ANM - Resolución 272 de 2020

República de Colombia AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA RESOLUCIÓN NÚMERO 272 DE 16 JUL 2020 “Por la cual se modifica la Resolución 743 de 2017 mediante la cual se adoptaron los manuales de Políticas Contables en la Agencia Nacional de Minería” LA PRESIDENTE DE LA AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA - ANM En uso de las facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el DecretoLey 4134 de 2011 y, CONSIDERANDO: Que mediante Decreto -Ley 4134 del 3 de noviembre de 2011, el Gobierno Nacional creó la Agencia Nacional de Minería – ANM-, cuyo objeto es el de administrar integralmente los recursos minerales de propiedad del Estado, promover el aprovechamiento óptimo y sostenible de los recursos mineros de conformidad con las normas pertinentes. Igualmente hacer el seguimiento a los títulos mineros cuando le sea delegada esta función por el Ministerio de Minas y Energía de conformidad con la Ley. Que el numeral 3 del artículo 10 del Decreto -Ley 4134 de 2011-, establece como función de la Presidencia de la Agencia, “Adoptar las normas necesarias para el funcionamiento de la Agencia Nacional de Minería”. Que los numerales 1 y 2 del artículo 18 del Decreto -Ley 4134 de 2011, establece en cabeza de la Vicepresidencia Administrativa y Financiera, la ejecución de planes, políticas, programas, procesos, actividades y demás acciones relacionadas con asuntos entre otros los financieros, presupuestales, y contables. Así como asesorar al Presidente de la Agencia en la formulación de políticas y procedimientos para la administración de

Recursos humanos, físicos y financieros. Que la Corte la Corte Constitucional expresó a través de la Sentencia C-487 de 1997 que “Las decisiones que en materia contable adopte la Contaduría de conformidad con la ley, son obligatorias para las entidades del Estado, y lo son porque ellas hacen parte de un complejo proceso en el que el ejercicio individual de cada una de ellas irradia en el ejercicio general, afectando de manera sustancial los “productos finales”, entre ellos el balance general, los cuales son definitivos para el manejo de las finanzas del Estado (…) Es decir, que por mandato directo del Constituyente le corresponde al Contador General de la Nación, máxima autoridad contable de la administración, determinar las normas contables que deben regir en el país, lo que se traduce en diseñar y expedir directrices y procedimientos dotados de fuerza vinculante, que como tales deberán ser acogidos por las entidades públicas, los cuales servirán de base para el sistema contable de cada entidad”. Que el Gobierno Nacional expidió la Ley 1314 del 3 de Julio de 2009 “por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento”. Que la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución No. 533 de 2015 “por la cual se incorpora, en el régimen de Contabilidad Pública el marco normativo aplicable a las entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones”. El anexo 002 de octubre de 2015, que hace parte integral de esta Resolución, establece las instrucciones para la transición al nuevo marco normativo para las entidades de Gobierno”.

Que la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución No. 470 del 19 de agosto de 2016. “Por la cual se incorpora al marco normativo para entidades de Gobierno, el procedimiento contable para el registro de los recursos del sistema general de regalías”. Que la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución No. 484 de 2017 “Por la cual se modifican el anexo de la Resolución 533 de 2015 en lo relacionado con las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo para Entidades de Gobierno y el artículo 4° de la Resolución 533 de 2015, y se dictan otras disposiciones”.

RESOLUCION No. 272 DE 16 JUL 2020 Hoja No 2 de 2

Que la Agencia Nacional de Minería expidió la Resolución 743 de 19 de diciembre de 2017, mediante la cual se adoptan los manuales de Políticas Contables en la Agencia Nacional de Minería. Que la Resolución No 743 de 2017 mediante la cual se adoptan los manuales de política contable no contiene un anexo de control interno contable y por tanto se hace necesaria su incorporación. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO 1. ADICIONAR el Artículo Primero de la Resolución 743 del 19 de diciembre de 2017 en los siguientes términos: “PARAGRAFO PRIMERO: ADOPTAR el Anexo de Control Interno Contable transversal a todas las políticas adoptadas. El documento hace parte integral de la presente resolución.” ARTÍCULO 2. Deléguese en la Vicepresidencia Administrativa y Financiera a través del Grupo de Recursos Financieros la modificación, eliminación y actualización de las políticas contables y/o sus anexos, para lo cual

no requiere expedición de acto administrativo alguno, sino sólo su cambio de versión y publicación a través de la herramienta disponible para la administración de los documentos del Sistema Integrado de Gestión. ARTÍCULO 3. La presente Resolución rige a partir de su fecha de publicación.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dado en Bogotá D.C., a los 16 días del mes de julio de 2020

SILVANA HABIB DAZA

Elaboró: Angela Lizeth Hernandez Arias.

Revisó: Isabella Zambrano Obando,Alan Mauricio Genes Salazar.

Aprobó: Aura Isabel Gonzalez Tiga,Jesus Abraham Orbes Moreano Archivo:para revisiòn Política contable bajo el Marco Normativo para la preparación y presentación de Información Financiera de las entidades de gobierno

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Agencia Nacional de Minería Política contable bajo el Marco Normativo para la preparación y presentación de Información Financiera de las entidades de gobierno Anexo a las políticas contables - Control Interno Contable P ágin a | 1 Política contable bajo el Marco Normativo para la preparación y presentación de Información Financiera de las entidades de gobierno

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Contenido

1. Introducción ............................................................................................................................. 3

2. Normatividad relacionada .......................................................................................................... 3

3. Definición de términos ............................................................................................................... 3

4. Definición de Control Interno Contable ......................................................................................... 4

4.1. Objetivos del Control Interno Contable Contable .................................................................... 4 4.2. Evaluación del Control Interno ............................................................................................. 6 4.3. Riesgos de índole Contable ................................................................................................. 7 4.4. Identificación de los factores de riesgo contable en la ANM ..................................................... 8 4.5. Elementos y actividades al interior de la ANM para administrar el riesgo contable. .................... 17 4.5.1. Depuración Contable Permanente y Sostenible ................................................................ 17 4.5.2. Depuración de bases de datos con impacto en cifras y saldos contables .............................. 18 4.5.3. Baja en Cuentas .......................................................................................................... 18 4.6. Procedimientos Contables ................................................................................................ 18 4.7. Registro de la totalidad de Operaciones .............................................................................. 19 4.8. Individualización de bienes, derechos y obligaciones ............................................................ 19 4.9. Soportes Contables ......................................................................................................... 19 4.10. Conciliación de Información .......................................................................................... 20 4.11. Comité Técnico de Sostenibilidad Contable ..................................................................... 21 4.12. Continuidad del Proceso Contable ................................................................................. 21 4.13. Sistemas de Información .............................................................................................. 21 4.14. Cierre Contable ........................................................................................................... 21 4.15. Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al Contable ................................ 22 4.16. Actualización Permanente y Continuada ......................................................................... 24

5. Controles Asociados al proceso Contable de la Agencia Nacional de Minería ............................... 24

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1. Introducción El presente anexo a los manuales de Políticas Contables contiene los lineamientos respecto del Control Interno Contable y orienta a los responsables de la información financiera de la Agencia Nacional de Minería en la realización de las gestiones administrativas necesarias para garantizar la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel a que se refiere el Marco Normativo para entidades de Gobierno e incorporados en las Políticas Contables de la ANM.

El objetivo de este anexo es establecer las bases adecuadas de reconocimiento, medición y revelación de la información financiera de la Agencia Nacional de Minera “ANM” en adelante la entidad, bajo el Marco Normativo para entidades de gobierno y la Resolución 533 del 2015.

2. Normatividad relacionada - Marco Normativo para entidades de gobierno. - Resolución N°533 del 8 de octubre de 2015, expedida por la Contaduría General de la Nación y sus modificaciones. - Resolución 193 del 5 de mayo de 2016 Procedimiento para la evaluación del control interno contable.

3. Definición de términos Los principales términos usados son:  Activos: representan recursos controlados por la entidad, producto de sucesos pasados, de los cuales se espera obtener un potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros.cgn, Marco normativo para entidades de gobierno Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera v 2015.01, Pag 8  Recurso controlado: es un elemento que otorga, entre otros, un derecho a: cgn, Marco normativo para

entidades de gobierno Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera v 2015.01, Pag 8 a) Usar un bien para prestar Servicios. b) Ceder el uso para que un tercero preste un servicio. c) Convertir el recurso en efectivo a través de su disposición. d) Beneficiarse de la revalorización de los recursos o; e) Recibir un corriente de flujos de efectivo.  Baja en cuentas contables: Dejar de reconocer o excluir de las cuentas contables, partidas que represente bienes, derechos u obligaciones, previamente reconocida en el estado de situación financiera. Defición ANM. P ágin a | 3 Política contable bajo el Marco Normativo para la preparación y presentación de Información Financiera de las entidades de gobierno

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Interno: 01  Costo: corresponde al importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien al valor de la contraprestación entregada, para adquirir un activo en el momento de su adquisición o desarrollo. El costo es un valor de entrada observable y específico para la entidad. cgn, Marco normativo para entidades de gobierno Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera v 2015.01, Pag 15  Instrumento financiero: Es un contrato que da lugar a un activo financiero en una entidad y a un pasivo financiero o a un instrumento de patrimonio en otra. cgn, Marco normativo para entidades de gobierno - Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos

Económicos v 2015.06, Pag 110  Tasa de interés efectiva: Es la tasa de descuento que iguala exactamente los flujos de efectivo por cobrar o por pagar estimados a lo largo de la vida esperada del instrumento financiero con el valor neto en libros del activo financiero. cgn, Marco normativo para entidades de gobierno - Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos v 2015.06, Pag 111

4. Definición de Control Interno Contable Son las actividades que bajo la responsabilidad del representante legal de la Agencia Nacional de Minería, así como de los responsables de las áreas financieras y contables, se adelantan en la entidad, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, de modo que se garantice razonablemente que la información financiera cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel definidas en el Marco conceptual, del marco normativo para entidades de gobierno, de acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública. 4.1. Objetivos del Control Interno Contable La ANM establecerá los siguientes objetivos para el control interno contable: a) Generar información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel en procura de lograr gestión eficiente, transparencia, rendición de cuentas y control, los cuales son propósitos del Sistema de Nacional de Contabilidad Pública. b) Establecer políticas que orienten el accionar administrativo de la entidad en cuanto a la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel definidas en el Régimen de Contabilidad Púbica P ágin a | 4

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Interno: 01 c) Verificar la eficiencia de las políticas de operación para el desarrollo de la función contable; y la existencia de indicadores que permitan evaluar permanentemente la gestión y los resultados de la entidad. d) Promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable. e) Garantizar que los hechos económicos de la entidad contable pública se reconozcan, midan, revelen y presenten con sujeción al Régimen de Contabilidad Pública. f) Caracterizar el proceso Contable de la entidad definiendo sus objetivos, insumos, etapas y productos. g) Administrar los riesgos contables de la ANM a fin de promover la consecución de las características fundamentales de relevancia y representación fiel de la información como producto del proceso contable. h) Definir e implementar los controles que sean necesarios para que se lleven a cabo las diferentes actividades del proceso contable de forma adecuada, con el fin de administrar los riesgos de índole contable identificados. i) Garantizar la existencia de controles eficientes, eficaces y económicos, según los términos del artículo 9º de la Ley 87 de 1993 y las demás normas que lo modifiquen o sustituyan. j) Garantizar la generación y difusión de la información financiera uniforme necesaria para el cumplimiento de los objetivos de toma de decisiones, control y rendición de cuentas, de los diferentes usuarios.

k) Establecer los medios necesarios para lograr una efectiva comunicación interna y externa de la información financiera. l) Adelantar evaluaciones permanentes de la ejecución del proceso contable y de los resultados a fin de llevar a cabo las acciones de mejoramiento pertinentes. Esta evaluación la realizan los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad relacionados con el proceso contable. m) Garantizar que la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, realice evaluaciones, con criterio de independencia, al control interno contable de manera oportuna y eficaz. n) Establecer los elementos básicos de evaluación y seguimiento permanente que deben realizar los jefes de control interno, respecto de la existencia y efectividad de los controles al proceso contable necesarios para mantener la calidad de la información financiera de la entidad pública. o) Garantizar que la operación del proceso contable cumpla las diferentes disposiciones de orden constitucional, legal y regulatorio que le sean propias. p) Procurar el cumplimiento de las normas definidas en el marco normativo aplicable a la entidad y promover la mejora continua de la información financiera. q) Promover la definición de políticas contables o la actualización de las mismas que, en concordancia con el marco normativo, contribuyan a la preparación de información financiera. P ágin a | 5 Política contable bajo el Marco Normativo para la preparación y presentación de Información Financiera de las entidades de gobierno

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Interno: 01 4.2. Evaluación del Control Interno Contable Es la medición que se hace del control interno de la ANM, con el propósito de determinar su efectividad; el nivel

de confianza que se le puede otorgar; y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas para la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable. En ejercicio de la autoevaluación como fundamento del control interno, el Contador de la entidad y demás servidores públicos de las diferentes áreas que generan hechos económicos susceptibles de ser reconocidos contablemente son responsables, en lo que corresponda, por la operatividad eficiente del proceso contable, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua de la eficacia de los controles integrados; y por el desarrollo de la autoevaluación permanente de los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia a la cual pertenecen. Esto debe garantizar que todas las áreas de la entidad remitan las evidencias y soportes correspondientes que involucren hechos económicos y financieros, tales como: Actos Administrativos debidamente ejecutoriados, informes de supervisión y sus respectivos soportes, facturas o documentos equivalentes que soporten operaciones financieras para su debido reconocimiento en los Estados Financieros. Entre otros, los actos administrativos y demás información contable que debe reconocerse son: - Resoluciones que declaran obligaciones a los Titulares Mineros - Resoluciones que generan modificaciones a las áreas mineras asignadas - Resoluciones de suspensión de Obligaciones - Resoluciones o Autos de facilidades de Pago - Autos Administrativos que acogen conceptos técnicos - Resoluciones que imponen multas y sanciones. - Resoluciones de liquidación de funcionarios y demás actos relacionados con la administración del Talento Humano. - Resoluciones de Terminación de Títulos Mineros

• Resoluciones de caducidad de Títulos Mineros. - Resoluciones que resuelven solicitudes de devolución - Resoluciones que reconocen pago de sentencias judiciales. - Información de adquisiciones de bienes y servicios, así como las depreciaciones y amortizaciones que correspondan de acuerdo a la política contable de la ANM. - Información de Procesos judiciales, las pretensiones a favor o en contra, el estado de los mismos.

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Interno: 01 - Informes de cartera, deterioro, análisis y vencimiento de la misma a cargo de las dependencias encargadas. - Demás actos administrativos que involucren hechos económicos y financieros.

De conformidad con las disposiciones contenidas en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 y artículo 156 del Decreto 2106 de 2019, así como lo adicionado al Decreto 1083 de 2015 Reglamentario Único del Sector de Función Pública, la evaluación del control interno contable en la entidad le corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, está enmarcado en la séptima dimensión, Política de Control Interno establecida y actualizada en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, bajo la estructura del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, en un esquema de cinco (5) componentes: 1) Ambiente de Control, 2)

Evaluación del Riesgo, 3) Actividades de Control, 4) Información y Comunicación y 5) Actividades de Monitoreo. Es importante anotar que, las primeras seis dimensiones MIPG permiten a la entidad contar con una estructura para la gestión y adecuada operación, dentro de la cual se encuentran inmersos los controles y a través de los cinco componentes del MECI (7ª. dimensión MIPGPolítica de Control Interno), facilita a la entidad establecer la efectividad de los controles diseñados desde la estructura de las dimensiones MIPG; contando para ello, con un eje articulador a través del Esquema de las Líneas de Defensa. Para lo anterior, el seguimiento se centra en la revisión de la gestión de la Primera Línea de Defensa de la Entidad, conformada por los gerentes públicos y líderes del proceso y de la Segunda Línea de Defensa conformada por servidores responsables de monitoreo y evaluación de controles y gestión del riesgo (coordinador de planeación, supervisores e interventores de contratos o proyectos, comité de contratación, entre otros); la tercera línea de defensa (Oficina de Control Interno), se encarga de efectuar la evaluación y presentación del informe respectivo. 4.3. Riesgos de índole Contable Son los eventos, tanto internos como externos, que tienen la capacidad de afectar el proceso contable y, como consecuencia de ello, impedir la obtención de información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública. El riesgo de índole contable se materializa cuando los hechos económicos generados en la entidad no se incluyen en el proceso contable o cuando, siendo incluidos, no cumplen con los criterios de reconocimiento, medición, revelación y

presentación dispuestos en el Régimen de Contabilidad Pública, por ello es obligación de todos los funcionarios que lideran las diferentes dependencias de la entidad alleguen al Grupo de Recursos Financieros todos los actos administrativos ejecutoriados y demás documentos requeridos para su reconocimiento en los Estados Financieros para que estos puedan reflejar fielmente las operaciones de la ANM.  Administración del Riesgo Contable La identificación de riesgos permite conocer los eventos que representan algún grado de amenaza para el cumplimiento de la función del área responsable del proceso contable y que producen efectos desfavorables P ágin a | 7 Política contable bajo el Marco Normativo para la preparación y presentación de Información Financiera de las entidades de gobierno

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Interno: 01 para sus clientes y grupos de interés. A partir de ellos, se analizan las causas, los agentes generadores y los efectos que se pueden presentar con su ocurrencia.

Una visión integral del proceso contable debe considerar la existencia de factores que tiendan a impedir que los objetivos del proceso contable se cumplan a cabalidad; por lo cual, se hace necesario que los preparadores de información los identifiquen y revisen de manera permanente, y que se emprendan las acciones necesarias para impedir su ocurrencia y mitigar o neutralizar su impacto. Los responsables de la información financiera deben identificar, analizar y gestionar los riesgos contables para alcanzar el objetivo de producir información financiera con las características fundamentales establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública.

El proceso de identificación de riesgos contables debe considerar los riesgos causados por factores tanto internos como externos. Dentro de los factores externos, se pueden citar cambios en la regulación contable pública, cambios en la regulación impositiva, hechos de fuerza mayor como desastres naturales y desarrollos tecnológicos. Dentro de los principales factores internos causantes de riesgos, en la ANM, se pueden citar la disponibilidad de los recursos humanos, financieros y tecnológicos; y la falta de suministro de información contable por parte de los generadores de la misma tale como actos administrativos, facturas, soportes e informes entre otros. Toda la gestión de riesgos relacionado a las actividades del tema contable se encontrará consolidada en la matriz de riesgos de la entidad, conforme los lineamientos establecidos en el procedimiento de Gestión Integral de Riesgos y Oportunidades EST1-P-003. 4.4. Identificación de los factores de riesgo contable en la ANM La Agencia Nacional de Minería establece e identifica sus riesgos contables de conformidad con la Resolución 193 de 2016 emitida por la Contaduría General de la República y demás que la modifiquen o adicionen. A continuación, se describen de manera general los posibles riesgos de índole contable.

RIESGOS CONTABLES:

1. Inadecuada aplicación de las políticas contables.

2. Omisión de la medición posterior del hecho económico.

3. Inoportuna presentación de los estados financieros e informes.

4. No razonabilidad de los saldos en las cuentas.

5. Generar una obligación sin el lleno de los requisitos legales.

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Interno: 01

MARCO DE REFERENCIA DEL PROCESO CONTABLE

ELEMENTOS DEL MARCO FACTORES DE RIESGO CONTROLES NORMATIVO POLÍTICAS CONTABLES 1. Adopción inapropiada del 1. Verificar que se aplique el marco marco normativo de la normativo correspondiente a la Entidad. entidad. 2. Revisión permanente de la

2. Falta de definición de implementación adecuada de las políticas contables para el políticas contables. (No documentado). reconocimiento, medición, 3. Revisar que se hayan contemplado revelación y presentación de todos los criterios necesarios para el los hechos económicos. reconocimiento, medición, revelación y

3. Aplicación de políticas presentación de los hechos contables que desbordan lo económicos. establecido en el marco normativo aplicable a la entidad o que no son permitidas por este para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos.

4. Definición inadecuada de políticas contables que no contribuyen a una representación fiel.

POLITICAS DE OPERACIÓN 1. Ausencia de una política o 1. Aplicar las actividades de control procedimiento mediante el documentadas en los procedimientos e cual todos los hechos instructivos, a través de los cuales las económicos ocurridos en dependencias/procesos informan cualquier dependencia de la todos los hechos económicos y sus

entidad sean informados y novedades al Proceso de Gestión soportados de manera Financiera. oportuna al área contable. 2. Verificar que se realicen

2. Carencia de políticas y adecuadamente las conciliaciones y procedimientos para realizar cruces de información entre el Grupo de las conciliaciones, cruces de Recursos Financieros y las diferentes información y tomas físicas dependencias/procesos involucrados, que garanticen el registro que permiten realizar los ajustes físico y contable de los activos, pertinentes y garantizar la pasivos, ingresos, gastos y sostenibilidad de la calidad de la costos; y su medición información. monetaria confiable. 3. Validar que las acciones de control

3. Falta de definición de definidas en los procedimientos se políticas y procedimientos que realicen por parte de los responsables de manera oportuna y adecuada.

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Interno: 01 orienten el proceso contable 4. Revisar, procesar, validar y presentar dentro de la entidad. la información contable de acuerdo al

4. Ausencia de políticas y procedimiento establecido al interior de procedimientos de cierre la Entidad. integral de las operaciones, 5. Verificar que la información que impacten la información financiera se presente y se publique de financiera. acuerdo a los términos establecidos por

5. Carencia de políticas y los entes reguladores.

procedimientos para la 6. Adoptar una política mediante la elaboración y presentación cual todos los hechos económicos, oportuna de los estados realizados en cualquier dependencia de financieros a los usuarios de la la entidad sean informados al área de información. contabilidad.

6. Falta de políticas, 7. Definir e implementar políticas para directrices, procedimientos, identificar los bienes en forma lineamientos o similares que in