ANSV - Circular 017 de 2023

CIRCULAR 017 DEL 28 DE MARZO DE 2023

DE: DIRECTOR GENERAL

PARA: SERVIDORES PÚBLICOS CON DERECHOS DE CARRERA

ADMINISTRATIVA.

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA PROVEER EMPLEOS DE CARRERA

ADMINISTRATIVA A TRAVÉS DE LA FIGURA DE ENCARGO.

Atento saludo,

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 , “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, la gerencia pública y se dictan otras disposiciones” , modificado por el artículo 1 ° de la Ley 1960 de 2019 , a continuación, se señalan los lineamientos para llevar a cabo el PROCESO DE ENCARGOS, con el fin de proveer mediante esta modalidad y con carácter transitorio, los empleos de carrera administrativa en vacancia definitiva o temporal no provistas , pertenecientes a la planta global de la Agencia Nacional de Seguridad Vial.

El encargo es un mecanismo para estimular a los servidores públicos de carrera administrativa de la entidad, constitu yendo un elemento de reconocimiento a quienes reúnen los requisitos y condiciones señalados en la norma mencionada, bajo los principios de mérito, publicidad, equidad y transparencia.

1. MARCO NORMATIVO QUE RIGE EL PROCESO.

• Constitución Política. Artículo 125, que dispone: “Los empleos en los órganos y

entidades del Estado son de carrera. Se exceptúan los de elección popular, los de libre nombramiento y remoción, los de trabajadores oficiales y los demás que determine la ley. Los funcionarios, cuyo sistema de nombramiento no haya sido

entidades del Estado son de carrera. Se exceptúan los de elección popular, los de libre nombramiento y remoción, los de trabajadores oficiales y los demás que determine la ley. Los funcionarios, cuyo sistema de nombramiento no haya sido determinado por la Constitución o la ley, serán nombrados por concurso público. El ingreso a los cargos de carrera y el ascenso en los mismos, se harán previo cumplimiento de los requisitos y condiciones que fije la ley para determinar los méritos y calidades de los aspirantes. El retiro se hará: por calificación no satisfactoria en el desempeño del empleo; por violación del régimen disciplinario y por las demás causales previstas en la Constitución o la ley. (…)”.

• Ley 909 de 2004 . Artículo 24, modificado por el artículo 1 de la Ley 1960 de 2019 que dispone: “Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos

de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en éstos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente durante el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente”. #Salvemos VídasEnLaVía Agencia Nacional de Seguridad Vial Awnida lo Esperanzo calle 24 No. 60.SO Ccwnplejo Emfi.sorial Gran E.daci6n 2 Pis.o 9 PBX 601 739 9080 • www.ansv.gov.co • O@anwcol• Decreto 648 de 2017. Inciso 3 del artículo 2.2.5.3.1 que señala: “Mientras se surte

el proceso de selección el empleo de carrera vacante de manera definitiva podrá proveerse transitoriamente a través de las figuras de encargo”.

• Decreto 1083 de 2015. Artículo 2.2.5.3.1 que consagra: “Mientras se surte el

proceso de selección, el empleo de carrera vacante de manera definitiva podrá proveerse transitoriamente a través de las figuras del encargo o del nombramiento provisional, en los términos señalados en la Ley 909 de 2004 y en el Decret o Ley 760 de 2005 o en las disposiciones que regulen los sistemas específicos de carrera”.

Por lo anterior, los servidores públicos de la Agencia Nacional de Seguridad Vial que , una vez superado el período de prueba con calificación superior al sesenta y cinco por ciento (65%), hayan adquirido derechos de carrera administrativa, tendrán derecho preferencial a ser encargados en empleos vacantes en forma definitiva o temporal, siempre que acrediten los requisitos y condiciones fijados en la ley para su ejercicio, de acuerdo con la distribución de la vacante dentro de la planta global, según lo exijan las necesidades del servicio.

2. REQUISITOS GENERALES PARA ACCEDER A UN ENCARGO.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 , modificado por el artículo 1 de la Ley 1960 de 2019, los requisitos que deben acreditar los servidores públicos en carrera administrativa para ser encargados son los siguientes:

1. Tener derechos de carrera, producto de la superación del período de prueba.

2. Acreditar los requisitos y p oseer las aptitudes y habilidades para ejercer el cargo.

(Cumplir los requisitos señalados en el Manual Específicos de Funciones y Competencias del empleo a proveer)

2. Acreditar los requisitos y p oseer las aptitudes y habilidades para ejercer el cargo.

(Cumplir los requisitos señalados en el Manual Específicos de Funciones y Competencias del empleo a proveer)

3. No haber sido sancionado disciplinariamente en el último año.

4. Tener evaluación del desempeño en el nivel sobresaliente, o en su defecto satisfactoria.

5. El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior que exista en la planta de personal de la entidad.

NOTA 1. El Grupo de Gestión del Talento Humano validará únicamente la información que reposa en la historia laboral del servidor público y la que se encuentra registrada en el formato único de hoja de vida SIGEP de conformidad con el artículo 227 del Decreto 19 de 2012 modificado por el artículo 155 del Decreto Ley 2106 de 2019, que establece el deber de los servidores públicos de mantener actualizada su información, así como registrar y cargar las certificaciones de estudios y de experiencia, sin importar el nivel del empleo al cual pertenezca actualmente.

NOTA 2. Para el estudio de los requisitos antes mencionados, se tendrá en cuenta el Criterio Unificado de la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC del 13 de agosto de 2019 , el cual puede ser consultado en el siguiente enlace: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=996943. ASPECTOS IMPORTANTES PARA TENER EN CUENTA.

A continuación, se enumeran los aspectos importantes a tener en cuenta durante el proceso de encargos:

a) El encargo constituye un derecho preferencial para aquellos servidores de carrera

A continuación, se enumeran los aspectos importantes a tener en cuenta durante el proceso de encargos:

a) El encargo constituye un derecho preferencial para aquellos servidores de carrera que cumplan a cabalidad con los requisitos contemplados en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1° de la ley 1960 de 2019.

b) El encargo en empleos de carrera administrativa vacantes de manera definitiva será procedente cuando se haya agotado el orden de provisión establecido en el artículo 2.2.5.3.2 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el artículo 1° del Decreto 498 de 2020.

c) El estudio de hoja de vida de los servidores públicos que reúnen requisitos para acceder a un encargo se realizará sobre el cargo del cual son titulares con derechos de carrera administrativa, garantizando que no exista desmejora de las condiciones laborales, por lo cual, deben contar con evaluación del desempeño en firme.

d) Los estudios para otorgamiento de encargo se conformarán con los candidatos que ocupen el empleo inmediatamente inferior a la vacante a proveer y cumplan con los requisitos para su provisión, de acuerdo con lo señalado en el numeral 2 ° de la presente Circular.

En caso de que en el empleo inmediatamente inferior no haya servidores públicos que cumpla n con los requisitos y condiciones requeridos para el encargo, se continuará con la verificación respecto de los titulares del cargo inmediatamente inferior a éste, de acuerdo con la escala jerárquica de los cargos que conforman la planta global y así sucesivamente.

e) El análisis de cumplimiento de requisitos para encargo se efectuará con todos los servidores de carrera administrativa que cumplan el perfil requerido,

planta global y así sucesivamente.

e) El análisis de cumplimiento de requisitos para encargo se efectuará con todos los servidores de carrera administrativa que cumplan el perfil requerido, independientemente de la ubicación en la cual se encuentre desempeñando sus funciones.

f) Los servidores públicos en carrera administrativa, que sean encargados, deberán permanecer en la ubicación de la vacante provista y no podrán solicitar ser reubicados con el encargo, salvo que la administración disponga lo contrario.

g) A partir de la expedi ción y comunicación del acto administrativo de encargo, el servidor público contará con diez (10) días hábiles para tomar posesión del respectivo empleo, de acuerdo con el término previsto en el Decreto Nacional 1083 de 2015 , para lo cual, deberá previamen te hacer entrega de su puesto de trabajo de conformidad con el procedimiento establecido por la entidad.

h) El servidor público encargado, antes de la posesión , deberá remitir a l Grupo de Gestión del Talento Humano dentro del plazo de entrega del cargo el FORMATO ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO (ANSV-GTH-FO-24) y el FORMATORETENCIÓN DE CONOCIMIENTO (ANSV-GTH-FO-37), debidamente diligenciados.

1. El servidor público encargado, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al inicio del ejercicio del encargo, deberá remitir al Grupo de Gestión del Talento Humano el formato ANSV-GTH-FO-01 - CONSTANCIA DE ENTRENAMIENTO AL PUESTO DE TRABAJO diligenciado.

j) El término de duración del encargo dependerá de si el mismo recae en una vacante

formato ANSV-GTH-FO-01 - CONSTANCIA DE ENTRENAMIENTO AL PUESTO DE TRABAJO diligenciado.

j) El término de duración del encargo dependerá de si el mismo recae en una vacante temporal o en una vacancia definitiva. Para el primer caso, el encargo se otorgará por el tiempo que dure la situación administrativa que la origine; para el segundo caso, el término del encargo podrá ser hasta que se surta el proceso de selección convocado para la provisión de los empleos de carrera de manera definitiva, o hasta que se produzca una causal de terminación del encargo.

k) Teniendo en cuenta que el encargo es un proceso para la provisión de empleos de manera transitoria por necesidades del servicio, en el que se analizan las historias laborales de los servidores públicos determinando quién tiene el derecho preferente y cumple con los requisitos establecidos en el artículo 24 de l a Ley 909 de 2004 modificado por el artículo 1° de la Ley 1960 de 2019, no se requiere que el servidor público se postule para ser encargado, pues será entidad quien de oficio adelante los análisis de verificación de los requisitos para otorgamiento de encargo en las vacantes temporales o definitivas que existan en la entidad.

l) El encargo puede darse por terminado en cualquier momento, teniendo en cuenta las causales establecidas en la Ley y que se encuentran descritas en la presente Circular.

m) Sólo cuando se haya descartado la posibilidad de proveer transitoriamente un empleo a través de la figura de encargo, será posible acudir al nombramiento en provisionalidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.5.3.3 del Decreto

a través de la figura de encargo, será posible acudir al nombramiento en provisionalidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.5.3.3 del Decreto 1083 de 2015 y 2.2.5.3.1 del Decreto 648 de 2017.

n) El encargo y la comisión de servidores públicos con derechos de carrera administrativa en empleos de libre nombramiento y remoción no es un derecho preferencial, sino una facultad potestativa del nominador, por tanto, NO se impartirán lineamientos sobre esta forma de provisión.

4. DESARROLLO DEL PROCESO DE ENCARGOS.

a) Una vez la entidad determine la necesidad de proveer transitoriamente , mediante encargo, un empleo de carrera administrativa que se encuentre en vacancia temporal o definitiva, el Grupo de Gestión del Talento Humano procederá a divulgar el inicio del proceso de encargo a través del correo electrónico institucional, con la matriz de análisis de verificación de requisitos para otorgamiento de encargo.

b) Cumplido lo anterior, el Grupo de Gestión del Talento Humano procederá a realizar el estudio de verificación de los servidores públicos que cumplen los requisitosestablecidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1° de la Ley 1960 de 2019, los cuales están enlistados en el numeral 2 de esta Circular.

Esta verificación se realizará con la información que reposa en la historia laboral y en el SIGEP. Por lo anterior, es importante que todos los servidores públicos mantengan actualizada la información en su historia laboral y en el SIGEP , lo cual constituye una obligación legal.

c) La asignación de vacantes a proveer mediante encargo se realizará con base en las

Por lo anterior, es importante que todos los servidores públicos mantengan actualizada la información en su historia laboral y en el SIGEP , lo cual constituye una obligación legal.

c) La asignación de vacantes a proveer mediante encargo se realizará con base en las necesidades de servicio, en razón a la naturaleza global de la planta de empleos y al Manual de Funciones.

d) Con el fin de garantizar los principios de igualdad, transparencia y publicidad, el Grupo de Gestión del Talento Humano divulgará, a través del correo electrónico institucional, los resultados de la verificación de requisitos para la provisión de encargo de los empleos vacantes a proveer, a afectos de la consulta de la información general de la vacante y de los candidatos que cumplen con los requisitos para acceder al encargo, por un término de dos (2) días hábiles.

e) Las notificaciones de los estudios, actos administrativos y de todas las comunicaciones que se generen como resultado del proceso de encargos, se realizarán al correo institucional de cada servidor en carrera administrativa, motivo por el cual, es necesario que revisen permanentemente este medio de comunicación.

f) A partir de la pu blicación de los estudios, los servidores públicos que consideren afectado su derecho a ser encargados podrán presentar su reclamación ante el Grupo de Gestión del Talento Humano dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al vencimiento del término de publicación del estudio.

Para tal efecto, las reclamaciones se recibirán únicamente mediante correo electrónico al buzón talentohumano@ansv.gov.co indicando las razones por las cuales considera tener un mejor derecho a ser encargado, respecto de los servidores publicados en el estudio.

Para tal efecto, las reclamaciones se recibirán únicamente mediante correo electrónico al buzón talentohumano@ansv.gov.co indicando las razones por las cuales considera tener un mejor derecho a ser encargado, respecto de los servidores publicados en el estudio.

g) Las respuestas a estas reclamaciones serán resueltas dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, por el Grupo de Gestión del Talento Humano.

h) Una vez resueltas las reclamaciones, si se llegaren a presentar, el Grupo de Gestión del Talento Humano comunicará a través de correo electrónico , el estudio definitivo para el otorgamiento de encargos.

Cuando exista pluralidad de candidatos, el Grupo de Gestión del Talento Humano convocará a una audiencia de aceptación de encargo, en la cual, de acuerdo con el orden de mérito, el interesado manifestará su interés de aceptar el encargo.

Cada servidor público podrá manifestar su interés únicamente en una (1) vacante.Lo anterior, se hará constar en acta de audiencia.

Con el fin de garantizar los principios que rigen el ejercicio de la función pública, principalmente los principios de eficacia, economía y celeridad, la no asistencia de los servidores a la audiencia convocada , se entenderá como una manifestación de no estar interesado en el encargo. Al finalizar este paso, se publicará en el correo institucional la lista de los servidores que manifestaron interés, con el fin de que conozcan los resultados, previo a la expedición del acto administrativo de encargo.

1. Mediante acto administrativo se efectuará el encargo con la persona que haya obtenido el mejor derecho de acuerdo con el estudio definitivo publicado y el resultado de la audiencia.

1. Mediante acto administrativo se efectuará el encargo con la persona que haya obtenido el mejor derecho de acuerdo con el estudio definitivo publicado y el resultado de la audiencia.

j) Los servidores públicos de Nivel Técnico o Asistencial que eventualmente accedan a encargos del Nivel Profesional, deberán presentar en el momento de la posesión, la tarjeta profesional vigente o la certificación para el ejercicio de la profesión (en los casos que ameriten), expedida por el organismo competente de acuerdo con la normativa en la materia, así como los antecedentes profesionales en los casos que se requieran, cuando este documento no repose en la hoja de vida o no se encuentre registrado en el SIGEP; sin este requisito no habrá posesión y en consecuencia , se derogará el respectivo encargo.

k) Los servidores públicos deberán analizar la ubicación y las funciones del empleo ofertado, para evitar desistimientos posteriores a la adjudicación mediante acto administrativo del encargo aceptado, toda vez que con ello no sólo afectan las posibilidades de los demás candidatos incluidos en los estudios, sino que además se genera un desgaste administrativo.

l) Posterior a la expedición y comunicación del acto administrativo de encargo, se convocará a los servidores públicos que aceptaron el encargo para suscribir el acta de posesión.

m) No podrá impedirse el movimiento a su nueva ubicación laboral de los servidores públicos por parte de su s uperior inmediato aduciendo necesidad del servicio, por cuanto es preciso concretar el derecho al encargo.

4.1. CRITERIOS DE DESEMPATE.

Una vez revisado el cumplimiento de los requisitos mínimos antes señalados y en caso de

cuanto es preciso concretar el derecho al encargo.

4.1. CRITERIOS DE DESEMPATE.

Una vez revisado el cumplimiento de los requisitos mínimos antes señalados y en caso de presentarse empate entre dos o más servidores públicos, el mismo se resolverá teniendo en cuenta los siguientes criterios, de conformidad con los lineamientos dados por la CNSC1 en relación con este aspecto y dada la potestad de la administración de aplicar aquellos que estime pertinentes:

1 Criterio Unificado del 13 de agosto de 2019.1. El mayor puntaje en la última calificación definitiva del desempeño laboral del NIVEL SOBRESALIENTE, es decir, mayor a noventa por ciento (90%).

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo recaerá en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio.

2. De persistir el empate, el mismo se resolverá mediante sorteo por balota., y se dejará constancia mediante Acta del resultado del desempate.

En caso de desempate por balota, los servidores públicos postulados en los estudios para otorgamiento de encargos deberán asistir a la citación para el desempate en el día y hora fijados por el Grupo de Gestión del Talento Humano.

En caso de no asistir, se entenderá que renuncia al derecho de ser encargado y se dejará constancia en el acta.

4.2. RECLAMACIONES.

Conforme se desprende del literal e) del artículo 16 de la Ley 909 de 2004, los servidores de carrera podrán interponer , dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de

4.2. RECLAMACIONES.

Conforme se desprende del literal e) del artículo 16 de la Ley 909 de 2004, los servidores de carrera podrán interponer , dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de comunicación del acto que cause el presunto desmejoramiento de las condiciones laborales, reclamación de primera instancia ante la Comisión de Personal de la entidad.

De conformidad con el artículo 4 del Decreto Ley 760 de 2005, la reclamación debe incluir la siguiente información:

a) Autoridad a la que se dirige. b) Nombres y apellidos completos del peticionario y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección. c) Objeto de la reclamación. d) Razones en que se apoya. e) Pruebas que pretende hacer valer. f) Fecha en que sucedieron los hechos que fundamentan la reclamación, y g) Suscripción de la reclamación.

Según lo ordenado en el artículo 5 del Decreto Ley 760 de 2005, en caso de no presentarse la reclamación conforme a los requisitos transcritos, la Comisión de Personal procederá a archivar la solicitud m ediante acto administrativo, frente al cual procede el recurso de reposición, el cual deberá interponerse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación, atendiendo lo dispuesto en el artículo 76 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Frente a la decisión de la Comisión de Personal, procederá reclamación en segunda instancia ante la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC, las cuales serán concedidas en el efecto suspensivo, evento en el cual se suspende el cumplimiento del acto impugnado

Frente a la decisión de la Comisión de Personal, procederá reclamación en segunda instancia ante la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC, las cuales serán concedidas en el efecto suspensivo, evento en el cual se suspende el cumplimiento del acto impugnado hasta tanto se resuelva la segunda instancia.Estas reclamaciones deberán ser presentadas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación de la decisión de primera instancia, directamente ante la Comisión Nacional del Servicio Civil o ante la Comisión de Personal, caso en el cual, es ta deberá trasladar por competencia dicha reclamación con el expediente completo del trámite surtido.

En caso de presentarse la impugnación ante la Comisión de Personal, esta deberá remitirla a la CNSC dentro de los dos (2) días siguientes a su interposición, utilizando medios físicos o electrónicos.

Las reclamaciones deberán igualmente cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 4 del Decreto Ley 760 de 2005.

Las reclamaciones se tramitarán en el efecto suspensivo, por lo tanto, el encargo se surtirá cuando sea resuelta la reclamación.

5. TERMINACIÓN DE ENCARGOS

La terminación de encargos procederá mediante resolución motivada cuando se presente alguna de las siguientes situaciones, indicadas en el numeral 10 del Criterio Unificado de la Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC del 13 de agosto de 2019:

a) Por d eterminarse procedente la provisión definitiva del empleo, conforme a lo dispuesto en el artículo 2.2.5.3.2 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto Nacional 498 de 20202.

a) Por d eterminarse procedente la provisión definitiva del empleo, conforme a lo dispuesto en el artículo 2.2.5.3.2 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto Nacional 498 de 20202. b) Imposición de sanciones disciplinarias consistentes en suspensión o dest itución del encargado. c) La calificación definitiva no satisfactoria en la Evaluación del Desempeño Laboral del encargado. d) La renuncia del empleado al encargo. e) La pérdida de derechos de carrera del encargado. f) Cuando el servidor de carrera encargado tome posesión para el ejercicio de otro empleo.

6. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Una vez los servidores públicos se posesionen, deben solicitar a su superior inmediato la realización de la respectiva evaluación del desempeño por el período laborado y cuando se presenten en la nueva dependencia, deberán realizar el ajuste con los nuevos compromisos

2 1. Con la persona que al momento de su retiro ostentaba derechos de carrera y cuyo reintegro haya sido ordenado por autoridad judicial. 2. Por traslado del empleado con derechos de carrera que demuestre su condición de desplazado por razones de violen cia en los términos de la Ley 387 de 1997, una vez impartida la orden por la Comisión Nacional del Servicio Civil. 3. Con la persona de carrera administrativa a la cual se le haya suprimido el cargo y que hubiere optado por el derecho preferencial a ser reincorporado a empleos iguales o equivalentes, conforme con las reglas establecidas en el presente decreto y de acuerdo co n lo ordenado por la Comisión Nacional del Servicio Civil. 4. Con la persona que al momento en que deba producirse el nombramiento ocupe el primer puesto e n lista

iguales o equivalentes, conforme con las reglas establecidas en el presente decreto y de acuerdo co n lo ordenado por la Comisión Nacional del Servicio Civil. 4. Con la persona que al momento en que deba producirse el nombramiento ocupe el primer puesto e n lista de elegibles para el empleo ofertado que fue objeto de convocatoria para la respectiva entida d.laborales de acuerdo con el Manual de Funciones y Competencias Laborales del empleo en el cual se efectuó el encargo.

7. VACACIONES

Los servidores encargados deberán informar a su superior inmediato la fecha en que estaban programadas sus vacaciones, y en caso de que requieran modificarse , deberán adelantar el trámite respectivo ante el Grupo de Gestión del Talento Humano previa autorización de aquel.

Atentamente,

JUAN CARLOS BELTRÁN BEDOYA

Director General

Proyectó: Ana María Cortés Herrán. Contratista. Grupo de Gestión del Talento Humano Patricia Gómez Forero. Profesional Especializado. Grupo de Gestión del Talento Humano Revisó: Ginna Milena Leguizamón Espitia. Coordinadora Grupo de Gestión del Talento Humano

Ana María Castañeda Cardozo. Abogada – Contratista. Secretaría General Juan Esteban Arboleda Jiménez. Asesor. Dirección General

Aprobó: Carlos Fredy Carmona Ramírez. Secretario General