ANSV - Circular 030 de 2025

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CIRCULAR No. 30 DEL 28 DE ABRIL DE 2025

PARA: SERVIDORES PÚBLICOS Y APOYOS A LA SUPERVISIÓN

DE: MARIANTONIA TABARES PULGARÍN

Directora General

ASUNTO: LINEAMIENTOS Y BUENAS PRÁCTICAS PARA EL

EJERCICIO DE LA SUPERVISIÓN DE CONTRATOS Y/O CONVENIOS.

Reciban un cordial saludo:

La Agencia Nacional de Seguridad Vial, en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales, y conforme al principio de responsabilidad que rige la función administrativa, tiene el deber de: (i) prevenir la inobservancia de la normativa aplicable a la contratación estatal, incluyendo los lineamientos y guías emitidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, así como el Manual Unificado de Contratación para el régimen privado; (ii) garantizar una gestión pública tra nsparente; y (iii) dar cumplimiento a los procedimientos, formatos y demás documentos validados en el Sistema Integrado de Gestión (MIPG), así como a las circulares y directrices que se expidan sobre la materia.

En virtud de lo anterior, se hace necesario emitir directrices que orienten el adecuado ejercicio de la supervisión de los contratos y convenios suscritos por la Entidad, o a través del Patrimonio Autónomo – Fondo de Seguridad Vial.

En virtud de lo anterior, se hace necesario emitir directrices que orienten el adecuado ejercicio de la supervisión de los contratos y convenios suscritos por la Entidad, o a través del Patrimonio Autónomo – Fondo de Seguridad Vial.

Así las cosas, teniendo en cuenta la importancia de dar cumplimiento estricto a las funciones de supervisión, las cuales están directamente relacionadas con los principios generales de la moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, buena fe, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia, se recuerda a los supervisores de contratos que su función principal comprende el seguimiento, vigilancia y control de la correcta iniciación, ejecución y liquidación de cada contrato, convenio u órdenes de compra asignados.

Conforme con lo indicado en el numeral 7.1 del Manual Unificado de Contratación, la Entidad, definió:

“Será supervisor de un contrato o convenio, el servidor público que señale el jefe o director de la dependencia solicitante en los estudios previos o solicitud de contratación según aplique . Este será designado mediante comunicaciónPágina | 2

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(…)”

Conforme con lo anterior, en caso de presentarse la ausencia temporal del servidor público designado como supervisor (por motivos como renuncia, incapacidad, vacaciones, licencias, entre otros), la responsabilidad de la supervisión recaerá

(…)”

Conforme con lo anterior, en caso de presentarse la ausencia temporal del servidor público designado como supervisor (por motivos como renuncia, incapacidad, vacaciones, licencias, entre otros), la responsabilidad de la supervisión recaerá automáticamente en el jefe o director de la dependencia a la cual esté adscrito dicho servidor, hasta tanto se designe formalmente a otro funcionario para asumir dichas funciones. No obstante, será deber del supervisor saliente informar de manera oportuna, clara y completa los aspectos relevantes del contrato al funcionario designado.

La labor de supervisión es fundamental para garantizar la adecuada ejecución de los contratos, así como para asegurar la satisfacción de las necesidades y requerimientos gestionados por las distintas dependencias en las solicitudes de contratación y/o en los estudios previos. Por ello, los supervisores deberán tener en cuenta entre otros los siguientes aspectos:

I. OBLIGACIONES GENERALES DE LOS SUPERVISORES:

Los supervisores tienen, entre otras, y sin limitarse a ellas, las funciones, facultades u obligaciones indicadas en la “ Guía para el Ejercicio de las Funciones de Supervisión e Interventoría de los Contratos del Estado” 1 que publicó La Agencia Colombiana de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, la cual hace parte integral de esta circular, así como las contenidas en el Manual Unificado de Contratación.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y el Estatuto Anticorrupción, las entidades estatales, así como los servidores públicos, contratistas e interventores que participan en la celebración, ejecución y liquidación de los contratos estatales, son responsables por sus actuaciones y omisiones. En

las entidades estatales, así como los servidores públicos, contratistas e interventores que participan en la celebración, ejecución y liquidación de los contratos estatales, son responsables por sus actuaciones y omisiones. En consecuencia, están sujetos a responsabilidad civil, fiscal, penal y disciplinaria por las faltas que llegaren a cometer en el ejercicio de sus funciones.

La supervisión de un contrato y/o convenio estatal implica el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico de su desarrollo . En este sentido, la supervisión debe entenderse como una vigilancia permanente, ejercida por los funcionarios competentes, sobre todos los aspectos relacionados con el

1 Chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://www.funcionpublica.gov.co/eva/admon/files/empresas/ZW1wcmVzYV83Ng==/imagenes/1125/guia_gefsice-02.pdfPágina | 3

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Conmutador: (+57) 601 739 9080 contrato. Esta función no se limita únicamente a la ejecución de las obligaciones contractuales conforme a lo pactado, sino que también abarca las etapas conocer precontractual e impulsar postcontractual.

Por otro lado, de conformidad con los numerales 7.2 y 7.3 del Manual Unificado de Contratación, se recuerdan las facultades, deberes y funciones de quienes ostentan el rol de supervisor de contratos y/o convenios, así:

a) Facultades: Solicitar informes, registros, aclaraciones y explicaciones relacionadas con el desarrollo de la ejecución contractual, así como requerir

el rol de supervisor de contratos y/o convenios, así:

a) Facultades: Solicitar informes, registros, aclaraciones y explicaciones relacionadas con el desarrollo de la ejecución contractual, así como requerir actualizaciones de las garantías, ampliaciones de la cobertura de la ARL u otras gestiones necesarias para asegurar el adecuado cumplimiento del contrato.

b) Deberes: Informar de manera oportuna al contratante sobre cualquier hecho o circunstancia que pueda constituir un acto de corrupción tipificado como conducta punible, que implique un riesgo para el cumplimiento del contrato, o en caso de presentarse un incumplimiento del mismo.

c) Funciones: Corresponde a los supervisores ejercer el control y la vigilancia sobre la ejecución de los contratos o convenios, verificando el cumplimiento de las obligaciones pactadas. Así mismo, deben evaluar los informes, aclaraciones y explicaciones presentadas res pecto al desarrollo de la ejecución contractual, formular las recomendaciones necesarias para asegurar la correcta ejecución del objeto contratado y adelantar las gestiones pertinentes para que los trámites de pago a los contratistas y la ejecuc ión presupuestal del contrato se encuentren al día.

Todas las comunicaciones y requerimientos generados durante la ejecución del contrato deberán realizarse por escrito. El seguimiento de estas actividades deberá documentarse adecuadamente mediante informes de supervisión o interventoría. Dichos informes, junto con la documentación que respalde la ejecución contractual, deberán ser conservados en el expediente del contrato, tanto en el repositorio de archivo del Grupo de Gestión Documental, conforme al enlace que se remita al supervisor del contrato, como en el sistema electrónico SECOP II o en la plataforma

deberán ser conservados en el expediente del contrato, tanto en el repositorio de archivo del Grupo de Gestión Documental, conforme al enlace que se remita al supervisor del contrato, como en el sistema electrónico SECOP II o en la plataforma que se disponga para tal fin, dentro de los términos establecidos por la ley; es decir, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición2.

2 Artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015.Página | 4

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Respecto a este punto es de vital importancia recordar que los supervisores tienen la potestad de solicitar al superior inmediato un apoyo a la supervisión de conformidad con lo indicado en el numeral 2.6.2 del Manual Unificado de Contratación.

II. LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN

La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto contractual, el cual debe realizarse desde el momento en que inicia la ejecución contractual; esto es, cuando se acredita lo siguiente:

(i) Pólizas: Aprobación de la garantía única de cumplimiento, si aplica. (ii) Registro Presupuestal (En contratos cuya fuente de financiación sea funcionamiento) (iii) Inicio cobertura ARL (en contratos de prestación de servicio profesionales y/o de apoyo a la gestión)

Por tanto, es un deber que el supervisor no suscriba el acta de inicio y, en

funcionamiento) (iii) Inicio cobertura ARL (en contratos de prestación de servicio profesionales y/o de apoyo a la gestión)

Por tanto, es un deber que el supervisor no suscriba el acta de inicio y, en consecuencia, no autorice ninguna actividad de ejecución contractual , hasta tanto no estén cumplidos y verificados la totalidad de los requerimientos antes indicados.

Finalmente, es importante que la supervisión realice un control de los amparos, vigencias y sufiencia de las garantías y la cobertura a la ARL (cuando a ellos haya lugar), frente a la fecha real de inicio conforme a lo dispuesto en el acta de inicio y el plazo de ejecución contractual, así como, en el evento de suscribirse modificaciones contractuales.

III. CARGUE DE EJECUCIÓN CONTRACTUALSECOP II:

Le corresponde al supervisor del contrato, previo al respectivo pago, revisar la acreditación del pago y cumplimiento, por parte del contratista, de sus obligaciones con el sistema de seguridad social integral en salud, pensión y riesgos profesionales, mes vencido, conforme a la normativa vigente.

Asimismo, es importante recordar la obligación del supervisor de verificar que el contratista publique los informes de ejecución correspondientes en la plataforma SECOP II o en la plataforma que sea aplicable.

Los informes deben contener las evidencias que soporten el cumplimiento de las obligaciones del contratista y la debida ejecución del contrato (informe de actividades, registro fotográfico, listados de asistencia, entre otros), así como todosPágina | 5

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Conmutador: (+57) 601 739 9080 aquellos documentos que hagan parte del desarrollo del objeto contratado, los cuales deben ser digitalizados y publicados en la citada plataforma.

Se resalta que los requisitos y tipos de informes (parcial, periódicos y final) se encuentran detallados en el numeral 7.4.2 del Manual Unificado de Contratación.

Finalmente, e n caso de que las modificaciones contractuales no se encuentren disponibles en la vista pública del aplicativo SECOP, el supervisor deberá informar de manera oportuna al Grupo de Gestión Contractual, a fin de que se tomen las acciones correspondientes.

IV. TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

Para los contratos de funcionamiento celebrados bajo el régimen de derecho público, debe adelantarse el proceso de liquidación en aquellos casos en los que la ejecución contractual se extienda en el tiempo ; es decir, en contratos de tracto sucesivo. Se recuerda que la liquidación contractual está sujeta a un plazo legal definido, cuyo incumplimiento puede dar lugar a la caducidad de la acción contractual.

Cabe señalar que la liquidación no es obligatoria para los contratos de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión, de ejecución instantánea, ni para determinados contratos celebrados bajo el régimen de derecho privado. En consecuencia, es fundamental que los supervisores consulten el Capítulo VIII del Manual Unificado de Contratación, en el cual se detallan las excepciones aplicables a este procedimiento.

De igual forma, corresponde al supervisor del contrato la elaboración, revisión y

consecuencia, es fundamental que los supervisores consulten el Capítulo VIII del Manual Unificado de Contratación, en el cual se detallan las excepciones aplicables a este procedimiento.

De igual forma, corresponde al supervisor del contrato la elaboración, revisión y aprobación del informe final de supervisión en conjunto con el contratista. Por otro en los casos que aplique el supervisor deberá radicar la solicitud de liquidación acorde con lo previsto en el Manual Unificado de Contratación.

En concordancia con lo anterior, en los contratos en los que por disposición contractual o por otros motivos sea necesaria la liquidación, el supervisor del contrato deberá solicitarla oportunamente. Por lo anterior, deberá remitir la solicitud de liquidación, junto con todos los soportes o documentos necesarios para el efecto, preferiblemente dentro del mes siguiente a la terminación del contrato.

En todo caso, la liquidación no podrá superar el tiempo acordado para liquidar el contrato, o lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 previendo las acciones de revisión, acuerdo y consecución de firmas que permitan contar con la liquidación en los términos establecidos en las condiciones contractuales.Página | 6

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V. INCUMPLIMIENTO

Es deber del supervisor identificar y comunicar los presuntos incumplimientos, para ello, en términos generales, debe:

1. Corroborar que existen obligaciones contractuales que han sido cumplidas de manera parcial o definitivamente no se han ejecutado.

Es deber del supervisor identificar y comunicar los presuntos incumplimientos, para ello, en términos generales, debe:

1. Corroborar que existen obligaciones contractuales que han sido cumplidas de manera parcial o definitivamente no se han ejecutado.

2. Establecer que no existan circunstancias que exoneren al contratista por el posible incumplimiento de las obligaciones, como la fuerza mayor o el caso fortuito, consagradas en el artículo 64 del Código Civil Colombiano.

3. Recopilar las pruebas que evidencien ese incumplimiento (correos, informes, actas de reunión, entre otras)

4. La supervisión y/o interventoría del contrato deberá realizar por escrito, los requerimientos necesarios al contratista sobre el presunto incumplimiento del objeto y/u obligaciones, copiando a la aseguradora.

En aras de adelantar oportuna y eficazmente el proceso de incumplimiento, el supervisor deberá remitir un informe detallado al Grupo de Gestión Contractual, en el que señalen las condiciones de modo, tiempo y lugar del presunto incumplimiento, aportando los soportes de las actuaciones antes enunciadas.

Finalmente deben tener presente que:

La función adecuada de supervisión e interventoría es de vital importancia para la ejecución oportuna del contrato, por lo cual deben comunicar cualquier evento que crean que merece una intervención del Grupo de Gestión Contractual.

Es fundamental que, al ser designados como supervisores, revisen detenidamente el pliego de condiciones, la propuesta adjudicada, los términos de referencia y el contrato, con el fin de conocer en detalle los derechos y obligaciones de las partes contratantes.

El supervisor e interventor debe señalar y justificar la pertinencia de adicionar,

el pliego de condiciones, la propuesta adjudicada, los términos de referencia y el contrato, con el fin de conocer en detalle los derechos y obligaciones de las partes contratantes.

El supervisor e interventor debe señalar y justificar la pertinencia de adicionar, prorrogar y/o modificar un contrato, pero nunca tiene la competencia de hacerlo el mismo, pues esta función y atribución es del ordenador del gasto.Página | 7

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Teniendo en cuenta que la labor de supervisión e interventoría es el resultado de un juicioso seguimiento a los contratos, es importante que, las comunicaciones entre todos los partícipes sean efectuadas por escrito.

Estos lineamientos son complementarios o adicionales a las obligaciones contenidas en la Ley y el Manual Unificado de Contratación adoptado por la Entidad.

Agradecemos la disposición a cada uno de los lineamientos contenidos en la presente circular, así como su estricto cumplimiento.

Atentamente,

MARIANTONIA TABARES PULGARÍN

Directora General Agencia Nacional de Seguridad Vial

Proyectó: Ana María Noriega García – Profesional Especializado Grado 24 GGC Revisó: Néstor Fernando Martinez Gaitan – Abogado Contratista de la ANSV

Leonardo Fabio Jiménez GuzmánLSE Abogados – Asesores Externos ANSV. Magali del Socorro Rosero Ortiz - Asesora Código 1020 - Grado 16 de la Dirección General, con funciones de Coordinación del Grupo de Gestión Contractual

Magali del Socorro Rosero Ortiz - Asesora Código 1020 - Grado 16 de la Dirección General, con funciones de Coordinación del Grupo de Gestión Contractual

Ana María Noriega García Firmado digitalmente por Ana María Noriega García

Fecha: 2025.04.28

15:43:05 -05'00'