ANSV - Circular 043 de 2023

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CIRCULAR No. 043 DEL 07 DE NOVIEMBRE DE 2023

PARA: SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS DE LA ANSV

DE: SECRETARIA GENERAL

ASUNTO: USO ADECUADO DE LAS ZONAS DE ARCHIVO

Atento saludo,

La Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) establece en el artículo 46 frente a la conservación de documentos que “Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos” 1. Asimismo, el Acuerdo No. 049 del 5 de mayo de 2000 del Archivo General de la Nación, “Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”, en su artículo 3, respecto de las Áreas de depósito, establece:

ARTICULO 3º: Áreas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:

[…]

Estantería:

(…) El cerramiento superior2 no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.

La ANSV cuenta con tres zonas destinadas para el almacenamiento y conservación del acervo documental ubicadas en: 1) El área de Secretaría General; 2) El área de Dirección General y 3) El área misional contiguo a la Oficina Asesora de Planeación y que también son destinadas para el almacenamiento del archivo de gestión de las diferentes

acervo documental ubicadas en: 1) El área de Secretaría General; 2) El área de Dirección General y 3) El área misional contiguo a la Oficina Asesora de Planeación y que también son destinadas para el almacenamiento del archivo de gestión de las diferentes dependencias; asimismo, cada dependencia ha designado un servidor o servidora responsable del archivo de gestión de la misma.

En virtud de lo anterior, es necesario precisar:

1 Artículo 46, Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. 2 Cerramiento Superior hace referencia al espacio entre el techo y la estantería de archivo.Página | 2

a. En las zonas destinadas para el archivo solamente se deben almacenar documentos producidos por cada dependencia, es decir, archivo de gestión, en las cajas y carpetas establecidas por la Entidad y de acuerdo con el sitio asignado por Gestión Documental.

b. No se permite el almacenamiento de objetos diferentes al acervo documental, como adornos navideños, objetos de decoración de Halloween, cajas de otro tipo de elementos, etc. Cualquier elemento diferente que se ingrese a la zona de archivo será retirado de manera inmediata.

c. No se permite el ingreso a las zonas de archivo a personal diferente a los autorizados por el personal directivo de la Entidad.

d. Todos los documentos deben estar organizados de conformidad con el Procedimiento de Organización de Archivos de Gestión ANSV-DOC-PR-03 y de conformidad con las TRD.

e. Las cajas y carpetas deben estar debidamente identificadas con su contenido.

f. Los expedientes allí depositados, deben contar con un inventario documental en el Formato Único de Inventario Documental FUID ANSV-DOC-FO-02.

e. Las cajas y carpetas deben estar debidamente identificadas con su contenido.

f. Los expedientes allí depositados, deben contar con un inventario documental en el Formato Único de Inventario Documental FUID ANSV-DOC-FO-02.

Finalmente se resalta la importancia de dar el manejo adecuado al archivo, toda vez que en este se encuentra la memoria institucional de la ANSV . El uso inadecuado de estas zonas ha sido establecido como hallazgo en el desarrollo de Auditorías Internas , concretamente en la realizada al Proceso de Gestión Documental para la vigencia 2021, que describió lo siguiente: “De acuerdo con la toma física realizada por CI, se observa que las zonas de trabajo archivístico, de acuerdo con el cerramiento superior no está siendo utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material, no obstante, se observó que en la estantería de los archivos está siendo utilizada para albergar otros elementos diferentes a los acervos documentales como cajas, bolsas, elementos de Halloween etc.” Para lo cual se estableció una acción de mejora; sin embargo, es importante tener presente, que el no acatamiento de las normas archivísticas o el incurrir reiteradamente en hallazgos puede representar inefectividad de las acciones y sanciones disciplinarias, a saber:

El artículo 67 de la Ley 1952 de 2019, establece:

Constituye falta disciplinaria grave o leve , el incumplimiento de los deberes, el abuso de los derechos, la extralimitación de las funciones, o la incursión en prohibiciones, salvo que la conducta este prevista como falta gravísima.

ARTÍCULO 38. Deberes. Son deberes de todo servidor público:

derechos, la extralimitación de las funciones, o la incursión en prohibiciones, salvo que la conducta este prevista como falta gravísima.

ARTÍCULO 38. Deberes. Son deberes de todo servidor público:

23. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.Página | 3

ARTÍCULO 39. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido:

12. Ocasionar daño o dar lugar a la perdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.

En este sentido y en aras del mejoramiento continúo de los procesos y procedimientos y de prevenir la incursión de faltas disciplinarias por parte de los servidores públicos , es importante resaltar que todos estamos llamados a cumplir con los lineamientos internos que sean emitidos en la Entidad y la normatividad vigente en materia archivista.

Atentamente.

LUZ ADRIANA VÁSQUEZ TRUJILLO

Secretaria General

Proyectó: Juan de Dios Cárdenas Martín – Coordinador Grupo de Gestión Documental Revisó: Vanessa María Arrieta Sampayo – Abogada Contratista – Secretaría General