ANSV - Circular 019 de 2023

CIRCULAR 019 DEL 03 DE ABRIL DE 2023

DE: JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

PARA: DIRECTORES, JEFES DE OFICINA ASESORA, COORDINADORES DE

GRUPOS, SERVIDORES PÚBLICOS Y COLABORADORES ANSV.

ASUNTO: Lineamientos de se guimiento y reporte de avance al Plan Estratégico Institucional, Plan de Acción Institucional, Planes Institucionales Decreto 612 de

2018.

Cordial saludo,

En el marco de las actividades de seguimiento a cargo del proceso de Planeación y Direccionamiento Estratégico de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, la Oficina Asesora de Planeación se permite emitir los lineamientos para el reporte de avance del trimestral y seguimiento a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, en el marco de los siguientes instrumentos:

1. Plan Estratégico Institucional 2023-2026.

2. Plan de Acción Institucional 2023.

3. Planes Institucionales del Decreto 612 de 2018 y complementarios 2023.

Para esta labor, a continuación, se detallan las directrices a tener en cuenta para cada instrumento mencionado previamente:

1. Plan Estratégico Institucional 2023-2026

El Plan Estratégico Institucional define el rumbo de la entidad para un periodo de cuatro años, con el fin de dar cumplimiento a las metas establecidas en la política sectorial (PNSV 2022-2031), así como las metas definidas por el Gobierno Nacional en las bases del Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026 y en el Plan Estratégico Sectorial (2023-2026). Con base

2022-2031), así como las metas definidas por el Gobierno Nacional en las bases del Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026 y en el Plan Estratégico Sectorial (2023-2026). Con base en lo anterior, el Plan Estratégico Institucional – PEI 2023-2026 fue aprobado mediante Consejo Directivo del 18 de enero de 2023, contemplando seis (6) líneas estratégicas, diez (10) objetivos estratégicos institucionales y diecinueve (19) metas.

Así las cosas, para el seguimiento de este Plan se deberá tener en cuenta que la medición del cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales se dará en la medida en que se avance en el cumplimiento de las metas . Para esto, se deberá hacer uso de la Herramienta para la administración y seguimiento del Sistema Integrado de Gestión y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – SIG-MIPG, a través del módulo de indicadores, el cual estará disponible para el reporte de avance por cada uno de los responsables de los procesos a partir del primer día hábil siguiente al vencimiento del trimestre correspondiente. #Salvemos VidasEnLaVía Agencia Nacional de Seguridad Vial Avenida La Esperanza calle 24 No. 60-50 Complejo Empresarial Gran Estación 2 Piso 9 PBX 601 739 90B0 -www.ansv.gov.co - O@ansvcolTeniendo en cuenta lo anterior, l a Oficina Asesora de Planeación en el marco de la implementación del módulo de indicadores, realizó el cargue inicial de los indicadores formulados en el mencionado plan, diligenciando los diferentes campos que exige la plataforma. Se debe tener en cuenta que la información cargada corresponde únicamente a las metas establecidas para el año 2023.

formulados en el mencionado plan, diligenciando los diferentes campos que exige la plataforma. Se debe tener en cuenta que la información cargada corresponde únicamente a las metas establecidas para el año 2023.

Ahora bien, para el reporte de avance cada líder de proceso deberá ingresar con su usuario y contraseña asignados al software SIG -MIPG, a través del enlace https://sigmipg.co:7443/portal/index.php., y revisar sus notificaciones en el icono de la campana, que se podrá visualizar en la parte superior derecha del módulo.

Una vez reciba la notificación, seguir los pasos indicados en el documento “ Manual de Indicadores” numeral 3.2 del SIG-MIPG, el cual se adjunta a la presente ; en todo caso, la Oficina Asesora de Planeación realizará capacitación sobre este proceso, y prestará la asistencia técnica que se requiera en el proceso de reporte.

Por otro lado, considerando que el reporte de avance debe darse de manera trimestral se dividió la meta anual en los cuatro (4) trimestres y se estableció para el reporte un avance acumulativo, ejemplo:

Indicador: Comités Institucionales de Gestión y Desempeño realizados

Meta anual: Cuatro (4).

Reporte primer trimestre: Uno (1) Reporte segundo trimestre: Dos (1) = Suma reporte primer trimestre + avance segundo trimestre.

Reporte tercer trimestre: Tres (3) = Suma reporte segundo trimestre + avance tercer trimestre.

Reporte cuarto trimestre: Cuatro (4) = Suma reporte tercer trimestre + avance cuarto trimestre.

Se reportará el avance del período con su respectiva justificación, y se adjuntará el soporte

trimestre.

Reporte cuarto trimestre: Cuatro (4) = Suma reporte tercer trimestre + avance cuarto trimestre.

Se reportará el avance del período con su respectiva justificación, y se adjuntará el soporte correspondiente. Para los anexos se deberá tener en cuenta que el sistema solo permite el cargue de archivos que no superen las 10 MG cada uno. Se recuerda que, el reporte del avance deberá contar con un análisis claro, preciso y el cual debe evidenciar estrictamente el cumplimiento de las metas establecidas , este campo de análisis no podrá superar los 4.000 caracteres. De igual forma, se debe tener en cuenta que los indicadores establecidos en la plataforma cuentan con una codificación estructurada de la siguiente manera:

IND-Abreviatura Plan-Abreviatura Proceso-Número del indicador

Así las cosas, los indicadores asociados al PEI contarán con una codificación iniciada con los siguientes prefijos:Prefijo Proceso IND-PEI-GMC Gestión e implementación de medidas para el comportamiento de los actores viales IND-PEI-GEI Gestión y Evaluación de la infraestructura vial IND-PEI-GEV Gestión y Evaluación de vehículos IND-PEI-IAD Integración, análisis y divulgación de datos de seguridad vial IND-PEI-GCO Gestión de las Comunicaciones IND-PEI-PDE Planeación y Direccionamiento Estratégico IND-PEI-GTH Gestión del Talento Humano IND-PEI-CPP Coordinación y articulación para la implementación de la política pública en seguridad vial IND-PEI-GAV Gestión de atención a víctimas por siniestros viales

2. Plan de Acción Institucional

IND-PEI-CPP Coordinación y articulación para la implementación de la política pública en seguridad vial IND-PEI-GAV Gestión de atención a víctimas por siniestros viales

2. Plan de Acción Institucional

El Plan de Acción Institucional -PAIes el instrumento de programación anual que permite a las dependencias de la entidad, especificar los objetivos institucionales, productos, actividades, metas y responsables para la gestión de la vigencia 2023.

Para el seguimien to a este Plan , se deberá tener en cuenta lo dispuesto en el PROCEDIMIENTO PARA FORMULACIÓN, MODIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS PLANES INSTITUCIONALES (ANSV-PDE-PR-02), en especial para el Plan de Acción se diligenciará el FORMATO PLAN DE ACCIÓN (ANSV-PDE-FO-13) aprobado mediante Comité de Gestión y Desempeño como consta en el acta No. 1 del de 19 enero, y modificado en sesión No. 2 del mismo Comité de conformidad con lo señalando en el acta No. 2 del 25 de febrero. Lo anterior, se deberá tener en cuenta hasta tanto no se culminen algunos desarrollos y ajustes requeridos en la plataforma SIG-MIPG, específicamente en el módulo de planes y proyectos.

Así las cosas, se recuerda que para el diligenciamiento del seguimiento en este formato se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: a. Descripción del avance: Los responsables deberán describir los avances en el período correspondiente el cual permita medir el cumplimiento de la meta y de las actividades (actividad) asociadas en el PAI. b. Evidencias: Relacionar los soportes del avance descrito para el período correspondiente.

período correspondiente el cual permita medir el cumplimiento de la meta y de las actividades (actividad) asociadas en el PAI. b. Evidencias: Relacionar los soportes del avance descrito para el período correspondiente. c. Avance de la meta: Reporte cuantitativo del cumplimiento de la meta definida. d. % cumplimiento metas: Avance del meta objetivo institucional / meta objetivo institucional programada. e. Avance de la actividad: Reporte cuantitativo del cumplimiento de la actividad frente a la meta definida en la columna “Meta actividad”.f. % cumplimiento actividades: Avance de meta de la actividad ejecutada meta / actividad programada. g. Avance recursos comprometidos Vigencia Actual (Incluye 41000): Se deberá relacionar los recursos del 2023 comprometidos en el 2023 los cuales deben incluir el 41000. h. % cumplimiento Financiero vigencia actual: avance recursos comprometidos en el 2023 de la vigencia 2023 / recursos programados vigencia 2023.

1. Avance recursos comprometidos vigencias anteriores ( Incluye 41000 otras vigencias): Se deberá relacionar los recursos de vigencias anteriores comprometidos en el 2023 los cuales deben incluir el 41000. j. % Cumplimiento financiero otras vigencias: avance recursos comprometidos en el 2023, vigencias anteriores / recursos de vigencias anteriores programados en el

2023. k. Presupuesto obligado en el 2023, recursos vigencia 2023: Se deberá establecer los pagos realizados en el 2023 con recursos de la vigencia 2023 que den soporte al cumplimiento de la actividad. l. % Presupuesto obligado en el 2023, recursos vigencia 2023: avance de pagos

los pagos realizados en el 2023 con recursos de la vigencia 2023 que den soporte al cumplimiento de la actividad. l. % Presupuesto obligado en el 2023, recursos vigencia 2023: avance de pagos realizados en el 2023 con recursos de la vigencia 2023 / recursos programados en el 2023 con recursos de la vigencia 2023. m. Presupuesto obligado en el 2023 de recursos comprometidos en el 2023 con vigencias anteriores: Se deberá establecer los pagos realizados en el 2023 con recursos de vigencias anteriores comprometidos en el 2023 que den soporte al cumplimiento de la actividad. n. % Presupuesto obligado en el 2023 de recursos comprometidos en el 2023 con vigencias anteriores: avance de pagos realizados en el 2023 comprometidos en el 2023 con recursos de vigencias anteriores / recursos programados en el 2023 con recursos de vigencias anteriores. o. Presupuesto obligado en el 2023 de recursos comprometidos en vigencias anteriores: Se deberá establecer los pagos realizados en el 2023 con recursos de vigencias anteriores comprometidos en vigencias anteriores que den soporte al cumplimiento de la actividad. p. % Presupuesto obligado en el 2023 de recursos comprometidos en vigencias anteriores: avance de pagos realizados en el 2023 con recursos comprometidos en vigencias anteriores / Presupuesto comprometido en vigencias anteriores pendiente por obligar. En el siguiente enlace encontraran archivo de Excel a ser diligenciado, de acuerdo con la capacitación realizada el día viernes 31/03/2023, así como las respectivas carpetas por actividad para el cargue de los soportes:

Seguimiento PAI Primer Trimestre 2023

capacitación realizada el día viernes 31/03/2023, así como las respectivas carpetas por actividad para el cargue de los soportes:

Seguimiento PAI Primer Trimestre 2023

Es importante recordar que solamente po drán reportar en las respectivas casillas las personas autorizadas previamente por el responsable de cada proceso y acción.3. Planes Institucionales del Decreto 612 de 2018 y complementarios Conforme el Decreto 612 de 2018 “Por medio de la cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégico al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado”, se busca contar con una alineación estratégica con los planes que se derivan de las políticas de Gestión y Desempeño, a f in de que estos permitan apalancar la planeación institucional, es decir; los planes de acción anuales de las entidades públicas. En ese sentido, para el seguimiento y reporte de estos planes que de que trata el Decreto 612 de 2018 y complementarios, se tendrán en cuenta los lineamientos indicados en el numeral 1 de la presente circular con la siguiente salvedad:

• Identificación de actividades asociadas a los distintos planes: Los indicadores asociados a los planes del Decreto 612 de 2018, se podrán identificar con

la siguiente estructura:

No

. PLAN CÓDIGO PROCESO

1 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS IND-PINAR-DOC Gestión Documental

2

PLAN DE CONSERVACIÓN

DOCUMENTAL IND-PCD-DOC Gestión Documental 3

PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A

LARGO PLAZO IND-PPD-DOC Gestión Documental 4

PLAN ESTRATÉGICO DE

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

Y LAS COMUNICACIONES IND-PETI-TIC Gestión TIC

PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A

LARGO PLAZO IND-PPD-DOC Gestión Documental 4

PLAN ESTRATÉGICO DE

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

Y LAS COMUNICACIONES IND-PETI-TIC Gestión TIC

5

PLAN DE MANTENIMIENTO DE

SERVICIOS TECNOLÓGICOS IND-PMST-TIC Gestión TIC

6

PLAN DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD

DE LA INFORMACIÓN IND-PESI-TIC Gestión TIC

7

PLAN DE TRATAMIENTO DE RIESGOS

DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA

INFORMACIÓN

IND-PTRS-TIC Gestión TIC

IND-PTRS-PDE Planeación y Direccionamiento Estratégico 8 PLAN DE BIENESTAR E INCENTIVOS IND-PBEI-GTH Gestión del Talento Humano 9

PLAN INSTITUCIONAL DE

CAPACITACIÓN IND-PIC-GTH Gestión del Talento Humano 10

PLAN ESTRATEGICO DE TALENTO

HUMANO IND-PETH-GTH Gestión del Talento Humano 11

PLAN ANUAL DE TRABAJO DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO IND-PSST-GTH Gestión del Talento Humano 12

PLAN DE AUSTERIDAD

(COMPONENTE AMBIENTAL) IND-PACA-PDE

Planeación y Direccionamiento Estratégico 13 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO IND-PAAC-PDE Planeación y Direccionamiento EstratégicoIND-PAAC-ECO Evaluación y control IND-PAAC-GEI Gestión y Evaluación de la infraestructura vial IND-PAAC-GCO Gestión de las Comunicaciones IND-PAAC-SAC Gestión atención al ciudadano IND-PAAC-GTH Gestión del Talento Humano

IND-PAAC-GEI Gestión y Evaluación de la infraestructura vial IND-PAAC-GCO Gestión de las Comunicaciones IND-PAAC-SAC Gestión atención al ciudadano IND-PAAC-GTH Gestión del Talento Humano IND-PAAC-CON Gestión Contractual

14 PLAN DE PARTICIPACIÓN

CIUDADANA

IND-PPC-PDE Planeación y Direccionamiento Estratégico

IND-PPC-CPP

Coordinación y articulación para la implementación de la política pública en seguridad vial

4. CRONOGRAMA ENTREGA, RESPONSABLES DE REPORTE DE

INFORMACIÓN

INSTRUMENTO MEDIO DE

REPORTE

FECHA LÍMITE

DE REPORTE

(RESPONSABLE

DEL PROCESO)

FECHA DE

REVISIÓN

OAP

TRASLADO Y

RESPUESTA

DEL

RESPONSABLE

A INFORME

PRELIMINAR

INFORME

FINAL (OAP) Plan Estratégico Institucional 20232026 software SIGMIPG Módulo indicadores Día 1 al día 6 hábil de los meses de abril, julio, octubre, enero (siguiente vigencia) Día 7 al día 11 de los meses de abril, julio, octubre, enero (siguiente vigencia) Día 12 y 13 de los meses de abril, julio, octubre, enero (siguiente vigencia) Día 14 de los meses de abril, julio, octubre, enero (siguiente vigencia) Plan de Acción Institucional 2023 Formato

octubre, enero (siguiente vigencia) Día 14 de los meses de abril, julio, octubre, enero (siguiente vigencia) Plan de Acción Institucional 2023 Formato ANSV-PDEFO-13 el cual deberá remitirse por parte del responsable del proceso a la jefe OAP Planes del Decreto 612 de 2018 2023 Software SIGMIPG software SIGMIPG Módulo indicadores

Dudas e inq uietudes serán atendidas mediante los correos electrónicos de angelica.bernal@ansv.gov.co con copia a Sandra.montero@ansv.gov.coLa sesión ordinaria Comité Institucional de Gestión y Desempeño: viernes 28 de abril 2023.

Conforme lo anterior, se invita a cada uno de los responsables de los procesos a realizar los reportes en los términos señalados.

Atentamente,

ANGELICA NATALIA BERNAL FINO

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Proyectó: Angie Katherine Bocanegra Rodríguez / Profesional Especializado OAP.

Sandra Paola Montero Canizales / Contratista OAP.

Anexos: ➢ Procedimiento para Formulación, Modificación y Seguimiento a los Planes Institucionales ANSV-PDE-PR-02 ➢ Lineamientos para el Monitoreo y Seguimiento a la Gestión de Riesgos por Procesos 20231100008903 ➢ Manual de Indicadores, de la herramienta SIG-MIPG