ANSV - Circular 021 de 2023

CIRCULAR No. 021 DEL 16 DE MAYO DE 2023

DE: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

PARA: SECRETARIO GENERAL, DIRECTORES TÉCNICOS, JEFES DE OFICINA,

ASESORES, COORDINADORES DE GRUPO, LÍDERES DE POLÍTICA MIPG

Y PERSONAL DE APOYO

ASUNTO: LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL REPORTE Y AVANCE DE LA GESTIÓN Y EL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL A TRAVÉS DEL FORMULARIO ÚNICO DE REPORTE Y AVANCE A LA GESTIÓN - FURAG VIGENCIA 2022

Cordial saludo,

De conformidad con la Circular Externa 100-003-2023, emitida en el mes de mayo por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP, en la cual se señalan los lineamientos para el registro de la información a través del Formulario Único de Reporte y Avance a la Gestión -FURAG a fin de realizar la medición de la Gestión y el Desempeño Institucional en las entidades de la vigencia 2022 que se encuentran en el ámbito de aplicación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG y del Modelo Estándar de Control Interno -MECI de conformidad con el Decreto Único 1083 de 2015 y con el propósito de dar cumplimiento a dicho reporte en términos de calidad y oportunidad el cual contribuya a incrementar el Índice de Desempeño Institucional1 de la ANSV, a continuación se emiten los siguientes lineamientos:

1. El periodo de reporte se encuentra comprendido entre el 01 de enero de 2022 y 31 de diciembre de 2022.

los siguientes lineamientos:

1. El periodo de reporte se encuentra comprendido entre el 01 de enero de 2022 y 31 de diciembre de 2022.

2. Asignación de Preguntas: La Oficina Asesora de Planeación, realizará la revisión y asignación de preguntas correspondientes a l formulario 1 de Medición del Desempeño Institucional vigencia 2022 a cargo del rol Jefe OAP acorde con las temáticas y responsabilidades establecidas en la Resolución interna 417 de 2021.

Igualmente, Control Interno realizará la revisi ón y asignación de las preguntas relacionadas con el formulario 2 MECI - evaluación independiente según corresponda.

Conforme lo anterior, se realizarán mesas de trabajo iniciales de socialización entre la Oficina Asesora de Planeación, los responsables de los procesos y sus enlaces de apoyo (ver cronograma de trabajo), a fin de comunicar y explicar el proceso de reporte en la matriz creada por esta Oficina con base en lo requerido por el DAFP, así como aclarar inquietudes respecto de este ejercicio . En las mesas que aplique

1 Busca medir anualmente la gestión y desempeño de las entidades bajo la estructura del MIPG (evaluación de políticas) y sobre el avance del Sistema de Control Interno.Control Interno socializará a los responsables las preguntas asignadas. La participación en las mesas de trabajo es prioritaria por parte de los líderes de política y del personal de apoyo asignado.

En estas mesas, se entregará la matriz a diligenciar y el enlace a través del cual se deberá realizar el cargue de las evidencias, de igual forma se asignará un colaborador de la OAP y de Control Interno que estará acompañando este proceso.

En estas mesas, se entregará la matriz a diligenciar y el enlace a través del cual se deberá realizar el cargue de las evidencias, de igual forma se asignará un colaborador de la OAP y de Control Interno que estará acompañando este proceso. Al respecto se precisa que, este enlace orientará y acompañará a las dependencias en este ejercicio, sin embargo, se recuerda que la responsabilidad de la entrega de información y soportes en los términos previstos estará a cargo de los responsables asignados en cada p olítica, quienes en el marco del ejercicio podrán solicitar apoyo a otros procesos de la entidad a través de correo electrónico en caso de que así lo consideren pertinente con la debida antelación dado que algunas de las políticas de Gestión y Desempeño son transversales.

3. Posterior a la s mesas de trabajo de socialización de las preguntas a cargo , el responsable y sus enlaces deberán validar detalladamente cada una las preguntas asignadas en el cuestionario matriz Excel entregado en la reunión de socialización, así como iniciar su diligenciamiento y la recolección de evidencias.

Tipo de preguntas: Se requiere tener en cuenta el tipo de preguntas a fin de realizar

una respuesta adecuada:

a) Pregunta de selección múltiple con única respuesta (texto o numérica). b) Preguntas de selección múltiple con múltiple respuesta. (texto o numérica). c) Preguntas abiertas de texto o numérica. d) Preguntas matriciales (se tiene una pregunta principal y varias preguntas secundarias con varias opciones de respuesta , podrá seleccionar una sola opción de respuesta, varias opciones, o digitar números en el campo dispuesto para tal fin, según la estructura definida en el formulario. e) En algunas opciones de respuesta en el formulario se indica “Otro. ¿Cuál?”

secundarias con varias opciones de respuesta , podrá seleccionar una sola opción de respuesta, varias opciones, o digitar números en el campo dispuesto para tal fin, según la estructura definida en el formulario. e) En algunas opciones de respuesta en el formulario se indica “Otro. ¿Cuál?” este viene acompañado del símbolo de pregunta “?” (como se muestra en la imagen), sin embargo solo es posible conocer el texto de ayuda que orienta una vez de apertura el formulario desde el aplicativo, el cual se tiene previsto para el mes de junio, esta información será socializada desde la OAP.

4. Soportes y evidencias: Todas las respuestas deberán ser soportadas, para ello en este campo de la matriz Excel entregada en las mesas de trabajo, se solicita realizaruna descripción corta del soporte e indicar la ubicación de este el cual puede ser de la página web de la entidad o de la carpeta compartida por la Oficina Asesora de

Planeación o por Control Interno.

En estos campos no se podrán diligenciar frases como: No, no tiene, no se realiza, no aplica, no se ha definido, ninguna o ninguna de las anteriores, sí tenemos , se realizó, ya que se constituye en una respuesta no valida.

A continuación, se realiza un ejemplo del diligenciamiento:

Descripción corta soporte (ejemplo)

EVIDENCIA ENLACE

El soporte se encuentra en el documento informe de observaciones y propuestas de la Audiencia Pública de Rendición de cuentas publicado en la página web sección de transparencia. https://ansv.gov.co/es/agencia/mipg/rendicion/rendicion/91 97

Es importante que cada responsable de política valide la completitud, pertinencia y correspondencia de los soportes con la opción de respuesta seleccionada, ya que

https://ansv.gov.co/es/agencia/mipg/rendicion/rendicion/91 97

Es importante que cada responsable de política valide la completitud, pertinencia y correspondencia de los soportes con la opción de respuesta seleccionada, ya que esto puede ser objeto de verificación por parte de los organismos de control.

Nota: La entrega de la información a la OAP y a Control Interno se realizará a través de correo electrónico institucional dirigido al jefe de la OAP (Formulario 1) o a l Asesor con funciones de Control Interno (Formulario 2) según corresponda únicamente por el líder de política asignado dentro de los términos establecidos en el cronograma de trabajo.

5. Diligenciamiento en el aplicativo: Conforme la formalización de la entrega de la información por parte de los responsables asignados en los plazos establecidos, se procederá al diligenciamiento de las respuestas por el/la jefe de la Oficina Asesora de Planeación o quien haga sus veces (Formulario 1) y desde el rol de la Oficina Control Interno o quien haga sus veces (Formulario 2).

6. Consultas o inquietudes: En caso de tener consultas respecto de este proceso por favor contactar al enlace asignado de la OAP o de Control Interno según corresponda, para aquellas consultas que se requieran realizar ante el Departamento Administrativo de la Función Pública, estas deberán realizarse a través del jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

7. Cronograma general de trabajo para el reporte FURAG de la Gestión de la

vigencia 2022:

Teniendo en cuenta que, el DAFP indicó que el registro de la información por parte de las entidades en el aplicativo FURAG será entre los meses de junio y julio es decir aún

vigencia 2022:

Teniendo en cuenta que, el DAFP indicó que el registro de la información por parte de las entidades en el aplicativo FURAG será entre los meses de junio y julio es decir aún no se cuenta con fechas exactas de apertura y cierre , a continuación, se relaciona la propuesta del cronograma de trabajo a implementar por la entidad.Actividad Responsable Fecha de inicio Fecha Fin

Revisión y asignación de Preguntas FURAG 2022 ANSV , así como alistamiento de información formularios para registro Formulario 1 - Oficina Asesora de Planeación

Formulario 2 - Control Interno 9/05/2023 16/05/2023 Mesas de trabajo para socialización de lineamientos reportes FURAG2 Enlaces Oficina Asesora de Planeación y de Control Interno 18/05/2023 19/05/2023 Trabajo colaborativo ANSV recolección de información y respuestas Responsables asignados conforme lo indicado en las mesas de trabajo en coordinación de todas las dependencias de la ANSV 19/05/2023 2/06/2023 Mesas de trabajo para revisión de respuestas y soportes Formulario 1 (Responsables AsignadosOficina Asesora de Planeación)

Formulario 2 (Responsables asignadosControl Interno) 5/06/2023 8/06/2023 Entrega máxima de matriz Excel diligenciada a la Oficina Asesora de Planeación y a Control Interno para registro en el aplicativo del DAFP Formulario 1 y 2 Responsables asignados 9/06/2023 Registro en aplicativo FURAG Oficina Asesora de

diligenciada a la Oficina Asesora de Planeación y a Control Interno para registro en el aplicativo del DAFP Formulario 1 y 2 Responsables asignados 9/06/2023 Registro en aplicativo FURAG Oficina Asesora de Planeación -Control Interno 13/06/2023 16/06/2023

Finalmente, agradecemos el apoyo y compromiso de cada uno de los procesos a fin de llevar a cabo un reporte sat isfactorio de la Gestión de la entidad, en caso de presentarse cambios en el cronograma establecido en la presente Circular será informado previamente a través de la Oficina Asesora de Planeación.

Cordialmente,

ANGIE KATHERINE BOCANEGRA

Jefe Oficina Asesora de Planeación (E)

Proyectó: Sandra Paola MonteroContratista Oficina Asesora de Planeación.

Revisó: Andrei López Charry – Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación

2 Las cuáles serán programadas previamente desde la Oficina Asesora de Planeación.