ANSV - Circular 015 de 2023

CIRCULAR No. 015 DEL 17 DE MARZO DE 2023

PARA: SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS DE LA ANSV

DE: SECRETARIO GENERAL

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE

COMUNICACIONES OFICIALES.

Atento saludo,

Dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000 , el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación y lo establecido en el Procedimiento para la Administración de Comunicaciones Oficiales (ANSV-DOC-PR-04), es necesario hacer énfasis en los lineamientos que permiten acatar las disposiciones establecidas para la entrega de la correspondencia física y electrónica, interna y externa.

En ese sentido, el Archivo General de la Nación - AGN, en el Acuerdo No. 060 de 2001, “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”, en el artículo Décimo Tercero establece:

“Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas (…)”

En virtud de lo anterior, la Agencia Nacional de Seguridad Vial, suscribió el Contrato ANSV-075-2022 con Servicios Postales Nacionales 4 72, en el que se incluye el servicio de correo electrónico certificado, de conformidad con lo definido en la Ley

En virtud de lo anterior, la Agencia Nacional de Seguridad Vial, suscribió el Contrato ANSV-075-2022 con Servicios Postales Nacionales 4 72, en el que se incluye el servicio de correo electrónico certificado, de conformidad con lo definido en la Ley 527 de 1999, de tal forma que exista una garantía de carácter probatorio, confiable respecto de la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma, acorde con lo definido en cada caso.

#Salvemos VidasEnlaVía Agencia Nacional de Seguridad Vial Avenida La Esperanza calle 24 No. 60-50 Complejo Empresarial Gran Estación 2 Piso 9 PBX 6017399080www.ansv.gov.co - O@ansvcol ©Así las cosas, se hace necesario cumplir con la centralización de la recepción y envío de correspondencia recibida por los correos electrónicos de atención al ciudadano como también de los colaboradores de la ANSV, para lo cual se creó el correo correspondenciaansv@ansv.gov.co donde se deben enviar todas las solicitudes externas que ingresen a las cuentas de correo electrónico de servidores públicos, contratistas y pasantes que requieran ser radicadas, como también las solicitudes de envío de correspondencia por correo electrónico.

El Procedimiento para la Administración de Comunicaciones Oficiales (ANSV-DOCPR-04) establece la directriz para las solicitudes de radicación de comunicaciones externas y para el envío de correspondencia por correo electrónico; sin embargo, es necesario hacer énfasis en las actividades principales del proceso y los controles necesarios para su cumplimiento:

SOLICITUDES DE RADICACIÓN COMUNICACIONES EXTERNAS RECIBIDAS.

es necesario hacer énfasis en las actividades principales del proceso y los controles necesarios para su cumplimiento:

SOLICITUDES DE RADICACIÓN COMUNICACIONES EXTERNAS RECIBIDAS.

1. Todas las comunicaciones que ingresen a los correos corporativos de servidores públicos, contratistas, pasantes de la Entidad deben ser enviados al correo correspondenciaansv@ansv.gov.co para proceder a la radicación y asignación de acuerdo con su competencia. Esta solicitud se debe enviar el mismo día de recibido el correo electrónico con el fin de dar cumplimiento a los términos de respuesta de las PQRSD.

2. Las solicitudes de radicación que ingresen por el correo de atención al ciudadano también serán enviadas a correspondenciaansv@ansv.gov.co para su respectiva radicación (el responsable del redireccionamiento a la dependencia encargada de su gestión es el Grupo de Atención al Ciudadano y la radicación la realiza el Grupo de Gestión Documental).

3. Una vez radicada la comunicación en el Sistema Documental Orfeo, s e enviará correo electrónico al peticionario informando el número de radicado correspondiente a la solicitud realizada.

PARA ENVÍO DE CORRESPONDENCIA POR CORREO ELECTRÓNICO

Cuando un servidor público o contratista requiera del envío por correo electrónico de una respuesta a una PQRSD o una comunicación a un ciudadano, empresa pública o privada, se debe enviar el oficio firmado con sus respectivos anexos y solicitar dicho envío al correo correspondenciaansv@ansv.gov.co para que, desde este, sea remitida a su destinatario; junto con la información a enviar, para el efecto

el solicitante debe adjuntar los siguientes datos:• Nombre del destinatario; • Empresa o Entidad; • Dirección de correo electrónico; • Anexos y cantidad, para lo que debe adjuntar los documentos a enviar en formato PDF. Además de lo anterior, es importante seguir las siguientes recomendaciones: • El servidor o contratista debe enviar por correo separado cada solicitud, por ejemplo, para las respuestas parciales y los traslados serían dos correos (uno con el oficio a la entidad de traslado y otro con el oficio al peticionario informando la gestión), con sus respectivos anexos. • Validar el correo electrónico del peticionario, el asunto y los anexos, para garantizar su entrega efectiva y evitar reprocesos y costos asociados al envío por correo certificado. • Enviar la solicitud de radicación desde un correo nuevo, no reenviar o responder. • Revisar el peso de los adjuntos a enviar, algunos buzones tienen restricción para archivos de gran tamaño. • Cargar el oficio con radicado de salida y firmado, y las evidencias de envío en el sistema de gestión documental. • No incluir en destinatario principal a servidores o contratistas de la Agencia, ponerlos en copia. • Se recomienda que los documentos para envíos por correo electrónico, se realice en horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m., esto con el fin de garantizar la entrega de toda la información el mismo día. NOTAS • Todos los envíos que se realizan por correo certificado se hacen a través de la plataforma de 4-72 y genera un costo por cada destinatario, por lo que enviar dos correos a la misma persona por el mismo asunto, aumentará los costos, así las cosas en la línea (PARA:)

solo debe ir el correo principal al cual va dirigida la correspondencia; no incluir en esta opción correos a los cuales no se les dirige la información de forma directa, estos deben ir en la opción (CC: Con Copia); asimismo, cuando se incluye como destinatario principal (PARA:) a los mismos servidores públicos o contratistas de la Entidad, cada correo electrónico genera costo adicional independiente, por lo que de ser necesario informar a un destinatario de la Entidad se debe enviar “con copia” (C.C.). • Las indicaciones para envío de correspondencia por correo electrónico es transitorio, pues ya se cuenta con un desarrollo en Orfeo que permitirá agilizar la gestión (esta se socializará a través de capacitaciones).PARA ENVÍO DE CORRESPONDENCIA POR CORREO FÍSICO El servicio de envío de correo físico certificado se realiza también con la empresa de Servicios Postales Nacionales 4-72. Para la recogida de la correspondencia, el mensajero pasa una vez al día en la franja de horario de 3:00 a 4:00 de la tarde, y es importante tener en cuenta que todo envío debe venir con documento remisorio radicado en Orfeo y en un sobre de manila, en el que se debe indicar el remitente y los datos del destinatario; nombres, dirección, ciudad, departamento y teléfono. Agradecemos el cumplimiento de las indicaciones antes mencionadas lo cual nos garantiza el cumplimiento de la normativa archivística y fluidez en las operaciones; en todo caso, el Grupo de Gestión Documental estará presto a atender cualquiera de las inquietudes que sobre el presente asunto se genere. Atentamente, CARLOS FREDY CARMONA RAMÍREZ Secretario General Proyectó: Lourdes Ivanova Marroquin Ruiz. Profesional Especializada. Grupo de Gestión Documental Andrés Guillermo Quiroz. Profesional Especializado. Grupo Atención al Ciudadano Revisó: Juan de Dios Cárdenas Martín. Coordinador Grupo de

General Proyectó: Lourdes Ivanova Marroquin Ruiz. Profesional Especializada. Grupo de Gestión Documental Andrés Guillermo Quiroz. Profesional Especializado. Grupo Atención al Ciudadano Revisó: Juan de Dios Cárdenas Martín. Coordinador Grupo de Gestión Documental Gloria Marcela Morales Páez. Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano Vanessa María Arrieta Sampayo. Abogada – Contratista. Secretaría General Ana María Castañeda Cardozo. Abogada – Contratista. Secretaría General