ANSV - Circular 042 de 2023

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CIRCULAR No. 042 DEL 26 DE OCTUBRE DE 2023

DE: SECRETARÍA GENERAL

PARA: DIRECTORES TÉCNICOS, JEFES DE OFICINAS, ASESORES,

COORDINADORES DE GRUPO, SERVIDORES PÚBLICOS Y

CONTRATISTAS DE LA AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL.

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DE

COMISIONES DE SERVICIOS / AUTORIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTO

Y LEGALIZACIÓN

Cordial saludo.

Con la presente se emiten lineamientos para el adecuado cumplimiento del procedimiento de Comisiones de Servicios / Autorización de Desplazamiento y Legalización Código ANSV - GRF - PR - 07, en el cual se establecen las acciones para la autorización de las comisiones de servicio y gastos de desplazamiento para los servidores públicos y contratistas que se generen en la Agencia Nacional de Seguridad Vial, al interior o exterior del país, utilizando los recursos de manera racional, transparente, eficiente; en el marco de lo dispuesto en la Ley 2276 del 2022 artículo 14, en el Decreto 568 de 1996 artículo 20, en el Decreto 111 de 1996 artículo 71, en el Decreto 1083 de 2015 artículos 2.2.5.5.21 y siguientes, en el Decreto 444 de 2023, en el Decreto 0905 de 2023, en el Decreto 0908 de 2023, en las Resoluciones internas Nos. 158 de 2020 y 170 de 2023 y en la Circular interna No. 0 24 del 2 de junio 2023, la cual fija los parámetros para dar cumplimiento al plan de austeridad del gasto

internas Nos. 158 de 2020 y 170 de 2023 y en la Circular interna No. 0 24 del 2 de junio 2023, la cual fija los parámetros para dar cumplimiento al plan de austeridad del gasto público de la entidad vigencia 2023, y demás normas concordantes y/o complementarias.

De acuerdo con lo anterior y con el fin de dar cumplimiento a las directrices establecidas en la Agencia Nacional de Seguridad Vial, se debe tener en cuenta lo siguiente al momento de enviar las solicitudes al Grupo de Servicios Administrativos para ser tramitadas:

1. Comisiones de Servicios y/o Autorización de Gastos de Desplazamiento al

Interior del País.

Las comisiones de servicio y/o autorización de gastos de desplazamiento al interior del país deben ser enviadas al correo electrónico comisiones.desplazamientos@ansv.gov.co con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles1 a la fecha del desplazamiento al interior del país, en un horario de 8:00 am a 3:00 pm de lunes a viernes para la realización de su respectivo trámite, las remitidas fuera de este horario serán tramitadas al día siguiente, siempre y cuando cumpla con los precitados cinco (5) días estipulados.

Estas solicitudes deben ser soportadas con los siguientes documentos:

1. Formato debidamente diligenciado Solicitud de viáticos / Gastos de

Desplazamiento Código: ANSV-GRF-FO-03, Versión: 04, Fecha: 23/08/2023

1 Solamente en situaciones ocasionales, excepcionales o especiales, debidamente justificadas, se tramitarán solicitudes en un plazo inferior al señalado.Página | 2

2. Invitación justificada al evento al cual se asistirá.

1 Solamente en situaciones ocasionales, excepcionales o especiales, debidamente justificadas, se tramitarán solicitudes en un plazo inferior al señalado.Página | 2

2. Invitación justificada al evento al cual se asistirá.

3. Cuando el desplazamiento se realice por seguimiento de actividades contractuales se debe soportar con el cronograma estipulado por el área.

✓ Las solicitud de comisiones y/o desplazamiento que no cumplan con los tiempos establecidos o excepcionales, debe estar la necesidad justificada de manera adecuada por el jefe inmediato o supervisor y debe anexar los soportes que evidencien la situación extraordinaria y su autorización será evaluada por parte de la Secretaria General. ✓ Si el formato de solicitud viáticos y/o autorización de desplazamiento se encuentra debidamente diligenciado bajo los lineamientos establecidos en el manual de procedimientos con la información completa, se enviará vía correo electrónico al Secretario(a) General para su respetiva autorización y firma. Si por el contrario, el formato contiene información errada o incompleta, se dev olverá la solicitud indicando los datos a cambiar para su subsanación. ✓ Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la finalización de la comisión o el desplazamiento al interior del país, el servidor público o contratista deberá realizar el informe ejecutivo sobre las actividades realizadas en desarrollo de esta al supervisor o jefe inmediato para su revisión y aprobación. Una vez sea recibido el informe, el jefe inmediato firmará la certificación para realizar el trámite correspondiente de pago de viáticos y gastos de desplazamiento para lo cual cuenta con diez (10) hábiles siguientes a la finalización de la comisión o el desplazamiento al interior del país.

inmediato firmará la certificación para realizar el trámite correspondiente de pago de viáticos y gastos de desplazamiento para lo cual cuenta con diez (10) hábiles siguientes a la finalización de la comisión o el desplazamiento al interior del país. ✓ Para dar trámite a una nueva solicitud, el funcionario o contratista no deberá tener comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento pendientes por radicar ante el Grupo de Gestión Financiera. ✓ Sin excepción, todos los informes de desplazamiento y comisiones de servicio deberán ser radicados ante el grupo de gestión financiera para su respectivo pago, dentro de los plazos establecidos. ✓ Ningún funcionario o contratista podrá desplazarse sin haber recibido formalmente a través de correo electrónico, la comunicación de aprobación de su comisión de servicios o autorización de desplazamiento.

Se debe tener en cuenta que el informe de desplazamiento y comisiones de servicio debe contener los siguientes documentos:

1. Lista de chequeo para aplicar a las solicitudes de pago.

2. Formato se solicitud de viáticos/ gastos de desplazamiento ANSV-GRF-FO-03

3. Constancia de asistencia del lugar donde se realiza la comisión / desplazamiento o certificado de permanencia.

4. Tiquetes de transporte terrestre. (buses, taxis cuando se incurra en este gasto)

5. Pasabordos o tarjeta de embarque de los pasajes aéreos.

6. Factura de pago de peajes y combustible, lo cual aplica cuando se transportan en vehículos de la ANSV.

7. Certificación de recibo de informe y autorización de pagos de viáticos o gastos de desplazamiento.

Nota: El objeto de la comisión de servicios o gastos de desplazamiento debe tener relación

en vehículos de la ANSV.

7. Certificación de recibo de informe y autorización de pagos de viáticos o gastos de desplazamiento.

Nota: El objeto de la comisión de servicios o gastos de desplazamiento debe tener relación con el manual de funciones del cargo para los servidores públicos y con las obligaciones contractuales para los contratistas.Página | 3

Cuando se presenten situaciones de fuerza mayor en la que se requiera realizar cancelación de la actividad que da lugar a la comisión de servicios y/o gasto de desplazamiento, y que dé lugar a cancelar tiquetes ya emitidos o modificar fechas de viaje, se debe informar mínimo con un (1) día de antelación al correo de comisiones.desplazamientos@ansv.gov.co, debidamente soportado, con el fin de no incurrir en penalidades.

Salvo casos de fuerza mayor, debidamente justificado por el Directivo, Jefe de Oficina o supervisor, se podrán realizar cambios a las reservas ya tramitadas, tal justificación deberá ser remitida vía correo electrónico comisiones.desplazamientos@ansv.gov.co, explicando los motivos de fuerza mayor que obligan al cambio, así mismo, de efectuarse algún cambio sin la debida justificación, el gasto ocasionado por la solicitud de comisión o autorización de desplazamiento deberá ser asumido por el comisionado o contratista y tramitado directamente por él mismo, ante la aerolínea correspondiente.

Cuando se requiera el desplazamiento de dos (2) o más funcionarios o contratistas, se debe exponer la necesidad y razonabilidad de la asistencia de las personas requeridas, para el cubrimiento de la actividad, objeto de la comisión; de igual forma se requiere individualizar la descripción y justificación para cada servidor o contratista, según el procedimiento

exponer la necesidad y razonabilidad de la asistencia de las personas requeridas, para el cubrimiento de la actividad, objeto de la comisión; de igual forma se requiere individualizar la descripción y justificación para cada servidor o contratista, según el procedimiento establecido.

Es requisito obligatorio por parte de todas las áreas misionales de la Agencia Nacional de Seguridad Vial elaborar y remitir al final de cada mes, el cronograma del mes siguiente de sus comisiones y desplazamientos al correo electrónico comisiones.desplazamientos@ansv.gov.co; esto con el fin de optimizar los trámites administrativos y los recursos financieros.

2. Comisiones de Servicios y/o Autorización de Gastos de Desplazamiento al

Exterior del País.

Las comisiones de servicios al exterior del país de los servidores públicos adscritos a sus dependencias y los gastos de desplazamiento de sus colaboradores al exterior del país serán solicitadas por los Directores Técnicos, Jefes de Oficina, Asesor con funciones de Control Interno y/o Secretario General, respectivamente, posteriormente serán verificadas por parte del Grupo de Servicios Administrativos en el caso de requerirse el pago de viáticos y suministro de tiquetes aéreos y finalmente serán autorizadas y aprobadas por el /la Director(a) General. Las comisiones de servicios al exterior del Director(a) General serán autorizadas por el/la Secretario(a) General.

2.1. Solicitudes de comisión al exterior de servidores públicos.

Las solicitudes de comisión de servicios de servidores públicos al exterior deberán ser puestas a consideración de el/la Director(a) General de la ANSV, con mínimo quince (15) días hábiles de antelación respecto del inicio de la comisión. En dicha solicitud se deberá

puestas a consideración de el/la Director(a) General de la ANSV, con mínimo quince (15) días hábiles de antelación respecto del inicio de la comisión. En dicha solicitud se deberá incluir la justificación de la comisión, la identificación del candidato o candidatos postuladosPágina | 4

y cargos; acompañados de los documentos requeridos por el Ministerio de Transporte para el trámite respectivo ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Una vez aprobada la solicitud de comisión de servicios al exterior por el /la Director(a) General de la ANSV se surtirá el trámite ante el Ministerio de Transporte y Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, conforme a lo establecido en el Decreto 1338 de 2015 y el Decreto 1009 de 2020.

Autorizado el trámite por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y el Ministerio de Transporte, se deberá realizar el trámite interno de acuerdo a lo establecido en el artículo sexto de la Resolución interna No. 158 de 2020.

Dando estricto cumplimiento al Decreto 1083 de 2015, el Decreto 444 de 2023, el Decreto 0908 de 2023, las Resoluciones internas No. 158 de 2020 y la No. 170 de 2023, y memorando interno del Ministerio de Transporte No. 2018000185033 del 27 de noviembre de 2018 y la circular interna No. 0 24 del 2 de junio 2023, se establecen las siguientes generalidades: ✓ Cuando los gastos de hospedaje , alimentación y transporte sean asumidos por gobiernos extranjeros, entidades u organismos internacionales, no habrá lugar a

generalidades: ✓ Cuando los gastos de hospedaje , alimentación y transporte sean asumidos por gobiernos extranjeros, entidades u organismos internacionales, no habrá lugar a reconocimiento alguno de viáticos por estos conce ptos. Si la invitación contempla parcialmente los viáticos a o gastos de desplazamiento, estos se reconocerán proporcionalmente. ✓ No se aprobarán comisiones al exterior del país de más de dos ( 2) servidores públicos o contratistas, salvo en casos excepcionales debidamente aprobados por el Des pacho del Ministerio de Transporte. En caso de que así se requiera , es necesario que la solicitud de comisión se detalle la respectiva justificación. ✓ La expedición de tiquetes aéreos se hará únicamente en tarifa económica. Solo se autorizarán tiquetes en tarifa diferente para aquellos desplazamientos que superen las 8 horas de vuelo y cuya necesidad sea previamente justificada ente el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Para el trámite de la autorización de comisiones de servicios al exterior por parte de la Presidencia de la República, las solicitudes deben allegarse a la ventanilla de radicación externa del Ministerio de Transporte con al menos quince (15) días hábiles de anticipación a la fecha de la salida y deberán contener los siguientes documentos: ✓ Solicitud de comisión, suscrita por el/la Director(a) General , debidamente sustentada, donde se detalle la importancia, conveniencia y utilidad de la participación de la entidad en el evento respectivo; así como la relación de interés por parte de la administración con las funciones de la Entidad. En caso de que se requiera adelantar gestión de encargo, deberá indicarse el servidor público que lo asumirá.

participación de la entidad en el evento respectivo; así como la relación de interés por parte de la administración con las funciones de la Entidad. En caso de que se requiera adelantar gestión de encargo, deberá indicarse el servidor público que lo asumirá. ✓ Justificación de la asistencia del servidor público al evento, en el cual se relacionen las funciones que desempeña en la Entidad y las actividades a realizar en el evento programado.Página | 5

✓ Invitación del Gobierno Extranjero u Organismo Internacional, en el que se evidencie el lugar, las fechas y actividades del evento, al igual que los gastos que el organizador asume (cuando aplique). Cuando el objeto de la comisión responda a la atención de un Organismo Internacional, se requiere allegar los documentos que permitan contar con la información detallada de fechas, actividades y lugar, así como agenda o plan de trabajo detallado. ✓ Impresión del Certificado de Disponibilidad Presupuestal -CDP actualizado con cargo al cual se pagarán los viáticos y tiquetes del servidor público por parte de la ANSV (cuando aplique). ✓ Certificación de la Tasa Representativa del Mercado -TRM vigente el día que se realiza la cotización de los viáticos expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia. ✓ Liquidación de los viáticos suscrita por el funcionario competente de la ANSV (cuando aplique). ✓ Cotización de los pasajes, rubro por el cual se van a cubrir e itinerario de viaje (cuando aplique). ✓ Certificación laboral expedida por el Coordinador de Talento Humano, o quien haga sus veces, que acredite el tipo de vinculación, el cargo o empleo, fecha de vinculación, dependencia en la que labora y funcione que desempeña.

✓ Certificación laboral expedida por el Coordinador de Talento Humano, o quien haga sus veces, que acredite el tipo de vinculación, el cargo o empleo, fecha de vinculación, dependencia en la que labora y funcione que desempeña. Con ocasión de la vacancia temporal que genera la comisión de servicios al exterior de el/la Director(a) General de la ANSV, adicional a lo anterior, se deberán allegar los siguientes documentos de quien va a ser el encargado mientras dura la comisión:

1. La certificación del Coordinador de Talento Humano o quien haga sus veces en la ANSV, donde acredite que el servidor público que se encargará del empleo mientras dura la comisión, cumple con los requisitos para ejercerlo.

2. Certificación que acredite empleo que ocupa , la dependencia en la que labora, el tipo y fecha de vinculación.

3. Copia del documento de identidad

4. Certificado de Responsabilidad Fiscal emitido por la Contraloría General de la

República.

5. Certificado de Antecedentes Disciplinarios emitido por la Procuraduría General de la Nación

6. Constancia de consulta de antecedentes judiciales de la Policía Nacional.

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión al exterior del país el servidor público, deberá presentar a su superior y al Ministerio de Transporte un informe ejecutivo sobre las actividades desplegadas en desarrollo de esta, de conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.5.11.11 del Decreto 1083 de 2015. 2.2. Solicitudes de desplazamiento al exterior de contratistas.

Las solicitudes de desplazamiento de contratistas al exterior deberán ser puestas a

con lo señalado en el artículo 2.2.5.11.11 del Decreto 1083 de 2015. 2.2. Solicitudes de desplazamiento al exterior de contratistas.

Las solicitudes de desplazamiento de contratistas al exterior deberán ser puestas a consideración de el/la Director(a) General de la ANSV, con mínimo quince (15) días hábilesPágina | 6

de antelación respecto del inicio del desplazamiento. En dicha solicitud se deberá incluir la justificación del desplazamiento acompañado de los siguientes documentos:

Para los contratistas no se realiza acto administrativo (Resolución).

1. Solicitud de autorización de desplazamiento debe venir firmada por los Directores Técnicos, Jefes de Oficina, Asesor con funciones de Control Interno y/o Secretario General y autorizada por el (la) Director(a) General.

2. Solicitud dirigida al Ministerio de Transporte.

3. Agenda del evento a desarrollar, y todos los anexos que se crea conveniente para adelantar la comisión.

4. Justificación en la que se designó al contratista, suscrita por el Director, o Jefe de Oficina que corresponda y avalada por el supervisor del contrato.

5. Las obligaciones contractuales del contratista, y la relación de estas con el evento al que asiste.

6. Duración del desplazamiento.

7. Entidad que asume los gastos de viaje, de transporte y demás relacionados con el desplazamiento (cuando aplique)

8. Fotocopia legible de la cédula.

9. Fotocopia legible del pasaporte.

10. Fotocopia legible de la visa o del documento que garantice la entrada al país al que se va a realizar el desplazamiento (si se requiere).

11. Copia del contrato

9. Fotocopia legible del pasaporte.

10. Fotocopia legible de la visa o del documento que garantice la entrada al país al que se va a realizar el desplazamiento (si se requiere).

11. Copia del contrato Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la terminación del desplazamiento al exterior del país el contratista, deberá presentar a su supervisor un informe ejecutivo sobre las actividades desplegadas en desarrollo de este.

Por ultimo y en marcados en el Decreto 444 de 2023 por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2023, para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, la Agencia Nacional de Seguridad Vial debe estar alineada dentro de las directrices enmarcadas en la norma, para lo cual se debe privilegiar la virtualidad en la organización y el desarrollo de sus actividades, anudado a esto, todo evento que tenga el componente de presentación virtual simultanea deberá justificarse la asistencia presencial a dicha actividad, de lo contrario no dará lugar a comisión de servicios o gastos de desplazamiento.

Atentamente,

LUZ ADRIANA VÁSQUEZ TRUJILLO

Secretaria General Agencia Nacional de Seguridad Vial

Proyectó: Diana Cristina López Collazos. Profesional Universitario Grupo de Servicios Administrativos

Revisó: María Carolina León Muñoz. Coordinadora Grupo Servicios Administrativo

Diego Arbey Noreña Aristizábal. Contratista. Secretaría General