad e minimizalro s riesgosc ontablesa, dministrativoys o perativodse la Agencia.

7. Verificarla oportunato mad e accionesc orrectivarse sultantedse los Informesd e Control

Interno.

8. Revisare l estadod e ejecuciónd e los objetivosp, olíticasp, lanes,m etasy funcionesq ue correspondean c adau nad e las dependenciadse la Agencia.

9. Coordinacr on las dependenciadse la Agenciae l mejorc umplimientdoe sus funcionesy actividades.

10. Presentaar consideraciódne la Agenciap ropuestads e modificacióan las normass obre ControIl nternoy Gestiónd e Calidadv igentes.

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RESOLUCIONNo . Í~ DE Hoja No.4 de 5 se Sistemas "Por la cual crea el Comité de Coordinación de los de Control Interno y de Gestión de Calidad de la Agencia Nacional ANM' de Minería11. Servird e apoyoa la Presidenciae,n el procesod e tomad e decisionees n materiad e los Sistemasd e ControIln ternoy de Gestiónd e la Calidad.

12. Establecelro s lineamientopsa ral a implementaciódne l Sistemad e Gestiónd e la Calidad incluidala políticay loso bjetivosd e calidad.

13. Asesorar el diseño, desarrollo, planificación,i mplementaciónm, antenimientoy mejoramientdoe l Sistemad e ControIln ternoM ECIy del Sistemad e Gestiónd e Calidad.

14. Aprobare ntre otros, los documentose stratégicosd el SistemaI ntegradod e Gestión Instituciona(lM isión,V isión,O bjetivosP, olítica,M apad e ProcesosM, anuald el Sistema

Integradod e Gestióny Códigod e Éticay BuenG obierno).

15. Promoveer l conocimientop,o r parted e los servidoredse la entidadd, e los requisitosd el cliente, los legalesy reglamentarioesn todos los nivelesd e la entidad,a cordea lo estipuladoe n la NormaT écnicad e calidadN TCG P100.

16. Revisaer l Sistemad e gestiónd e Calidadp araa segurarsdee su convenienciaa,d ecuación, eficaciay efectividacdo ntinua.

17. Establecepr rocesosd e comunicacióanp ropiadodse ntrod e la Agenciap, arac ontribuiar la eficaciad e los Sistemasd e controlI nternoy de Gestiónd e la Calidad.

18. Garantizarla definiciónc lara de los diferentesn ivelesd e autoridady responsabilidad dentrod e la entidada, síc omos u correctac omunicacióyn d ivulgación.

19. Propenderp or la disponibilidadde recursosp ara implementarm, antenery mejorare l Sistemad e ControIln ternoM ECIy de Gestiónd e Calidad.

20. Promovear travésd e los directivosq uet ienenb ajos u cargol as diferentesd ependencias de la entidadla culturad e autocontroyl de gestiónd e la calidade n todosl os nivelesd e la entidad.

21. Estudiary revisarl as propuestasd e mejorap resentadaps or el delegadod e la Alta Direcciónd el Sistemad e ControlI nternoy de Gestiónd e la Calidady aprobars u implementacióinn,c luidalo sd ocumentoess tratégicos

22. Las demásf uncionesin herenteas la naturalezad el Comitéy las que seana signadasd e conformidacdo nl as normasle galesv igentess obrel a materia.

Las funcionesd el Comitéd e Coordinaciódne los Sistemads e ControIl nternoy de Gestiónd e la Calidadn o eximend e la responsabilidaqdu e le correspondae cada área y funcionariosd e acuerdoc on el manuadl e funciones. ARTÍCULO5 º. SecretaríaT écnica:L a SecretaríaT écnicad el Comitéd e Coordinaciópna ra asuntos referentesa l Sistemad e ControlI nternos erá ejercidap or El Jefe de la Oficinad e ControIl nternoy en virtudd e ellot endrála s siguientefsu nciones:

1. Preparaer l ordend eld ía.

2. Citar a los miembrosd el Comitée invitadoss, eñaladose n el artículo2 º de la presente

resoluciónd, entrod e los tres( 3) díash ábilesa nterioresa la fechae n que se programela respectivas esión,a djuntandolo s documentoqs ue se sometena su consideracióny, demási nformacióqnu es eap ertinente.

3. Citar a los colaboradorecsu ando a juicio del Comités e requierap ara ampliar y complementaurn temas ometidoa suc onsideración.

4. Elaborarc, on el apoyod e las áreasi nteresadaslo, s documentoqsu e deberáne nviarsea los miembrods el Comitéy, verificalro ss oportesd e losm ismos.

5. Levantarc, ustodiarg, estionayr suscribilra firma,p reviaa probaciópno r los miembrosd el Comitéd, e las actasd e cadas esión.

6. Proyectary suscribirl as constanciasso bre los asuntoss ometidosa consideraciódne l Comitéy elaborarlo s informesq ues e requierana solicitudd elc omitéo de organismodse control.

7. Organizara, ctualizayr custodiaer l archivod elC omité.

RESOLUCIONNo . li\ O O 3 DE O4 ENE2. 013 Hoja No.5 de 5 •P or la cuals e creae / Comitdé e Coordinaciódne t osS isle masd e ControIln ternoy de Gestiódne Calidadd e ta AgenciNa acional de Minería• ANM'

8. Todasa quellasa ctividadeqsu ec onduzcaanl cumplimiendtoe la finalidadd el Comité

ARTÍCULO6 º. SecretaríaT écnica:L a SecretaríaT écnicad el Comitéd e Coordinaciópna ra asuntos referentesa l Sistemad e Gestiónd e la Calidads erá ejercidap or el Coordinadodre l GrupoI nternod e Trabajod e Planeacióyn e n virtudd e ellot endrála ss iguientefsu nciones:

1. Preparaer l ordend eld ía.

2. Citara los miembrosd el Comitée invitadoss, eñaladose n el artículo2 º de la presente resoluciónd,e ntrod e los tres (3) díash ábilesa nterioreas la fechae n que se programela respectivas esión,a djuntandolo s documentoqsu e se sometena su consideracióny, demásin formacióqnu es eap ertinente.

3. Citar a los colaboradorecsu ando a juicio del Comités e requierap ara ampliar y complementaurn temas ometidoa suc onsideración.

4. Elaborarc, on el apoyod e las áreasi nteresadaslo, s documentoqsu ed eberáne nviarsea los miembrodse l Comitéy, verificalro s soporteds e los mismos.

5. Levantarc, ustodiarg, estionayr suscribilra firma,p reviaa probaciópno r los miembrosd el Comitéd, e las actasd e cadas esión.

6. Proyectary suscribirla s constanciasso brel os asuntoss ometidosa consideraciódne l Comitéy elaboralro s informesq ues e requierana solicitudd el comitéo de organismodse control.

7. Organizara, ctualizayr custodiaer l archivod elC omité.

8. Todasa quellasa ctividadeqsu ec onduzcaanl cumplimiendtoe la finalidadd elC omité ARTÍCULO7º . ReunioneNs o PresencialesL:a sr eunioneds el Comitéd e Coordinaciódne los Sistemasd e ControIl nternoy de Gestiónd e la calidads e llevarána cabo,p or reglag enerald, e manerap resenciaSl. ine mbargos,e podránc elebrarre unionens o presencialess,ie mpreq ue los miembrosp uedand eliberary decidirl os temass ometidosa su consideraciópno r cualquier medioy, a seap orc omunicaciósnim ultaneoa sucesivain mediata.

Artículo8 º. VigenciaL: a presenteR esoluciórnig ea partird e la fechad e su expedición.

COMUNÍQUESYE C ÚMPLASE

O4 ENE2. 013

Dadae n BogotáD .C.,a los e 91~ ú1/ arr'v4-M ~RIA

CONSTANZ~A( A BOTERO

Presidentd