ANM - Resolución 723 de 2021

República de Colombia AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA RESOLUCIÓN NÚMERO 723 DE 23 NOV 2021

Por medio de la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental TRD de la Agencia Nacional de Minería EL VICEPRESIDENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DE LA AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA - ANM En ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las contempladas en la Resolución No. 58 de 28 de enero de 2021, las funciones asignadas a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera y CONSIDERANDO: Que, mediante el Decreto 4134 de 2011, se creó la Agencia Nacional de Minería (ANM), como una agencia estatal de naturaleza especial, del sector descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía Administrativa, Técnica y Financiera, adscrita al Ministerio de Minas y Energía, con el objeto de administrar integralmente los recursos minerales de propiedad del estado, promover el aprovechamiento óptimo y sostenible de los recursos mineros de conformidad con las normas pertinentes y en coordinación con las autoridades ambientales en los temas que lo requieran, y hacer seguimiento a los títulos de propiedad privada del subsuelo en los términos que establece la ley. Que mediante la Resolución No. 206 de 2013 “por la cual se deroga la Resolución No. 050 del 22 de junio de 2012, se crean algunos grupos de trabajo, se asignan sus funciones y se dictan otras disposiciones” establece en el Artículo 25. Las funciones del Grupo de servicios administrativos, dentro de las cuales se encuentran entre otras las siguientes:

“(…)

2. Adelantar la gestión documental y correspondencia de la entidad

3. Gestionar el manejo de archivo de la Agencia en atención a la normatividad vigente. (…)” Que la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística para lo cual en el artículo 4, establece en el ítem a) fines de los archivos. Disponer de la documentación organizada, de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente histórica.

Que por su parte el artículo 11, establece la Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos indicando que El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Que así mismo, el artículo 24 establece que las Tablas de Retención Documental, serán de obligatorio cumplimiento para las entidades del Estado, elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Que la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” establece en el “Artículo 13. Registro de activos de información, la constitución de las Tablas de Retención documental.” Para lo cual,“Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus Registros de Activos de Información cumplan con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados por el Archivo General de la Nación, en relación a la

constitución de las Tablas de Retención Documental (TRD) y los inventarios documentales.” Que la Agencia Nacional de Minería -ANM-, aprobó sus Tablas de Retención Documental mediante acta del Comité Institucional de Gestión y Desempeño en sesión de fecha 15 de diciembre de 2015, que en comité evaluador de documentos del Archivo General de la Nación en la sesión del 24 de junio de 2021, se convalidaron las Tablas de Retención Documental de la Agencia Nacional de Minería. Que la Agencia Nacional de Minería, dió cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo No. 004 de 2019 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD” Que en mérito de lo anteriormente expuesto,

RESOLUCION No. 723 DE 23 NOV 2021 Hoja No 2 de 2

RESUELVE: Artículo 1. Tablas de Retención Documental: Adoptar las Tablas de Retención Documental de la Agencia Nacional de Minería, aprobadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y convalidadas por el Comité evaluador de documentos del Archivo General de la Nación, las cuales serán de obligatorio cumplimiento por parte de las dependencias.

Parágrafo: Las Tablas de Retención Documental adoptadas en el presente artículo se encuentran públicas Web de la entidad para consulta de los interesados, las mismas hacen parte integral del presente acto administrativo.

Artículo 2.Implementación: Ordenar, a partir de la firma de la presente Resolución, la implementación de las

Tablas de Retención Documental en todas las dependencias y grupos de trabajo de la Agencia Nacional de Minería. Artículo 3. Actualización: Realizar las actividades necesarias para adelantar los procesos de actualización de las Tablas de Retención Documental con base en los lineamientos técnicos dispuestos en las normas correspondientes y las directrices brindadas por el Archivo General de la Nación. Artículo 4.Seguimiento: La Vicepresidencia Administrativa y Financiera a través del Grupo de Servicios Administrativos, hará el acompañamiento y seguimiento respectivo a la implementación de las Tablas de Retención Documental de la Agencia Nacional de Minería. Artículo 5.Publicación: Ordenar la publicación del presente Acto Administrativo en la página Web de la entidad y su respectiva socialización por medio de los canales institucionales.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dado en Bogotá D.C., a los 23 días del mes de noviembre de 2021

FELIPE ANDRES PLAZAS GOMEZ

Elaboró: Wilmar Javier Montoya Leon.

Revisó: Luz Angelica Bohorquez Herrera,Vanessa Pacheco Gomez,Jennifer Dadiana Lizcano Bejarano,Diana Carolina Alarcón Mateus.

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