ANSV - Circular 006 de 2025

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Agencia Nacional de Seguridad Vial

Dirección: Av. La Esperanza - Calle 24 N° 60-50, Bogotá Complejo Empresarial Gran Estación 2, piso 9

Conmutador: (+57) 601 739 9080

CIRCULAR No. 006 DEL 22 DE ENERO DE 2025

PARA: DIRECTORES TÉCNICOS, JEFES DE OFICINAS, ASESORES,

COORDINADORES DE GRUPO, SUPERVISORES DE CONTRATO Y

COLABORADORES DE LA AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD

VIAL.

DE: SECRETARIO GENERAL

ASUNTO: GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL DE LOS EXPEDIENTES

CONTRACTUALES.

Reciban un cordial saludo:

El objetivo de esta circular es establecer los lineamientos para la gestión y organización adecuada de los expedientes contractuales de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, con el fin de asegurar su organización y preservación, en línea con los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación.

La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, establece como obligación del Estado la creación, organización, preservación y control de los archivos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normat ividad archivística.

El Acuerdo 001 de 20241 reitera la obligación de las entidades públicas de crear y conformar expedientes de archivo que contengan todos los documentos generados durante el desarrollo de un mismo trámite . Además, la norma establece que la conformación del expediente inicia desde el momento en que se inicia el trámite, actuación o procedimiento,

expedientes de archivo que contengan todos los documentos generados durante el desarrollo de un mismo trámite . Además, la norma establece que la conformación del expediente inicia desde el momento en que se inicia el trámite, actuación o procedimiento, y se extiende hasta su finalización. En consecuencia, los expedientes deberán incluir los documentos generados durante las fases precontractual, contractual y postcontractual.

El contrato es una unidad documental compuesta conformada por varios tipos documentales producidos por la Entidad, en consecuencia y en aras de garantizar esa unidad documental se imparten los siguientes lineamientos:

I. OBJETIVO

Establecer los lineamientos generales para la organización, conservación y actualización de los documentos que conforman el expediente de la gestión contractual.

1 https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-no-001-del-2024/Página 2 de 4

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II. RESPONSABLES DEL ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES DOCUMENTALES

La responsabilidad de crear, modificar y/o actualizar los expedientes contractuales de gestión, recae en diversos roles dentro de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, de la siguiente manera:

• Grupo de Gestión Documental: El Grupo de Gestión Documental será responsable de administrar y parametrizar un repositorio centralizado de la información contractual de la entidad, con el objetivo de garantizar que el archivo cumpla con los estándares aplicables según la normatividad vigente y los lineamientos internos . El control administrativo de permisos para acceder al

responsable de administrar y parametrizar un repositorio centralizado de la información contractual de la entidad, con el objetivo de garantizar que el archivo cumpla con los estándares aplicables según la normatividad vigente y los lineamientos internos . El control administrativo de permisos para acceder al repositorio estará bajo la responsabilidad de este Grupo de Trabajo. En todo caso, el Grupo de Gestión Documental brindará capacitaciones y apoyo a los diferentes actores involucrados en el proceso de gestión documental y realizará auditorías en la gestión de los expedientes contractuales.

• Dependencia que solicita la contratación: El expediente inicial debe ser remitido por la dependencia solicitante en carpeta comprimida por medio de memorando remitido al Ordenador del Gasto solicitando realizar el trámite pertinente . Los documentos se deben remitir numerados y nombrados conforme con la lista de chequeo del trámite correspondiente.

• Grupo de Gestión Contractual: Este Grupo de Trabajo será responsable del archivo de toda la documentación precontractual hasta la designación del supervisor.

Asimismo, gestionará el archivo de todos los documentos que requieran atención por parte de este equipo, tales como otrosíes (adiciones, prórrogas, suspensiones, modificaciones, entre otros), así como la liquidación, en caso de ser necesari a, de acuerdo con la normatividad vigente o lo estipulado en el Manual Unificado de Contratación. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades en cabeza del supervisor del contrato.

Una vez celebrado el contrato , el expediente se clasifica de acuerdo con la serie documental de la TRD y se nombra con el número del contrato.

• Supervisores de Contratos: Serán los responsables de verificar la integridad del expediente contractual y, a su vez, deberá n cargar toda la documentación

documental de la TRD y se nombra con el número del contrato.

• Supervisores de Contratos: Serán los responsables de verificar la integridad del expediente contractual y, a su vez, deberá n cargar toda la documentación relacionada con la ejecución contractual, tales como acta de inicio, informes de supervisión, informes de ejecución, soportes de pagos, documentos que evidencien la ejecución del contrato, el informe final, requerimientos al contratista, entre otros.

Cada vez que se autorice una cuenta de cobro debe actualizarse el expediente contractual y, en caso de no pactarse contraprestación económica alguna, cargar los informes de supervisión que correspondan.Página 3 de 4

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Las evidencias de la ejecución del contrato se organizan al interior del expediente digital de acuerdo con las directrices que imparta el Grupo de Gestión Documental.

Todo lo anterior, acorde con el Manual Unificado de Contratación.

III. OPERATIVIDAD ARCHIVO EXPEDIENTES CONTRACTUALES

Para gestionar este proceso, el Grupo de Gestión Documental programará las capacitaciones en varias sesiones, con el objetivo de asegurar que todos los interesados reciban las orientaciones necesarias para llevar a cabo esta actividad de manera adecuada. Las capacitaciones se realizarán en la semana del 3 al 7 de febrero de 2025.

• Para los contratos de la vigencia 2025: A partir del 1 5 de febrero y, una vez se surtan las capacitaciones por parte del Grupo de Gestión Documental, el Grupo de

• Para los contratos de la vigencia 2025: A partir del 1 5 de febrero y, una vez se surtan las capacitaciones por parte del Grupo de Gestión Documental, el Grupo de Gestión Contractual enviará al supervisor el enlace correspondiente del expediente contractual para el cargue de la documentación que se encuentra bajo su cargo.

• Contratos vigentes suscritos con anteriori dad a 2025: El Grupo de Gestión Contractual enviará a los supervisores el enlace correspondiente de los expedientes contractuales que se encuentren disponibles en el repositorio destinado para tal fin.

Los supervisores si no reciben el enlace requerido antes del 1 de julio de 2025, deberá informarlo al Grupo de Gestión Contractual para proceder y gestionar lo pertinente para la creación y organización de expediente digital correspondiente. En este punto es pertinente reiterar que corresponde a los supervisores velar por la completitud y calidad de la información del expediente contractual.

Para efectos de la incorporación de la información y la nomenclatura de los archivos deben tener en cuenta los siguientes documentos, que se adjuntan:

- ANSV-DOC-GU-09, GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN E INDEXACIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

- ANSV-DOC-PR-03: PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN

IV. NORMATIVIDAD VIGENTE

• Ley 80 de 1993 , “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública”.

• Ley 1952 de 2019, “Por medio de la cual se expide el código general disciplinario se derogan la ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la ley 1474 de 2011,Página 4 de 4

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• Ley 1952 de 2019, “Por medio de la cual se expide el código general disciplinario se derogan la ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la ley 1474 de 2011,Página 4 de 4

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Dirección: Av. La Esperanza - Calle 24 N° 60-50, Bogotá Complejo Empresarial Gran Estación 2, piso 9

Conmutador: (+57) 601 739 9080 relacionadas con el derecho disciplinario”2.

• Ley 1437 de 2011: “Por medio de la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

• Ley 1712 de 2014: “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del

Acceso a la Información Pública Nacional”.

• Directiva de Presidencia 004 de 2012: “Eficiencia administrativa y lineamiento de la política de cero papeles en la administración pública”.

Finalmente, no sobra mencionar y agradecer el compromiso que deben tener todas las dependencias y supervisores en esta labor.

Cordialmente,

ALEXANDER DÍAZ UMAÑA

Secretario General Agencia Nacional de Seguridad Vial

Elaboró: Ana María Noriega García – Profesional Especializada Grupo de Gestión Contractual Revisó: Néstor Martínez – Contratista Grupo de Gestión Contractual Aprobó: Magali del Socorro Rosero Ortiz – Asesora de Dirección General con funciones de Coordinación del Grupo de Gestión Contractual Aprobó: Juan de Dios Cárdenas Martin – Asesor con funciones de Coordinación del Grupo de Gestión Documental

Aprobó: Magali del Socorro Rosero Ortiz – Asesora de Dirección General con funciones de Coordinación del Grupo de Gestión Contractual Aprobó: Juan de Dios Cárdenas Martin – Asesor con funciones de Coordinación del Grupo de Gestión Documental Aprobó: Numar Alexis Pena Quevedo – Asesor con funciones de Coordinación del Grupo Tecnología, Información y

Comunicaciones

• 2 Art. 34 Deberes – Numeral 6: Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos . Numeral 22 . Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados. • Art. 39 Prohibiciones - Numeral 12: Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. Numeral 18. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.