ANSV - Circular 022 de 2023

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CIRCULAR No. 022 DEL 18 DE MAYO DE 2023

PARA: DIRECTORES TÉCNICOS, JEFES DE OFICINAS, ASESORES,

COORDINADORES DE GRUPO, SUPERVISORES DE CONTRATOS Y

COLABORADORES DE LA AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD

VIAL.

DE: DIRECCIÓN GENERAL

SECRETARÍA GENERAL

ASUNTO: LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL TRÁMITE DE PUBLICACIÓN

DE LOS INFORMES DE SUPERVISIÓN EN SECOP II.

Atento saludo:

La Agencia Nacional de Seguridad Vial, en el marco de sus competencias y con el propósito de dar cumplimiento a lo establecido en el CAPÍTULO VII CONTROL Y VIGILANCIA DE LOS CONTRATOS CELEBRADOS POR LA ANSV O POR INTERMEDIO DEL FONDO, del Manual Unificado de Contratación, se permite instar a los intervinientes en la gestión contractual para que atiendan lo establecido en el mencionado Manual para el trámite de publicación de los informes de supervisión en la plataforma SECOP II, el cual indica:

“La Agencia Nacional de Seguridad Vial en el marco de sus competencias y en virtud del principio de responsabilidad de la función administrativa, insta a los servidores públicos (Supervisores), equipos de apoyo a la supervisión y demás colaboradores participes en los procesos de contratación que adelanta la entidad a dar estricto cumplimiento de los postulados normativos que rige el Estatuto General de la Contratación pública, circulares y directrices impartidas por la

equipos de apoyo a la supervisión y demás colaboradores participes en los procesos de contratación que adelanta la entidad a dar estricto cumplimiento de los postulados normativos que rige el Estatuto General de la Contratación pública, circulares y directrices impartidas por la Agencia Nacional de Contratación, así como el Manual Unificado de Contratación de la ANSV, en lo referente al ejercicio de las funciones de Supervisión y publicación de los informes de ejecución contractual en la plataforma SECOP II”.

En aras de dar cumplimiento a las disposiciones señaladas en el Manual Unificado de Contratación de la Entidad y a las directrices dadas por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, es importante citar a continuación el siguiente articulado y concepto, así:

“(...) 2.6. Supervisores y/o interventores de contratos de los contratos de la ANSV y el Fondo

La Supervisión consiste en el control, vigilancia y verificación del cumplimiento de las condiciones técnicas, administrativas, financieras, contables y jurídicas que se realiza dentro de la ejecución y vigencia del contrato, por parte de un supervisor o interventor, según sea el caso y que surte en todas y cada una de las etapas del proceso de contratación.

La ley establece la obligación para los servidores públicos de buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, además incorpora un elemento nuevo en dicha vigilancia y control de la ejecución contractual, que ésta sea de carácter permanente por parte de la ANSV a través del supervisor y/o interventor, por lo cual, se desarrollará dentro de este Manual un capítulo exclusivo para esta función (…)”.

ejecución contractual, que ésta sea de carácter permanente por parte de la ANSV a través del supervisor y/o interventor, por lo cual, se desarrollará dentro de este Manual un capítulo exclusivo para esta función (…)”.

(…)Avenida La Esperanza calle 24 No. 60-50 Complejo Empresarial Gran Estación 2 Piso 9 - PBX 739 9080 - www.ansv.gov.co - @ansvcol “7.1. Designación del supervisor

Será supervisor de un contrato o convenio, el servidor público que señale el jefe o director de la dependencia solicitante en los estudios previos o solicitud de contratación según aplique. Este será designado mediante comunicación oficial interna suscrita por parte del Coordinador del Grupo de Gestión Contractual.

(…)

7.1.1. Memorando de designación

El Grupo de Gestión Contractual realizará mediante memorando la comunicación de supervisión a la persona que haya señalado la dependencia solicitante en el Estudio Previo, análisis de sector, y matriz de riesgos, documentos que serán remitidos junto con co pia del contrato electrónico, garantías y Registro Presupuestal – o su documento equivalente -, así como el link del proceso de SECOP II y demás documentos que hacen parte integral del proceso de contratación. (Subrayado fuera del texto original)

(…)

7.3. Funciones

Son funciones y atribuciones generales del supervisor las indicadas en la normativa vigente, así como las estipuladas en el presente Manual.

Todas las comunicaciones y requerimientos que se presenten en el desarrollo de la ejecución del contrato deben constar por escrito, el seguimiento de estas actividades deberá dejarse documentado a través de informes de supervisión e interventoría, los cuales, junto con la demás

Todas las comunicaciones y requerimientos que se presenten en el desarrollo de la ejecución del contrato deben constar por escrito, el seguimiento de estas actividades deberá dejarse documentado a través de informes de supervisión e interventoría, los cuales, junto con la demás documentación que soporta la ejecución reposarán en el expediente contractual tanto físico como electrónico en el SECOP II, así como en los sistemas de información que apoyan el Proceso. (Subrayado fuera del texto original)

(…)

7.3.1. Funciones generales de la supervisión e interventoría

(…)

r. Diligenciar, anexar y actualizar los soportes de la etapa de ejecución del contrato hasta la liquidación del mismo en el expediente físico y en el electrónico del SECOP II, hasta el cierre del mismo.

s. Dar aplicación a los lineamientos establecidos po r Colombia Compra Eficiente y el Grupo de Gestión Contractual respecto de la actualización de la información de ejecución contractual en el

SECOP II.

(…)”

Así mismo, es preciso referirse al Concepto CU -367 de 2020 de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, donde afirma que

“En virtud de lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, desarrollado por el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, las entidades están obligadas a publicar en el SECOP todos los documentos relacionados con el Proceso de Contratación expedidos durante las etapas

2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, las entidades están obligadas a publicar en el SECOP todos los documentos relacionados con el Proceso de Contratación expedidos durante las etapas precontractual, de ejecución y postcontractual, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a suAvenida La Esperanza calle 24 No. 60-50 Complejo Empresarial Gran Estación 2 Piso 9 - PBX 739 9080 - www.ansv.gov.co - @ansvcol producción, deber que aplica a todas las modalidades de selección y entidades regidas por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.” (subrayado propio)

Como consecuencia de lo anterior, y con el propósito de dar cumplimiento a las funciones propias de supervisión, la cual tiene correlación con los principios generales de la buena fe, eficiencia, imparcialidad, transparencia, y publicidad, es importante que los servidores públicos que fungen dicha calidad y sus equipos de apoyo a la supervisión, vigilen, controlen y garanticen el cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales desde los aspectos técnicos, financieros, jurídicos, contables y administrativos; actividades que deben realizarse y evidenciarse a través del diligenciamiento de los informes de ejecución periódicos, los cuales deberán ser publicados por el contratista y verificados en plataforma SECOP II por el supervisor del contrato.

Con el propósito de dar cumplimiento a este line amiento, desde el Grupo de Gestión Contractual compartimos los siguientes enlaces de vídeos que pueden ser de ayuda para seguir paso a paso como se deben cargar los documentos relacionados a la ejecución contractual en el SECOP II. No obstante, el Grupo de Gestión Contractual está disponible para atender todas las inquietudes que puedan surgir sobre esta directriz. En atención a lo anterior

seguir paso a paso como se deben cargar los documentos relacionados a la ejecución contractual en el SECOP II. No obstante, el Grupo de Gestión Contractual está disponible para atender todas las inquietudes que puedan surgir sobre esta directriz. En atención a lo anterior se recomienda seguir los siguientes enlaces:

a) https://www.youtube.com/watch?v=flki5Dx0xIY b) https://www.youtube.com/playlist?list=PLdSbGe37UHDQI5Y2_LztWHCYyowvNiOX3

Por tanto, se recuerda a los supervisores y/o equipos de apoyo a la supervisión, la importancia de atender en debida forma, los deberes, funciones, obligaciones y prohibiciones referentes al ejercicio propio de inspección, vigilancia y control de la recta ejecución contractual señalada en el Manual Unificado de Contratación de la Agencia Nacional de Seguridad Vial y demás normativa referente al tema en comento, en aras de realizar una adecuada supervisión.

Finalmente, y una vez impartida esta directriz, ante cualquier duda recuerden acudir al Grupo de Gestión Contractual quien está presto a brindar el apoyo y acompañamiento necesario y suficiente para el correcto y eficaz desempeño de esta actividad.

Atentamente,

LINA MARÍA MARGARITA HUARÍ MATEUS CARLOS FREDY CARMONA RAMÍREZ

Directora General (E) Secretario General

Proyectó: Juan Camilo Vivas Muñoz. Abogado – Contratista. Grupo de Gestión Contractual

Revisó: Ana María Noriega García. Coordinadora Grupo de Gestión Contractual

Ana María Castañeda Cardozo. Abogada – Contratista. Secretaría General