ANSV - Circular 039 de 2023

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CIRCULAR No. 039 DEL 19 DE OCTUBRE DE 2023 DE: LUZ ADRIANA VÁSQUEZ TRUJILLO Secretaria General PARA: Directora General, Directores Técnicos, Jefes de Oficina, Asesores, Coordinadores, servidores públicos y demás colaboradores de la ANSV. ASUNTO: Lineamientos Gestión PQRSD Cordial saludo. Conforme con la función de la Secretaría General “Velar por la debida prestación del servicio al ciudadano y por la atención de quejas y reclamos que presenten los ciudadanos sobre el desempeño de las dependencias o personas que laboran en la Agencia” establecida en el numeral 14 del artículo 12 del Decreto No. 787 de 21 de abril de 2015 por el cual se establecen las funciones de la estructura interna de la Agencia Nacional de Seguridad Vial. Así como, la reglamentación interna para el trámite de las peticiones, y la atención de quejas, reclamos y sugerencias en la Agencia Nacional de Seguridad Vial consagrada en la Resolución No. 192 de 7 de julio de 2021 modificada por la Resolución 486 de 25 de julio de 2022, a continuación, se relacionan las competencias para la atención de peticiones y que corresponden a la reasignación interna por el Sistema de Gestión Documental: 1. Director General: Trámite de respuesta respecto de peticiones radicadas por parte de: • Congreso de la República • Fiscalía General de la Nación • Contralor o Vicecontralor General de la República. • Procurador o Viceprocurador General de la Nación.

Teniendo en cuenta que el tema de víctimas está a cargo de una asesora de la Dirección General, se asignan las peticiones relacionadas con el mismo, además de las funciones establecidas en el Decreto 787 de 2015 o el que lo modifique, adicione o sustituya. 2. Secretaría General: Trámite de respuesta respecto de peticiones radicadas por parte de: • Contralorías Delegadas • Procuradurías Delegadas u otras dependencias de estos entes de control y veedurías.Página | 2

Así como consultas sobre situaciones administrativas de acuerdo con el Decreto 787 de 2015 o el que lo modifique, adicione o sustituya, quien a su vez se apoyará en los coordinadores de Grupo de Gestión del Talento Humano, Grupo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Grupo de Atención al Ciudadano, Grupo de Gestión Contractual, Grupo de Servicios Administrativos, Grupo de Gestión Financiera y Grupo de Gestión Documental, según corresponda y de acuerdo con las competencias establecidas en el Manual de Funciones y Competencias de la Entidad. 3. Oficina Asesora Jurídica: Trámite de respuesta respecto de peticiones sobre los siguientes temas: • Consultas y peticiones de carácter jurídico elevadas a la Agencia y las funciones establecidas en el Decreto 787 de 2015 o el que lo modifique, adicione o sustituya. 4. Oficina Asesora de Planeación: Trámite de respuesta respecto de peticiones sobre los siguientes temas: • Consultas sobre la planeación estratégica institucional y las funciones establecidas en el Decreto 787 de 2015 o el que lo modifique, adicione o sustituya. 5. Oficina Asesora de Comunicaciones: Trámite de respuesta respecto de peticiones sobre los siguientes temas: • Política de comunicación interna y externa y de relacionamiento estratégico para la divulgación de la información a nivel nacional, regional e internacional y las funciones establecidas en el Decreto 787 de 2015 o el que lo modifique, adicione o sustituya. 6. Dirección de Comportamiento: Trámite de respuesta respecto de peticiones sobre los siguientes temas: • Comportamiento de los actores en la vía, educación en materia de seguridad vial y las funciones establecidas en el Decreto 787 de 2015 o el que lo modifique, adicione o sustituya. 7. Dirección de Infraestructura y Vehículos: Trámite de respuesta respecto de

Comportamiento de los actores en la vía, educación en materia de seguridad vial y las funciones establecidas en el Decreto 787 de 2015 o el que lo modifique, adicione o sustituya. 7. Dirección de Infraestructura y Vehículos: Trámite de respuesta respecto de peticiones sobre los siguientes temas: • Seguridad Vial de la Infraestructura y de Vehículos, así como las funciones establecidas en el Decreto 787 de 2015 o el que lo modifique, adicione o sustituya. Además, lo relacionado con la instalación y operación de los sistemas automáticos, semiautomáticos y otros medios tecnológicos para la detección de presuntasPágina | 3

infracciones al tránsito, conforme con lo establecido en la Resolución número 20203040011245 de 20 de agosto de 2020 o la que la modifique, adicione o sustituya. 8. Dirección de Coordinación Interinstitucional: Trámite de respuesta respecto de peticiones sobre los siguientes temas: • La coordinación y articulación con los actores intervinientes en el tema de la seguridad vial, así como, la implementación y ejecución de las políticas públicas, estrategias, programas, planes y proyectos en materia de seguridad vial y las funciones establecidas en el Decreto 787 de 2015 o el que lo modifique, adicione o sustituya. 9. Observatorio Nacional de Seguridad Vial: Trámite de respuesta respecto de peticiones sobre los siguientes temas: • Coordinación y administración del Observatorio Nacional de Seguridad Vial y el diseño e implementación de la metodología para la recopilación, procesamiento, análisis e interpretación de los datos relacionados con la seguridad vial en Colombia y las funciones establecidas en el Decreto 787 de 2015 o el que lo modifique, adicione o sustituya. Así mismo, se deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos: 1. Toda petición que se reciba en el correo institucional personal o en los correos creados por las dependencias, debe remitirse de forma inmediata al Grupo de Gestión Documental al correo correspondenciaansv@ansv.gov.co para su respectiva radicación y reparto en el sistema de gestión documental. 2. La asignación o reasignación de peticiones entre dependencias en el sistema de gestión documental únicamente se realiza a la persona que tenga asignado el rol de jefe en el sistema, por lo tanto, en caso de presentarse cambios de personal es responsabilidad de la persona nombrada verificar que las actualizaciones de los roles se realicen en el sistema de gestión documental. 3. En caso de que la persona que tenga a cargo la gestión de la petición identifique inconsistencias en la tipificación,

por lo tanto, en caso de presentarse cambios de personal es responsabilidad de la persona nombrada verificar que las actualizaciones de los roles se realicen en el sistema de gestión documental. 3. En caso de que la persona que tenga a cargo la gestión de la petición identifique inconsistencias en la tipificación, deberá enviar un correo a atencionalciudadano@ansv.gov.co con la justificación correspondiente para la nueva tipificación, en el término de un (1) día hábil máximo, después de haber recibido el radicado. El Grupo de Atención al Ciudadano analizará e informará al responsable si de acuerdo con su solicitud procede o no la modificación de la tipificación en el Sistema de Gestión Documental. 4. Para peticiones que requieran información que esté en el marco de las funciones de más de una dependencia misional se remitirán a la Dirección General con la finalidad de que realice la designación correspondiente para su trámite y consolidación.Página | 4

5. Para peticiones que requieran información que esté en el marco de las funciones de más de un Grupo de la Secretaría General, se remitirá a esta última con la finalidad de que realice la designación correspondiente para su trámite y consolidación. 6. En caso de que la dependencia a quien se le asigne la gestión de una petición considere que no es la competente, debe reasignarla al competente en el término máximo de un (1) día hábil. Si se realiza la reasignación de una petición que ya se encuentra vencida, el vencimiento se reportará a la dependencia que no realizó la reasignación correspondiente en términos. En los casos en que persistan dudas sobre la competencia para emitir respuesta, se debe remitir la petición al Grupo de Atención al Ciudadano, quien podrá consultar con la Oficina Asesora Jurídica. 7. Las alertas de las peticiones se remiten a la dependencia que de acuerdo con el Sistema de Gestión Documental tenga a su cargo la gestión de la petición, así mismo, la persona que tenga asignado en el sistema de gestión documental la gestión de la petición es el encargado de adelantar las actividades para el cierre del radicado en el sistema (cargar documentos firmados, anexos y verificar que el soporte de envío de los documentos esté cargado) previo a su archivo. 8. En caso de que se requiera el desarchivo de un radicado en el sistema de gestión documental para anexar algún documento adicional, se debe remitir correo electrónico con la solicitud al Grupo de Gestión Documental gestiondocumentalansv@ansv.gov.co. 9. El envío de las comunicaciones externas se debe hacer a través del

Grupo de Gestión Documental a través del correo correspondenciaansv@ansv.gov.co, por lo tanto, se deberá tener en cuenta el Procedimiento para la administración de comunicaciones oficiales ANSV-DOC-PR-04 y que su horario es de 8:00 am a 4:00 p.m. Además, se deberá verificar que la información que se remite para envío esté completa con los anexos a que haya lugar con la finalidad de evitar reprocesos. Agradezco que este lineamiento se socialice al interior de los equipos de trabajo ya que es de obligatorio cumplimiento. Atentamente, LUZ ADRIANA VÁSQUEZ TRUJILLO Secretaria General Proyectó: Gloria Marcela Morales Páez-Coordinadora GAC Revisó: Vanessa María Arrieta Sampayo-Contratista Secretaría General Diego Arbey Noreña Aristizábal. Contratista. Secretaría General