ANSV - Circular 027 de 2023

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CIRCULAR No. 027 DEL 06 DE JULIO DE 2023

PARA: SECRETARIO (A) GENERAL, DIRECTORES, JEFES DE OFICINAS,

ASESORES Y COORDINADORES DE GRUPO

DE: DIRECTORA GENERAL (E)

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA CIRCULAR EXTERNA DEL MINISTERIO DE TRANSPORTE No. 20231000000247 DEL 14 DE JUNIO DE 2023.

Reciban un cordial saludo: Dirección General en coordinación con el Grupo de Gestión Contractual y Oficina de Planeación de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, pone en conocimiento a las dependencias administrativas y misionales de la Entidad, los lineamiento s generales y acciones preventivas para gestionar el Plan Anual de Adquisiciones y la ejecución presupuestal de las entidad es adscritas al Ministerio de Transporte, contenidas en la Circular externa No. 20231000000247 del 14 de junio de 2023 , emitida por el Ministro de

Transporte.

Lo anterior, con el fin de salvaguardar los recursos del estado y garantizar el cumplimiento del principio de planeación contractual, el cual debe primar en cada proceso de contratación que adelante la Agencia Nacional de Seguridad Vial bajo el régimen privado o público plasmado en el Manual Unificado de Contratación de este organismo y el estatuto general de contratación pública.

En relación con las acciones requeridas por el Ministerio de Transporte en la citada circular, favor tener en cuenta los siguientes lineamientos:

1. “… Revisar los procesos de contratación que no han sido ejecutados y las razones por las cuales no se ha dado cumplimiento estricto a lo programado

favor tener en cuenta los siguientes lineamientos:

1. “… Revisar los procesos de contratación que no han sido ejecutados y las razones por las cuales no se ha dado cumplimiento estricto a lo programado en el Plan Anual de Adquisiciones entre enero y mayo de la presente vigencia, según lo publicado en la última versión disponible en SECOP II”:

Para la ejecución de la precitada acción la Oficina Asesora de Planeación en conjunto con el Grupo de Gestión Contractual de la ANSV, realizarán la validación de las líneas del PAA que a la fecha no han sido ejecutadas, resultado que será puesto en conocimiento a través de memorando a cada una de las áreas administrativas y misionales de la entidad, que dentro del marco de sus competencias deba gestionar la ejecución presupuestal de los recursos públicos.

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Lo anterior, con el fin que dentro del término estipulado en la comunicación procedan a justificar las razones de hecho por las cuales no se ha dado estricto cumplimiento a lo ya programado en el Plan Anual de Adquisiciones vigencia 2023.

2. Reprogramar y/o incluir todas las adquisiciones para garantizar que los mismos contemplen todos aquellos procesos que deben ser adelantados en el resto de la vigencia con el fin de cumplir las metas del sector transporte.

Una vez consolidado el ejercicio del paso 1, y ha biendo contado con la respuesta de cada dependencia institucional de la ANSV , la Oficina Asesora de Planeación

el resto de la vigencia con el fin de cumplir las metas del sector transporte.

Una vez consolidado el ejercicio del paso 1, y ha biendo contado con la respuesta de cada dependencia institucional de la ANSV , la Oficina Asesora de Planeación solicitará mediante correo electrónico, r ealizar la actualización del Plan Anual de Adquisiciones – PAA conforme las necesidades reales de contra tación de los proyectos inversión, y funcionamiento (si se requiere actualización) sin que exceda los recursos disponibles para cada proyecto.

3. Asegurar que todos los procesos de contratación competitivos sean planeados y programados de tal manera que, se an iniciados a más tardar el 31 de agosto y sean adjudicados y contratados, a más tardar el 15 de noviembre del año en curso, fecha en la cual deberá estar ejecutado como mínimo el 95% del presupuesto de cada entidad. Lo anterior salvo que, para algún proceso de contratación excepcional, caso en el cual, en todo caso, deberá estar adjudicado y contratado a más tardar el 15 de noviembre, independientemente de su fecha y publicación.

Para dar cumplimiento a esta acción, se requiere que las dependencias interesadas en la contratación adelanten los procesos de manera ágil y bajo los postulados normativos que rigen la contratación del estado (Estatuto general de Contratación pública, Manual Unificado de Contratación de la ANSV y los principios de la función pública), con el fin, de contar con los términos pertinentes para que el Grupo de Gestión Contractual y la Fiducia revisen, analicen y surtan el proceso de contratación, el cual deberá contar con el apoyo de l dependencias solicitante, en todo el curso del proceso contractual.

Para ello, se insta a cada líder de dependencia radicar sus solicitudes al Grupo de

contratación, el cual deberá contar con el apoyo de l dependencias solicitante, en todo el curso del proceso contractual.

Para ello, se insta a cada líder de dependencia radicar sus solicitudes al Grupo de Gestión Contractual con la debida antelación y con la completitud de la información y documentos que se requieran dependiendo de la modalidad de selección, a la fecha proyectada en que deba iniciar la ejecución del contrato.

A continuación, se describen los tiempos mínimos para la radicación de los procesos de contratación:

Modalidad Tiempo fase precontractual Contratación Directa – Estatuto General de la Contratación. 8 días hábiles Licitación Pública 2 meses Selección Abreviada de Menor Cuantía 1 mes y 15 días Contratación de Mínima Cuantía 20 días Invitación Abierta Privada 1 mes y 15 díasPágina | 3

Modalidad Tiempo fase precontractual Solicitud de Oferta Privada 8 días hábiles Menor Cuantía Privada 20 días Subasta Inversa Electrónica Privada 1 mes y 15 días Contratación Directa Privada 8 días hábiles

4. Distribuirlos procesos de contratación, en la medida de lo posible, de manera igualitaria en los meses restantes del año con el fin de garantizar la entrega oportuna de bienes, obras y servicios y evitar la sobrecarga innecesaria de las áreas de contratación y abasteciendo de las entidades del sector.

El Grupo de Gestión Contractual procederá a distribuir los procesos a los profesionales del derecho, de conformidad con el número de solicitudes que sean remitidas por cada dependencia y que se encuentren debidamente radicadas y

El Grupo de Gestión Contractual procederá a distribuir los procesos a los profesionales del derecho, de conformidad con el número de solicitudes que sean remitidas por cada dependencia y que se encuentren debidamente radicadas y soportadas, para darle curso al respectivo trámite contractual, aplicando el derecho de turno.

Vale la pena señalar que el éxito y avance de la contratación depende no solo del actuar del Grupo de Gestión Contractual a partir de la radicación de la solicitud, sino de la plan eación y estructuración del proceso desde su inicio por parte de la dependencia que lidera el mismo.

Se insta a las dependencias que requieren la necesidad a restructurar el plan de adquisiciones de acuerdo con las necesidades, asignando su radicación men sual conforme con la prioridad de la dependencia que lidera.

5. Mantener actualizado y publicar el Plan Anual de Contratación

A fin de asegurar el cumplimiento del principio de planeación, una vez se actualice el Plan Anual de Adquisiciones con las necesidades remitidas por las dependencias que lideran el proceso contractual, según el ítem 2, sus actualizaciones y/o modificaciones será n recibidas a más tardar dentro de los primeros 10 días calendario de cada mes, salvo excepciones autorizada s por la Alta Dirección General de la ANSV.

6. Revisar la ejecución presupuestal de lo que va corrido del año, con el fin de realizar los ajustes que sean necesarios, para mejorar los porcentajes de ejecución.

Cada dependencia responsable, deberá realizar una reprogramación de la ejecución presupuestal para el segundo semestre del año, de conformidad con los lineamientos previamente relacionados, el cual será remit ido al Ministerio de

ejecución.

Cada dependencia responsable, deberá realizar una reprogramación de la ejecución presupuestal para el segundo semestre del año, de conformidad con los lineamientos previamente relacionados, el cual será remit ido al Ministerio de Transporte y se rá la herramienta que establecerá las metas de ejecución presupuestal para lo que resta del año, por lo cual la Oficina Asesora de Planeación solicitará por correo electrónico esta información, teniendo como insumo previo el Plan Anual de Adquisiciones actualizado según ítem 2 y los recursos comprometidos y obligados conciliados a junio de 2023 suministrados por el Grupo de GestiónPágina | 4

Financiera, información que deberá ser allegada en los términos estipulados en la comunicación electrónica.

Atentamente,

LINA MARIA HUARI MATEUS

Diretora General (E) Agencia Nacional de Seguridad Vial

Proyectó: Viviana Lizeth Delgado – Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación

Marisol Navarro Mora – Contratista Grupo de Gestión Contractual

Revisó: Angie Katherine Bocanegra -– Jefe Oficina Asesora de Planeación (E)

Ana María Noriega García – Coordinadora Grupo de Gestión Contractual