ANSV - Circular 009 de 2023

CIRCULAR No. 009 DEL 21 DE FEBRERO DE 2023

DE: DIRECCIÓN GENERAL

PARA:

SECRETARIO GENERAL, DIRECTORES TÉCNICOS, JEFES DE

OFICINAS, ASESORES, COORDINADORES DE GRUPO,

SUPERVISORES DE CONTRATOS Y COLABORADORES DE LA

AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL.

ASUNTO:

LINEAMIENTOS GENERALES FRENTE AL PROCESO DE

CONTRATACIÓN Y SU TRÁMITE.

Atento saludo:

De conformidad con la Resolución No 853 de 2022 modificada por las Resoluciones No 953 de 2022 y 021 de 2023, en la cual se delegan funciones en las diferentes dependencias de la Agencia Nacional de Seguridad Vial y en el marco de la competencia que asiste al suscrito como ordenador de gasto frente a asuntos en materia de contratación estatal, se brindan los siguientes lineamientos para la atención de cada una de las oficinas gestoras dentro del proceso de contratación así:

1. Las dependencias solicitantes deberán verificar en el Plan Anual de Adquisiciones la inclusión de la necesidad de contratación previo a iniciar el trámite.

2. Cada una de las dependencias deberá verificar y solicitar la disponibilidad de los recursos según la fuente de financiación que corresponda a cada proceso.

3. Las dependencias solicitantes deberán estructurar de forma completa los documentos previos y/o solicitudes de contratación de conformidad con la normativa vigente, el manual unificado de contratación y los procedimientos que dan lineamientos según cada modalidad de contratación.

4. Cada área será responsable de elaborar el estudio de mercado, como referente

normativa vigente, el manual unificado de contratación y los procedimientos que dan lineamientos según cada modalidad de contratación.

4. Cada área será responsable de elaborar el estudio de mercado, como referente previo al inicio de los procesos de contratación, dicho estudio deberá contemplar todas las variables de precio, calidad y elementos técnicos específicos de cada necesidad, a efectos de estructurar el proceso de contratación.

#Salvemos VidasEnlaVía Agencio Nocional de Seguridad Vial Avenida La Esperanza calle 24 No. 60-50 Complejo Empresarial Gran Estación 2 Piso 9 PBX 6017399080www.ansv.gav.co - O@ansvcol5. Frente al trámite enunciado en el numeral anterior y de conformidad con la función que le asiste al grupo de gestión contractual de la entidad, este deberá brindar las asesorías que se soliciten y brindar el apoyo jurídico que sea requerido en dicha materia.

6. El trámite de radicación , en debida forma, de cada solicitud contractual se realizará por las dependencias por medio del aplicativo ORFEO y así mismo por correo electrónico al director general, adjuntando todos los documentos precontractuales firmados y debidamente avalados por los intervinientes. Una vez realizado este trámite, se reasignará al grupo de gestión contractual para que se realice el reparto de revisión a los abogados que dentro de sus obligaciones contractuales y/o funciones les corresponda esta actividad.

7. Posteriormente, el abogado r ealizará la revisión jurídica y aprobación para la inclusión al comité de contratación el cual, en todo caso, deberá constar por escrito a la secretaria técnica del comité de contratación, quien en el marco de las

inclusión al comité de contratación el cual, en todo caso, deberá constar por escrito a la secretaria técnica del comité de contratación, quien en el marco de las competencias que le asisten, deberá realiz ar la citación a cada uno de los integrantes de esta instancia asesora.

8. Una vez se realice la sesión del comité de contratación y con la suscripción de los documentos de todos los intervinientes, se remitirán al ordenador del gasto quien enviará la instrucción fiduciaria y/o aprobará el cargue en plataforma SECOP II, según el régimen aplicable al proceso. En el caso de envío de instrucción fiduciaria, se enviará únicamente por el correo del director general.

9. Así mismo, se reitera a cada uno de los supervisores el adecuado seguimiento técnico, administrativo, financiero y jurídico de cada uno de los contratos designados; realizándose la verificación y el control que se requieran para garantizar el cumplimiento de cada una de las obligaciones contractuales; para el caso de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, deberá adelantarse dicha labor de supervisión evitando que se configure la relación laboral con los supuestos jurídicos que a este revisten.

Los supervi sores de los contratos o interventores, según la modalidad que correspondan, podrán ser requeridos en cualquier momento a efectos de rendir informe de la ejecución de los procesos a cargo, por parte de la Dirección General, lo anterior, en cumplimiento de las funciones a cargo y del deber de control que le asiste a la Dirección General.10. En cuanto a la liquidación de los contratos deberá surtirse este procedimiento conforme a lo pactado en el clausulado contractual, el procedimiento y normativa

lo anterior, en cumplimiento de las funciones a cargo y del deber de control que le asiste a la Dirección General.10. En cuanto a la liquidación de los contratos deberá surtirse este procedimiento conforme a lo pactado en el clausulado contractual, el procedimiento y normativa vigente, realizando un balance eficaz y eficiente de la actividad contractual y financiera del contrato.

11. De igual forma, todo el trámite contractual se deberá reportar, según su competencia, en el software de ERP. En caso de existir inconvenientes para realizar estas actuaciones, el grupo de tecnologías de información y las telecomunicaciones, en el marco de sus funciones, brindará la orientación que corresponda.

12. Finalmente, se deberán ajustar y/o actualizar los procedimientos que se requieran ante el sistema de gestión de calidad que se requieran para generar trámites eficientes, eficaces y claros frente al proceso de contratación.

Así mismo se insta a dar cumplimiento de cada una de las circulares, lineamientos y normativa que se expidan por el Gobierno Nacional de los asuntos concernientes a contratación estatal y demás concordante.

Cordialmente,

JUAN CARLOS BELTRAN BEDOYA

Director General

Proyectó: Andrés Botero Baena – Jefe de Oficina Asesora Jurídica Revisó y aprobó: Juan Esteban Arboleda Jiménez - Asesor Grado 18Dirección General